Aturan BYOD (Bring Your Own Device) adalah kebijakan yang memungkinkan karyawan menggunakan perangkat pribadi mereka untuk urusan pekerjaan di perusahaan.
Urusan pekerjaan tersebut meliputi akses email, terhubung ke jaringan perusahaan, dan menggunakan aplikasi serta data perusahaan. Sementara perangkat tersebut umumnya seperti laptop, tablet, smartphone, atau USB drive pribadi.
Dengan adanya BYOD, para karyawan bisa dengan mudah mengakses email korporat atau melihat dokumen penting melalui perangkat pribadi mereka di tempat kerja.
Namun, perlu diingat bahwa BYOD juga bisa memiliki sisi negatif. Jika tidak diatur dengan baik, keamanan IT bisa terancam, dan bisnis perusahaan bisa mengalami risiko.
Oleh karena itu dibutuhkan aturan BYOD agar perusahaan dapat memastikan karyawan telah menerapkan langkah-langkah keamanan dengan baik saat terhubung ke jaringan perusahaan.
Aturan tersebut juga menjelaskan bagaimana perusahaan mengizinkan penggunaan teknologi ini, cara mengoperasikannya, dan bagaimana melindungi perusahaan dari ancaman siber seperti peretasan, virus, atau kebocoran data.
Apa Saja yang Harus Ada dalam Aturan BYOD?
Berikut adalah beberapa bagian penting di dalam aturan BYOD:
1. Platform Komunikasi yang Kuat
Pastikan karyawan di perusahaan Anda dapat berkomunikasi dengan mudah menggunakan perangkat. Selain itu, software komunikasi perusahaan harus bisa diakses di berbagai jenis perangkat.
Misalnya, seperti Zoom, Google Meet, Slack dapat digunakan dengan sistem operasi Android, iOs, Windows, sehingga karywan bisa melakukan panggilan telepon, video meeting, mengirim pesan instan, baik melalui desktop maupun aplikasi di smartphone.
2. Hak Perusahaan pada Perangkat
Hal ini berhubungan dengan hak kepemilikan data pada perangkat dan nomor telepon yang dipakai. Jika seorang karyawan meninggalkan perusahaan namun masih memiliki data perusahaan di peringkat pribadinya, aturan-aturan dan hak kepemilikan ini harus diuraikan dengan jelas.
3. Otentikasi Perangkat
Untuk tingkat keamanan yang lebih tinggi, perusahaan bisa menerapkan langkah-langkah otentikasi tambahan pada perangkat karyawan.
Misalnya, menggunakan autentikasi dua faktor atau two-factor authentication atau meminta karyawan mengganti kata sandi secara berkala. Hal ini akan membantu melindungi data perusahaan dari risiko keamanan.
4. Daftar Perangkat yang Diperbolehkan
Meskipun aturan BYOD memungkinkan karyawan menggunakan perangkat pribadi, namun perusahaan tetap perlu menetapkan batasan. Sebaiknya, tentukan tipe atau jenis perangkat tertentu yang diperbolehkan untuk pekerjaan.
Sebab, apabila terlalu banyak variasi perangkat, dukungan teknis dari departemen IT bisa menjadi lebih rumit.
5. Pengungkapkan Risiko dan Tanggung Jawab
Kebijakan BYOD harus mudah dipahami oleh karyawan. Jelaskan secara detail risiko dan tanggung jawab terkait penggunaan perangkat pribadi untuk pekerjaan. Termasuk aturan hukum tentang data perusahaan dan langkah-langkah keamanan yang harus diikuti.
6. Ketentuan-Ketentuan
Selain berbagai hal di atas, ada beberapa ketentuan yang juga perlu diterapkan dalam kebijakan BYOD, di antaranya adalah:
Kata Sandi yang Kuat
Pastikan semua karyawan menggunakan kata sandi yang kuat pada perangkat pribadi mereka, termasuk untuk aplikasi dan situs web yang tidak digunakan untuk pekerjaan.
Meskipun demikian, jangan terlalu memberatkan mereka, Anda bisa mempertimbangkan penggunaan layanan single sign on (SSO) agar mereka tidak perlu mengingat banyak kata sandi.
Kemanan Data
Selanjutnya, Anda perlu memastikan data dienkripsi dan dilindungi dengan kata sandi, serta hanya bisa ditransfer melalui perangkat dan aplikasi yang diizinkan oleh perusahaan.
Privasi
Privasi penting bagi karyawan dan perusahaan, sehingga aturan BYOD harus menjelaskan bagaimana privasi karyawan dan data perusahaan akan dilindungi.
Dukungan dan Pemeliharaan
Aturan BYOD harus menginformasikan karyawan tentang dukungan IT yang mereka dapatkan untuk perangkat pribadi mereka.
Tetapkan bahwa perangkat harus diperbarui secara berkala, penggunaan aplikasi yang diperbolehkan untuk pekerjaan, dan informasikan departemen IT akan memeriksa perangkat baru sebelum bisa digunakan.
Kelebihan dari Penerapan Aturan BYOD
Berikut adalah beberapa kelebihan utama dengan menerapkan aturan BYOD:
1. Hemat Biaya untuk Bisnis
Dengan kebijakan BYOD, perusahaan dapat menghemat uang karena tidak perlu membeli perangkat kerja bagi karyawan. Karyawan akan menggunakan perangkat pribadi mereka, sehingga mereka lebih bertanggung jawab atas perawatan perangkat tersebut.
Selain itu, perusahaan juga tidak perlu mengganti perangkat yang rusak atau hilang.
2. Mudah dalam Proses Penerimaan Karyawan Baru
Apabila perusahaan tengah melakukan perekrutan dan sedang dalam masa perkembangan, kebijakan BYOD akan membantu dalam menghemat waktu, karena karyawan bisa menggunakan perangkat pribadi dibandingkan harus menunggu perangkat dari perusahaan.
3. Pembaruan Software Lebih Mudah
Dengan BYOD, karyawan lebih cenderung memperbarui software pada perangkat pribadi mereka secara teratur. Hal ini memudahkan perusahaan untuk memastikan semua karyawan memiliki versi software yang terbaru.
4. Fleksibilitas Lebih Tinggi
Saat ini bekerja secara work from home dan secara hybrid menjadi hal yang semakin populer. Melalui penerapan BYOD, karyawan memiliki fleksibilitas lebih dalam menentukan tempat dan waktu bekerja.
Mereka bisa produktif dan tetap terhubung dengan rekan kerja, baik saat berpergian atau bekerja dari rumah.
Kekurangan dari Penerapan Aturan BYOD
Selain memiliki kelebihan, tentunya juga terdapat kekurangan atau kerugian yang mungkin ditimbulkan dari penerapan BYOD. Berikut beberapa di antaranya:
1. Kehilangan Privasi Karyawan
Kebijakan BYOD dikhawatirkan dapat menganggu privasi karyawan. Perusahaan mungkin ingin memantau email atau history pencarian karyawan lebih ketat saat mereka menggunakan perangkat pribadi.
Hal ini bisa membuat batas antara kehidupan pribadi dan pekerjaan menjadi kurang jelas.
2. IT Support yang Lebih Kompleks
Jika semua karyawan menggunakan perangkat yang sama, tentu dukungan IT akan menjadi lebih mudah. Namun, BYOD melibatkan berbagai jenis perangkat dan sistem operasi yang membuat IT support menjadi lebih rumit.
Meskipun demikian, banyak perusahaan yang tetap memberikan kebebasan penggunaan perangkat berdasarkan kebutuhan masing-masing, sehingga hal ini mungkin tidak terlalu berpengaruh.
3. Ancaman Malware
Ancaman malware tidak bisa sepenuhnya dihindari, bahkan jika perusahaan menyediakan perangkat kerja dibandingkan menerapkan BYOD.
Hanya saja, penggunaan BYOD mungkin lebih rentan terhadap malware. Namun, jika perusahaan memiliki program pelatihan keamanan yang baik untuk karyawan dan aturan yang jelas, masalah ini mungkin bisa diminimalisir.
Cara Menerapkan Aturan BYOD
Ada empat langkah yang bisa Anda lakukan untuk memperoleh manfaat dari penerapan aturan BYOD:
1. Tetapkan Rencana
Pertama, Anda perlu melakukan analisis terkait biaya dan manfaat saat perusahaan memutuskan untuk menggunakan perangkat pribadi. Selain itu, penting untuk membuat kebijakan agar semua berjalan dengan lancar, sebab jika tidak, kebijakan BYOD dapat menyebabkan kekacauan.
Selain itu, tentukan kebijakan keamanan dan biaya perangkat untuk masing-masing departemen, kemudian hitung perkiraan biaya terkait IT support yang dibutuhkan.
2. Pastikan Keamanan dan Pengelolaan
Sekitar 71% manajer IT dan CEO menyebutkan bahwa keamanan menjadi salah satu tantangan utama dalam penerapan BYOD. Oleh karena itu, pilihlah teknologi yang tepat untuk mengelola dan menjaga keamanan perangkat.
Selain itu, pastikan sistem BYOD yang akan digunakan cukup fleksibel untuk mengontrol dan memantau koneksi ke berbagai perangkat.
3. Komunikasikan Kebijakan BYOD
Sejumlah 39% organisasi pernah mengalami pelanggaran keamanan karena kehilangan perangkat seluler, sehingga Anda perlu mengkomunikasikan dengan jelas jenis-jenis data yang boleh diakses di perangkat tertentu kepada semua karyawan agar implementasinya dapat berjalan lancar.
4. Berikan Dukungan
Seperti kebijakan baru lainnya, penerapan aturan BYOD kemungkinan akan menyebabkan banyak karyawan yang meminta bantuan, sementara dibutuhkan waktu untuk mencari solusi dari masalah tersebut.
Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk berinvestasi di awal agar mendapatkan manfaat jangka panjang dari penerapan BYOD.
Tips Sukses Penerapan BYOD
Setelah mengikuti langkah-langkah di atas, berikut adalah beberapa tips yang bisa Anda lakuka untuk menyukseskan penerapan BYOD:
1. Tentukan Perangkat yang Diizinkan
Penting untuk menentukan apa yang dimaksud dengan ‘bawa perangkat sendiri’. Apakah Anda mengizinkan semua perangkat atau hanya Windows atau macOS? Anda perlu menjelaskan perangkat apa saja yang diperbolehkan digunakan untuk urusan pekerjaan.
2. Tetapkan Kebijakan Keamanan
Tetapkan kebijakan keamanan yang ketat untuk semua perangkat yang masuk ke dalam lingkungan perusahaan. Sebab, ponsel dan perangkat yang terhubung ke server perusahaan tentunya memuat banyak informasi sensitif yang perlu dilindungi.
3. Tetapkan Kebijakan Pelayanan
Selanjutnya, Anda juga perlu menentukan kebijakan pelayanan yang jelas, seperti perangkat apa saja yang termasuk ke dalam BYOD. Anda juga harus menetapkan batasan-batasan tentang penyelesaian masalah dan pertanyaan terkait perangkat pribadi karyawan.
5. Aplikasi yang Diizinkan Perusahaan
Aturan BYOD harus berlaku untuk setiap perangkat yang dapat terhubung ke server perusahaan, baik itu perangkat milik perusahaan maupun perangkat pribadi.
Selain itu, Anda juga perlu menentukan apakah karyawan diizinkan untuk mengunduh, menginstal, dan menggunakan aplikasi yang dapat menyebabkan masalah keamanan atau risiko hukum pada perangkat yang memiliki akses ke sumber daya korporat yang sensitif.
6. Strategi bagi Karyawan yang Resign
Pertimbangkan apa yang akan terjadi ketika seorang karyawan meninggalkan perusahaan, dengan perangkat yang masih tertaut dengan data perusahaan. Pertimbangkan bagaimana Anda akan memastikan penghapusan semua akses ke data dan informasi milik perusahaan.