Succession planning atau perencanaan suksesi adalah proses memilih dan mengembangkan karyawan yang penting untuk memastikan kelangsungan peran-peran krusial dalam perusahaan.
Tujuannya untuk mengidentifikasi karyawan yang berprestasi baik, serta memiliki potensi menjadi pemimpin di masa depan. Selanjutnya, mereka akan dibimbing dan dikembangkan agar dapat naik ke posisi-posisi tingkat atas atau senior.
Sebagai profesional HR, tentu Anda memahami bahwa karyawan bisa saja dipromosikan, resign dan pindah ke perusahaan lain, ataupun pensiun. Oleh karena itu, Anda harus memiliki rencana yang matang agar posisi-posisi penting diisi oleh karyawan yang kompeten.
Untuk lebih memahaminya, berikut adalah beberapa hal penting terkait perencanaan suksesi yang perlu Anda ketahui:
- Tidak semua posisi di dalam perusahaan harus direncanakan secara khusus. Perencanaan ini umumnya lebih berfokus pada peran yang benar-benar berpengaruh terhadap daya saing dan perusahaan. Misalnya, vice president (VP) of sales.
- Hanya karyawan dengan potensi luar biasa yang akan terpilih untuk perencanaan suksesi. Perencanaan ini juga lebih berfokus pada karyawan internal. Contohnya, seorang direktur sales yang berbakat akan dibimbing untuk menempati posisi VP of sales.
- Tujuan utama dari perencanaan suksesi adalah memastikan kelangsungan perusahaan. Melalui perencanaan yang matang, perusahaan akan memiliki karyawan yang siap mengisi psosisi kunci saat dibutuhkan.
Kapan Harus Melakukan Succession Planning?
Perencanaan suksesi diperlukan oleh semua organisasi. Tapi ada beberapa situasi di mana perencanaan suksesi menjadi sangat penting.
- Saat memiliki bisnis keluarga. Jangan mengandalkan kesepakatan suksesi yang tidak resmi atau hanya berdasarkan kata-kata saja, tetapi buatlah rencana suksesi formal.
- Jika terdapat peran dengan keterampilan khusus. Misalnya, jika ada teknisi yang memiliki pengalaman lama dengan perangkat lunak khusus, kehilangan mereka bisa sulit digantikan. Jika peran kepemimpinan memerlukan keterampilan teknis tertentu, pastikan untuk mengembangkan orang yang tepat.
- Ketika para pemimpin senior akan pensiun dalam beberapa tahun. Mulailah perencanaan suksesi sesegera mungkin. Sebab, mencari dan melatih seseorang yang sesuai untuk mengisi peran tersebut bisa memakan waktu yang cukup lama.
Manfaat Succession Planning yang Efektif
Succesion planning merupakan salah satu komponen penting dalam strategi talent management yang kuat.
Berikut adalah beberapa manfaat yang diperoleh perusahaan dari perencanaan suksesi:
1. Peningkatan Retensi Karyawan dan Meningkatkan Semangat
Perencanaan suksesi yang efektif membantu perusahaan dalam melakukan strategi untuk meningkatkan retensi karyawan. Kebijakan promosi dari dalam perusahaan membuat karyawan merasa dihargai, serta memiliki kesempatan untuk berkembang.
Melalui perencanaan yang matang, karyawan dapat mengetahui bahwa terdapat peluang untuk naik jabatan, yang membuat mereka lebih semangat dalam bekerja.
2. Pemimpin Lebih Beragam
Selain itu, perencanaan yang baik juga memperhatikan keberagaman dalam memiih calon pemimpin. Hal ini memungkinkan perusahaan memiliki pemimpin yang berasal dari berbagai latar belakang, termasuk perempuan, orang-orang dari berbagai etnis, atau berbagai kelompok lainnya.
Dengan pemimpin yang beragam, perusahaan bisa mendapatkan ide-ide baru dan pandangan yang berbeda, sehingga membantu untuk mencapai kesuksesan bisnis.
3. Budaya Perusahaan yang Lebih Kuat
Succession planning membantu perusahaan dalam mempertahankan nilai-nilai dan budaya yang dijunjung tinggi. Saat pemimpin pergi, orang-orang yang menggantikan posisi mereka sudah terlatih dan dapat diarahkan untuk meneruskan nilai-nilai perusahaan.
Melalui hal tersebut, budaya perusahaan akan tetap konsisten dan kokoh, serta karyawan merasa lebih termotivasi untuk berkontribusi secara positif.
4. Mencegah Kekosongan Posisi
Perencanaan suksesi mencegah perusahaan mengalami kekosongan untuk posisi penting. Jadi, jika terdapat karyawan yang meninggalkan perusahaan, sudah ada calon yang siap mengisi posisi tersebut.
Hal ini akan membantu mengurangi waktu kosong dan menghindari kepanikan saat harus mencari pengganti yang sesuai.
Kerangka Succession Planning
Sebelum memulai succession planning, Anda perlu memahami komponen yang wajib ada agar perencanaan tersebut berjalan dengan efektif. Berikut penjelasannya:
1. Membangun Budaya Pengembangan Kepemimpinan
Untuk berhasil dalam perencanaan suksesi jangka panjang, Anda harus memiliki dukungan dari manajemen senior, termasuk CEO. Manajer senior dan eksekutif harus terlibat secara aktif dalam mengembangkan keterampilan kepemimpinan untuk karyawan junior.
2. Pemilihan Peran-Peran Penting
Peran penting artinya adalah posisi-posisi yang sangat vital bagi perusahaan, yang jika dalam waktu lama kosong atau diisi orang yang tidak sesuai bisa mernyebabkan masalah yang serius.
Sebagai contoh, peran CEO termasuk peran yang sangat penting. Meskipun demikian, survei global menunjukkan bahwa 53% perusahaan tidak memiliki rencana darurat terkait pergantian CEO.
Dengan demikian, Anda perlu melakukan identifikasi peran-peran penting dengan melihat posisi paling senior dalam perusahaan atau melihat struktur pekerjaan.
Dalam succession planning, sebaiknya Anda fokus pada jumlah peran yang lebih sedikit, khususnya untuk 0,5% karyawan teratas dalam organisasi. Melalui cara tersebut, Anda dapat memastikan bahwa posisi penting dalam perusahaan tetap diisi dengan orang-orang kompeten.
Tahapan Succession Planning
Dalam melakukan perencanaan suksesi, terdapat empat langkah yang perlu Anda lakukan, yaitu:
1. Pengembangan Bakat
Langkah pertama adalah mengembangkan bakat karyawan secara jangka panjang. Tahap ini melibatkan program pengembangan bakat, di mana karyawan yang berpotensi akan menerima pelatihan dan tugas-tugas menantang.
Kegiatan pengembangan bakat ini berfokus pada perencanaan karier dan rotasi jabatan untuk mendapatkan pengalaman lebih dan mengembangkan keterampilan kepemimpinan.
Selain itu, mentoring juga merupakan cara yang tepat dalam upaya pengembangan bakat. Karyawan yang dibimbing oleh mentor, cenderung tampil lebih baik, dipromosikan dengan cepat, serta merasa lebih puas dengan pekerjaan mereka.
2. Identifikasi Bakat Kepemimpinan
Selama program pengembangan bakat, Anda perlu terus memantau dan mengavluasi para peserta. Dari sini, Anda bisa mengidentifikasi karyawan yang memiliki potensi kepemimpinan kuat.
Bantuan dari mentor, komite, survei, dan sistem penilaian dapat membantu Anda dalam menilai kekuatan calon pemimpin ini. Selain itu, dalam perencanaan suksesi Anda juga perlu mempertimbangkan keberagaman.
3. Pengembangan Kepemimpinan
Langkah berikutnya adalah mengembangkan lebih lanjut karyawan yang memiliki potensi kepemimpinan.
Biasanya, mereka akan diundang untuk mengikuti kursus dan workshop internal, serta diberikan kesempatan untuk membangun hubungan yang lebih dekat dengan para pemimpin organisasi.
Mereka juga akan diberikan tugas-tugas menantang untuk mengembangkan pengalaman dan keterampilan kepemimpinan mereka.
4. Keputusan Succession Planning
Berdasarkan langkah-langkah sebelumnya, Anda dapat membuat daftar calon pengganti untuk setiap posisi penting. Hal ini dilakukan karena terdapat kemungkinan karyawan yang memutuskan untuk keluar dari perusahaan.
Saat seseorang di posisi penting resign, maka Anda harus segera membuat keputusan mengenai penggantinya.
Apabila perusahaan belum memiliki program pengenalan dan pembimbingan bagi para pengganti, maka Anda harus membuat sebuah program agar mereka bisa segera beradaptasi dan bekerja secara efektif dalam peran barunya.
Tantangan dalam Succession Management
Ada beberapa tantangan umum dalam perencanaan suksesi yang perlu Anda perhatikan, di antaranya adalah:
1. Succession Management dapat Memakan Waktu
Perencanaan suksesi memerlukan waktu yang cukup lama untuk memberikan hasil yang baik. Sementara terkadang pemimpin hanya dihargai berdasarkan pencapaian jangka pendek mereka, yang membuat perencanaan suksesi terabaikan.
Untuk mengatasinya, mulailah melakukan succession management sejak dini. Anda dapat memulainya dengan berkomunikasi kepada para pemimpin tentang rencana karier mereka, kemudian mengidentifikasi bakat masa depan untuk mengisi posisi penting.
2. Menimbulkan Kekhawatiran
Beberapa orang menganggap perencanaan suksesi sebagai ancaman. Mereka khawatir bahwa perencanaan yang dilakukan menandakan ketidakpercayaan kepada tim kepemimpinan saat ini.
Solusinya, Anda dapat membicarakan perencanaan suksesi dengan para eksekutif sejak awal. Jelaskan bahwa Anda tetap menginginkan para pemimpin lama tetap bertahan di perusahaan, sementara perencanaan suksesi dapat menjadi langkah bijaksana untuk masa depan.
3. Tidak Jelas Siapa yang Bertanggung Jawab
Terkadang tidak ada yang secara khusus bertanggung jawab terhadap perencanaan suksesi. Karena itu, karyawan sering tidak menganggapnya sebagai tugas mereka.
Cara mengatasinya, tentukan dengan jelas siapa yang bertanggung jawab atas perencanaan suksesi dalam organisasi. Bisa Anda dan tim HR, kepala operasional, dewan direksi, atau tim kepemimpinan.
4. Perlawanan terhadap Perubahan
Ada beberapa orang yang tidak menyukai perubahan karena sudah merasa nyaman dengan kondisi saat ini. Oleh akrena itu, mereka bisa menolak pelaksanaan succession planning.
Sebagai upaya mengatasinya, Anda bisa melakukan perencanaan tersebut secara bertahap. Mulailah dengan mengintegrasikan perencanaan suksesi dalam perekrutan dan pengelolaan kinerja yang sudah ada.
5. Penolakan dari Manajer
Beberapa manajer mungkin enggan untuk melepaskan karyawan terbaik mereka. Akibatnya, mereka tidak mendukung perencanaan suksesi.
Oleh karena itu, jelaskan bahwa tujuan Anda adalah mempertahankan bakat di dalam organisasi. Berikan ekspektasi kepada manajer untuk mengambangkan tim mereka dan sampaikan mengenai manfaat dari succession planning.
6. Kekurangan Waktu
Semua orang memiliki kesibukan masing-masing dan waktu yang terbatas. Hal ini membuat perencanaan suksesi seringkali terbabaikan karena bukan prioritas utama.
Cara mengatasinya, hitung waktu yang dihabiskan untuk merekrut, melatih, dan mengelola bakat baru. Bandingkan dengan waktu yang dibutuhkan untuk mengembangkan keterampilan karyawan yang sudah ada.
Selain itu, pertimbangkan manfaat jangka panjang dari perencanaan suksesi dan usahakan untuk melibatkan seluruh tim dalam proses ini.