Komunikasi internal atau internal communication (IC) adalah sekelompok proses atau alat yang digunakan untuk menyampaikan informasi secara efektif antar semua orang dalam suatu organisasi.
Tujuan dari komunikasi internal adalah memberikan informasi, mempengaruhi, dan melibatkan karyawan.
Melalui hal ini, perusahaan ingin membangun kepercayaan di tempat kerja, meningkatkan berbagai pengetahuan, mengoptimalkan karyawan, serta menciptakan semangat kerja yang mendukung tujuan perusahaan secara keseluruhan.
Ada banyak hal yang dapat dipengaruhi oleh komunikasi internal di lingkungan pekerjaan, yaitu:
- Operasional sehari-hari
- Kolaborasi antar departemen
- Keselarasan strategi dalam perusahaan
- Kepemimpinan
- Motivasi dan produktivitas karyawan
- Pelayanan pelanggan
- Inovasi
- Pengalaman karyawan
- Budaya perusahaan
- Keterlibatan karyawan
- Tingkat retensi karyawan
10 Manfaat Komunikasi Internal
Ada beberapa manfaat yang akan dirasakan perusahaan jika berhasil menerapkan komunikasi internal dengan baik, berikut beberapa di antaranya:
1. Meningkatkan Keselarasan Karyawan
Jika karyawan tidak mengenal strategi perusahaan, sulit bagi mereka untuk mengetahui kontribusi apa yang perlu diberikan. Oleh karena itu, dibutuhkan strategi komunikasi internal yang dapat membantu menyampaikan strategi, visi, dan tujuan perusahaan secara konsisten.
Semakin baik karyawan mengenal tujuan perusahaan, maka semakin mudah bagi mereka untuk menyelaraskan pekerjaan guna mencapai target yang telah ditetapkan.
2. Membangun Kepercayaan
Dengan meningkatkan transparansi dan memperbaiki komunikasi, Anda dapat meningkatkan kepercayaan karyawan terhadap perusahaan dan para pemimpinnya.
Lalu, meskipun komunikasi karyawan hanya terjadi di dalam perusahaan, namun sebenarnya ada manfaat tertentu jika sebagian informasi juga dibagikan secara publik.
Sebagai contoh, sebuah studi yang dilakukan kepada pekerja di industri perhotelan menunjukkan peningkatan kepercayaan saat terdapat informasi yang ditujukan kepada karyawan dibagikan melalui media sosial.
Kepercayaan yang meningkat juga dapat menciptakan keterlibatan yang lebih tinggi, sehingga membawa berbagai manfaat lainnya.
3. Meningkatkan Keterlibatan
Keterlibatan karyawan merupakan kunci untuk mengurangi tingkat turnover karyawan, meningkatkan kinerja dan kepuasan kerja karyawan. Dengan komunikasi yang baik, karyawan akan merasa didengar dan mereka cenderung lebih aktif serta terlibat di tempat kerja.
4. Meningkatkan Kinerja Karyawan
Sebuah studi menunjukkan bahwa komunikasi internal berdampak langsung pada kinerja karyawan. Untuk berkontribusi pada lingkungan kerja yang positif, bangunlah komunikasi secara rutin, transparan, dan jujur.
5. Meningkatkan Brand Image Perusahaan
Bagi perusahaan yang berhadapan langsung dengan pelanggan, karyawan di garis depanlah yang akan menjadi wajah perusahaan. Oleh karena itu, tindakan mereka secara langsung akan mempengaruhi pengalaman pelanggan terhadap produk atau layanan perusahaan.
Melalui perbaikan komunikasi karyawan, mereka yang berhadapan langsung dengan pelanggan dapat meningkatkan kemampuan dalam menyampaikan informasi spesifik terkait produk, yang bisa membuat brand image perusahaan semakin baik.
6. Manajemen Masalah yang Lebih Baik
Strategi komunikasi internal yang baik akan membantu karyawan untuk menyampaikan informasi, sesulit apapun informasi tersebut. Hal ini sangat penting dalam situasi perusahaan yang tengah mendesak.
7. Mengurangi Risiko Keamanan
Tidak mengherankan jika karyawan kerap dianggap sebagai risiko keamanan terbesar bagi sebuah perusahaan. Perubahan kebijakan IT, pelanggaran keamanan, dan pembaruan wajib adalah beberapa hal yang harus dipahami karyawan untuk menajag keamanan tinggi.
Hanya saja, informasi teknis terkadang bisa sulit dipahami, sehingga Anda perlu merancang strategi komunikasi dengan baik dan media yang paling tepat untuk menyampaikan informasi tersebut.
8. Meningkatkan Feedback
Komunikasi karyawan yang baik harus berjalan secara dua arah. Sayangnya, terdapat penelitian yang menunjukkan bahwa 37% karyawan merasa bahwa perusahaan kurang memiliki sistem untuk memberikan feedback terkait perbaikan masalah.
Selain itu, karyawan yang merasa didengar cenderung lebih berani untuk melaporkan pelanggaran atau masalah perusahaan.
9. Meningkatkan Praktik HR
Komunikasi internal tidak hanya berfungsi untuk menciptakan hubungan antara berbagai departemen di dalam organisasi. Strategi komunikasi yang baik dapat membantu Anda dan tim HR untuk memahami kebutuhan karyawan.
Melalui strategi tersebut, Anda dapat mendorong karyawan untuk memberikan feedback, serta membangun kebijakan yang akan mengatasi masalah mereka.
10. Mengurangi Konflik
Konflik di tempat kerja dapat terjadi ketika karyawan memiliki pendapat yang berbeda, salah paham, atau merasa tidak diakui. Namun, dengan komunikasi internal yang baik, hampir semua konflik bisa diatasi.
Oleh karena itu, perusahaan harus menciptakan budaya yang menghargai keberagaman, pendengaran, dan penyelesaian masalah dengan cepat.
Mengakui perbedaan ini dan memberi kesempatan bagi setiap orang untuk berbicara serta berbagi masalah mereka, bisa membantu menyelesaikan konflik di tempat kerja.
Tantangan Umum Komunikasi Internal
Untuk menciptakan strategi komunikasi yang baik antar karyawan terdapat beberapa tantangan umum, beberapa di antaranya adalah:
- Cara komunikasi yang ketinggalan zaman. Misalnya, ada karyawan yang tetap menggunakan intranet lama yang tidak dapat diakses oleh orang lain untuk berbagi informasi penting.
- Ketimpangan dalam komunikasi. Sebagai contoh, perusahaan mungkin lupa memperhatikan karyawan yang bekerja dari jarak jauh. Perbedaan dalam apa yang dibagikan di kantor dan kepada karyawan yang bekerja dari luar kantor bisa menyebabkan kesenjangan. Akibatnya, karyawan merasa tidak diikutsertakan atau informasi yang dibagikan tidak berlaku untuk mereka.
- Silo informasi atau pengetahuan. Adanya pembagian informasi yang tidak saling berbagi di dalam organisasi dapat menyulitkan penyebaran dan manfaat dari pengetahuan yang ada.
- Informasi yang berlebihan. Penting untuk menyesuaikan isi pesan agar sesuai dengan penerima. Jika terlalu banyak informasi yang disampaikan, pesan tersebut beresiko tidak akan dibaca sama sekali.
Jenis-Jenis Komunikasi Internal
Untuk lebih efektif berkomunikasi di dalam perusahaan, penting untuk memahami jenis komunikasi internal berikut ini:
1. Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal merupakan komunikasi antar karyawan yang berbeda tingkatan. Jenis komunikasi ini bisa terjadi dalam pertemuan resmi, seperti rapat atau melalui percakapan santai antara seorang atasan dan karyawan di departemen mereka.
Dalam komunikasi vertikal, atasan akan memberi arahan kepada karyawan dan membantu mereka memahami harapan perusahaan.
Komunikasi ini juga memungkinkan karywan berbicara dengan atasan mereka tentang keinginan dan kebutuhan mereka. Komunikasi vertikal membantu menjaga semangat perusahaan, karena atasan mendengarkan karyawan dan memahami cara terbaik untuk mengoptimalkannya.
Hal tersebut membuat karyawan bekerja lebih efisien dan dapat meningkatkan kinerja secara keseluruhan.
2. Komunikasi Horizontal
Komuinkasi horizontal adalah komunikasi antar karyawan yang berada di tingkat yang sama dalam struktur organisasi. Misalnya, saat dua karyawan yang bekerja pada proyek yang sama mendiskusikan tentang pembagian tugas.
Komunikasi horizontal yang baik sangat penting dalam membantu karyawan bekerja dengan lebih baik, membangun tim yang solid, serta menciptakan hubungan sosial yang baik di lingkungan kerja.
3. Komunikasi Formal
Komunikasi formal terjadi ketika seorang karyawan menyampaikan informasi kepada karyawan lain melalui media resmi perusahaan, seperti rapat resmi, email perusahaan, atau saat penilaian kinerja karyawan.
Komunikasi formal berfungsi untuk menetapkan kebijakan perusahaan, mengatur struktur proyek, dan memahami harapan perusahaan dengan jelas.
4. Komunikasi Informal
Komunikasi informal terjadi ketika karyawan berbicara secara verbal maupun noverbal tanpa melalui media resmi perusahaan. Ini bisa berupa percakapan santai antar karyawan, pesan teks, atau email yang tidak mengikuti aturan perusahaan.
Meskipun informal, komunikasi jenis ini tetap penting juga berperan dalam keberhasilan perusahaan.
Komunikasi ini menjaga kebahagiaan karyawan dan juga cara yang lebih cepat dan efisien bagi karyawan untuk berkomunikasi dan membahas proyek tanpa harus melalui prosedur resmi yang mungkin lebih lama.
Siapa yang Bertanggung Jawab dalam Komunikasi Internal?
Secara sederhana, semua orang bertanggung jawab atas komunikasi internal. Namun, setiap orang dalam perusahaan memiliki peran yang berbeda-beda. Berikut penjelasannya:
1. Pemimpin
Tim eksekutif perusahaan harus benar-benar terlibat dalam komunikasi di dalam perusahaan. Mereka wajib menghadirkan komunikasi tepat waktu, terbuka, dan jujur. Selain itu, mereka juga harus menyampaikan visi, tujuan, dan misi perusahaan dengan jelas.
2. Manajer
Manajer memiliki peran penting dalam meningkatkan pengalaman karyawan. Mereka harus menyampaikan informasi penting kepada para karyawan di bawah mereka. Tugas mereka adalah menghubungkan tujuan perusahaan dengan kontribusi sehari-hari dari para karyawan.
3. Karyawan
Para karyawan juga memiliki peran kunci dalam komunikasi di dalam perusahaan. Mereka bisa membantu dengan berbagi informasi dan saran melalui alat komunikasi seperti Slack atau forum lainnya.
Tips Membangun Komunikasi Internal yang Efektif
Berikut adalah beberapa langkah kunci untuk menciptakan strategi komunikasi internal yang baik:
1. Kenali Siapa yang Akan Menerima Informasi
Penting bagi Anda untuk mengetahui kepada siapa pesan tersebut ditujuka, dan apa pesan utama yang ingin disampaikan. Kemudian, saat hendak berkomunikasi bicaralah dengan pihak terkait untuk memastikan informasi yang ingin disampaikan sudah jelas.
2. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Sederhana
Masing-masing karyawan biasanya disibukan dengan pekerjaan mereka. Oleh karena itu, sampaikan informasi dengan bahasa yang jelas dan singkat. Hindari penggunaan bahasa teknis yang sulit dihapami.
Selain itu, informasi juga harus terbuka dan transparan, terutama ketika membahas hal-hal penting. Penyampaian yang terlalu rumit atau berbelit-belit dikhawatirkan akan membuat komunikasi internal kurang efektif.
3. Sedikit Informasi Lebih Baik
Karyawan tidak ingin kewalahan dalam menerima banyak informasi. Oleh karena itu, untuk menarik perhatian mereka, informasi yang disampaikan harus singkat dan padat. Cobalah untuk menyederhanakannya agar informasi terkesan lebih padat dan tidak membingungkan.
4. Ajak Karyawan untuk Berpartisipasi dan Memberikan Feedback
Komunikasi satu arah dapat membuat karyawan merasa tidak terlibat, sementara komunikasi dua arah akan memungkinkan hubungan komunikasi yang lebih baik antar karyawan dan pimpinan.
Untuk itu, atur strategi komunikasi internal dengan baik agar karyawan merasa dihargai dan didengar.
Pastikan strategi tersebut membuka kesempatan karyawan untuk memberikan feedback atau pendapat lainnya. Sebab, masukan dari karyawan sangat berharga untuk meningkatkan upaya komunikasi.