HR policy atau kebijakan SDM adalah aturan yang diciptakan oleh perusahaan untuk mengatur hubungan antara karyawan di lingkungan kerja.
Kebijakan ini berfungsi sebagai panduan yang mengatur bagaimana karyawan harus berperilaku, menguraikan tentang harapan perusahaan, menjelaskan prosedur apabila terjadi pelanggaran, dan menetapkan tanggung jawab perusahaan.
HR policy bertujuan untuk menunjukkan bahwa perusahaan mematuhi peraturan, menjaga standar minimum ketenagakerjaan, mendorong pelatihan, menghormati keberagaman, dan mengedepankan etika dalam lingkungan kerja.
Apa Tujuan dari HR Policy Development?
Selain melindungi perusahaan dari tuntutan hukum, pengembangan kebijakan SDM juga berperan penting dalam menumbuhkan budaya kepercayaan, keadilan, dan inklusi di tempat kerja.
Berikut beberapa tujuan dari HR policy development yang perlu Anda pahami:
- Memberikan perlindungan hukum bagi perusahaan.
- Media untuk mengkomunikasikan kondisi kerja secara transparan.
- Menetapkan ekspektasi karyawan terkait pertumbuhan karier mereka.
- Membantu tim HR mengatasi keluhan dan perselisihan karaywan.
- Mempercepat proses pengambilan keputusan dalam berbagai hal terkait SDM.
- Membantu memastikan semua karyawan diperlakukan secara setara dan adil.
- Membantu menciptakan lingkungan kerja yang aman dan sehat.
Apakah HR Policy Development itu Penting?
Ya, pengembangan kebijakan SDM sangat penting bagi tim HR dan para profesional untuk mencerminkan budaya dan nilai-nilai di tempat kerja. Sebab, kebijakan ini berisi rincian hak dan kewajiban pemberi kerja dan karyawan.
Selain itu, kebijakan ini juga berfungsi sebagai pedoman untuk mengevaluasi tindakan dan kinerja karyawan secara objektif, dengan meminta pertanggungjawaban perusahaan dan kepatuhan terhadap aturan yang berlaku.
Berikut beberapa alasan yang membuat kebijakan SDM sangat penting:
- Membantu memastikan karyawan mendapatkan kompensasi yang adil.
- Menguraikan standar perilaku yang dapat diterima di tempat kerja.
- Melindungi kebutuhan dan kepentingan karyawan.
- Membantu mengatasi konflik dan menyediakan metode untuk menyelesaikannya.
Apa Saja Komponen HR Policy?
Berikut adalah beberapa komponen yang wajib ada dalam HR policy:
1. Kebijakan Kesehatan dan Keselamatan Kerja
Kecelakaan di tempat kerja dapat mempengaruhi bisnis perusahaan seperti penurunan produktivitas, kewajiban membayar tunjangan sakit, biaya untuk mencari karyawan pengganti, dan peningkatan premi asuransi.
Oleh karena itu, Anda perlu memasukkan komponen Kebijakan Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) dalam kebijakan SDM untuk menguraikan prosedur keselamatan dan tanggung jawab semua karaywan untuk menjaga diri mereka sendiri dan lingkungan kerja.
2. Kebijakan Penindasan, Pelecahan, dan Diskriminasi
Perlu Anda ketahui, bahwa perusahaan dapat dimintai pertanggungjawaban secara hukum atas tindakan diskriminasi, penindasan, dan pelecehan yang terjadi di tempat kerja.
Maka dari itu, untuk meminimalkan risiko tersebut, perusahaan harus menunjukkan bahwa mereka telah mengambil semua langkah yang tepat untuk mencegah terjadinya diskriminasi atau pelecehan.
Melalui kebijakan ini, Anda dapat mengkomunikasikan secara jelas kepada karyawan tentang apa yang dimaksud dengan penindasan, pelecehan seksual, diskriminasi, dan segala bentuk perilaku yang tidak pantas di lingkungan kerja.
Selain itu, Anda juga perlu menguraikan prosedur terkait penangan keluha dari karyawan.
3. Kode Etik
Kode tik merupakan hal penting yang berfungsi untuk menerapkan standar perilaku yang diharapkan perusahaan kepada karyawan. Hal ini mencakup masalah-masalah umum seperti cara berpakaian, penggunaan ponsel, ketepatan waktu, dan penggunaan alat-alat perusahaan.
Tanpa adanya kode etik, karyawan mungkin tidak memiliki panduan yang jelas tentang perilaku yang diperbolehkan di tempat kerja. Hal ini tentu dapat menyulitkan tindakan disipliner yang diperlukan apabila terjadi pelanggaran karyawan.
Dengan kata lain, HR policy development terkait kode etik dapat membantu menciptakan pemahaman yang lebih baik tentang apa yang dapat diterima dan apa yang tidak dalam berperilaku di tempat kerja.
4. Kebijakan Obat-Obatan dan Alkohol
Menggunakan narkoba atau alkohol selama jam kerja atau di luar jam kerja dapat membawa risiko serius bagi keamanan dan bisnis perusahaan. Hal ini dapat mengakibatkan cedera, absensi karyawan, dan kerusakan pada properti perusahaan.
Kebijakan obat-obatan dan alkohol akan menegaskan bahwa perusahaan tidak ada toleransi terhadap penggunaan narkoba dan alkohol.
Tanpa kebijakan ini, dikhawatirkan karyawan akan mengonsumsi obat-obatan atau alkohol di tempat kerja, yang dapat membahayakan keselamatan orang lain dan merusak reputasi bisnis perusahaan.
5. Kebijakan Cuti
Kebijakan cuti menetapkan apa yang terjadi selama periode sibuk dan bagaimana mengatasi situasi apabila karyawan tidak memiliki cukup cuti. Tidak adanya kebijakan cuti yang jelas dapat menghasilkan praktik cuti yang tidak teratur dan penyalahgunaan hak cuti.
Hal ini bedampak pada masalah manajemen jadwal karyawan, beban kerja yang berlebihan, peningkatan stres karyawan, dan opersional yang terganggu selama masa sibuk.
6. Kebijakan Mengajukan Keluhan
Setiap bisnis akan menghadapi konflik di tempat kerja, sehingga penting bagi perusahaan untuk memiliki kebijakan SDM. Kebijakan ini membantu karyawan memahami langkah-langkah yang harus diambil ketika mereka ingin mengajukan keluhan.
Dengan kebijakan ini, perusahaan dapat menghasilkan manajemen yang konsisten dan menciptakan budaya kerja yang sehat.
7. Kebijakan Kompensasi
Kebijakan kompensasi harus mencakup tunjangan karyawan dan frekuensi penggajian. Kebijakan ini juga wajib menjelaskan bagaimana karyawan dibayar, serta bonus atau benefit apapun, misalnya seperti penggantian biaya pendidikan.
Sebagai salah satu upaya untuk menerapkan kebijakan kompensasi yang baik, Anda dapat memanfaatkan software payroll dan HR dari Gajihub, yang dapat membantu Anda dalam mengelola gaji karyawan.
Dengan fitur payroll yang dimiliki Gajihub, Anda dapat menghitung payroll secara otomatis, melakukan penggajian secara tepat waktu, hingga menyediakan slip gaji yang bisa diunduh dalam format PDF, yang membuat proses penggajian lebih transparan.
Tertarik untuk mencobanya? Yuk, klik gambar di bawah ini dan coba fitur-fitur gratisnya selama 14 hari.
8. Kebijakan Konseling Kinerja dan Disiplin
Manajemen kinerja merupakan praktik umum di dalam bisnis perusahaan, yang membantu menjalankan prosedur secara adil dan memberikan panduan mengenai cara menangani perialku yang tidak dapat diterima.
Tanpa adanya kebijakan tersebut, perusahaan mungkin tidak akan konsisten dalam menangani masalah kinerja, yang dapat mengakibatkan risiko hukum, tindakan yang merugikan, dan sebagainya.
9. Kebijakan Internet dan Email
Seiring dengan perkembangan teknologi dalam dunia bisnis, penting untuk menetapkan aturan yang jelas terkait penggunaan internnt dan email.
Kebijakan ini akan menjelaskan tindakan yang diperbolehkan dalam penggunaan komputer dan sumber daya internet perusahaan, serta sanksi yang akan diberlakukan kepada karyawan yang melanggar kebijakan tersebut.
10. Kebijakan Media Sosial
Penggunaan media sosial semakin meluas dan menjadi bagian penting dalam dunia kerja. Kebijakan ini sangat penting untuk melindungi reputasi perusahaan, terutama jika karyawan mencantumkan perusahaan mereka pada profil media sosial mereka.
Karyawan perlu memahami bahwa perilaku mereka di media sosial bisa berdampak pada bisnis, dan kebijakan ini akan menjelaskan konsekuensi dari perilaku yang tidak sesuai dalam bermedia sosial.
11. Kebijakan Privasi
Melindungi informasi pribadi karyawan dan pelanggan adalah tanggung jawab utama perusahaan. Oleh karena itu, sebagai bagian dari tim HR Anda harus terlibat dalam penyusnan kebijakan privasi, yang menjelaskan bagaimana informasi pribadi tersebut akan dikelola dan digunakan.
Kebijakan ini juga menentukan jenis informasi yang boleh dipublikasikan dan informasi yang harus tetap bersifat pribadi atau internal perusahaan. Informasi seperti rekam medis karyawan, alamat, nomor telepon, dan email adalah contoh dari informasi pribadi yang harus dilindungi.
12. Kebijakan Mengemudi dan Kendaraan Bermotor
Mengemudi sebagai bagian dari pekerjaan memerlukan pedoman yang jelas. Kebijakan ini mencakup aturan mengemudi, keselamatan, dan tanggung jawab karyawan. Tanpa kebijakan ini, risiko cedera dan kerusakan kendaraan, serta properti perusahaan akan meningkat.
13. Kebijakan Remote Working
Kebijakan remote working atau remote work policies berfungsi sebagai pedoman tentang bagaimana, di mana, dan kapan karyawan harus bekerja dai rumah. Kebijakan ini membantu menjaga Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3), serta produktivitas.
Bagaimana Cara Melakukan HR Policy Development?
Sebagai profesional HR, Anda harus mengambil langkah-langkah penting dalam mengembangkan, menerapkan, dan mempertahankan kebijakan HR. Berikut adalah 10 langkah kunci yang perlu Anda lakukan:
1. Tetapkan Peran dan Tanggung Jawab yang Jelas
Libatkan berbagai tim dengan masing-masing perannya untuk mengembangkan kebijakan SDM. hal ini bertujuan untuk menciptakan rasa memiliki dan akuntabilitas bersama.
2. Gunakan Bahasa yang Sederhana dan Jelas
Kebijakan HR harus menggunakan bahasa yang mudah dipahami, di mana judul dan isi kebijakan harus jelas dan mendeskripsikan secara jelas.
3. Buat Kebijakan yang Mencerminkan Citra Perusahaan
Kebijakan harus mencerminkan nilai-nilai dan citra perusahaan untuk memperkuat brand perusahaan dan mendukung budaya organisasi.
4. Kembangkan Kebijakan dengan Rinci
Identifikasi kebijakan yang diperlukan, pastikan sudah sesuai dengan hukum yang berlaku, dan urasikan secara jelas. Kemudian, sertakan tujuan, pelaksanaan, penanggung jawab, setra konsekuensi apabila kebijakan tersebut dilanggar.
5. Koreksi dan Kumpulkan Feedback
Tinjau kebijakan, lakukan revisi, dan kumpulkan feedback dari berbagai pihak sebelum menyelesaikannya. Pastikan kebijakan tersebut telah diperiksa secara menyeluruh.
6. Konsultasikan dengan Pemangku Kepentingan
Ajak manajemen dan karyawan yang terkait dengan kebijakan untuk memastikan kejelasan kelayakan. Selain itu, dapatkan persetujuan dari manajemen senior dan penasihat hukum sebelum menetapkan kebijakan.
7. Komunikasikan Kebijakan kepada Semua Karyawan
Pastikan semua karyawan mengetahui tentang kebijakan dan apa yang diharapkan dari mereka. Kemudian, komunikasikan kepada mereka mengenai alasan dibuatnya kebijakan tersebut, serta berikan akses kepada karyawan untuk membaca kebijakan tersebut, dan sediakan wadah untuk menyampaikan pertanyaan.
8. Kumpulkan Tanda Terima
Saat menyampaikan kebijakan kepada karyawan, mintalah mereka untuk menandatangi tanda terima yang menunjukkan bahwa mereka telah membaca dan memahaminya. Hal ini penting untuk menjaga tanggung jawab para karyawan.
9. Buat Kebijakan yang Fleksibel
Pastikan kebijakan dapat beradaptasi dengan perubahan dalam hukum dan kebutuhan perusahaan. Hindari menggunakan kata-kata seperti mutlak dalam menulis kebijakan SDM.
10. Tinjau Kebijakan secara Berkala
Lakukan peninjauan rutin, setidaknya setahun sekali, untuk memastikan kebijakan tetap relevan dan sesuai dengan perubahan hukum. Selain itu, peninjauan ini juga menunjukkan kepada karyawan bahwa perusahaan berkomitmen pada bisnis yang terstruktur dan efisien.