Apa yang Dimaksud dengan HR Budgeting?

1. Mencegah Rekrutmen Berlebihan

Terkadang, perusahaan bisa terlalu banyak merekurt karyawan baru tanpa berfokus pada pelatihan dan pengembangan. Perusahaan kerap berpikir mungkin dengan lebih banyak uang, mereka bisa mempekerjakan lebih banyak orang.

Namun, hal ini justru membuat terlalu banyak karyawan yang sulit diawasi dan dilatih, serta sulit untuk dipertahankan. Dengan HR budgeting, perusahaan pun dapat membantu mencegah pengeluaran berlebihan terkait rekrutmen.

2. Membantu Menentukan Kebutuhan Staf

Melakukan anggaran SDM membantu perusahaan untuk mengelola jumlah karyawan yang dibutuhkan dengan cara yang efektif.

Hal ini juga membantu Anda sebagai profesional HR untuk membuat keputusan yang cerdas tentang perekrutan. Dengan demikian, perusahaan dapat merencanakan pengeluaran keuangan untuk karyawan secara bijak.

3. Mencegah Kekurangan Staf

Kekurangan karyawan dapat menimbulkan pembengkakan pengeluaran, termasuk meningkatkan biaya rekrutmen, mengurangi produktivitas, dan meurunkan semangat karyawan.

Untuk menghindari hal ini, Anda dapat menyusun anggaran SDM terkait kompensasi yang jelas dan efektif.

Dengan alokasi sumber daya yang efektif, perusahaan dapat mencegah masalah kekurangan staf, sehingga memungkinkan karyawan untuk mencapai kinerja secara maksimal tanpa membahayakan keuangan.

4. Menarik Karyawan Berbakat

Melalui penyusunan anggaran SDM yang baik, organisasi dapat menarik dan mempertahankan karyawan berbakat. Hal ini membantu Anda dalam mengalokasikan sumber daya untuk biaya-biaya yang paling penting seperti perekrutan karyawan baru, termasuk gaji dan kompensasi.

Dengan alokasi dana yang tersusun secara tepat, Anda pun dapat mengevaluasi dampak yang diberikan setiap karyawan baru.

5. Meminimalisir Turnover Karyawan

HR budgeting dapat membantu perusahaan menganalisis tingkat turnover karyawan, sehingga Anda bisa membuat keputusan yang tepat dalam menanggapi hal tersebut.

Selain itu, anggaran ini juga membantu untuk menentukan bagaimana dana yang tersedia akan dibelanjakan selama satu tahun ke depan. Dengan demikian, manajer dapat membuat keputusan terbaik tentang perekrutan, pelatihan, dan pengembangan karyawan.

Apa Saja Komponen HR Budgeting?

Ada beberapa komponen yang termasuk dalam anggaran SDM dan perlu dipertimbangkan oleh perusahaan, berikut beberapa di antaranya:

1. Talent Acquisition dan Perekrutan

Bagi sebagian besar perusahaan talent acquisition (akuisisi bakat) dan perkrutan merupakan prioritas tinggi yang membutuhkan biaya cukup besar. Oleh karena itu, dibutuhkan anggaran SDM untuk mendukung berbagai kebutuhan biaya terkait perekrutan seperti:

• Iklan lowongan pekerjaan untuk posisi yang tersedia
• Wawancara dan penyaringan calon karyawan
• Pemeriksaan latar belakang atau backgroud check
• Onboarding
• Relokasi karyawan atau pengaturan remote working
• Pemasaran perekrutan
• Meminimalisir perputaran karyawan

2. Pelatihan dan Pengembangan

Menurut survei Gartner tahun 2021, 68% pemimpin SDM menyatakan bahwa mereka akan mengembangkan keterampilan dan kompetensi penting di tahun mendatang.

Dengan demikian, Anda perlu menetapkan anggaran yang masuk akal untuk kegiatan pelatihan dan pengembangan agar dapat memberikan hasil positif. Berikut beberapa hal penting yang terkait:

• Melatih karyawan baru
• Mengatasi kekurangan keterampilan
• Memberikan sertifikasi kepada karyawan
• Menerapkan sistem pembelajaran
• Peralihan ke pembelajaran elektronik atau e-learning

3. Peningkatan Keterampilan

Setiap karyawan harus meningkatkan keterampilan mereka sendiri. Apabila perusahaan ingin memiliki karyawan yang mampu memberikan kontribusi terbaik, pastikan bahwa mereka memiliki kemampuan yang relevan dan kuat untuk masa depan.

Hal ini mencakup pemahaman bisnis yang baik, kemampuan digital, dukungan terhadap karyawan, serta kemampuan untuk mengolah data. Berbagai keterampilan tersebut akan membantu keberhasilan perusahaan.

Oleh karena itu, Anda perlu memasukkan biaya terkait pengembangan keterampilan SDM, seperti:

• Lisensi untuk tim atau perusahaan dalam kursus e-learning SDM
• Sertifikasi untuk tim SSDM
• Anggaran untuk pelatihan pribadi bagi karyawan
• Mengadakan workshop

4. Kompensasi dan Tunjangan

Melakukan budgeting terhadap kompensasi dan tunjangan memiliki banyak manfaat. Salah satunya adalah untuk menarik dan mempertahankan bakat terbaik yang berkinerja tinggi.

Seperti yang Anda ketahui, dalam persaingan untuk mendapatkan dan mempertahankan tenaga kerja berkualitas, kompensasi yang kompetitif menjadi salah satu faktor utama yang mempengaruhi pilihan karyawan.

Oleh karena itu, Anda perlu mempertimbangkan beberapa hal beriut dalam HR budgeting:

• Gaji karyawan
• Asuransi kesehatan
• Asuransi jiwa
• Rencana pensiun
• Cuti berbayar
• Upah lembur
• Bonus
• Fasilitas lainya

5. Penghargaan Karyawan dan Manajemen Talenta

Selain kompensasi dan tunjangan, Anda juga perlu memberikan penghargaan atau rewards kepada karyawan agar mereka merasa dihargai. Berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan terkait penghargaan karyawan dan manajemen talenta:

• Melibatkan karyawan
• Menciptakan lingkungan kerja yang positif
• Membangun dan membina tim
• Menempatkan kandidat secara akurat
• Membangun hubungan karyawan

6. Keselamatan dan Kesejahteraan Karyawan

Menyediakan tempat kerja yang aman dan berfokus pada keselamatan adalah tanggung jawab semua perusahaan. Berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan terkait keselamatan dan kesejateraan karyawan:

• Kepatuhan terhadap keselamatan fisik
• Kesejahteraan mental
• Kesehatan karyawan
• Keamanan di tempat kerja

7. Teknologi HR

Seiring perkembangan zaman, sebagai profesional HR Anda perlu meningkatkan sistem SDM menjadi lebih otomatis dan efisien, misalnya:

• HRIS
• Teknologi manajemen pembelajaran
• Sistem penggajian dan tunjangan
• Tools untuk remote working

Seperti yang telah disebutkan di atas, HRIS merupakan salah satu teknologi yang perlu Anda manfaatkan untuk meningkatkan efisiensi dalam mengelola sumber daya manusia.

8. Administrasi SDM

Pastikan Anda menyiapkan anggaran untuk biaya administrasi terkait sumber daya manusia. Hal ini mencakup biaya yang diperlukan untuk menjalankan departemen SDM.

Pastikan juga Anda memiliki anggaran yang cukup untuk mendukung semua kebutuhan administratif tersebut karena dunia kerja akan terus mengalami perubahan.

Bagaimana Langkah-Langkah Mempersiapkan HR Budgeting?

Untuk mempersiapkan anggaran SDM yang efektif, Anda bisa mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Tentukan Tujuan Binis

Mulailah dengan memahami tujuan bisnis perusahaan Anda untuk saat ini. Prioritaskan kebutuhan bisnis yang paling penting, dan pastikan bahwa perencanaan SDM dapat mendukung tujuan tersebut secara efektif.

2. Tinjau Anggaran Sebelumnya

Evaluasi anggaran, pengeluaran, dan kinerja SDM dari tahun-tahun sebelumnya. Kemudian, identifikasi apa yang telah berfungsi dan apa saj ayang perlu ditingkatkan.

3. Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja

Perkirakan dan lakukan analisis kebutuhan tenaga kerja Anda dengan cermat. Perhitungkan jumlah karyawan yang diperlukan untuk setiap departemen, serta faktor-faktor pentting seperti tingkat perputaran dan rencana pertumbuhan.

Lalu, hitung biaya yang berkaitan dengan rekrutmen, pelatihan, kompensasi, dan tunjangan.

4. Gunakan Data sebagai Dasar

Manfaatkan data kinerja Anda di masa lalu, rencanakan pertumbuhan dan perkiraan untuk merencanakan HR budgeting yang berdasarkan fakta. Anda bisa menggunakan data terbaru untuk membuat keputusan secara tepat.

5. Rencanakan Skenario Terbaik dan Terburuk

Siapkan rencana untuk menghadapi situasi terbaik dan terburuk yang mungkin terjadi di pasar tenaga kerja. Misalnya, apabila tingkat turnover karyawan meningkat secara tiba-tiba, maka pertimbangkan bagaimana hal tersebut dapat mempengaruhi anggaran SDM perusahaan.

6. Pertimbangkan Investasi Bisnis

Apabila Anda berencana untuk mengimpelementasikan tools SDM atau program kesejahteraan karyawan, anggaplah hal tersebut sebagai investasi untuk pertumbuhan bisnis. Jangan lupa untuk menyertakan perkiraan ROI dalam anggaran Anda.

7. Tetapkan Ekspektasi yang Realistis

Pastikan anggaran Anda realistis dan sesuai dengan situasi yang mungkin terjadi saat ini dan tahun berikutnnya. Selain mengunakan dana secara hemat dan bijak, Anda tidak boleh mengabaikan kebutuhan yang penting.

8. Dapatkan Persetujuan

Terakhir, ajukan HR budgeting Anda untuk ditinjau dan disetujui oleh manajemen perusahaan. Gunakan pembahasan yang berfokus pada tujuan bisnis dan tunjukkan bagaimana angagran tersebut dapat mendukung visi perusahana.

Dengan mengkomunikasikannya secara baik, anggaran yang telah Anda buat mungkin akan lebih mudah untuk disetujui.

Contoh HR Budgeting