HR budgeting atau anggaran SDM adalah dana yang disediakan khusus untuk semua hal yang berhubungan dengan SDM di suatu organisasi. Anggaran ini dapat memberikan perkiraan biaya apa saja yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan.
Seperti yang Anda ketahui, karyawan merupakan aset terpenting dalam bisnis perusahaan, sehingga anggaran harus direncanakan untuk memastikan dana yang tersedia cukup untuk mengelola berbagai hal yang berkaitan dengan karyawan.
HR budgeting juga membantu perusahaan untuk mengetahui berapa banyak biaya yang mereka butuhkan dalam satu tahun.
Selain berkaitan dengan biaya untuk mempekerjakan orang, anggaran ini juga memberikan informasi terkait berapa banyak karyawan yang dibutuhkan untuk setiap posisi pekerjaan.
Apa Saja Jenis HR Budgeting?
Ada dua jenis anggaran SDM yang umumya digunakan oleh perusahaan. Jenis ini bisa Anda pilih dengan mempertimbangkan beberapa hal, seperti dana yang tersedia, perkiraan biaya, dan keuntungan.
Incremental HR Budgeting
Incremental HR budget atau anggaran SDM bertambah menggunakan data pengeluaran SDM dari tahun-tahun sebelumnya sebagai dasar, yang kemudian dilakukan penyesuaian untuk tahun yang akan datang.
Apabila masih ada uang tersisa adri tahun sebelumnya, uang tersebut dapat dimasukkan ke dalam anggaran baru. Anggaran yang baru akan mencakup peningkatan atau penurunan dibanding tahun sebelumnya, tergantung pada tujuan SDM, seperti kenaikan biaya benefit karyawan.
Zero-based HR Budgeting
Zero-based HR budgeting atau anggaran SDM berbasis nol digunakan untuk menyusun anggaran yang benar-benar baru atau perlu dirombak sepenuhnya. Jadi, Anda hanya akan mempertimbangkan tahun baru. Mulailah mengalokasikan dana untuk hal yang paling penting.
Misalnya, jika tahun 2022 diutamakan untuk berfokus pada rekrutmen, maka anggaran Anda akan memerlukan banyak dana untuk pemasaran rekrutmen, aspek administratif dalam wawancara dan seleksi kandidat, serta perbaikan dalam proses onboarding.
Apakah HR Budgeting itu Penting?
Ya, HR budgeting sangat penting dan tidak boleh diabaikan, sebab hal ini membantu memastikan bahwa perusahaan memiliki cukup dana untuk merekrut dan mempertahankan karyawan terbaik.
Berikut adalah beberapa manfaatnya:
1. Mencegah Rekrutmen Berlebihan
Terkadang, perusahaan bisa terlalu banyak merekurt karyawan baru tanpa berfokus pada pelatihan dan pengembangan. Perusahaan kerap berpikir mungkin dengan lebih banyak uang, mereka bisa mempekerjakan lebih banyak orang.
Namun, hal ini justru membuat terlalu banyak karyawan yang sulit diawasi dan dilatih, serta sulit untuk dipertahankan. Dengan HR budgeting, perusahaan pun dapat membantu mencegah pengeluaran berlebihan terkait rekrutmen.
2. Membantu Menentukan Kebutuhan Staf
Melakukan anggaran SDM membantu perusahaan untuk mengelola jumlah karyawan yang dibutuhkan dengan cara yang efektif.
Hal ini juga membantu Anda sebagai profesional HR untuk membuat keputusan yang cerdas tentang perekrutan. Dengan demikian, perusahaan dapat merencanakan pengeluaran keuangan untuk karyawan secara bijak.
3. Mencegah Kekurangan Staf
Kekurangan karyawan dapat menimbulkan pembengkakan pengeluaran, termasuk meningkatkan biaya rekrutmen, mengurangi produktivitas, dan meurunkan semangat karyawan.
Untuk menghindari hal ini, Anda dapat menyusun anggaran SDM terkait kompensasi yang jelas dan efektif.
Dengan alokasi sumber daya yang efektif, perusahaan dapat mencegah masalah kekurangan staf, sehingga memungkinkan karyawan untuk mencapai kinerja secara maksimal tanpa membahayakan keuangan.
4. Menarik Karyawan Berbakat
Melalui penyusunan anggaran SDM yang baik, organisasi dapat menarik dan mempertahankan karyawan berbakat. Hal ini membantu Anda dalam mengalokasikan sumber daya untuk biaya-biaya yang paling penting seperti perekrutan karyawan baru, termasuk gaji dan kompensasi.
Dengan alokasi dana yang tersusun secara tepat, Anda pun dapat mengevaluasi dampak yang diberikan setiap karyawan baru.
5. Meminimalisir Turnover Karyawan
HR budgeting dapat membantu perusahaan menganalisis tingkat turnover karyawan, sehingga Anda bisa membuat keputusan yang tepat dalam menanggapi hal tersebut.
Selain itu, anggaran ini juga membantu untuk menentukan bagaimana dana yang tersedia akan dibelanjakan selama satu tahun ke depan. Dengan demikian, manajer dapat membuat keputusan terbaik tentang perekrutan, pelatihan, dan pengembangan karyawan.
Apa Saja Komponen HR Budgeting?
Ada beberapa komponen yang termasuk dalam anggaran SDM dan perlu dipertimbangkan oleh perusahaan, berikut beberapa di antaranya:
1. Talent Acquisition dan Perekrutan
Bagi sebagian besar perusahaan talent acquisition (akuisisi bakat) dan perkrutan merupakan prioritas tinggi yang membutuhkan biaya cukup besar. Oleh karena itu, dibutuhkan anggaran SDM untuk mendukung berbagai kebutuhan biaya terkait perekrutan seperti:
- Iklan lowongan pekerjaan untuk posisi yang tersedia
- Wawancara dan penyaringan calon karyawan
- Pemeriksaan latar belakang atau backgroud check
- Onboarding
- Relokasi karyawan atau pengaturan remote working
- Pemasaran perekrutan
- Meminimalisir perputaran karyawan
2. Pelatihan dan Pengembangan
Menurut survei Gartner tahun 2021, 68% pemimpin SDM menyatakan bahwa mereka akan mengembangkan keterampilan dan kompetensi penting di tahun mendatang.
Dengan demikian, Anda perlu menetapkan anggaran yang masuk akal untuk kegiatan pelatihan dan pengembangan agar dapat memberikan hasil positif. Berikut beberapa hal penting yang terkait:
- Melatih karyawan baru
- Mengatasi kekurangan keterampilan
- Memberikan sertifikasi kepada karyawan
- Menerapkan sistem pembelajaran
- Peralihan ke pembelajaran elektronik atau e-learning
3. Peningkatan Keterampilan
Setiap karyawan harus meningkatkan keterampilan mereka sendiri. Apabila perusahaan ingin memiliki karyawan yang mampu memberikan kontribusi terbaik, pastikan bahwa mereka memiliki kemampuan yang relevan dan kuat untuk masa depan.
Hal ini mencakup pemahaman bisnis yang baik, kemampuan digital, dukungan terhadap karyawan, serta kemampuan untuk mengolah data. Berbagai keterampilan tersebut akan membantu keberhasilan perusahaan.
Oleh karena itu, Anda perlu memasukkan biaya terkait pengembangan keterampilan SDM, seperti:
- Lisensi untuk tim atau perusahaan dalam kursus e-learning SDM
- Sertifikasi untuk tim SSDM
- Anggaran untuk pelatihan pribadi bagi karyawan
- Mengadakan workshop
4. Kompensasi dan Tunjangan
Melakukan budgeting terhadap kompensasi dan tunjangan memiliki banyak manfaat. Salah satunya adalah untuk menarik dan mempertahankan bakat terbaik yang berkinerja tinggi.
Seperti yang Anda ketahui, dalam persaingan untuk mendapatkan dan mempertahankan tenaga kerja berkualitas, kompensasi yang kompetitif menjadi salah satu faktor utama yang mempengaruhi pilihan karyawan.
Oleh karena itu, Anda perlu mempertimbangkan beberapa hal beriut dalam HR budgeting:
- Gaji karyawan
- Asuransi kesehatan
- Asuransi jiwa
- Rencana pensiun
- Cuti berbayar
- Upah lembur
- Bonus
- Fasilitas lainya
5. Penghargaan Karyawan dan Manajemen Talenta
Selain kompensasi dan tunjangan, Anda juga perlu memberikan penghargaan atau rewards kepada karyawan agar mereka merasa dihargai. Berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan terkait penghargaan karyawan dan manajemen talenta:
- Melibatkan karyawan
- Menciptakan lingkungan kerja yang positif
- Membangun dan membina tim
- Menempatkan kandidat secara akurat
- Membangun hubungan karyawan
6. Keselamatan dan Kesejahteraan Karyawan
Menyediakan tempat kerja yang aman dan berfokus pada keselamatan adalah tanggung jawab semua perusahaan. Berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan terkait keselamatan dan kesejateraan karyawan:
- Kepatuhan terhadap keselamatan fisik
- Kesejahteraan mental
- Kesehatan karyawan
- Keamanan di tempat kerja
7. Teknologi HR
Seiring perkembangan zaman, sebagai profesional HR Anda perlu meningkatkan sistem SDM menjadi lebih otomatis dan efisien, misalnya:
- HRIS
- Teknologi manajemen pembelajaran
- Sistem penggajian dan tunjangan
- Tools untuk remote working
Seperti yang telah disebutkan di atas, HRIS merupakan salah satu teknologi yang perlu Anda manfaatkan untuk meningkatkan efisiensi dalam mengelola sumber daya manusia.
8. Administrasi SDM
Pastikan Anda menyiapkan anggaran untuk biaya administrasi terkait sumber daya manusia. Hal ini mencakup biaya yang diperlukan untuk menjalankan departemen SDM.
Pastikan juga Anda memiliki anggaran yang cukup untuk mendukung semua kebutuhan administratif tersebut karena dunia kerja akan terus mengalami perubahan.
Bagaimana Langkah-Langkah Mempersiapkan HR Budgeting?
Untuk mempersiapkan anggaran SDM yang efektif, Anda bisa mengikuti langkah-langkah berikut:
1. Tentukan Tujuan Binis
Mulailah dengan memahami tujuan bisnis perusahaan Anda untuk saat ini. Prioritaskan kebutuhan bisnis yang paling penting, dan pastikan bahwa perencanaan SDM dapat mendukung tujuan tersebut secara efektif.
2. Tinjau Anggaran Sebelumnya
Evaluasi anggaran, pengeluaran, dan kinerja SDM dari tahun-tahun sebelumnya. Kemudian, identifikasi apa yang telah berfungsi dan apa saj ayang perlu ditingkatkan.
3. Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja
Perkirakan dan lakukan analisis kebutuhan tenaga kerja Anda dengan cermat. Perhitungkan jumlah karyawan yang diperlukan untuk setiap departemen, serta faktor-faktor pentting seperti tingkat perputaran dan rencana pertumbuhan.
Lalu, hitung biaya yang berkaitan dengan rekrutmen, pelatihan, kompensasi, dan tunjangan.
4. Gunakan Data sebagai Dasar
Manfaatkan data kinerja Anda di masa lalu, rencanakan pertumbuhan dan perkiraan untuk merencanakan HR budgeting yang berdasarkan fakta. Anda bisa menggunakan data terbaru untuk membuat keputusan secara tepat.
5. Rencanakan Skenario Terbaik dan Terburuk
Siapkan rencana untuk menghadapi situasi terbaik dan terburuk yang mungkin terjadi di pasar tenaga kerja. Misalnya, apabila tingkat turnover karyawan meningkat secara tiba-tiba, maka pertimbangkan bagaimana hal tersebut dapat mempengaruhi anggaran SDM perusahaan.
6. Pertimbangkan Investasi Bisnis
Apabila Anda berencana untuk mengimpelementasikan tools SDM atau program kesejahteraan karyawan, anggaplah hal tersebut sebagai investasi untuk pertumbuhan bisnis. Jangan lupa untuk menyertakan perkiraan ROI dalam anggaran Anda.
7. Tetapkan Ekspektasi yang Realistis
Pastikan anggaran Anda realistis dan sesuai dengan situasi yang mungkin terjadi saat ini dan tahun berikutnnya. Selain mengunakan dana secara hemat dan bijak, Anda tidak boleh mengabaikan kebutuhan yang penting.
8. Dapatkan Persetujuan
Terakhir, ajukan HR budgeting Anda untuk ditinjau dan disetujui oleh manajemen perusahaan. Gunakan pembahasan yang berfokus pada tujuan bisnis dan tunjukkan bagaimana angagran tersebut dapat mendukung visi perusahana.
Dengan mengkomunikasikannya secara baik, anggaran yang telah Anda buat mungkin akan lebih mudah untuk disetujui.
Contoh HR Budgeting
Untuk lebih memahami cara kerja HR budgeting, simak contohnya berikut ini.
| Kategori | Anggaran (dalam juta) | Persentase dari Total Anggaran |
| Biaya Personalia | 1.500 | 45% |
| – Gaji dan Upah | 1.200 | |
| – Benefit (Kesehatan, dan sebagainya) | 300 | |
| Recruitment and Onboarding | 200 | 6% |
| – Job Advertising & Posting | 50 | |
| – Background Checks | 40 | |
| – Pelatihan dan Onboarding | 110 | |
| Pengembangan Karyawan | 400 | 12% |
| – Program Pelatihan | 200 | |
| – Learning Management Systems | 100 | |
| – Penggantian Biaya Pendidikan | 100 | |
| HR Technology | 200 | 6% |
| – HR Software | 100 | |
| – Pemeliharaan dan Peningkatan | 50 | |
| – Biaya Integrasi | 50 | |
| Compliance dan Legal | 150 | 4.5% |
| – Biaya Penasehat Hukum | 100 | |
| – Audit Compliance | 30 | |
| – Biaya Keselamatan di Tempat Kerja | 20 | |
| Keterlibatan Karyawan | 120 | 3.6% |
| – Survey kepuasan karyawan | 40 | |
| – Wellness Programs/ Program kesejahteraan | 40 | |
| – Reward Karyawan | 40 | |
| Biaya Lain-Lain | 80 | 2.4% |
| – Perlengkapan dan Peralatan Kantor | 30 | |
| – Travel & Entertainment | 30 | |
| – Proyek SDM lainnya | 20 | |
| Total Anggaran | 3.330 | 100% |