Seperti penjelasan sebelumnya, whistleblowing adalah ketika seseorang mengungkapkan tindakan yang salah atau tidak adil, yang terjadi di dalam suatu organisasi. Organisasi tersebut bisa berupa pemerintahan, perusahaan, atau lembaga lainnya.
Seseorang yang mengungkapkan tindakan tersebut disebut dengan whistleblower. Beberapa contoh tindakan yang diungkapkan mereka meliputi korupsi, penipuan, bahaya terhadap kesehatan keselamatan, intimidasi, serta perlakuan tidak adil terhadap orang-orang tertentu.
Sistem whistleblowing memungkinkan laporan pelanggaran tanpa harus menyebutkan nama pelapor, yang secara tidak langsung menguntungkan perusahaan secara finansial.
Menurut penelitian, perusahaan kehilangan pendapatan tahunan hingga 7% akibat adanya kesalahan perilaku. Dengan adanya laporan internal melalui whistleblowing, perusahaan pun dapat mengurangi kerugian finansial yang mungkin terjadi.
Jenis Whistleblowing di Tempat Kerja
Sebagai profesional HR, ada dua jenis whistleblowing yang perlu Anda ketahui:
1. Internal Whistleblowing
Pelaporan jenis ini terjadi ketika seorang karyawan memberitahu pihak lain di dalam perusahaan, tentang adanya tindakan yang salah di tempat kerja. Umumnya, whistleblower menyampaikan laporannya kepada pejabat senior atau profesional di perusahaan.
Para whistleblower dapat memberitahu manajemen terkait pelanggaran tersebut misalnya dengan mengirimkan email kepada atasan atau bertemu secara langsung.
2. External Whistleblowing
Tindakan pelaporan ini melibatkan pihak ketiga, seperti polisi, lembaga hukum, medida, mengenai penyimpangan yang terjadi di perusahaan. Berbeda dengan whistleblowing internal, pada jenis pelaporan ini whistleblower informasi akan langsung diberikan kepada pihak berwenang.
Apa yang Dimaksud dengan Aturan Whistleblowing dalam Dunia HR?
Aturan whistleblowing adalah aturan tertulis dalam suatu organisasi yang menjelaskan cara organisasi tersebut menghadapi suatu pelaporan.
Sebagai profesional HR, Anda dapat membuat aturan tersebut untuk mendorong para whistleblower berani melaporkan masalah, atau kekhawatiran yang mereka rasakan, serta membantu menciptakan budaya transparansi di tempat kerja.
Untuk melaporkan suatu masalah, umumnya karyawan akan disarankan untuk mengikuti prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. Prosedur atau aturan tersebut seringkali tercantum dalam kontrak kerja karyawan, atau dalam prosedur pengaduan.
Dalam beberapa situasi, karyawan dapat memilih untuk melaporkan masalah secara anonim, meskipun dalam hal ini, masalah tersebut mungkin tidak dapat diusut lebih lanjut jika whistleblower tidak memberikan informasi yang cukup.
Sebagai alternatif, karyawan dapat memberikan identitas mereka namun meminta kerahasiaan, sehingga pihak yang menerima laporan harus berusaha melindungi identitas dari whistleblower.
Apabila dalam proses penyelesaian masalah whistleblower tidak merasa puas, misalnya mereka merasa masalah tersebut tidak dianggap serius dan masih berlanjut, mereka bisa memutuskan untuk melaporkan masalah tersebut kepada pihak lain, seperti polisi atau lembaga hukum.
Namun, untuk tetap mendapatkan perlindungan, hal ini harus dilakukan dengan cara yang benar dan melaporkannya kepada orang yang tepat.
Selain itu, penting bagi perusahaan untuk tidak memperlakukan whistleblower secara berbeda setelah melaporkan adanya penyimpangan di tempat kerja.
Manfaat Menerapkan Aturan Whistleblowing
Meskipun secara hukum perusahaan tidak wajib memiliki aturan whistleblowing guna mengatasi laporan dari karyawan, namun Anda perlu mempertimbangkannya agar para whistleblower tetap merasa terlindungi.
Berikut ini adalah beberapa manfaat bagi perusahaan yang menerapkan aturan whistleblowing:
- Mendorong keterbukaan dan kemauan untuk melaporkan masalah di tempat kerja dengan menunjukkan kepada karyawan bahwa perusahaan dan manajemen akan bertindak atas pelanggaran dan juga akan melindungi mereka yang melaporkan masalah tersebut.
- Menjelaskan langkah-langkah yang akan diambil setelah laporan dilakukan, sehingga prosesnya menjadi jelas dan konsisten.
- Menginformasikan perilaku yang diharapkan dari seluruh karyawan di tempat kerja.
- Mendorong agar laporan dilakukan secepat mungkin sehingga masalah yang ada bisa ditangani dengan cepat, dan mungkin sebelum pihak lain atau pihak otoritas harus ikut campur. Dengan begitu, kebijakan whistleblowing dapat membantu menghindari masalah publisitas buruk dan kerusakan reputasi.
Dengan menerapkan prosedur dan kebijakan yang jelas tentang laporan pelanggaran, perusahaan dapat menciptakan lingkungan yang terbuka, jujur, dan aman sehingga karyawan merasa nyaman melaporkan tanpa takut mendapat balasan negatif.
Aturan ini bahkan dapat membantu mencegah tindakan yang merugikan reputasi dan kinerja bisnis pengusaha, dan dalam beberapa kasus, melindungi orang lain dan lingkungan dari risiko bahaya.
Bagi whistleblower, jika masalah yang dilaporkan berujung pada pengaduan ke pengadilan ketenagakerjaan, kepatuhan terhadap aturan whistleblowing internal dapat membantu menunjukkan bahwa tindakan mereka adalah hal yang wajar.
Dengan mengikuti prosedur whistleblowing yang benar, pelapor juga dapat melindungi diri dari tindakan pemutusan hubungan kerja atau kerugian lainnya.
Cara Membuat Aturan Whistleblowing
Untuk membuat aturan whistleblowing, berikut adalah langkah-langkah yang perlu Anda ikuti:
1. Mulai Menetapkan Tujuan
Bagian pertama dari aturan yang dibuat harus berfokus pada gambaran besar. Mulailah menyampaikan tujuan utama dan apa yang ingin dicapai oleh perusahaan melalui program whistleblowing.
Selanjutnya, Anda bisa menjelaskan perilaku apa saja yang harus dilaporkan oleh karyawan, dan siapa saja yang termasuk dalam kebijakan whistleblowing perusahaan. Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipersiapkan pada tahap pertama:
Tujuan Utama
Tuliskan secara jelas dan singkat tujuan dari program whistleblowing Anda. Sebagai contoh:
- Setiap karyawan memiliki kesempatan untuk melaporkan masalah tanpa menyebutkan nama saat kami tidak mematuhi nilai-nilai perusahaan.
- Kami percaya setiap orang berhak melaporkan secara anonim. Kami berkomitmen melindungi identitas pelapor, dan mereka hanya perlu mengungkapkan diri jika mereka ingin melakukannya.
- Setiap laporan pelanggaran akan diselidiki. Hasilnya akan didokumentasikan, dan tindakan perbaikan akan diambil jika diperlukan.
Komitmen Organisasi
Tunjukkan komitmen perusahaan agar para whistleblower merasa didengar. Fokuskan pada hal-hal yang berkaitan dengan aspirasi, seperti:
- Kami percaya setiap karyawan harus bisa bersuara.
- Karyawan harus merasa aman dalam menyampaikan kekhawatiran.
- Karyawan berhak menyampaikan laporan dengan anonim.
- Karyawan tidak akan menghadapi pembalasan atau penyalahgunaan karena menyampaikan kekhawatiran mereka.
Perilaku yang Harus Dilaporkan
Identifikasi perilaku apa yang harus dilaporkan oleh karyawan. Beberapa perilaku seperti pencurian, penipuan, pelecehan, dan diskriminasi sudah jelas.
Namun, perilaku lain, terutama yang berhubungan dengan interaksi pribadi, perlu dijelaskan dengan jelas agar karyawan dapat dengan mudah mengidentifikasi apakah hal tersebut merupakan pelanggaran atau tidak.
Siapa Saja yang Termasuk dalam Aturan Whistleblowing
Aturan ini biasanya berlaku untuk semua karyawan, akan tetapi Anda juga harus menentukan apakah kebijakan tersebut mencakup pihak lain seperti kontraktor, mitra, atau mantan karyawan.
2. Proses Mengajukan Laporan
Setelah menetapkan tujuan dari kebijakan whistleblowing, selanjutnya Anda perlu menjelaskan mengenai bagaimana proses mengajukan laporan. Pada tahap ini, beberapa hal yang harus Anda perhatikan di antaranya adalah:
Opsi yang Tersedia untuk Pelaporan
Jelaskan bagaimana karyawan dapat membuat laporan. Berikan beberapa pilihan seperti melalui aplikasi berbasis web atau ponsel, telepon hotline, email, atau surat.
Tempat Melakukan Pelaporan
Pastikan karyawan mengetahui di mana mereka harus membuat laporan. Komunikasikan hal tersebut secara konsisten melalui berbagai media yang tersedia.
Tindakan Ketika Whistleblower Memilih untuk Anonim
Berikan jaminan bahwa karyawan yang membuat laporan akan tetap anonim dan jelaskan bagaimana anonimitas tersebut akan dilindungi.
Namun, Anda juga perlu menjelaskan bahwa dalam beberapa kasus, investigasi mungkin tidak dapat dilanjutkan jika identitas pelapor tidak diketahui.
Proses Investigasi
Jelaskan bagaimana proses investigasi akan dilakukan. Hal ini akan memberi keyakinan pada karyawan bahwa laporan mereka akan ditangani secara profesional.
Keterlibatan Pihak Ketiga untuk Menerima Laporan & Melakukan Investigasi
Sebagai bagian dari strategi whistleblowing perusahaan, jelaskan bagaimana perusahaan akan bekerjasama dengan pihak ketiga. Pastikan Anda menyatakan bagaimana mereka akan membantu proses whistleblowing.
3. Perlindungan untuk Pelapor Setelah Melakukan Whistleblowing
Pastikan Anda menjelaskan bagaimana Anda akan melindungi pelapor setelah mereka melaporkan suatu kesalahan. Tegaskan bahwa identitas pelapor akan tetap dirahasikan, serta melindungi dari pembalasan atau dampak negatif yang mungkin terjadi.
4. Identifikasi Peran dan Tanggung Jawab Utama
Informasikan dengan jelas siapa yang bertanggung jawab atas program whistleblowing di perusahaan dan peran apa yang dimiliki oleh masing-masing pihak.
5. Pengelolaan Program Whistleblowing
Pada tahap ini, Anda perlu menjelaskan tentang tata cara pengelolaan whistleblowing. Tata cara ini menghubungkan organisasi dengan dewan direksi, dan menjelaskan siapa saja yang terlibat dalam menetapkan dan menyetujui kebijakan whistleblowing.
Berikut dua hal yang perlu Anda perhatikan pada tahap terakhir ini:
Perubahan Aturan Whistleblowing
Catat siapa saja yang terlibat dalam mengubah aturan whistleblowing dan siapa yang perlu menyetujui perubahan tersebut. Aturan ini sebaiknya juga mencantumkan daftar perubahan, kapan terdapat perubahan, dan siapa yang bertanggung jawab dalam menyetujuinya.
Informasi tersebut bisa dimasukkan sebagai lampiran dan tidak perlu dimasukkan dalam bagian utama aturan.
Laporan kepada Dewan Direksi
Pastikan dewan direksi mengetahui perkembangan terkait program whistleblowing. Jelaskan seberapa sering Anda melakukan pembaruan, serta berbagai hal yang perlu diinformasikan kepada mereka.
Tips Membuat Aturan Whistleblowing yang efektif
Berikut adalah tips untuk membuat aturan pelaporan pelanggaran yang efektif:
1. Tentukan Larangan Pembalasan
Penting untuk menetapkan aturan yang melarang terkait pembalasan, agar karyawan tidak merasa khawatir akan mendapat reaksi negatif saat melaporkan suatu masalah.
Informasi terkait larangan pembalasan harus mencakup hal-hal berikut:
- Tidak ada toleransi untuk tindakan balasan atau diskriminasi, seperti pemecatan. Balasan terhadap laporan keluhan dilarang dan dapat mengakibatkan tindakan disiplin serius.
- Menjelaskan tindakan yang akan diambil perusahaan jika pelapor rahasia diancam atau menjadi korban.
- Tidak diizinkan bagi karyawan untuk membicarakan tuduhan diskriminasi dengan sesama karyawan, karena bisa menyebabkan balasan yang tidak disengaja.
- Memberikan dukungan berkelanjutan kepada karyawan setelah mereka mengajukan laporan. Hal ini mencakup dukungan mental dan pemeliharaan hak-hak mereka seperti sebelum melaporkan masalah.
2. Lakukan Edukasi untuk Semua Pihak
Penting untuk mengkomunikasikan aturan ini dengan baik kepada semua pihak terkait melalui pelatihan. Sebab, karyawan harus mengetahui di mana dan bagaimana cara melaporkan masalah yang ada.
Selain itu, pelatihan juga harus fokus tentang jenis-jenis kegiatan yang tidak etis dan perlu dilaporkan.
3. Tegaskan Kerahasiaan
Untuk membuat karyawan merasa nyaman dalam membuat laporan, mereka harus diberi kesempatan menjadi anonim. Sebab, sebagian besar karyawan tidak ingin mengungkapkan identitas karena takut mendapat reaksi negatif.
Jika Anda ingin mendorong program whistleblowing, maka Anda harus membuat karyawan merasa yakin bahwa identitas mereka dirahasikan.
4. Mudah Dimengerti
Aturan yang dibuat harus mudah dimengerti dan mudah diakses, sebab penggunaan istilah teknis dan bahasa yang rumit dapat menghalangi orang untuk menyampaikan keluhan mereka karena mereka mungkin tidak dapat memahami harapan dan panduan.
Oleh karena itu, gunakan bahasa yang sederhana dan jelas dalam pembuatan aturan whistleblowing.
5. Dorong Setiap Individu
Jika dilihat secara keseluruhan, aturan whistleblowing bertujuan untuk memperkuat invidu. Oleh karena itu, Anda harus membuat seluruh karyawan percaya diri untuk berbicara terbuka.
Misalnya, jelaskan dengan tegas bahwa laporan yang disampaikan karyawan akan ditangani dengan serius.