Manajemen konflik adalah seperangkat teknik yang diperlukan untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan konflik di tempat kerja.
Karena konflik adalah bagian normal dari setiap lingkungan kerja, tujuan manajemen konflik adalah untuk mendeteksi dan meminimalkan efek negatif dari konflik daripada menghilangkannya sepenuhnya.
Manajemen konflik digunakan untuk menangani konflik dengan keadilan dan efisiensi. Dengan demikian, Anda dapat menghindari komunikasi yang buruk antar rekan kerja, mengurangi ketegangan di tempat kerja untuk meningkatkan produktivitas, dan juga menjaga moral karyawan tetap tinggi.
Gaya Manajemen Konflik
Ada lima jenis gaya manajemen konflik, tergantung pada tipe kepribadian yang Anda hadapi, termasuk:
Akomodatif
Gaya manajemen konflik ini adalah ketika Anda menyerah untuk mengakomodasi kebutuhan orang lain. Anda dapat menggunakan gaya akomodatif ketika masalah yang diperdebatkan tidak begitu penting bagi Anda seperti halnya bagi orang lain.
Ini bisa menjadi gaya yang tepat untuk digunakan jika Anda ingin menjaga kedamaian di tempat kerja atau jika Anda tahu bahwa Anda salah.
Anda juga dapat menggunakan jenis gaya manajemen konflik ini ketika Anda menggunakan empati dan menempatkan diri Anda dalam situasi orang tersebut.
Misalnya, pelanggan menuntut pengembalian dana meskipun mereka tidak memiliki jaminan. Anda tahu bahwa Anda benar, tetapi karena Anda ingin mempertahankan pelanggan dan produk yang dimaksud tidak terlalu mahal, Anda memutuskan untuk menyerah.
Menghindari
Gaya manajemen konflik ini melibatkan hanya menghindari masalah yang dihadapi. Dalam hal ini, Anda akan terus menghindari orang atau masalah tersebut.
Gunakan gaya ini ketika Anda merasa tidak punya waktu untuk membahas masalah atau bagi Anda tampaknya sepele.
Anda juga bisa mendapatkan keuntungan dari menggunakan gaya menghindar jika Anda tidak yakin bagaimana merespons atau Anda belum membentuk opini yang tepat.
Contoh dari jenis manajemen konflik ini adalah ketika kolega Anda berdebat untuk aturan berpakaian yang lebih nyaman, tetapi Anda terlalu sibuk mengerjakan pengajuan keuangan akhir tahun untuk terlibat.
Berkompromi
Gaya manajemen konflik ini memberi Anda kesempatan untuk menemukan solusi jalan tengah bagi semua orang yang terlibat.
Gunakan gaya kompromi ketika menemukan solusi lebih penting bagi semua orang daripada membuat orang memenangkan argumen.
Misalnya, Anda dapat mendistribusikan tugas secara merata sehingga Anda dapat menyelesaikan proyek sebelum tenggat waktu.
Berkolaborasi
Gaya manajemen konflik ini lebih dari sekadar menemukan jalan tengah hingga menemukan solusi yang akan membuat semua orang bahagia.
Gunakan gaya berkolaborasi ketika hubungan antara mereka yang terlibat lebih penting daripada konflik. Salah satu contohnya adalah mencari solusi antara pemegang saham untuk menjaga hubungan tetap kuat.
Bersaing
Gaya manajemen konflik ini melibatkan berpegang teguh pada argumen Anda dan menolak argumen orang lain sampai Anda mendapatkan apa yang Anda inginkan.
Gunakan gaya ini ketika keputusan harus dibuat dengan cepat, konflik jangka panjang perlu diselesaikan atau Anda membela hak Anda atau hak orang lain.
Misalnya, pelanggan melecehkan salah satu karyawan. Dalam hal ini, Anda akan menolak argumen dan komentar tidak sensitif orang tersebut.
Hal yang Perlu Anda Perhatikan Saat Memilih Gaya Manajemen Konflik
Sebelum Anda memilih jenis gaya manajemen konflik, pertimbangkan untuk bertanya pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan ini:
1. Seberapa besar saya menghargai masalah yang sedang dibahas dan orang yang berkonflik dengannya?
Menentukan seberapa besar nilai yang Anda berikan kepada seseorang atau suatu masalah akan membantu Anda memilih gaya manajemen konflik terbaik untuk situasi tersebut.
Misalnya, jika orang tersebut adalah klien dan masalahnya sepele, maka mengalah mungkin yang terbaik bagi organisasi.
2. Apakah Anda tahu apa konsekuensinya?
Apakah Anda menyerah atau bertahan, konsekuensi akan mengikuti. Oleh karena itu, penting untuk menentukan apa konsekuensi ini sehingga Anda dapat membuat keputusan yang lebih tepat.
Jika konsekuensi dari pendirian Anda merusak hubungan penting dengan pemangku kepentingan, maka Anda mungkin ingin mempertimbangkan kembali untuk melanjutkan argumen Anda.
3. Apakah Anda memiliki waktu dan energi untuk melanjutkan argumen Anda?
Memprioritaskan, terutama di lingkungan kerja yang sibuk, adalah kunci untuk menjadi efisien dan produktif.
Jika argumennya sepele dan Anda memiliki hal yang lebih penting untuk dilakukan, maka menyerah adalah solusi yang lebih baik.
Namun, jika ini adalah masalah moral, Anda mungkin ingin memberikan waktu dan energi untuk menyelesaikan masalah tersebut dan menciptakan ruang kerja yang lebih sehat.
Keterampilan yang Dibutuhkan Saat Melakukan Manajemen Konflik
Memiliki keterampilan yang tepat adalah kunci untuk manajemen konflik yang efektif. Berikut ini adalah keterampilan terpenting yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan konflik di tempat kerja:
- Komunikasi: Kemampuan berbicara dengan sopan tetapi tetap meyakinkan dalam argumen Anda
- Diskusi: Kemampuan untuk terbuka dalam mendiskusikan masalah daripada hanya membagikan pendapat Anda dengan mereka yang setuju dengan Anda
- Kepositifan: Kemampuan untuk menghindari penggunaan permainan menyalahkan dan menyadari bahwa setiap orang membuat kesalahan untuk menghindari menciptakan lebih banyak konflik
- Mendengarkan: Kemampuan untuk secara aktif mendengarkan orang lain tanpa melompat ke kesimpulan atau membuat asumsi
- Ketidakberpihakan: Kemampuan untuk memisahkan konflik dari orangnya untuk mendapatkan solusi
- Kesabaran: Kemampuan untuk bersabar dan tidak terpancing dalam konflik yang tidak perlu
- Fasilitasi: Kemampuan untuk menyatukan kelompok-kelompok yang berlawanan untuk menemukan solusi
- Mediasi: Kemampuan untuk menengahi dan memfasilitasi proses menemukan solusi
Ketegasan: Kemampuan untuk mempertahankan pendapat Anda, membela hak Anda atau hak orang lain - Kecerdasan emosional: Kemampuan untuk mengendalikan emosi Anda untuk menghindarinya mendapatkan yang terbaik dari Anda selama pertengkaran
- Empati: Kemampuan untuk menempatkan diri Anda di tempat orang lain untuk mengalami apa yang orang lain rasakan
- Komunikasi terbuka: Kemampuan untuk jujur selama argumen untuk penyelesaian yang lebih mudah
- Menghindari kritik: Kemampuan untuk menyampaikan argumen Anda tanpa mengkritik orang yang menentang Anda
- Tanggung jawab: Kemampuan untuk mengambil tanggung jawab atas tindakan Anda pada saat jatuh tempo
- Manajemen stres: Kemampuan untuk mengelola stres Anda dengan benar agar tidak memperburuk situasi
- Komunikasi nonverbal: Kemampuan untuk menghormati komunikasi non-verbal Anda dengan tidak memutar mata atau meniru lawan Anda
- Humor: Kemampuan untuk menggunakan humor dengan tepat untuk meredakan situasi dan membuatnya lebih mudah untuk menemukan solusi
- Pemecahan masalah: Kemampuan untuk memecahkan masalah secara efisien
- Persepsi: Kemampuan untuk tanggap dalam konflik untuk menemukan solusi
- Pengambilan keputusan: Kemampuan untuk membuat keputusan tentang apakah akan melanjutkan konflik atau tidak.
Strategi untuk Melakukan Manajemen Konflik
Berikut adalah delapan strategi yang dapat Anda gunakan untuk membantu manajemen konflik:
1. Manfaatkan lingkungan yang tepat
Baik Anda sedang berbicara dengan rekan kerja di kantor atau dari jarak jauh, seperti melalui konferensi video atau panggilan telepon, menggunakan lingkungan yang tepat dapat membantu menciptakan suasana netral untuk menyelesaikan konflik.
Suasana netral penting karena dapat membuat individu merasa santai dan menunjukkan kepada mereka bahwa Anda berharap menemukan penyelesaian konflik. Cobalah untuk menemukan waktu selama jam kerja dan lokasi dengan gangguan minimal.
Jika Anda berbicara dengan rekan kerja di tempat kerja, pertimbangkan untuk bertemu di ruang konferensi atau ruang istirahat.
Jika percakapan sedang online, heningkan ponsel Anda, singkirkan gangguan apa pun, dan pastikan kolega Anda punya waktu untuk berbicara.
Ini dapat memungkinkan Anda untuk memusatkan semua perhatian Anda pada penyelesaian konflik dan meningkatkan hubungan kerja Anda.
2. Bekerja untuk menemukan kompromi
Kunci keberhasilan manajemen konflik adalah menemukan solusi untuk tantangan atau masalah yang disajikan melalui kompromi.
Mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan dapat menunjukkan kepada orang lain bahwa Anda berdedikasi untuk menyelesaikan konflik dan meningkatkan tempat kerja.
Jika Anda mengalami masalah dalam menyelesaikan perselisihan saat ini, pertimbangkan untuk menawarkan cara agar Anda dapat berkontribusi pada solusi.
Misalnya, jika kolega Anda mengalami kesulitan memenuhi tenggat waktu tetapi mengatakan tidak ada cara untuk menyelesaikan pekerjaan lebih cepat, pertimbangkan untuk menawarkan bantuan kepada mereka dengan beberapa tugas.
Anda mungkin dapat menemukan tips atau solusi bermanfaat untuk meningkatkan efisiensi beban kerja mereka.
3. Ringkas konflik secara verbal
Meringkas konflik secara verbal dapat membantu rekan kerja Anda lebih memahami keluhan dan bagaimana situasi telah memengaruhi Anda atau pekerjaan Anda. Ini dapat membantu memulai percakapan konstruktif yang dapat mengarah pada resolusi.
Misalnya, jika Anda mendekati seorang kolega tentang deadline atau tenggat waktu mereka yang tidak konsisten, pertimbangkan untuk memulai percakapan dengan “Andi, saya berharap kita dapat berbicara sebentar tentang tugas Anda yang terlambat. Mungkin sulit bagi tim untuk menyelesaikan pekerjaan kita ketika kita ‘masih menunggu laporan Anda.”
Meringkas selama percakapan manajemen konflik juga dapat membuat kolega Anda tahu bahwa Anda mendengarkan pendapat, tantangan, dan perasaan mereka.
Misalnya, jika seorang rekan kerja mengatakan bahwa mereka terlambat dengan tugas baru-baru ini karena putri mereka sakit, pertimbangkan untuk menanggapi dengan:
“Saya sangat menyesal mendengar putri Anda tidak enak badan. Saya tahu itu mungkin sulit. Apakah ada cara dapat kami lakukan untuk menemukan solusi agar memberi Anda waktu ekstra untuk menyelesaikan laporan Anda sambil tetap memberi Anda waktu untuk membantu putri Anda?”
4. Gunakan pernyataan “saya” saat mendiskusikan emosi
Menggunakan pernyataan “Saya” dapat membantu menciptakan lingkungan yang netral sambil menunjukkan kepada rekan kerja Anda bagaimana tindakan mereka dapat memengaruhi Anda atau mungkin perusahaan secara keseluruhan.
Membicarakan perasaan dan emosi Anda terkait konflik memungkinkan rekan kerja Anda untuk tidak merasa diserang selama percakapan dan membantu Anda berdua menemukan solusi konstruktif untuk setiap tantangan saat ini.
Misalnya, ketika mendiskusikan perubahan mendadak rekan kerja pada tujuan atau sasaran proyek, pertimbangkan untuk menggunakan frasa seperti, “Saya terkadang merasa sedikit frustrasi atau cemas ketika rencana proyek diubah tanpa pemberitahuan.”
5. Dorong komunikasi terbuka
Mendorong komunikasi terbuka selama manajemen konflik memungkinkan kolega Anda merasa bahwa mereka dapat menyuarakan pendapat dan kekhawatiran mereka.
Membiarkan rekan kerja Anda untuk mengekspresikan diri selama percakapan atau meminta sudut pandang mereka dapat membantu Anda mencapai kompromi yang saling menguntungkan.
Cara yang baik untuk mencapainya adalah dengan menjelaskan konflik saat ini, menyuarakan bagaimana hal itu memengaruhi Anda dan meminta pendapat atau pandangan rekan kerja Anda tentang situasi tersebut.
Misalnya, jika Anda frustrasi dengan bagaimana rekan kerja menolak beberapa ide Anda, pertimbangkan untuk mendekati konflik seperti ini, “Hai Rani, akhir-akhir ini saya merasa sedikit putus asa ketika Anda mengabaikan beberapa ide saya. Saya ingin tahu apakah ada adalah alasan untuk itu.”
6. Tahu kapan harus istirahat
Selama proses melakukan manajemen konflik, penting untuk mengetahui kapan harus berhenti dari percakapan untuk membantu kedua belah pihak memproses ide.
Istirahat juga dapat membantu menghilangkan stres dari situasi, memikirkan apa yang telah dikatakan dan kembali ke percakapan dengan perspektif baru.
Jika Anda memperhatikan bahwa suara-suara menjadi lebih agresif atau kasar dalam nadanya, pertimbangkan dengan sopan untuk menyarankan agar semua orang beristirahat dan kembali menyelesaikan konflik setelah memiliki waktu untuk memikirkan poin-poin yang disebutkan.
Saat meminta istirahat selama manajemen konflik, akan sangat membantu untuk memilih waktu atau hari baru untuk berkumpul kembali sehingga percakapan tidak kehilangan momentum.
Berikut adalah beberapa contoh dari apa yang dapat Anda katakan saat menyarankan istirahat:
- “Mungkin kita harus istirahat dan melanjutkan percakapan ini di penghujung hari.”
- “Mungkin lebih baik bagi kita untuk meluangkan waktu untuk memproses apa yang kita berdua katakan. Bagaimana kalau memulai lagi besok pagi dengan perspektif yang segar?”
- “Bagaimana kalau kita menjadwalkan waktu akhir minggu ini untuk melanjutkan pembicaraan?”
- “Kurasa akan lebih baik untuk istirahat. Bagaimana kalau kita lanjutkan setelah makan siang?”
7. Minta manajer Anda untuk menengahi
Jika Anda tidak yakin bagaimana kelanjutan percakapan manajemen konflik atau jika Anda terpaksa istirahat dan kembali lagi di lain hari, pertimbangkan untuk meminta manajer menengahi percakapan.
Adalah penting bahwa manajer tidak memihak salah satu pihak, tetapi sebaliknya, dapat membantu Anda menemukan kompromi sebagai sebuah tim.
Seorang manajer juga dapat membantu menjeda percakapan untuk memberi anggota tim lain kesempatan untuk berbicara dan menyuarakan keprihatinan mereka yang selanjutnya dapat mengembangkan komunikasi terbuka untuk menemukan penyelesaian yang bermanfaat.
8. Tindak lanjuti dengan kolega Anda
Setelah Anda menyelesaikan konflik, penting untuk menindaklanjuti dengan kolega Anda tentang topik yang didiskusikan, resolusi atau kompromi yang Anda temukan dan berterima kasih atas waktunya.
Ini dapat membantu membangun hubungan profesional di tempat kerja dan semoga bermanfaat bagi manajemen konflik lebih lanjut yang mungkin perlu Anda lakukan di masa mendatang.