Behavioral Observation Scale (BOS) atau skala pengamatan perilaku merupakan alat pengukuran yang digunakan untuk melihat bagaimana seseorang bertindak di tempat kerja. Skala ini memberikan peringkat pada karyawan berdasarkan perilaku yang diinginkan. Misalnya, terdapat skala sebanyak lima poin untuk menilai seberapa sering karyawan menunjukkan setiap perilaku.
Skala ini menggunakan pilihan seperti hampir tidak pernah, jarang, kadang-kadang, sering, atau hampir selalu, yang mencakup beberapa perilaku yang diinginkan. Kemudian, skor-skornya dijumlahkan untuk mendapatkan skor kinerja secara keseluruhan.
Metode yang dikembangkan oleh Gary Latham dan Ken Wexley pada tahun 19-70an ini, berbeda dari metode lain yang dikenal dengan Behaviorally Anchored Rating Scale (BARS), namun keduanya memiliki prinsip yang hampir mirip. BARS biasanya digunakan untuk menentukan perilaku spesifik untuk setiap tingkatan kinerja.
Sebagai contoh, Anda ingin menilai kinerja karyawan yang berjualan di toko, apakah ia menunjukkan pelayanan pelanggan yang baik dengan menyapa setiap pelanggan. Maka skala pengamatan perilakunya yaitu hampir, tidak pernah, jarang, kadang-kadang, sering, dan hampir selalu.
Sementara dengan BARS lebih spesifik lagi, misalnya ingin mengetahui tentang pelayanan karyawan dengan menyapa setiap pelanggan, sekalanya adalah sebelum meninggalkan toko, dalam waktu dua menit setelah pelanggan memasuki area, segera setelah masuk ke area, menyapa segera dengan senyuman, dengan senyuman dan tawaran bantuan yang tulus.
Kapan Harus Menggunakan Behavioral Observation Scale?
Dibandingkan metode lainnya, penggunaan BOS lebih cocok untuk beberapa jenis pekerjaan. Misalnya, pekerjaan yang tidak memiliki hasil yang jelas dan dapat diukur lebih baik dievaluasi menggunakan skala BOS daripada hanya menggunakan skala berdasarkan hasil.
Misalnya, perusahaan merasa kesulitan untuk menentukan berapa banyak tuntutan hukum yang dapat dihindari oleh perusahaan berkat adanya departemen SDM. Namun, dengan menggunakan BOS, Anda dapat mengidentifikasi karyawan yang berkinerja baik dalam hal ini.
Namun, pada pekerjaan di mana produktivitasnya terukur dengan jelas, misalnya seperti contact center, BOS mungkin bukan cara terbaik untuk mengukur kinerja keseluruhan seorang karyawan. Meskipun demikian, BOS tetap dapat digunakan bersama dengan pemantauan hasil.
Kita dapat mencatat jumlah keluhan yang berhasil diselesaikan oleh seorang karyawan dan menggunakan BOS untuk melihat sejauh mana karyawan tersebut menerapkan nilai-nilai organisasi serta memberikan feedback tentang bagaimana mereka dapat meningkatkan hal ini.
Kelebihan dan Kekurangan Behavioral Observation Scale
Mengutip AIHR, terdapat beberapa kelebihan dan kekurangan dalam menggunakan BOS sebagai metode penilaian kinerja. Berikut ini penjelasannya:
Kelebihan
- Cocok untuk menilai kinerja karyawan yang pekerjaannya tidak dapat dinilai hanya berdasarkan produktivitas. Beberapa pekerjaan sulit diukur secara kuantitatif.
- Lebih efisien dalam hal waktu dibandingkan dengan metode penilaian lain seperti BARS. Pengembangannya membutuhkan waktu yang lebih singkat.
- Memungkinkan perbandingan hasil antara karyawan yang berbeda.
- Dapat digunakan untuk membandingkan nilai-nilai perusahaan di antara departemen. Ini berguna untuk mengevaluasi kepemimpinan, yaitu bagaimana perilaku bawahan di bawah pimpinan tersebut.
Kekurangan
- Sulit untuk melacak perilaku karyawan dalam tim yang lebih besar.
- Membutuhkan manajer yang aktif dan perhatian.
- Mungkin kurang memberikan detail yang mendalam.
- Bersifat subjektif, sehingga dapat menghasilkan hasil yang tidak adil.
Contoh Behavioral Observation Scale
Sebagai contoh, dibandingkan menilai seorang karyawan berdasarkan berapa banyak penjualan yang mereka lakukan, para manajer menilai karyawan berdasarkan cara mereka bertindak sehari-hari, dengan pertanyaan seperti ini:
Beri nilai karyawan dengan skala 1 hingga 5 (hampir tidak pernah hingga hampir selalu) pada pernyataan-pernyataan berikut:
- Selalu memberi tahu pelanggan tentang pembaruan produk baru.
- Sering berkomunikasi dengan tim tentang peluang penjualan.
- Sering membantu rekan kerja dalam menindaklanjuti calon pelanggan.
- Selalu menunjukkan nilai keberagaman dan inklusi dengan perlakuan baik terhadap semua rekan kerja.
- Selalu mengisi catatan penjualan dengan akurat dan tepat waktu.
- Selalu merespons permintaan internal dengan cepat.
Anda dapat melihat bahwa pendekatan ini lebih fokus pada apa yang dilakukan seseorang daripada hasil yang dicapainya. Evaluasi kinerja yang berorientasi pada hasil akan lebih banyak menunjukkan angka-angka daripada perilaku.
Jika Anda ingin menjadi lebih objektif, Anda dapat menggunakan BARS. Berikut ini adalah contohnya:
- Selalu memberi tahu pelanggan tentang pembaruan produk baru
- Jarang menghubungi pelanggan, hanya sekali setiap tiga bulan.
- Selalu menghubungi setiap pelanggan ketika ada pembaruan produk yang relevan.
- Sering membangun hubungan dengan pelanggan melalui kontak rutin selain pembaruan produk.
- Selalu memprediksi kebutuhan pelanggan di masa depan, selalu memberi informasi pembaruan rutin, dan membantu menyelesaikan masalah mereka saat ini.
- Selalu mengelola hubungan dengan pelanggan sehingga kebutuhan pelanggan terpenuhi tanpa harus meminta informasi. Memiliki pemahaman yang kuat tentang kebutuhan pelanggan saat ini dan kebutuhan yang diprediksi di masa depan.
2. Sering berkomunikasi dengan tim tentang peluang penjualan
- Jarang mengirim komunikasi tertulis tentang peluang penjualan, hanya beberapa kali dalam setahun.
- Kadang-kadang memberi tahu rekan kerja tentang peluang di area mereka setelah beberapa waktu mendapatkannya.
- Sering bekerja dengan rekan kerja untuk mendekati peluang penjualan.
- Selalu membantu rekan kerja membuat rencana serah terima agar tidak ada peluang yang terlewatkan.
- Selalu bekerja dengan rekan kerja untuk menemukan, berbagi, dan mengembangkan peluang penjualan agar semua orang mendapatkan manfaat.
Anda dapat melihat bahwa metode BARS memberikan perbandingan yang lebih akurat antara rekan kerja, tetapi perlu menyesuaikan pertanyaannya dengan pekerjaan yang ada. Kemudian, perlu diingat bahwa mengembangkan BARS membutuhkan waktu dan biaya yang lebih banyak.
Cara Membuat Behavioral Observation Scale
Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat Behavioral Observation Scale yang dapat Anda terapkan:
- Identifikasi nilai-nilai penting perusahaan Anda.
- Tanyakan pada diri sendiri, “Bagaimana nilai-nilai ini ditunjukkan dalam tindakan nyata?” Misalnya, jika nilai perusahaan adalah kejujuran, bagaimana cara karyawan dapat menunjukkan kejujuran tersebut dalam tindakan sehari-hari?
- Tentukan perilaku konkret yang berkaitan dengan setiap nilai tersebut. Misalnya, jika salah satu nilai adalah kerjasama, perilaku yang diinginkan bisa berupa membantu rekan kerja, berbagi informasi, atau bekerja sama dalam menyelesaikan tugas.
- Pastikan perilaku yang ditentukan benar-benar mencerminkan nilai-nilai perusahaan. Misalnya, jika nilai perusahaan adalah inovasi, pastikan perilaku yang diukur berkaitan dengan kemampuan karyawan untuk memberikan ide baru atau mencoba pendekatan kreatif dalam pekerjaan mereka.
- Buat skala penilaian yang mudah dipahami, misalnya dengan menggunakan skala angka 1 hingga 5 (dari jarang sekali hingga hampir selalu) atau skala kata-kata yang menjelaskan frekuensi perilaku (seperti hampir tidak pernah, kadang-kadang, sering, hampir selalu).
- Ajak manajer atau pihak terkait lainnya untuk terlibat dalam proses pengembangan BOS, sehingga pendapat dan pengalaman mereka dapat memperkaya skala tersebut.
- Uji coba BOS dengan menerapkannya pada sejumlah karyawan dalam berbagai posisi. Amati apakah skala tersebut dapat memberikan informasi yang relevan dan berguna dalam mengevaluasi perilaku karyawan.
- Sesuaikan dan perbaiki BOS berdasarkan umpan balik yang diterima selama uji coba.
- Sosialisasikan BOS kepada semua karyawan dan pastikan mereka memahami bagaimana skala tersebut akan digunakan dalam penilaian kinerja.
- Terus pantau dan evaluasi keefektifan BOS seiring berjalannya waktu, dan lakukan penyesuaian jika diperlukan.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat membuat BOS yang sesuai dengan nilai-nilai perusahaan dan dapat digunakan untuk mengevaluasi perilaku karyawan secara obyektif.
Baca Juga: 6 Metode Penilaian Kinerja yang Bisa Anda Gunakan dalam Bisnis
Tips Mengoptimalkan Hasil Behavioral Observation Scale
Berikut ini adalah beberapa tips praktis untuk mengoptimalkan hasil BOS guna pengembangan karyawan dan perbaikan kinerja:
1. Jelaskan Tujuan dan Manfaat
Komunikasikan dengan jelas kepada karyawan tentang tujuan penggunaan BOS dan bagaimana hasil pengamatan akan digunakan untuk pengembangan karyawan dan perbaikan kinerja mereka. Ini akan membantu menciptakan pemahaman dan dukungan dari karyawan.
2. Berikan Feedback yang Spesifik
Saat memberikan feedback kepada karyawan, pastikan untuk menyebutkan perilaku konkret yang diamati dan berikan contoh-contoh spesifik. Hal ini akan membantu karyawan memahami area di mana mereka telah berhasil atau perlu melakukan perbaikan.
3. Dorong Keterlibatan Karyawan
Libatkan karyawan dalam proses penilaian dan pengembangan. Berikan mereka kesempatan untuk berpartisipasi dalam menetapkan tujuan pengembangan, merencanakan tindakan perbaikan, dan memantau kemajuan mereka sendiri. Ini akan meningkatkan motivasi dan tanggung jawab pribadi terhadap pengembangan kinerja mereka.
4. Berikan Dukungan dan Sumber Daya Memadai
Pastikan karyawan memiliki akses ke sumber daya dan dukungan yang mereka butuhkan untuk meningkatkan kinerja mereka., seperti pelatihan, bimbingan, atau sumber daya lain yang relevan dengan pengembangan mereka.
5. Rencanakan Tindakan Perbaikan yang Terukur
Bantu karyawan merencanakan tindakan perbaikan yang spesifik, terukur, dan realistis berdasarkan hasil BOS. Tetapkan target dan tenggat waktu yang jelas untuk mencapai perbaikan tersebut. Pantau kemajuan mereka secara teratur dan berikan bimbingan saat diperlukan.
6. Pertimbangkan Perbedaan Individu
Ingatlah bahwa setiap karyawan adalah individu yang unik. Perhatikan kebutuhan, minat, dan potensi masing-masing karyawan dalam pengembangan mereka. Sesuaikan pendekatan dan program pengembangan sesuai dengan karakteristik individu mereka.
7. Evaluasi secara Berkala
Lakukan evaluasi berkala terhadap kemajuan karyawan dalam mengembangkan perilaku yang diharapkan. Tinjau secara objektif apakah perbaikan yang diharapkan telah tercapai dan apakah ada kebutuhan tambahan untuk pengembangan lebih lanjut.