Apa yang Dimaksud dengan Skill Mapping?

Skill mapping atau pemetaan keterampilan adalah proses yang digunakan untuk memetakan keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas dengan baik dalam suatu peran, serta membandingkannya dengan keterampilan yang tersedia saat ini.

Melalui perbandingan tersebut, perusahaan dapat mengidentifikasi potensi skill gap atau kesenjangan keterampilan yang telah dihadapi oleh 43% organisasi.

Dengan membuat gambaran jelas tentang keterampilan karyawan dan menyelaraskannya dengan peran tertentu dalam organisasi, perusahaan dapat memahami dengan lebih baik kemampuan karyawan.

Hal tersebut membantu Anda, sebagai profesional HR untuk mengembangkan strategi yang tepat guna meningkatkan keterampilan karyawan yang sesuai dengan tujuan utama perusahaan.

7 Manfaat Skill Mapping

Menurut sebuah studi oleh Deloitte pada tahun 2020, perusahaan yang paling berhasil adalah yang menginvestasikan waktu dan usaha dalam mengembangkan kesempatan kerja dan jalur karier bagi karyawan mereka.

Oleh karena itu, perusahaan perlu melakukan skill mapping sebagai upaya pengembangan karyawan. Selain itu, pemetaan tersebut juga memiliki beberapa manfaat lainnya, yaitu:

1. Mengidentifikasi Kesenjangan Keterampilan

Dengan melakukan skill mapping, Anda dapat melihat semua keterampilan yang dibutuhkan untuk setiap pekerjaan di perusahaan. Dalam hal ini, Anda bisa menggunakan penilaian atau ulasan dari manajer untuk mencari tahu keterampilan apa yang perlu dikembangkan.

Informasi ini penting untuk menentukan pelatihan apa yang dibutuhkan guna mengatasi kurangnya keterampilan.

2. Succession Planning yang Lebih Siap

Succession planning atau perencanaan suksesi adalah proses memilih dan mengembangkan karyawan yang penting untuk memastikan kelangsungan peran-peran krusial dalam perusahaan.

Oleh karena itu, ketika ada karyawan yang resign dari perusahaan, tentu Anda membutuhkan seseorang yang bisa menggantikannya.

Melalui skill mapping, Anda bisa mengidentifikasi karyawan mana yang memiliki potensi untuk mengambil suatu posisi, khususnya posisi kepemimpinan.

3. Meningkatkan Keterlibatan dan Retensi Karyawan

Pemetaan keterampilan juga dapat meningkatkan kepuasan kerja dan keterampilan karyawan, sehingga membantu pertumbuhan bisnis dan produktivitas. Selain itu, karyawan juga bisa melihat jalan karier di perusahaan.

Dengan demikian, mereka akan lebih termotivasi untuk berpartisipasi dalam pelatihan dan mencapai keterampilan yang dibutuhkan.

4. Talent Management

Talent management atau manajemen bakat sendiri merupakan proses strategis untuk menarik, memotivasi, mengembangkan, dan mempertahankan karyawan yang memiliki kinerja tinggi.

Melalui skill mapping, Anda bisa melihat kemampuan dan skill setiap karyawan, sehingga mempermudah Anda dalam mengatur strategi terkait talent management. 

5. Memantau Kemajuan Tim Tertentu

Untuk memastikan segala sesuatunya berjalan dengan baik, Anda perlu memantau kemajuan tim.

Dalam hal ini, pemetaan keterampilan dapat membantu Anda melihat posisi di mana karyawan berada, bagaimana tim-tim yang memiliki berbedaan kinerja, serta membandingkan kemajuan dari satu departemen dengan yang lain.

6. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

Pemetaaan keterampilan membantu Anda dan tim HR untuk membuat keputusan yang lebih baik. Hal ini membantu perusahaan dalam menentukan program pelatihan, mencari karyawan baru, dan menentukan bagaimana sumber daya digunakan dengan lebih baik.

Dengan demikian, perusahaan bisa menjadi lebih kompetitif.

7. Penggunaan Sumber Daya yang Lebih Efisien

Skill mapping membantu perusahaan untuk membagi tugas kepada karyawan secara tepat berdasarkan keterampilan dan kemampuan mereka. Melalui cara ini, tugas-tugas bisa dikerjakan dengan lebih efisien, produktivitas meningkat, dan kesalahan dapat diminimalisir.

Matriks dalam Skill Mapping

Pemetaan keterampilan adalah proses yang bisa dilihat dengan mudah, sehingga matriks menjadi alat yang dapat membantu Anda untuk menggambarkan keterampilan yang dimiliki oleh karyawan dan mengidentifikasi kekurangan keterampilan yang mungkin ada.

Terdapat beberapa jenis matriks yang digunakan dalam pemetaan keterampilan, yaitu:

1. Matriks Kemampuan

Matriks kemampuan digunakan untuk menunjukkan harapan kinerja untuk setiap peran pekerjaan. Matriks ini membantu pimpinan tim untuk melihat keterampilan, keahlian, dan tingkah laku anggota tim, serta melacak kekurangan keterampilan.

Selain itu, matriks kemampuan juga memberikan informasi dan data yang membantu organisasi merencanakan strategi bakat jangka panjang dan pertumbuhan bisnis.

2. Matriks Kompetensi

Matriks kompetensi sering kali dianggap sama dengan skill matrix Keduanya adalah kerangka tabel yang membantu menunjukkan tingkat atau peringkat keterampilan karyawan.

Melalui meteriks ini, perusahaan dapat mengelola keterampilan yang diinginkan dan yang dimiliki, serta mencocokkan keterampilan dengan proyek-proyek tertentu dan melihat apakah karyawan mampu menangani tugas-tugas tersebut.

Apabila matriks kemampuan menunjukkan seberapa baik seseorang melakukan tugas, matriks kompetensi menunjukkan seberapa baik mereka dalam menguasai keterampilan untuk tugas tersebut.

3. Matriks Keterampilan

Matriks keterampilan atau skill matrix digunakan perusahaan untuk mengenali dan menilai keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan yang diperlukan oleh setiap peran dan tim, termasuk para karyawan yang sudah ada.

Matriks keterampilan ini membantu Anda melihat secara visual peta keterampilan di seluruh tim, peran, dan individu.

Dengan matriks keterampilan, Anda dapat melihat keterampilan apa saja yang dimiliki oleh karyawan saat ini, dan juga bisa dengan cepat menemukan keterampilan yang masih kurang atau perlu ditingkatkan.

Matriks ini biasanya menampilkan daftar keterampilan di satu sisi, dan di sisi lainnya terdapat daftar peran atau nama-nama karyawan.

Jadi, setiap kali ada titik pertemuan antara peran dan karyawan, Anda bisa melihat keterampilan apa saja yang diperlukan untuk peran atau posisi tersebut. Selain itu, Anda juga bisa menilai sejauh mana kemahiran karyawan dalam setiap keterampilan yang ada.

 

Contohnya, dalam matriks di atas, terlihat peran-peran yang ada dan keterampilan apa saja yang dibutuhkan untuk masing-masing peran.

Matriks keterampilan ini sering digunakan oleh perusahaan untuk merencanakan kebutuhan perekrutan di masa depan, memberikan pelatihan yang tepat bagi karyawan, dan memastikan bahwa kita memiliki karyawan yang memiliki keterampilan yang diperlukan ketika diperlukan.

Matriks keterampilan juga membantu Anda dalam mengidentifikasi karyawan yang berpotensi untuk mendapatkan promosi atau pindah ke posisi lain di perusahaan berdasarkan keterampilan yang mereka miliki saat ini.

Matriks ini juga membantu Anda memahami tentang di mana karyawan mampu bekerja dengan baik dan di mana mungkin mereka memerlukan pelatihan tambahan.

Penggunaan matriks keterampilan secara konsisten dapat membantu mengoptimalkan perencanaan SDM yaitu dengan memastikan bahwa perusahaan selalu memiliki karyawan dengan keterampilan yang tepat dan sesuai.

Langkah Melakukan Skill Mapping

Untuk melakukan skill mapping, ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Tentukan Peran Kunci

Mulailah dengan mengidentifikasi peran-peran penting dalam perusahaan yang ingin Anda lakukan petakan keterampilannya. Peran kunci ini bisa berupa jabatan pekerjaan atau departemen tertentu.

Anda bisa memulainya dari departemen kecil yang perannya sudah dipahami dengan baik. Pastikan juga terdapat penjelasan mengenai deskripsi pekerjaan untuk peran-peran tersebut karena akan sangat membantu dalam pemetaan keterampilan.

2. Susun Daftar Keterampilan yang Dibutuhkan

Buatlah daftar keterampilan khusus untuk masing-masing peran. Daftar ini biasanya dibuat berdasarkan deskripsi pekerjaan atau masukan dari manajer dan karyawan.

Sebaiknya, Anda juga melibatkan manajer dalam proses ini, karena merekalah yang menilai kinerja suatu peran dan memahami kontribusi apa yang telah diberikan oleh peran tersebut.

3. Cocokkan Keterampilan dengan Model

Model keterampilan dapat membantu menilai dan mengevaluasi peran, tim, serta keteramiplan karaywan. Ada beberapa model keterampilan yang bisa digunakan dengan masing-masing kelebihan dan kekurangannya.

Oleh karena itu, penting bagi ada untuk mempertimbangkan dengan baik model mana yang paling cocok untuk kebutuhan perusahaan.

Kemudian, ketika Anda mencatat keterampilan yang diperlukan untuk suatu peran, mungkin hasilnya belum selaras dengan model keterampilan yang telah ditentukan sebelumnya, artinya perlu dilakukan sedikit penyesuaian.

Gunakan model keterampilan yang telah Anda pilih, dan cocokkan setiap keterampilan yang dibutuhkan dengan keterampilan yang relevan dalam model tersebut.

4. Tinjau Peran dalam Tim

Setelah keterampilan dipetakan ke peran, tinjau peran yang ada dalam tim yang sama dan pastikan bahwa keterampilan yang terkait menunjukkan variasi. Misalnya, peran yang lebih senior harus terkait dengan lebih banyak atau keterampilan tingkat tinggi, dan peran-peran lain harus berbeda dalam keterampilan yang dibutuhkan.

Jika Anda menemukan bahwa setiap peran dalam tim memerlukan semua keterampilan atau hampir sama, itu menjadi tanda untuk meninjau kembali peran-peran tersebut dan menentukan apa yang membuat setiap peran berbeda.

5. Tinjau Matriks Keterampilan dengan Tim

Setelah mengidentifikasi keterampilan dalam berbagai peran, serta mengonfirmasi variasi keterampilan yang dibutuhkan dan bermanfaat di antara peran-peran tersebut, tunjukkan draft skill mapping Anda kepada tim yang menjalankan pekerjaan dan mintalah masukan dari mereka.

Hal tersebut akan membantu And auntuk melihat draft tersebut telah mencerminkan keterampilan yang mereka gunakan dalam menjalankan peran mereka.

Tips Melakukan Skill Mapping