Apa yang Dimaksud dengan Surat Rekomendasi Karyawan?

Surat rekomendasi karyawan atau surat referensi adalah dokumen yang diminta oleh mantan karyawan saat mereka melamar pekerjaan baru.

Pemberi kerja potensial juga bisa menghubungi perusaahaan lama kandidat dan meminta surat rekomendasi untuk memperoleh pandangan lain tentang kinerja, kebiasan, dan etika kerja yang valid dari kandidat tersebut.

Melalui surat referensi ini, kandidat dapat menunjukkan kualitas dan kemampuan yang dimiliki, sehingga pemberi kerja dapat memastikan apakah kandidaat tersebut cocok dengan budaya perusahaan dan dapat memenuhi persyaratan yang diperlukan.

Mengapa HR Harus Memberikan Surat Rekomendasi Karyawan?

Sebagai profesional HR, untuk menulis surat rekomendasi mungkin Anda harus menghubungi berbagai manajer dan rekan kerja agar mendapatkan gambaran lengkap tentang mantan karyawan.

Selain itu, Anda juga mungkin akan diminta untuk memberikan panduan kepada manajer atau atasan mengenai jenis surat referensi, dan apa saja yang perlu disampaikan pada surat tersebut.

Jika Anda dapat menulis surat rekomendasi yang positif untuk mantan karyawan, karena mereka memberikan kontribusi terbaik dan menunjukkan skill serta nilai-nilai yang Anda kagumi, maka perusahaan juga akan merasakan manfaatnya.

Karyawan yang mendapatkan surat rekomendasi yang memuaskan, kemungkinan besar perusahaan Anda ingin mempekerjakannya kembali di masa depan. Memberikan surat rekomendasi yang positif dapat menjaga hubungan yang baik dengan mereka.

Selain itu, karyawan yang luar biasa cenderung mudah bergaul dan membentuk relasi dengan individu sejenis mereka, yang diharapkan memberikan pandangan baik tentang perusahaan.

Terakhir, Anda dapat menulis surat referensi atau meminta atasan karyawan untuk melakukannya sebagai bagian dari proses pemutusan hubungan kerja.

Hal tersebut tidak hanya memberikan pengalaman yang baik bagi karyawan yang keluar, tetapi juga dapat memperkuat citra perusahaan.

Jenis-Jenis Surat Rekomendasi Karyawan

Sebelum menulis surat rekomendasi untuk karyawan, Anda perlu memahami jenis-jenis surat yang bisa Anda gunakan.

Sebagian besar surat rekomendasi memiliki elemen penting yang serupa, yaitu mencakup:

1. Peran yang diemban oleh karyawan.
2. Durasi kerja.
3. Tanggung jawab utama dalam peran mereka.
4. Kemampuan atau keahlian khusus yang menonjol.
5. Informasi kontak Anda, jika diperlukan tindak lanjut.

Berikut jenis-jenis surat referensi untuk karyawan:

1. Surat Referensi Karakter

Surat referensi karakter atau surat referensi pribadi bertujuan untuk mengonfirmasi karakter, nilai, dan kaulitas pribadi seseorang.

Berbeda dengan surat referensi profesional yang ditulis oleh HRD, mantan perusahaan, ataupun manajer, surat referensi karakter biasnya ditulis oleh orang-orang terdekat, seperti teman atau anggota keluarga.

Selain itu, surat referensi profesional umumnya digunakan untuk melamar pekerjaan, sementara surat referensi karakter mungkin diperlukan untuk keperluan pribadi.

2. Surat Rekomendasi Karyawan Profesional

Surat rekomendasi profesional atau surat referensi kerja ini memberikan penilaian tentang kualifikasi, keterampilan, kinerja, dan prestasi seorang karyawan.

Surat ini umumnya ditulis oleh kontak profesional, seperti HRD, manajer, ataupun rekan kerja yang telah bekerja sama dengan karyawan tersebut. Surat ini digunakan untuk melamar pekerjaan.

Untuk menulis surat rekomendasi yang profesional, ikuti langkah berikut:

1. Bersikap Profesional

Penting untuk menggunakan gelar formal dan bahasa yang profesional, serta ingatlah bahwa Anda mewakilkan perusahaan tempat Anda bekerja.

2. Perkenalkan Diri dan Informasikan Hubungan dengan Kandidat

Penting bagi penerima surat untuk mengetahui siapa Anda, peran Anda, dan bagaimana Anda mengenal kandidat. Jelaskan secara singkat, namun pastikan Anda tetap memberikan detail penting yang dibutuhkan penerima.

3. Fokus pada Keterampilan dan Prestasi yang Relevan

Gunakan contoh konkret untuk menggambarkan kelebihan karyawan, dan bagaimana mereka berkontribusi pada proyek atau tugas.

4. Berikan Penjelasan Mendetail

Semakin detail, maka akan semakin baik. Dalam hal ini, Anda perlu menunjukkan bagaimana keterampilan yang dimiliki karyawan dapat memberikan nilai tambah untuk perusahaan.

Melalui penjelasan tersebut, penerima surat akan semakin percaya dan memahami tentang nilai dan kemampuan kandidat yang direkomendasikan.

5. Tetap Singkat dan Fokus

Surat rekomendasi yang baik seharusnya tidak lebih dari satu halaman, atau paling banyak dua halaman. Oleh karena itu, Anda perlu fokus pada poin-point terpenting dan relevan agar penerima tetap memahami tujuan dari surat tersebut.

6. Tekankan Potensi Kandidat

Tunjukkan kemampuan karyawan dengan menyoroti potensi yang ia miliki, terkait pertumbuhan dan keberhasilan dalam posisi baru. Melalui hal ini, Anda dapat meyakinkan penerima bahwa mereka mampu beradaptasi dan berhasil dalam situasi yang berbeda.

3. Surat Rekomendasi Karyawan untuk Promosi

Surat referensi untuk promsoi adalah dukungan tertulis yang diberikan oleh atasan, manajer, atau rekan kerja dalam perusahaan, bagi seorang karyawan yang mengajukan permohonan promosi.

Surat ini bisa ditulis oleh atasan yang merekomendasikan promosi atau oleh departemen yang telah mengidentifikasi karyawan tersebut sebagai calon potensial. Perbedaan utama antara surat rekomendasi promosi dan umum terletak pada konteksnya.

Surat rekomendasi lebih berfokus pada kontribusi karyawan dalam organisasi, kesiapan mereka terhadap tanggung jawab yang lebih besar, dan bagaimana mereka menunjukkan potensi untuk berhasil dalam peran yang lebih tinggi.

4. Surat Rekomendasi Sederhana

Surat rekomendasi sederhana dapat digunakan dalam beberapa situasi. Pertama, surat rekomendasi profesional tidak diperlukan karena konteksnya lebih informal dibandingkan aplikasi pekerjaan.

Surat rekomendasi sederhana lebih cocok digunakan untuk situasi tidak resmi, seperti rekomendasi untuk kesempatan menjadi relewan atau keanggotaan tertentu.

Namun, dalam lingkungan profesional, surat sederhana juga dapat digunakan untuk mengkonfirmasi pekerjaan seseorang tanpa memberikan penilaian tentang kinerja atau kemampuan mereka.

Hal tersebut bisa terjadi ketika pemberi kerja hanya ingin memastikan bahwa kandidat pernah bekerja di perusahaan untuk peran tertentu, serta dengan gaji yang dapat dipertanggungjawabkan.

Alasan lainnya, sebagai profesional HR Anda dapat menggunakan surat jenis ini saat Anda diminta memberikan surat referensi, namun individu tersebut memiliki kinerja yang buruk.

Dibandingkan memberikan dukungan terhadap nilai atau kemampuan kandidat, dalam kasus seperti ini lebih baik Anda berfokus pada informasi yang lebih faktual.

Cara menulis surat rekomendasi sederhana yang baik:

1. Tetap pada fakta. Sertakan jabatan mantan karyawan, periode kerja mereka, dan tanggung jawab utama yang mereka emban.
2. Hindari memberikan penilaian subjektif. Hindari membuat penilaian atau pendapat tentang kinerja mereka, karena hal tersebut dapat mempengaruhi peluang mereka di masa depan atau bahkan menyebabkan masalah hukum jika individu merasa bahwa mereka telah diperlakukan secara tidak adil, yang dapat merusak reputasi atau prospek karier mereka.

Komponen dalam Surat Rekomendasi Karyawan

Berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda cantumkan dalam surat rekomendasi:

1. Pengenalan Diri

Sebuah paragraf singkat yang memperkenalkan diri Anda sebagai penulis surat rekomendasi. Jelaskan hubungan Anda dengan karyawan yang direkomendasikan, seperti posisi Anda di perusahaan dan dalam kapasitas apa Anda mengenal mereka.

2. Deskripsi Karyawan

Gambarkan karyawan secara positif, menyebutkan kualitas, keterampilan, dan pencapaian yang relevan. Berikan contoh konkret atau cerita sukses yang menggambarkan kemampuan dan kontribusi mereka.

3. Rekomendasi

Jelaskan dengan jelas rekomendasi Anda untuk karyawan tersebut, seperti rekomendasi untuk posisi tertentu atau kesempatan kerja lainnya.

4. Kesimpulan

Tegaskan kembali rekomendasi Anda dan sampaikan keyakinan Anda bahwa karyawan tersebut akan berhasil di posisi atau perusahaan baru.

5. Penutup Surat

Sampaikan salam penutup yang sesuai, seperti “Hormat saya” atau “Terima kasih atas perhatian Anda”.

6. Tanda Tangan

Tandatangani surat dengan tinta di bawah salam penutup. Selain itu, sertakan informasi kontak Anda, seperti alamat email, nomor telepon agar penerima surat dapat menghubungi Anda jika memerlukan informasi tambahan.

Cara Mengajukan Surat Rekomendasi Karyawan

Jika Anda seorang karyawan yang ingin meminta surat referensi untuk kebutuhan melamar ke perusahaan lain, berikut langkah-langkah yang perlu Anda lakukan:

1. Pilihlah Orang yang Tepat

Anda tidak boleh meminta rekomendasi kerja ke sembarang orang. Mintalah kepada orang yang menduduki posisi kredibel, serta mengetahui bagaimana kinerja Anda selama di perusahaan. Misalnya, seperti HRD, manajer, atau pemimpin tim.

Dengan memilih orang yang tepat, Anda pun bisa mendapatkan surat rekomendasi yang objektif namun tetap positif.

2. Ajukan Permintaan Surat dengan Waktu Cukup

Ajukan permintaan surat rekomendasi setidaknya 2 minggu sebelum Anda membutuhkannya. Berikan waktu yang cukup kepada mereka yang memberikan referensi, untuk mempersiapkan dan menulis surat rekomendasi dengan baik.

3. Ajukan Permintaan Surat dengan Sopan

Mintalah surat rekomendasi secara langsung dengan menyebutkan tujuan surat, serta batas waktu pembuatannya. Ingatlah bahwa pemberi referensi sebenarnya tidak wajib memberikan rekomendasi, jadi usahakan untuk  sopan saat memintanya.

4. Berikan Informasi yang Diperlukan

Bantu pemberi referensi dengan memberikan informasi yang diperlukan tentang pekerjaan yang Anda lamar. Jelaskan kembali tentang keterampilan dan kualifikasi Anda, serta sampaikan dengan jelas apa yang Anda harapkan dalam surat rekomendasi.