Remote work polices atau kebijakan kerja jarak jauh adalah dokumen yang menguraikan semua persyaratan yang mengizinkan karyawan bekerja dari rumah.
Kebijakan ini menjelaskan siapa saja yang diizinkan untuk bekerja jarak jauh, bagaimana mereka harus bekerja, bagaimana perusahaan akan mengevaluasi pekerjaan mereka, serta hak-hak mereka sebagai pekerja jarak jauh.
Apakah Remote Work Policies itu Penting?
Ya, kebijakan kerja jarak jauh sangat penting, sebab kebijakan ini dapat membantu memastikan bahwa meskipun karyawan tidak berada di kantor secara fisik, mereka tetap dapat berkontribusi secara efektif.
Berikut beberapa alasan yang membuat kebijakan kerja jarak jauh sangat penting:
1. Meningkatkan Efisiensi Kerja Jarak Jauh
Kebijakan ini membantu menjadikan kerja jarak jauh lebih terstruktur dan efisien. Tanpa kebijakan ini, perusahaan mungkin akan kesulitan dalam memantau dan mengelola karyawan yang bekerja dari jauh.
2. Mengurangi Risiko Hukum
Kebijakan kerja jarak jauh juga membantu perusahaan dalam mengurangi risiko hukum dan aturan terkait pajak, ketentuan penggajian, dan masalah-masalah lain yang mungkin muncul dalam sistem remote working.
3. Menguntungkan Karyawan
Remote work policies dapat menjadi daya tarik untuk menarik bakat terbaik. Selain itu, hal ini juga dapat meningkatkan produktivitas dan sebagai bentuk benefit untuk karyawan, seperti sistem kerja yang fleksibel.
4. Memberikan Penjelasan kepada Karyawan
Setiap karyawan membutuhkan panduan yang jelas tentang bagaimana mereka bekerja secara jarak jauh. Kebijakan ini memberikan kejelasan mengenai apa yang diperbolehkan perusahaan, bagaimana sistem penggajian dan tunjangan, serta aturan-aturan yang perlu ditaati.
5. Memberikan Pilihan kepada Karyawan
Melalui kebijakan ini, perusahaan dapat memberikan kebebasan kepada karyawan untuk memilih cara mereka bekerja. Mereka dapat memilih apakah ingin bekerja remote working sepenuhnya, hybrid working, atau bekerja secara langsung di kanor.
Hal ini memberikan fleksibilitas kepada karyawan untuk memilih gaya kerja yang paling sesuai untuk mereka.
Dengan remote work polices yang disusun dengan baik, perusahaan dapat memfasilitasi karyawan yang bekerja jarak jauh dengan lebih efektif, menjaga kepuasan karyawan, dan mengurangi berbagai risiko yang mungkin akan muncul.
Apa Saja Komponen Remote Work Policies?
Setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda-beda terkait kerja jarak jauh, namun berikut ini adalah 10 komponen yang umumnya ditemukan dalam remote work polices:
1. Untuk Siapa Kebijakan Berlaku
Kebijakan kerja jarak jauh perusahaan harus menentukan siapa yang termasuk pekerja jarak jauh, dan siapa yang bukan. Buatlah parameter yang jelas tentang apa yang diperlukan untuk mengklasifikasikan karyawan sebagai ‘pekerja jarak jauh’.
Misalnya, pekerja jarak jauh adalah:
- Karyawan yang lokasi kerjanya bukan berada di kantor.
- Karyawan yang bekerja 30+ jam per minggu dari rumah atau tempat selain kantor.
Selain itu, Anda juga perlu menjelaskan posisi atau departemen mana saja yang diizinkan untuk bekerja dari rumah. Sebab, beberapa posisi membutuhkan kehadirannya secara langsung di kantor.
2. Tanggung Jawab Pekerja Jarak Jauh
Bagian ini dapat bersifat spesifik untuk setiap karyawan atau secara umum untuk semua staf, yang mencakup deskripsi pekerjaan, tujuan yang telah disepakati manajemen perusahaan, dan daftar tugas dan tanggung jawab yang harus dipenuhi oleh anggota tim.
Secara ideal, karyawan harus bisa mempertahankan tingkat kinerja yang sama seperti yang mereka lakukan saat bekerja di kantor.
Namun, bagi pekerja jarak jauh baru, kebijakan ini akan membantu memastikan bahwa semua staf, di mana pun lokasi kerjanya, harus tetap mempertahankan kinerjanya.
3. Pilihan untuk Karyawan
Penting untuk menyertakan panduan bagi karyawan yang mungkin ingin beralih antara bekerja dari kantor atau bekerja jarak jauh secara permanen.
Apabila perusahaan bersedia memberikan fleksibilitas tersebut, kebijakan kerja jarak jauh harus menginformasikan langkah-langkah yang harus diikuti oleh karyawan dan manajer untuk terkait perubahan sistem kerja.
Pada bagian ini, sebaiknya juga dicantumkan ringkasan mengenai berbagai perubahan yang terjadi dalam hal pajak, hukum, atau tunjangan bagi bagi pekerja jarak jauh.
4. Pedoman Terkait Lingkungan Kerja
Meskipun bekerja secara jarak jauh, bukan berarti perusahaan tidak bertanggung jawab untuk menciptaan lingkungan kerja yang aman.
Dengan kata lain, remote work polices harus mencantumkan panduan dan standar yang jelas mengenai standar ruang kerja untuk karyawan, seperti:
- Ruang kerja yang tenang dan bebas gangguan
- Koneksi intenet yang memadai
- Semua software dan device yang dibutuhkan
- Tempat duduk dan meja kerja
5. Kebijakan IT terkait Kerahasiaan, Perlindungan Data, dan Keamanan Siber
Konsultasikan kepada tim IT untuk mengembangkan panduan, aturan, dan alat bantu yangd diperlukan untuk mengurangi risiko keamanan terkait pekerjaan jarak jauh.
Apabila saat ini perusahaan Anda sudah memiliki kebijakan serupa untuk karyawan yang bekerja di kantor, Anda dapat mengadaptasi kebijakan tersebut dengan melakukan penyesuaian pada beberapa komponen.
6. Kompensasi dan Tunjangan untuk Pekerja Jarak Jauh
Pekerja jarak jauh mungkin tidak akan mendapatkan semua tunjangan seperti karyawan yang bekerja di kantor. Misalnya, tunjangan makan siang kantor atau subsidi transportasi tidak akan berlaku untuk pekerja jarak jauh.
Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk meninjau benefit yang akan ditawarkan kepada pekerja jarak jauh dan memastikan bahwa mereka memperoleh dukungan yang setara dengan rekan-rekan mereka.
Hal ini bisa mencakup pemberian tunjangan untuk peralatan atau fasilitas kantor, dukungan pengembangan profesional, subsisi makanan, dan sebagainya.
7. Waktu Kerja
Remote work policies harus menjelaskan ekspektasi ketersediaan pekerja jarak jauh, yang sangat penting dari segi hukum dan juga kesejahteraan karyawan. Informasikan pada jam berapa mereka harus bekerja atau sepenuhnya fleksibel.
Misalnya, apakah ada jam kerja tertentu seperti jam 9 pagi hingga jam 5 sore, atau apakah karyawan boleh bekerja di malam hari, dan sebagainya. Semua hal tersebut harus dijelaskan secara lengkap dalam kebijakan kerja jarak jauh.
Untuk menerapkan kebijakan ini, Anda dapat mengandalkan aplikasi absensi yang saat ini sudah banyak tersedia, salah satunya adalah Gajihub.
Dengan Gajihub, Anda dapat memantau waktu kerja karyawan, mulai dari karyawan bekerja hingga mereka menyelesaikan pekerjaan.
Menariknya lagi, aplikasi yang dapat diunduh melalui Playstore ataupun Appstore ini, juga menyediakan fitur employee self service (ESS) yang memungkinkan karyawan untuk melakukan presensi melalui smarphone kapan pun dan di mana saja.
Sistem presensi ini juga sangat transparan karena dilengkapi oleh sistem abuse detection, yang akan menolak presensi apabila diketahui menggunakan Fake Gps, Fake Ip, dan juga sudah berdasarkan Face Recognition.
Berbagai fitur tersebut tentunya akan memudahkan Anad dalam pemantau pekerja jarak jauh. Jika Anda tertarik, klik gambar di bawah ini untuk daftar dan coba gratis selama 14 hari.
8. Ekspektasi Responsif atau Daya Tanggap
Informasikan terkait ekspektasi mengenai cara dan kapan pekerja jarak jauh harus merespons rekan kerja atau manajer mereka.
Tentukan kapan mereka harus siap untuk dihubungi, serta tetapkan standar terkait tingkat daya tanggap yang diharapkan dalam merespon permintaan.
Hal ini akan membantu menjaga komunikasi dan transparansi yang baik antara pekerja jarak jauh, terlepasd ari perbedaan zona waktu di mana pun mereka berada.
9. Ekspektasi Kinerja dan Produktivitas
Tetapkan pedoman tentang bagaimana manajer dapat memantau kinerja dan produktivitas karyawan.
Jelaskan proses atau tools pelacakan kinerja yang harus digunakan oleh staf Anda dan tetapkan ekspektasi mengenai bagaimana dan kapan mereka harus melaporkan progress pekerjaan mereka.
10. Persyaratan Peralatan
Terakhir, Anda juga perlu mencantumkan mengenai peralatan yang diperlukan oleh pekerja jarak jauh untuk bekerja dan berkomunikasi dengan rekan kerja.
Hal ini mungkin mencakup alat komunikasi seperti Slack, Zoom Meeting, atau device seperti laptop, headset, serta berbagai software yang diperlukan seperti, software payroll dan HR untuk pemantauan kehadiran karyawan, dan sebagainya.
Bagaimana Cara Membuat Remote Work Policies?
Setelah memahami komponen tercantum dalam kebijakan kerja jarak jauh, berikut langkah-langkah pembuatannya:
1. Tentukan Cara Kerja Karyawan
- Tentukan bagaimana karyawan harus menyelesaikan tuugas mereka saat bekerja dari jarak jauh.
- Tetapkan ekspektasi yang realistis tentang apa yang diharapkan dari pekerjaan jarak jauh.
- Pastikan manajer atau atasan yang akan mengawasi karyawan telah ditentukan.
2. Tentukan Sumber Daya yang Diperlukan
- Pertimbangkan apakah perusahaan akan menyediakan peralatan dan sumber daya untuk bekerja jarak jauh atau karyawan harus mempersiapkannya sendiri.
- Pertimbangkan kebutuhan keamanan data dan dukungan teknis yang mungkin diperlukan.
3. Susun Aturan yang Jelas
- Tulis aturan yang jelas mengenai tugas dan tanggung jawab karyawan saat bekerja jarak jauh.
- Tentukan jam kerja, fleksibilitas, hingga pengajuan cuti atau izin.
4. Jelaskan Cara Berkomunikasi dan Bekerja Sama
- Jelaskan bagaimana karyawan dapat berinteraksi dan bekerja sama dengan rekan kerja secara efektif, meskipun mereka berada di tempat yang berbeda.
- Tentukan alat-alat yang akan digunakan untuk berkomunikasi dan bekerja sama dalam tim.
5. Cantumkan Hak-Hak Karyawan
- Informasikan denga njelas terkait hak-hak karyawan termasuk upah lembur dan pelatihan keamanan data yang diperlukan.
- Pastikan bahwa kebijakan kerja jarak jauh mematuhi aturan hukum yang berlaku.
6. Informasikan Benefit dan Kompensasi
- Sertakan informasi tentang tunjangan dan kompensasi yang akan diterima karyawan yang bekerja secara remote.
- Apabila perusahaan Anda menetapkan kebijakan gaji yang bervariasi tergantung lokasi tempat tinggal karyawan, jangan lupa untuk menjelaskan hal ini agar proses penggajian lebih transparan dan adil.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat membuat remote work policies yang jelas dan efektif untuk seluruh perusahaan, sehingga karyawan dapat tetap produktif meskipun bekerja dari jarak jauh.
Contoh Remote Work Policies
Berikut adalah contoh kebijakan kerja jarak jauh yang dapat digunakan sebagai referensi. Pastikan Anda membuat kebijakan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Tujuan
Dokumen ini menjelaskan aturan bagi karyawan KaryaBumi yang bekerja dari tempat selain kantor utama perusahaan di Bandung, Jawa Barat. Kebijakan kerja jarak jauh ini berlaku hingga 1 Desember 2022.
Lingkup
Kebijakan ini hanya berlaku untuk karyawan full time yang telah menyelesaikan pelatihan wajib dari perusahaan.
Syarat Kelayakan
KaryaBumi mengizinkan karyawan yang memenuhi syarat untuk bekerja jarak jauh. Mereka bisa bekerja di mana saja, asalkan memiliki peralatan yang diperlukan untuk tugas-tugas mereka.
Karyawan yang bisa bekerja jarak jauh harus:
- Menyelesaikan tugas-tugas mereka sesuai batas waktu yang telah ditentukan.
- Memiliki akses ke internet dan peralatan yang diperlukan.
Ekspektasi Kerja
KaryaBumi mengharapkan karyawan yang bekerja jarak jauh untuk:
- Bekerja selama 40 jam per minggu.
- Menjawab email dalam waktu 24 jam.
- Tersedia sepenuhnya antara jam 9 pagi hingga 12 siang Universal Time Coordinated (UTC).
Karyawan dan atasan diharapkan untuk berkomunikasi secara daring setiap dua minggu sekali melalui Google Meet atau media meeting lainnya.
Peralatan
KaryaBumi akan menyediakan karyawan jarak jauh dengan ponsel perusahaan dan laptop. Kami ingin karyawan menggunakan peralatan ini hanya untuk pekerjaan. Biaya yang timbul akibat bekerja dari rumah menjadi tanggung jawab karyawan.
Pedoman Ruang Kerja
Karyawan yang bekerja dari rumah harus menjaga tempat kerja mereka aman. Kami menyarankan agar mereka menjaga area kerja mereka rapi dan nyaman.
Keamanan dan Kerahasiaan
Karyawan yang bekerja jarak jauh harus menjaga keamanan data perusahaan. Mereka harus memastikan bahwa perangkat komputer mereka aman dan tidak menggunakan Wi-Fi publik.
Kompensasi
Gaji dasar karyawan tidak berubah meskipun mereka bekerja jarak jauh. Karyawan yang bekerja jarak jauh masih bisa mendapatkan kenaikan gaji dan promosi berdasarkan penilaian kinerja mereka.