Account officer (AO) adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk mengurus keuangan di perusahaan. Biasanya, mereka bekerja sama dengan tim akuntan dan auditor untuk memastikan bahwa semua transaksi ditangani sesuai dengan aturan yang berlaku.
Account officer juga dapat diartikan sebagai orang yang bekerja di sebuah lembaga keuangan, seperti bank atau koperasi dan berperan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dalam hal kredit.
Oleh karena itu, tanggung jawabnya pun meliputi membuat proposal penjualan baru dan perpanjangan kontrak nasabah, memperkenalkan produk, serta meghubungi nasabah melalui email atau telepon untuk menjawab pertanyaan dan mengumpulkan informasi mengenai nasabah.
Dalam manajemen pembiayaan, posisi ini memegang peran penting mulai dari proses awal pengajuan pembiayaan, melakukan monitoring, hingga saat terjadi masalah pada proses pembiayaan.
Ketika terjadi masalah dalam proses pembiayaan, AO lah yang bertanggung jawab untuk mengidentfikasi faktor-faktor yang menyebabkan masalah tersebut terjadi.
Dengan demikain, untuk menjadi seorang AO Anda harus memiliki pengetahuan mendalam mengenai pembiayaan agar dapat menganalisis setiap nasabah yang akan melakukan kredit.
Dalam dunia perbankan sendiri, terdapat beberapa jenis AO dengan tugas dan tanggung jawab yang secara umum hampir sama, yaitu:
- Account Officer Micro
- Account Officer SME
- Account Officer Secured Loan
- Account Officer Kredit
- Account Officer Financial Services
Tugas dan Tanggung Jawab Account Officer
Berikut adalah beberapa tugas dan tanggung jawab yang dilakukan oleh seorang AO:
1. Collecting
Sebagai seorang AO, Anda akan melakukan collecting atau pengumpulan informasi. Hal ini dilakukan untuk mencari calon pelanggan atau nasabah baru.
Anda dapat mengumpulkan informasi dengan membagikan brosur, mengoptimalkan media sosial, atau meminta referensi dari orang yang dikenal.
Saat melakukan collecting, Anda harus mempersiapkan diri guna menghadapi berbagai reaksi orang saat ditawari produk, seperti bertindak kasar ataupun yang lainnya.
2. Memperkenalkan Produk kepada Calon Nasabah
Tugas selanjutnya adalah memperkenalkan produk kepada calon nasabah atau klien. Produk yang ditawarkan AO umumnya adalah pinjaman kredit, deposito, atau bentuk layanan lainnya.
Dalam menjalankan tugas ini, sebagai AO biasanya Anda akan memperkenalkan produk saat klien datang ke tempat kerja Anda, atau sebaliknya Anda yang datang ke kantor tempat klien bekerja.
3. Berkoordinasi dengan Tim Marketing
Selain menawarkan produk secara langsung kepada calon nasabah, Anda juga perlu bekerja sama dengan tim marketing atau pemasaran. Di sini, Anda dapat mendiskusikan tentang pembuatan rencana pemasaran yang bisa menjangkau target perusahaan.
4. Memberikan Penjelasan Rinci Tentang Produk
Saat melakukan penawaran kepada calon nasabah, pahami bahwa tidak semua nasabah langsung memahami apa yang Anda maksud. Oleh karena itu, Anda perlu memberikan penjelasan secara mendetail tentang produk agar mereka dapat memahami sepenuhnya.
Tantangan dari tugas ini adalah ketika nasabah tidak mengerti atau bahkan salah memahami tentang produk yang ditawarkan.
Untuk menjadi AO yang baik, upayakan untuk menjelaskan secara rinci namun dengan bahasa yang mudah dipahami oleh semua orang. Selain itu, hindari penggunaan istilah-istilah asing yang kurang akrab di telinga.
5. Melakukan Proses Invoice
AO juga bertugas dalam membuat dan memproses invoice, mulai dari menerima faktur hingga pembayarannya. Format invoice yang bisa Anda gunakan sangat beragam, mulai dari email, PDF, dan bentuk fisik.
6. Memeriksa Kesesuaian antara Invoice, Pembayaran, dan Pengeluaran
Setelah melakukan proses pembuatan invoice, tahap selanjutnya Anda perlu memeriksa dan memastikan bahwa invoice sudah sesuai dengan pembayaran dan pengeluaran perusahaan.
Periksa setiap tanggal yang tertera pada invoice secara cermat untuk memastikan tidak ada yang terlewat. Apabila terdapat tanggal invoice yang tidak sesuai dengan pengeluaran atau pembayaran, AO bertanggung ajwab untuk melakukan tindak lanjut dengan nasabah.
7. Memberikan Solusi kepada Nasabah
Sebagai AO, tentunya Anda akan sering bertemu dengan nasabah yang datang untuk melaporkan masalah dan kesulitan mereka.
Oleh karena itu, Anda harus memiliki pengetahuan mendalam tentang produk agar bisa memberikan solusi yang dibutuhkan nasabah dan sesuai dengan ketentuan serta kebijakan perusahaan.
Saat melakukan tugas ini, terkadang Anda juga akan bertemu dengan nasabah yang tidak ramah dan kurang sabar. Inilah yang membuat seorang account officer harus memiliki keterampilan komunikasi yang baik.
8. Membangun Hubungan Baik dengan Nasabah
Selain menanggapi keluhan dengan baik, seorang AO juga berperan penting dalam menjaga hubungan baik dengan nasabah. Misalnya, dengan melakukan follow up terhadap penawaran produk, baik untuk nasabah lama maupun calon nasabah baru.
Untuk melakukan tugas yang satu ini, Anda dapat menghubungi nasabah melalui telepon, WhatsApp, ataupun SMS. Meskipun demikian, akan lebih baik jika Anda datang langsung ke tempat nasabah.
9. Mengelola Akun Nasabah
Setelah mendapatkan nasabah, hal yang perlu Anda lakukan adalah mengelola akun nasabah. Hal ini dilakukan agar mereka tidak mengalami masalah di masa depan.
10. Melakukan Manajemen Produk dan Kredit
Tugas selanjutnya adalah melakukan manajemen produk dan kredit, yaitu dengan memerisa akun secara seksama dengan nasabah. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa nasabah telah melaksanakan kewajibannya dengan benar.
11. Menjaga Catatan Keuangan Perusahaan
AO merupakan seseorang yang berperan penting dalam pemeriksaan catatan keuangan perusahaan. Inilah yang membuat Anda harus memastikan keakuratan aspek keuangan secara keseluruhan dan mematuhi hukum, serta menyelesaikan akun-akun ke dalam buku besar.
12. Menyeimbangkan Anggaran Keuangan
Tugas selanjutnya adalah menyeimbangkan anggaran perusahaan, yaitu dengan mengembangkan perkiraan berdasarkan tren pasar dan perusahaan, serta menyusun laporan pendapatan operasional.
Selain itu, AO juga dapat melakukan audit internal terhadap aktivitas keuangan di perusahaan.
13. Menangani Pajak dan Piutang
AO juga kerap berhubungan dengan pajak dan piutang perusahaan. Mulai dari perhitungan pajak yang harus dibayarkan, menyiapkan laporan pajak, menyelesaikan berbagai transaksi terkait pajak keuangan, hingga menangani pertanyaan terkait akun dari sumber internal dan eksternal.
14. Menyusun Laporan Keuangan
AO bertanggung jawab untuk menyusun dan memastikan laporan keuangan tersusun rapi dan teratur, serta terjaga sepanjang waktu. Sebagai AO, Anda juga perlu melaporkan semua temuan terkait keuangan kepada manajemen dalam bentuk laporan tertulis.
15. Membuat Laporan Kerja
Terakhir, Anda juga akan bertanggung jawab dalam pembuatan laporan kerja. Laporan ini biasanya berisi analisis dari setiap nasabah atau klien yang Anda kelola. Pembuatan harus dilakukan secara berkala dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Skill Penting untuk Account Officer
Berikut adalah beberapa keterampilan yang dibutuhkan oleh seorang account officer agar berhasil dalam pekerjaannya:
1. Komunikasi Lisan
Kemampuan berbicara dengan baik sangat penting bagi AO, karena Anda akan berbicara dengan klien, rekan kerja lain, dan manajer. Saat bekerja, Anda harus bisa menjelaskan informasi mengenai keuangan dengan bahasa yang mudah dimengerti.
Selain itu, Anda juga perlu memiliki sikap profesional dan ramah untuk berbicara dengan nasabah.
2. Komunikasi Tertulis
Tak hanya komunikasi lisan, Anda pun membutuhkan keterampilan untuk menulis dengan baik. Hal ini disebabkan karena Anda akan sering berhubungan dengan nasabah, manajer, maupun rekan kerja melalui email, surat, dan pesan tertulis lainnya.
Kemampuan menulis yang efektif melibatkan keterampilan untuk menyusun pesan dengan jelas, singkat, dan sesuai tata bahasa.
Selain itu, terkadang Anda juga akan diminta untuk membuat laporan yang memerlukan kemampuan menyampaikan informasi kompleks dengan cara yang sederhana.
3. Matematika
Kemampuan berhitung dan memahami data angka adalah hal yang sangat penting bagi AO. Anda dapat menggunakan keterampilan ini untuk mencatat dan melacak transaksi keuangan, menyeimbangkan laporan keuangan, serta menghitung bunga dan biaya.
Kemudian, Anda juga bisa menggunakan skill matematika untuk memastikan keakuratan informasi dan saldo akun nasabah akurat.
4. Pemecahan Masalah
Kemampuan memecahkan masalah atau problem solving membantu AO untuk mengidentifikasi dan mengatasi masalah. Dengan skill ini, Anda bisa bertanggung jawab dalam mengatasi perbedaan catatan transaksi.
Selain itu, Anda juga bisa menemukan sumber masalah dan mengusulkan solsui agar dapat menyelesaikan masalah secara efisien.
5. Manajemen Waktu
Seperti yang telah disebutkan di atas, bahwa OA memiliki tugas yang sangat beragam. Oleh karena itu, Anda perlu memiliki kemampuan mengelola waktu dengan baik. Hal ini akan membantu Anda dalam merencanakan dan menyeelsaikan pekerjaan sesuai waktu yang telah ditentukan.
Dengan memiliki keterampilan manajemen waktu, Anda dapat menjalankan tugas dengan baik dan membantu menjaga keuangan perusahaan tetap teratur.
6. Dasar-Dasar Akuntansi
Seorang AO harus memiliki keterampilan dasar-dasar akuntansi, karena tugas yang diemban erat kaitannya dengan bidang akuntansi. Dengan keterampilan ini dan dibantu dengan keterampilan lainnya, Anda pun dapat melaksanakan tugas-tugas AO secara maksimal.
7. Kemampuan Analisis yang Tinggi
Memiliki kemampuan analisis yang tinggi menjadi nilai tambah bagi Anda yang bercita-cita menjadi AO. Kemampuan ini nantinya sangat diperlukan untuk mengelola keuangan perusahaan dengan baik dan cermat.
8. Berorientasi pada Detail
Seorang account officer dituntut untuk memiliki keterampilan detail oriented. Hal ini disebabkan karena tugas-tugas mereka menuntut tingkat keakuratan yang tinggi, terutama dalam menghitung keuangan perusahaan maupun ketika mengelola akun nasabah.
Contoh Deskripsi Pekerjaan untuk Account Officer
Jika saat ini Anda adalah seorang profesional HR di mana perusahaan Anda sedang membuka posisi untuk AO, berikut contoh job description yang bisa Anda jadikan referensi:
Deskripsi Pekerjaan Account Officer
Perusahaan kami saat ini sedang mencari seorang Account Officer (AO) untuk mendukung tim Penjualan kami dan memberikan layanan pelanggan berkualitas.
Tanggung Jawab AO meliputi:
- Menyiapkan proposal penjualan, memperbarui basis data internal dengan detail klien dan kontrak, serta melakukan riset pasar.
- Memiliki keterampilan komunikasi yang baik dan tertarik dengan bidang penjualan dan pemasaran.
- Memiliki pengalaman sebelumnya dalam posisi yang berhubungan dengan pelanggan akan menjadi nilai tambah.
Tanggung Jawab Account Officer
- Menyiapkan proposal penjualan baru dan perpanjangan kontrak.
- Mengatur jadwal pengenalan produk.
- Menghubungi pelanggan melalui email atau telepon untuk menjawab pertanyaan atau mengumpulkan informasi tentang akun mereka.
- Memperbarui basis data internal atau customer relation management (CRM) dengan rincian akun yang akurat.
- Melakukan tugas-tugas penjualan di belakang layar untuk mendukung Eksekutif Akun jika diperlukan.
- Meneliti tren pasar dan kompetisi.
- Membuat laporan tentang hasil kampanye penjualan dan pemasaran.
- Mengelola catatan digital dan fisik faktur serta kontrak.
- Mengatasi masalah pembayaran yang mungkin muncul.
- Mengidentifikasi prospek pendapatan baru yang berpotensi.
Persyaratan dan Keterampilan
- Pengalaman kerja sebagai Account Officer atau sejensinya.
- Pengalaman dalam posisi layanan pelanggan mendapatkan nilai tambah.
- Familiar dengan CRM.
- Kemampuan berkomunikasi secara lisan dan tertulis dengan baik.
- Kemampuan dalam mengelola waktu dengan efisien.
- Memiliki gelar sarjana dari jurusan Pemasaran, Administrasi Bisnis, atau bidang terkait yang relevan.