Skills taxonomy atau taksonomi keterampilan adalah daftar yang mencakup semua jenis keterampilan yang relevan dengan organisasi dan industri Anda. Hal ini mencakup hard skills dan soft skills, mulai dari kemampuan berkomunikasi antar pribadi hingga keterampilan teknis seperti analisis data, desain grafis, dan sebagainya.
Melalui taksonomi keterampilan, Anda dapat menciptakan pemahaman yang segaram mengenai hal-hal terkait pengembangan strategi tenaga kerja yang efektif dan dapat meningkatkan efisiensi operasional.
Selain itu, daftar ini juga mempermudah Anda dalam mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola keterampilan inti yang membuat perusahaan dapat mencapai tujuan dengan pendekatan yang berbasis pada keterampilan.
Namun, perlu Anda ketahui bahwa taksonomi keterampilan akan selalu membutuhkan perubahan dan harus mampu beradaptasi dengan dinamika bisnis dan tenaga kerja yang selalu berubah.
Kemudian, penting juga untuk memiliki metodologi penilaian keterampilan yang sudah terbukti. Metodologi ini membantu memberikan pemahaman yang jelas tentang kelemahan dan kekuatan keterampilan para karyawan.
Pentingnya Skill Taxonomy bagi Perusahaan
Menjaga taksonomi keterampilan yang diperbarui untuk setiap peran di organisasi akan membantu Anda memahami persis apa yang dibutuhkan oleh setiap peran dan di mana kekurangan keterampilan dalam organisasi.
Taksonomi keterampilan ini akan mempermudah Anda untuk menulis deskripsi pekerjaan yang akurat dan mencari kandidat yang sesuai di pasar tenaga kerja, serta membantu Anda mengembangkan program pengembangan keterampilan yang lebih fokus dan efektif.
Dalam dunia kerja yang terus berubah, taksonomi keterampilan semakin penting. Hampir sembilan dari sepuluh (89%) profesional pengembangan dan pelatihan (L&D) setuju bahwa melacak data keterampilan untuk meningkatkan keterampilan karyawan saat ini secara proaktif sangat penting untuk menghadapi masa depan kerja yang terus berkembang.
Dengan menerapkan taksonomi keterampilan untuk setiap peran di perusahaan, Anda akan mendapatkan manfaat berikut:
- Penilaian yang lebih akurat tentang kandidat yang cocok dengan pekerjaan
- Program pengembangan keterampilan yang lebih sesuai dan strategis untuk setiap peran
- Keterbukaan dan kejelasan yang lebih tinggi mengenai rencana mobilitas internal bagi setiap karyawan
- Perencanaan tenaga kerja yang lebih terarah dan efisien
- Pengurangan bias sistemik dengan memperkenalkan acuan objektif dalam penilaian kinerja dan promosi
Pada intinya, skills taxonomy merupakan langkah pertama yang dapat Anda lakukan untuk mengadopsi pendekatan yang lebih terstruktur dan terorganisir terkait keterampilan dalam menghadapi masa depan kerja.
Manfaat Skills Taxonomy
Jika di atas telah dibahas mengenai pentingnya taksonomi keterampilan secara umum bagi perusahaan, berikut adalah manfaat lain yang dimiliki skills taxonomy terkait perekrutan, pelatihan dan pengembangan, pengalokasian sumber daya dan mobilitas.
1. Perekrutan
Perekrutan sebaiknya berfokus pada daftar keterampilan yang dibutuhkan oleh bisnis, tenaga kerja, atau tim. Misalnya, jika Anda sedang merekrut seorang Manajer Proyek. Kandidat yang ideal bisa menjadi seseorang yang memiliki keterampilan dalam mengelola anggaran, manajemen sumber daya manusia, manajemen waktu, dan pelaporan.
Dibandingkan merekrut secara acak, Anda dapat menggunakan taksonomi keterampilan untuk mempertimbangkan pertanyaan-pertanyaan penting seperti:
- Apakah keterampilan-keterampilan tersebut sudah ada di dalam organisasi?
- Apakah ada orang yang memiliki keterampilan-keterampilan tersebut yang dapat dipindahkan ke posisi itu dengan waktu kerja paruh atau penuh, sehingga perusahaan menghemat biaya yang tidak perlu?
- Apakah ada kesempatan untuk melatih staf secara internal? Apakah lebih baik melatih staf yang sudah ada yang menunjukkan motivasi dan potensi keterampilan untuk mengisi peran Manajer Proyek?
- Apakah ada kekurangan keterampilan yang lebih penting di organisasi yang harus diatasi terlebih dahulu, sebelum mengatasi kekurangan keterampilan Manajer Proyek?
- Apakah spesifikasi posisi untuk peran Manajer Proyek sudah sesuai dengan kebutuhan bisnis? Apakah ada kekurangan keterampilan di organisasi yang bisa diatasi dengan memperluas tanggung jawab peran Manajer Proyek?
Pertanyaan-pertanyaan di atas hanya bisa dijawab dengan benar melalui pengelolaan keterampilan yang baik, yang melibatkan penggunaan taksonomi keterampilan.
2. Pengembangan dan Pelatihan SDM
Pengembangan tenaga kerja menjadi semakin penting dalam dunia kerja yang kompetitif saat ini. Program pelatihan yang efektif memiliki banyak manfaat yang terbukti, seperti peningkatan kinerja karyawan, peningkatan produktivitas, karyawan yang lebih bersemangat dan setia, mengurangi pergantian karyawan, dan meningkatkan semangat kerja.
Namun, selain mengeluarkan uang untuk pengembangan karyawan, Anda perlu memastikan bahwa investasi tersebut memberikan hasil yang baik. Misalnya dengan mengetahui pelatihan mana yang penting, pelatihan jenis apa yang memberikan manfaat terbesar, atau pelatihan mana yang dapat ditunda.
Dengan menggunakan pendekatan berbasis keterampilan dan memfokuskan pelatihan untuk mengisi kesenjangan keterampilan yang spesifik, organisasi dapat mengoptimalkan pengembangan SDM mereka dan memastikan sumber daya tidak terbuang sia-sia.
Selain itu, berikut manfaat skills taxonomy terkait pelatihan dan pengembangan SDM:
- Karyawan sudah memiliki keterampilan yang diperlukan dan keterampilan tersebut sudah dinilai dan diverifikasi.
- Pelatihan yang ditawarkan melebihi tingkat keterampilan yang dibutuhkan oleh seorang karyawan atau dalam suatu posisi.
- Organisasi dapat mengalokasikan sumber daya dengan lebih efisien dan memastikan pelatihan diberikan kepada karyawan yang memiliki nilai tambah dan sejalan dengan tujuan organisasi.
3. Pengalokasian Sumber Daya
Pendekatan berbasis keterampilan dapat meningkatkan pengalokasian sumber daya, yakni dengan memberdayakan organisasi untuk menugaskan sumber daya yang tepat dengan keterampilan sesuai untuk tugas atau kegiatan tertentu.
Melalui pendekatan ini, perusahaan dapat menentukan kemampuan yang dibutuhkan secara mendetail. Keterampilan-keterampilan ini kemudian dihubungkan dengan karyawan dan dinilai. Laporan hasil penilaian ini membantu mengidentifikasi area kekuatan dan kekurangan dalam keterampilan yang diperlukan.
Misalnya, organisasi dapat menentukan kumpulan keterampilan manajemen proyek yang dibutuhkan. Selanjutnya, mereka menilai keterampilan manajer proyek yang tersedia.
Dengan menyesuaikan data ini dan kebutuhan keterampilan tim, organisasi dapat menugaskan sumber daya terbaik yang sesuai dengan kebutuhan tim.
Pendekatan ini lebih efektif daripada hanya melakukan penyesuaian berdasarkan persyaratan terkait peran tertentu, karena pendekatan berbasis keterampilan lebih mempertimbangkan pemecahan rinci dari kumpulan keterampilan manajer proyek dan tingkat kompetensi dalam setiap keterampilan tersebut.
Perusahaan yang menggunakan skills taxonomy dan pendekatan berbasis keterampilan dalam pengalokasian sumber daya melaporkan hasil yang lebih baik secara keseluruhan, peningkatan kepuasan staf, dan peningkatan kepuasan pelanggan.
4. Mobilitas
Pendekatan berbasis keterampilan membuat Anda dapat melihat secara detail keterampilan yang dimiliki oleh setiap individu dalam perusahaan. Lalu, kumpulan keterampilan tersebut dapat Anda manfaatkan untuk mencapai tujuan perusahaan, seperti pelatihan, rekrutmen, dan sebagainya.
Dengan skills taxonomi, Anda dapat mempertimbangkan pertanyaan-pertanyaan seperti berikut ini:
- Apakah ada keterampilan yang diperlukan untuk proyek di luar tim langsung?
- Apakah ada peluang untuk memberikan pelatihan kepada karyawan berdasarkan minat mereka di luar peran yang mereka miliki?
- Apakah ada karyawan senior yang memiliki keterampilan yang sangat baik dan dapat memberikan bimbingan kepada karyawan baru?
Melalui pendekatan ini, karyawan dapat berpindah secara lebih bebas di dalam perusahaan. Mereka memiliki akses ke peluang formal dan informal yang sebelumnya tidak tersedia.
Elemen-Elemen Penting dalam Skills Taxonomy
Terdapat beberapa elemen penting dalam pendekatan ini yang harus Anda pahami, yaitu:
1. Struktur Hierarki
Struktur hierarki keterampilan memungkinkan pengelompokan keterampilan yang terkait dan memberikan cara yang mudah untuk melihat keterampilan secara terstruktur.
Mulai dari kategori yang luas hingga yang lebih spesifik, sehingga membantu dalam mengorganisir daftar keterampilan organisasi dengan cara yang logis dan mudah dipahami.
2. Nama Keterampilan
Nama keterampilan harus cukup jelas dan spesifik, sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan kebingungan. Nama keterampilan yang tepat membantu dalam mengidentifikasi dan mengelompokkan keterampilan dengan lebih baik.
3. Deskripsi Keterampilan
Deskripsi keterampilan memberikan penjelasan yang rinci tentang apa yang melibatkan keterampilan tersebut. Deskripsi yang baik membantu dalam pemahaman yang konsisten dan menyediakan panduan yang jelas tentang apa yang diharapkan dari keterampilan tersebut.
4. Pemetaan Keterampilan
Pemetaan keterampilan melibatkan hubungan antara keterampilan dengan individu atau peran tertentu dalam organisasi. Hal ini membantu Anda melihat kecocokan antara keterampilan yang dimiliki oleh individu dengan kebutuhan spesifik dalam suatu peran atau tim.
Dengan memiliki elemen-elemen ini dalam taksonomi keterampilan, organisasi dapat mengelola keterampilan dengan lebih terstruktur dan efektif. Hal ini membantu dalam mengidentifikasi celah keterampilan, mengarahkan pengembangan karyawan, dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya keterampilan dalam organisasi.
Cara Membangun Kerangka Skills Taxonomy
Membangun kerangka taksonomi keterampilan untuk suatu posisi tertentu sebenarnya cukup sederhana jika menggunakan metodologi yang tepat. Berikut adalah beberapa langkah yang perlu Anda ikuti:
1. Mencatat Keterampilan yang Diperlukan
Mulai dengan kumpulan keterampilan yang lebih spesifik untuk suatu posisi dan kemudian meluas secara bertahap.
Sebagai contoh, kumpulan keterampilan yang harus dimiliki software engineer dan seorang sales dapat terlihat seperti berikut ini:
- Kumpulan keterampilan untuk software engineer: coding, debugging, Q&A, spesific coding languages, komunikasi, dan teamwork.
- Kumpulan keterampilan untuk sales: CRM, sales, product knowledge, komuinkasi, dan teamwork.
Meskipun kumpulan keterampilan di atas mencakup kategori keterampilan secara luas yang dibutuhkan untuk masing-masing posisi, namun hal tersebut tidak dapat menjelaskan secara rinci semua hal yang harus dikuasai oleh para profesional dalam posisi tersebut.
Untuk memperoleh gambaran yang lebih jelas, Anda perlu memecah setiap keterampilan menjadi beberapa kelompok.
2. Menentukan Kelompok Keterampilan
Kelompok keterampilan adalah kelompok-kelompok keterampilan yang saling terkait dan berhubungan dengan kategori keterampilan di bawahnya. Kelompok-kelompok ini memberikan gambaran lengkap tentang kesuksesan dalam suatu posisi dengan menggambarkan kombinasi soft skill dan hard skill secara lebih spesifik yang diperlukan untuk menjalankan fungsi pekerjaan.
Contoh kelompok keterampilan mungkin mencakup:
- Teamwork: kerja sama, penyelesaian masalah, komunikasi, dan team building
- Sales: prospek, customer service, dan komunikasi
- Debugging: pengetahuan programming, error analysis, problem-solving, dan tekun
Mengembangkan kelompok keterampilan ini adalah langkah penting untuk membuat taksonomi keterampilan Anda bermanfaat bagi kesempatan pengembangan keterampilan dan pengalihan posisi bagi karyawan.
Kelompok yang jelas dan terperinci dapat membantu karyawan memahami keterampilan spesifik yang perlu mereka kembangkan atau tingkatkan, baik dalam peran mereka saat ini maupun jika mereka berencana untuk berpindah ke posisi lain di perusahaan.
3. Tentukan Prioritas Skills Taxonomy
Bayangkan taksonomi keterampilan sebagai diagram Venn yang menunjukkan gambaran keseluruhan dan kunci. Tingkat tertinggi dari taksonomi keterampilan adalah keterampilan yang Anda identifikasi pada langkah pertama.
Misalnya, untuk sales, bisa mencakup CRM, penjualan, product knowledge, komunikasi, dan kerjasama tim”.
Selanjutnya, visualisasikan kelompok keterampilan di bawah kategori utama ini sebagai keterampilan sekunder dalam hierarki. Di bawah skill penjualan misalnya, akan mencakup prospek dan customer service, serta soft skill seperti komunikasi.
Tergantung pada seberapa terperinci yang Anda inginkan, Anda dapat memecah keterampilan dalam setiap kelompok menjadi lebih rinci lagi. Misalnya, memperoleh prospek dan customer service masih merupakan kategori yang relatif luas yang dapat mencakup keterampilan yang lebih spesifik seperti riset dan komunikasi untuk skill prospek, serta penyelesaian konflik dan kesabaran untuk customer service.
Dengan mengikuti cara di atas, Anda dapat menciptakan skills taxonomy untuk seluruh tenaga kerja Anda.
Melalui hal ini, karyawan dapat mengembangkan karir mereka dan mempelajari keterampilan baru di perusahaan, sehingga turut membantu dalam meningkatkan retensi.