Reimburse adalah kompensasi yang diberikan perusahaan kepada karyawan untuk mengambalikan dana pribadi karyawan yang digunakan untuk kepentingan perusahaan. Namun perlu diketahui bahwa tidak semua uang pribadi yang digunakan bisa melakukan klaim reimburse.
Pemberian reimburse ini tergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan. Perusahaan memiliki peraturan tersendiri mengenai reimburse ini, mulai dari syarat hingga mekanisme melakukan reimburse.
Penggantian biaya (reimburse) karyawan membantu perusahaan mengelola biaya dengan menetapkan kebijakan seputar apa yang dapat diganti. Beberapa perusahaan menggunakan metode per diem untuk memutuskan berapa banyak yang harus dimasukkan dalam polis.
Per diem adalah jumlah tetap yang dapat dibelanjakan per hari. Untuk beberapa perusahaan, karyawan dipercayakan dengan kartu kredit yang dapat dibebankan ke rekening perusahaan. Namun, perusahaan lain mengharuskan karyawan untuk membayar dari rekening mereka sendiri dan menerima penggantian secara elektronik.
Apa Saja yang Bisa Direimburse?
Departemen sumber daya manusia sering bertanggung jawab atas proses konfirmasi bahwa pengeluaran karyawan memenuhi ambang batas kualifikasi untuk pembayaran kembali.
Biasanya, pengeluaran ini harus terjadi dalam konteks bisnis dan dibuktikan dengan tanda terima. Merupakan praktik yang baik bagi departemen manajemen SDM untuk juga memiliki kebijakan mengenai kelebihan pembayaran biaya yang memastikan perusahaan memulihkan kerugian.
Ada beberapa jenis penggantian yang mungkin dikeluarkan oleh perusahaan, termasuk yang berikut:
1. Biaya Transportasi atau Perjalanan Bisnis
Biaya transporatsi atau biaya perjalanan bisnis jadi bagian pertama yang bisa dilakukan klaim reimburse. Karyawan bisa mengajukan reimburse ini dengan beberapa ketentuan.
Misalnya adalah reimburse untuk tiket pesawat, taksi, tip untuk pengangkut bagasi, dan pembelian dalam pesawat yang diperlukan. Ada juga beberapa maskapai menagih Anda untuk menggunakan internet mereka selama penerbangan. Ini adalah biaya yang dapat diganti.
2. Akomodasi
Anda juga bisa mengajukan klaim reimburse untuk akomodasi bisnis. Hotel menjadi salah satu biaya yang masuk dalam kategori akomodasi dan bisa dilakukan klaim reimburse.
3. Biaya makan
Selanjutnya Anda juga bisa melakukan reimburse untuk biaya makan selama perjalanan bisnis. Ini termasuk biaya makan, hiburan pelanggan, dan tip untuk makanan yang dimakan.
4. Perlengkapan
Ini adalah pengeluaran umum yang terjadi dalam lini bisnis dan dapat diganti.
5. Lain-lain
Ini termasuk biaya pengiriman surat, fax, fotokopi, membuat panggilan bisnis dan dry cleaning.
Apa Saja Jenis Reimburse?
Ada 3 (tiga) jenis reimbursement yang bisa dilakukan oleh karyawan, apa saja? Simak jawabannya di sini:
1. Asuransi
Jenis reimburse yang pertama adalah asuransi. Reimbursement di bidang asuransi sering dilakukan ketika pemegang polis asuransi (kesehatan) harus berobat.
Pemegang polis asuransi bisa menggunakan uang pribadi terlebih dahulu. Ini dikarenakan jika menunggu dana dari asuransi maka akan memakan waktu yang cukup lama, sedangkan kebutuhan akan berobat harus segera di lakukan.
Nah, agar pemegang polis asuransi bisa segera berobat, maka ia bisa menggunakan uang pribadi terlebih dahulu. Baru setelah itu pemegang polis asuransi bisa mengajukan reimburse kepada pihak asuransi.
2. Pajak (Tax)
Jenis kedua dari reimburse adalah pajak (tax). Reimburse pajak ini sering digunakan dalam proses pembayaran pajak kepada pemerintah. Reimburse ini sering dilakukan oleh perusahaan dengan cara memotong gaji karyawan.
Jika karyawan ternyata sudah membayar pajak atau karyawan tersebut masuk kategori tidak kena pajak, maka karyawan dapat mengajukan reimburse pajak kepada pemerintah.
3. Legal
Jenis ketiga dari jenis reimbursement adalah legal. Reimburse legal merupakan reimburse yang berlaku di bidang hukum.
Jenis reimburse ini terjadi ketika pasangan yang telah bercerai diperintahkan oleh hakim untuk membayar kepada mantan pasangan sebagai pengganti waktu dan uang yang diinvestasikan pada prospek dan pertumbuhan keuangan pasangan.
Sebagai contoh, pasangan yang bekerja penuh waktu untuk membiayai pendidikan pasangan di perguruan tinggi bisa mengajukan reimburse kepada hakim saat perceraian.
Bagaimana Cara Mengajukan Reimburse ke Perusahaan?
Untuk bisa mengajukan reimburse ada cara-cara yang harus dilakukan. Berikut penjelasan cara-cara untuk mengajukan reimburse kepada perusahaan:
1. Siapkan Syarat-Syarat yang Berlaku
Cara pertama yang harus Anda lakukan untuk mengajukan reimburse adalah menyiapkan syarat-syarat yang berlaku. Seperti yang telah dijelaskan di atas bahwa setiap perusahaan memiliki syarat-syarat yang berbeda, jadi Anda bisa bertanya ke perusahaan terlebih dahulu untuk syarat-syarat tersebut.
Secara umum, biasanya syarat-syarat ini mencakup bukti pembayaran, invoce, dan sebagainya. Bukti pembayaran yang berlaku biasanya dalam bentuk bukti asli dan bukan salinannya. Simpan bukti dokumen ini karena tanpa dokumen ini Anda tidak akan bisa melakukan reimburse.
2. Lebih Cepat Mengajukan Lebih Baik
Untuk mengajukan reimburse ke perusahaan, sebaiknya Anda melakukannya secepat mungkin. Semakin cepat Anda melakukan reimburse, maka semakin baik.
Ini dikatenakan biasanya perusahaan memiliki batas waktu untuk melakukan reimburse. Jika Anda mengajukan reimburse melebihi batas waktu yang telah ditetapnya, maka perusahaan bisa menolak klaim remburse Anda.
3. Pahami Prosedur untuk Pengajuan Reimburse
Selain persyaratan, Anda juga wajib memahami prosedur untuk mengajukan reimburse. Prosedur ini biasanya urutan yang perlu dilakukan untuk mengajukan klaim reimburse. Pahami dengan baik agar reimburse Anda bisa secepatnya dicairkan.
4. Periksa Kembali
Sebelum Anda mengajukan reimburse kepada perusahaan, pastikan Anda memeriksa kembali jumlah yang akan Anda klaim remburse, termasuk memeriksa kembali seluruh persyaratan.
Hindari pengajuan reimburse yang tidak sesuai persyaratan dari perusahaan. Jangan sampai pula Anda berbuat curang karena reputasi Anda akan dipertaruhkan di mata perusahaan.
5. Jangan Lupa Hitung Kembali Uang Reimburse
Setelah Anda menerima uang reimburse, jangan lupa untuk menghitung kembali uang reimburse tersebut. Pastikan uang reimburse yang Anda terima sudah sesuai dengan yang telah Anda ajukan.
Contoh Reimburse Karyawan di Perusahaan
Berikut beberapa contoh reimburse karyawan di perusahaan yang bisa menjadi acuan Anda dalam mengajukan reimburse:
Ketentuan Reimburse Perusahaan
Untuk bisa mengajukan reimburse kepada perusahaan, ada beberapa ketentuan sebagai berikut:
1. Asuransi Kesehatan
Perusahaan biasanya memiliki asuransi kesehatan untuk para pegawainya. Asuransi kesehatan yang dimaksud di sini adalah asuransi kesehatan di luar BPJS. Anda yang mendapatkan asuransi kesehatan ini bisa melakukan reimburse kepada perusahaan.
2. Biaya Perjalanan
Ketika Anda ditugaskan oleh perusahaan untuk melakukan perjalanan bisnis, Anda bisa mendapatkan reimbursement terkait biaya perjalanan Anda ini. Anda bisa menggunakan uang pribadi Anda terlebih dahulu, baru setelah itu mengajukan reimburse kepada perusahaan.
3. Biaya Operasional Kerja
Karyawan juga bisa mengajukan reimburse terkait biaya operasional kerja. Biaya operasional kerja ini antara lain biaya pulsa untuk menghubungi klien, biaya konsumsi ketika melakukan meeting bersama klien, dan sebagainya.
Di luar biaya-biaya yang bisa diajukan reimburse di atas, ada biaya-biaya yang tidak bisa dilakukan reimburse yakni sebagai berikut:
- Ketika karyawan meeting dengan klien tanpa izin dari perusahaan;
- Ketika karyawan dikenakan sanksi tilang saat menggunakan mobil perusahaan;
- Pelatihan dan biaya yang tidak mendukung operasional perusahaan;
- Ketika karyawan melakukan perjalanan pribadi.
Reimburse Lebih Mudah Bersama GajiHub
Reimburse adalah hal yang tidak bisa dipisahkan dari karyawan. Baik bagi karyawan atau perusahaan, sistem reimburse sama-sama menguntungkan. Agar pengajuan reimburse ini bisa dilakukan dengan mudah, perusahaan bisa menggunakan software payroll dan aplikasi HRIS GajiHub.
GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS dimana di dalamnya terdapat fitur reimburse. Dengan software payroll GajiHub, ada beberapa kelebihan yang bisa didapatkan oleh perusahaan dan juga karyawan di perusahaan tersebut:
- Mencegah kecurangan reimburse yang diajukan oleh karyawan;
- Mengurangi biaya administrasi ketika mengajukan reimburse;
- Lebih mudah untuk mendokumentasikan bukti biaya yang akan direimburse;
- Proses reimburse menjadi lebih mudah dan cepat.
Selain kelebihan-kelebihan reimbursement dengan aplikasi GajiHub, ada pula kemudahan dan keuntungan yang bisa didapatkan ketika Anda menggunakan GajiHub:
- Dengan software payroll dan aplikasi HRD, kustomisasi kebijakan perusahaan bisa lebih mudah. Admin bisa melakukan setting biaya hingga level persetujuan dari software GajiHub;
- Pengajuan klaim reimburse karyawan bisa menjadi lebih mudah. Anda bisa mengajukan klaim reimburse secara online dan realtime. Dengan cara ini Anda bisa meminimalisir risiko kehilangan bukti pengeluaran;
- Pembayaran reimburse bisa lebih cepat dan mudah karena di software payroll dan aplikasi HRIS GajiHub terdapat data rekening karyawan.