Akuntansi penggajian atau payroll accounting adalah pencatatan semua transaksi penggajian di buku Anda. Sebagai pemilik bisnis, Anda menggunakan entri jurnal penggajian untuk mencatat pengeluaran penggajian di buku Anda.
Entri jurnal penggajian termasuk dalam akun penggajian dan merupakan bagian dari buku besar Anda. Catat pengeluaran berikut di akun penggajian Anda:
- Kompensasi karyawan: Gaji, upah, waktu istirahat (PTO), bonus, komisi, dan penghasilan kena pajak lainnya dilaporkan pada laporan PPh 21.
- Pajak pendapatan penghasilan
- BPJS ketenagakerjaan
- Pajak penghasilan negara (jika perlu)
- Pemotongan gaji, premi asuransi dan rencana tabungan.
Akuntansi penggajian membantu Anda melacak kompensasi karyawan dan biaya penggajian lainnya. Akuntansi untuk penggajian memberi Anda gambaran akurat tentang pengeluaran Anda. Untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang keuangan perusahaan Anda dan tetap sesuai track perbarui akuntansi penggajian Anda.
Jenis entri Accounting Payroll
Saat mencatat penggajian di buku Anda, ada tiga jenis entri jurnal untuk akuntansi penggajian yang harus Anda ketahui:
- Pencatatan awal
- Gaji yang masih harus dibayar
- Pembayaran manual
Anda harus menangani setiap jenis entri akuntansi penggajian secara berbeda. Biasanya, Anda bekerja dengan entri rekaman awal. Mari kita lihat bagaimana setiap entri penggajian membandingkan…
Pencatatan awal
Pencatatan awal, juga dikenal sebagai entri awal, adalah entri utama untuk akuntansi penggajian. Ini adalah entri pertama yang Anda rekam untuk menunjukkan transaksi.
Untuk entri ini, catat upah kotor yang diperoleh karyawan Anda dan semua pemotongan. Juga, sertakan pajak pekerjaan yang Anda berutang kepada pemerintah.
Gaji yang masih harus dibayar
Catat upah yang masih harus dibayar pada akhir setiap periode akuntansi. Entri ini menunjukkan jumlah upah yang harus Anda bayar kepada karyawan yang belum dibayar. Setelah Anda membayar upah, balikkan entri dalam buku besar Anda untuk memperhitungkan pembayaran.
Pembayaran manual
Pembayaran manual terkadang muncul dalam akuntansi penggajian. Gunakan entri ini ketika Anda harus menyesuaikan gaji karyawan atau untuk pemutusan hubungan kerja karyawan.
Langkah dan Tahapan Dalam Melakukan Payroll Accounting
Sepintas, akuntansi penggajian bisa menakutkan. Tetapi jika Anda mengikuti tujuh langkah ini, Anda dapat mempelajari cara menghitung gaji dengan mudah.
1. Siapkan akun penggajian
Jika Anda belum melakukannya, siapkan akun penggajian Anda di bagan akun (COA) Anda. Akun penggajian mencakup campuran biaya dan kewajiban. Berikut adalah beberapa contoh akun penggajian:
- Biaya upah kotor
- Hutang pajak penghasilan karyawan’
- Hutang BPJS TK
- Hutang gaji
- Hutang asuransi kesehatan karyawan
- Hutang cuti berbayar
Bergantung pada bisnis dan karyawan Anda, Anda mungkin memiliki akun penggajian tambahan.
2. Hitung pajak dan potongan lainnya
Hitung pajak dan potongan untuk mengetahui berapa banyak yang harus Anda potong dari gaji karyawan dan berkontribusi sebagai pemberi kerja.
Pajak bervariasi tergantung pada karyawan dan di mana bisnis Anda berada. Sebelum Anda menghitung pajak apa pun, pelajari undang-undang penggajian negara.
3. Mengumpulkan laporan penggajian
Jika Anda memutuskan untuk menggunakan Gajihub atau software payroll dan HR lainnya untuk menjalankan penggajian, kumpulkan laporan untuk mendapatkan rincian transaksi penggajian. Anda dapat mengumpulkan laporan dan dokumen berikut untuk membuat entri pencatatan untuk gaji dan pajak gaji lebih mudah:
- Daftar penggajian: Mencakup semua transaksi penggajian selama periode waktu tertentu, nama karyawan, tanggal pembayaran, jumlah pembayaran, dll.
- Laporan pajak penggajian: Menampilkan rincian pajak yang Anda potong dari gaji karyawan, ditambah pajak yang harus Anda bayar sebagai pemberi kerja.
Anda mungkin juga perlu menarik laporan untuk pemotongan, kontribusi, dan manfaat lainnya.
4. Catat pengeluaran gaji
Setelah Anda mendapatkan informasi untuk mencatat entri penggajian dalam akuntansi, buka buku Anda untuk mendapatkan cracking.
Hal pertama yang pertama, catat pengeluaran gaji di buku Anda. Ini termasuk apa pun yang Anda bayarkan selama periode akuntansi (misalnya, upah, gaji, dll.).
Karena mereka dibayar dengan jumlah tertentu, ini meningkatkan akun biaya. Sebagai pengingat, biaya meningkat dengan debit. Debit upah, gaji, dan pajak gaji perusahaan yang Anda bayar. Ini akan meningkatkan pengeluaran Anda untuk periode tersebut.
Saat Anda mencatat penggajian, Anda biasanya mendebit Beban Upah Kotor dan mengkredit semua akun kewajiban.
5. Catat hutang
Selanjutnya, catat entri untuk jumlah yang Anda berutang tetapi belum dibayar. Jumlah ini adalah kewajiban, atau hutang.
Karena Anda berutang jumlah gaji, Anda mendapatkan kewajiban. Kewajiban meningkat dengan kredit. Mengkreditkan hutang pajak penghasilan, hutang BPJSTK, dan pemotongan lainnya atas gaji karyawan. Melakukan hal itu meningkatkan kewajiban penggajian Anda.
6. Periksa kembali catatan Anda
Setelah Anda selesai memasukkan pengeluaran dan hutang Anda, periksa kembali catatan Anda untuk akurasi.
Bandingkan jumlah yang Anda masukkan dengan informasi yang Anda miliki dalam laporan penggajian Anda. Dan, pastikan debit Anda sama dengan kredit Anda.
Jika pembukuan Anda tidak seimbang, telusuri kembali langkah Anda untuk menemukan kesalahan akuntansi Anda dan perbaiki.
7. Periode akuntansi transisi
Anda akhirnya membayar jumlah yang harus Anda bayar kepada karyawan dan lembaga pemerintah. Kewajiban yang dibayar tidak lagi menjadi hutang.
Saat Anda mengganti periode akuntansi, buat entri jurnal tambahan untuk mengurangi akun kas dan menghilangkan saldo akun kewajiban. Kurangi akun kewajiban dengan mendebet entri hutang dalam pembukuan Anda.
Saat Anda melunasi jumlah hutang Anda, aset Anda (misalnya, kas) berkurang. Untuk menunjukkan penurunan aset, kreditkan akun aset yang sesuai, seperti akun Kas Anda.
Cara Hitung Payroll Accounting
Saat Anda mendirikan perusahaan untuk mempekerjakan karyawan dan mengumpulkan semua informasi yang berkaitan dengan karyawan, perusahaan perlu mengikuti langkah-langkah berikut:
Saat menyelesaikan satu bulan, jumlahkan semua biaya untuk kompensasi langsung, seperti gaji dan lembur (sebagian besar pemotongan dan ketentuan dihitung berdasarkan konsep ini).
Kemudian, jumlahkan konsep tidak langsung seperti komisi dan bonus (Periksa persyaratan federal dan negara bagian Anda untuk melihat apakah mereka harus dimasukkan dalam perhitungan pemotongan atau pengurangan).
Hitung pemotongan dan deduksi
Setelah menentukan dasar untuk setiap pemotongan atau pemotongan sesuai dengan langkah sebelumnya, hitung pajak dan pemotongan gaji karyawan Anda sesuai dengan persyaratan yang berlaku.
Hitung provisi
Provisi adalah biaya yang masih harus dibayar yang menghasilkan kewajiban yang akan dibayar di masa depan. Biaya-biaya yang merupakan akibat dari kewajiban hukum seperti hari raya dan hari libur diakui sebagai provisi pada periode terjadinya, meskipun dibayar pada bulan-bulan berikutnya. Mereka adalah hasil dari hubungan kontraktual dengan karyawan.
Catat entri di buku.
Pastikan Anda mencatat seluruh nilai tersebut dalam pembukan bisnis Anda.
Buat pembayaran
Setelah menghitung dan mendaftarkan entri akuntansi, perusahaan perlu menghasilkan pembayaran kepada karyawan, entitas pemerintah (terkait dengan pemotongan), dan entitas lainnya.
Menghitung penyesuaian posterior terhadap provisi
Karena sifat provisi, yang didasarkan pada perkiraan, penting untuk menghitung ulang dan menyesuaikan provisi jika diperlukan.
Tips dalam Mengelola Proses Payroll
Tetap mengikuti undang-undang perburuhan, aturan penggajian, dan persyaratan pajak
Peraturan pajak memastikan perusahaan membayar pajak pekerjaan dalam jumlah yang tepat, sementara undang-undang ketenagakerjaan bertujuan untuk membantu melindungi kesejahteraan karyawan.
Kedua jenis hukum tersebut telah diatur di Indonesia. Kegagalan untuk mematuhi perubahan apa pun dapat menyebabkan perhitungan gaji karyawan yang salah dan/atau kewajiban pajak, yang salah satunya dapat menyebabkan denda dan penalti yang signifikan.
Tenggat waktu yang terlewat juga dapat mengakibatkan hukuman. Kesalahan langkah hukum perburuhan dapat menyebabkan masalah dengan Departemen Tenaga Kerja, melukai moral karyawan — dan bahkan mengarah ke tuntutan hukum oleh mereka yang merasa telah dirugikan.
Bisnis memiliki sedikit pilihan selain mempertahankan pemahaman yang jelas tentang semua undang-undang upah dan tanggung jawab pajak, terlepas dari seberapa sering mereka dapat berubah.
Untuk membantu, lakukan uji tuntas secara rutin dan simpan kalender tenggat waktu pajak penting. Seringkali ada baiknya menyewa penyedia penggajian khusus yang memastikan klien tetap mengikuti undang-undang perburuhan dan aturan penggajian.
Jaga agar kebijakan tetap sederhana dan jelas
Semakin rumit kebijakan terkait penggajian seputar kehadiran, cuti berbayar, dan tunjangan, semakin kompleks proses penggajian — dan semakin kecil kemungkinan karyawan dapat dengan mudah memahami kebijakan Anda.
Tetapkan pedoman yang jelas, termasuk dengan tepat bagaimana dan kapan karyawan akan dibayar, ditambah pertimbangan tambahan apa pun, seperti cara kerja penggantian biaya dan aturan seputar kelayakan tunjangan dan waktu istirahat yang dibayar.
Buat dan pertahankan dokumen kebijakan penggajian yang jelas dan ringkas, dan perbarui sesering yang diperlukan. Pastikan semua kebijakan penggajian mudah diakses dan dipahami.
Pertimbangkan untuk menyimpan dokumen di hub online bersama tempat pekerja dapat dengan mudah mengunduh salinan. Dengan cara ini, karyawan dapat menemukan informasi yang mereka butuhkan, saat mereka membutuhkannya, tanpa harus menunggu komunikasi dengan bagian penggajian atau SDM.
Bersikaplah transparan dengan karyawan Anda. Entah karena gaji yang salah perhitungan atau kebingungan tentang bagaimana kebijakan penggajian tertentu dirancang, kesalahpahaman dengan karyawan dapat merusak moral.
Penting bagi mereka untuk merasa nyaman mendiskusikan masalah terkait penggajian dengan manajer untuk memastikan semua masalah ditangani sesegera mungkin.
Jika kesalahan penggajian terjadi, berusahalah untuk menjaga jalur komunikasi terbuka dengan karyawan untuk menjelaskan kesalahan itu, mengapa itu terjadi dan apa yang sedang dilakukan untuk mencegahnya terjadi lagi.
Pertimbangkan kebijakan penggajian yang secara transparan menjelaskan proses penggajian, bagaimana karyawan diklasifikasikan, bagaimana gaji ditetapkan, dan informasi penting lainnya.
Tetap transparan di seluruh informasi, baik di hub online bersama atau di buku pegangan karyawan. Pertimbangkan untuk menyusun pertanyaan yang sering diajukan oleh karyawan.
Jangan lupa membuat FAQ yang dapat diakses dapat membantu karyawan mengakses informasi yang mereka butuhkan, saat mereka membutuhkannya.
Simpan catatan penggajian secara menyeluruh
Menyimpan catatan penggajian yang akurat dan menyeluruh adalah praktik penting karena dapat membantu bisnis mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang informasi penting, seperti biaya penggajian, tingkat absensi, tingkat produktivitas dan pembayaran pajak, belum lagi melindungi kepentingan Anda jika terjadi perselisihan.
Tetapi catatan penggajian tertentu juga diwajibkan secara hukum. Pelanggaran dapat mengakibatkan denda mahal yang dikenakan oleh Kementerian Tenaga Kerja , Ditjen Pajak dan lembaga negara lainnya.
Selalu periksa kembali entri data
Sayangnya, kesalahan penggajian terjadi. Sesuatu yang sederhana seperti penekanan tombol yang salah dapat menyebabkan kesalahan yang mahal dan menyebabkan hukuman pajak dan kepatuhan tenaga kerja, belum lagi ketidakpuasan karyawan.
Memeriksa ulang entri data penggajian dapat membantu bisnis menghindari kesalahan yang mahal. Selain itu, fakta dan angka yang akurat dapat menginspirasi kepercayaan data yang lebih besar dan memungkinkan bisnis untuk membuat analisis dan keputusan yang lebih tepat.
Sebelum menjalankan penggajian, selalu tinjau lembar waktu, perhitungan penggajian, informasi pajak, dan perhitungan tunjangan.
Perhatikan baik-baik semua formulir perpajakan dan dokumentasi karyawan lainnya. Ada baiknya memeriksa keakuratan detail karyawan setelah perekrutan, termasuk memverifikasi nama lengkap, alamat, tanggal lahir, detail pembayaran, nomor pajak, dan informasi relevan lainnya.
Sederhanakan proses
Mengingat banyaknya perhitungan yang diperlukan untuk menjalankan penggajian, tugas tersebut dapat memusingkan bisnis. Namun penggajian sensitif terhadap waktu, jadi tidak ada ruang untuk penundaan.
Menyederhanakan proses penggajian bila memungkinkan — tanpa mengambil jalan pintas — dapat membantu bisnis menghemat waktu dan uang sekaligus membuat karyawan tetap senang.
Baik dengan mempekerjakan tim penggajian khusus, menggunakan software payroll, atau melakukan outsourcing tugas penggajian, manajemen penggajian yang efisien dapat membantu bisnis mengoptimalkan kinerja dan arus kas.
Misalnya, menggunakan setoran langsung dapat menghilangkan kebutuhan untuk memotong gaji; lebih lanjut tentang ini di bawah ini.
Software payroll dan HR seperti Gajihub dapat secara otomatis melakukan perhitungan, meningkatkan kecepatan dan menghindari kesalahan manusia. Dan operasi penggajian yang dialihdayakan dilengkapi dengan baik untuk tetap berada di atas setiap perubahan undang-undang pajak atau upah.