Human resource department mengelola masalah dan kebutuhan yang terkait dengan karyawan dalam suatu organisasi. Departemen ini melakukan berbagai tugas dan tanggung jawab yang bertujuan untuk memperkuat tenaga kerja dan mempromosikan lingkungan kerja yang positif.
Kegiatan ini dapat membantu meningkatkan kinerja, semangat kerja dan partisipasi karyawan dalam bekerja. Ketika karyawan senang datang ke tempat kerja, ini dapat membantu meningkatkan produktivitas mereka dan mengurangi tingkat turnover.
Profesional SDM juga menyediakan struktur bagi organisasi dengan mengembangkan dan menerapkan kebijakan dan prosedur yang melindungi karyawan dan memenuhi tujuan organisasi.
13 Tugas Human Resource Department
Human resource department memegang tanggung jawab untuk berbagai tugas dan kegiatan yang mendukung bisnis dan karyawannya. Tugas utama departemen SDM meliputi:
1. Perencanaan SDM
Human resource department bertanggung jawab untuk menetapkan rencana mengenai masa depan perusahaan dan tenaga kerjanya. Tanggung jawab ini berdampak pada banyak fungsi SDM lainnya, seperti perekrutan dan perekrutan bakat, manajemen kinerja, dan perencanaan suksesi.
Profesional SDM perlu menilai tujuan dan sasaran perusahaan dan menentukan strategi tenaga kerja yang membantu mencapainya. Misalnya, mereka dapat meningkatkan perekrutan untuk memenuhi tujuan produksi atau merekrut bakat dengan keahlian khusus untuk menyelesaikan proyek atau inisiatif tertentu.
Seringkali, human resource department berkolaborasi dengan departemen lain untuk memastikan memahami kebutuhan mereka saat merencanakan.
Saat mengoordinasikan dan mengembangkan rencana ini, departemen harus mempertimbangkan banyak faktor. Mereka perlu memastikan strategi mereka selaras dengan misi perusahaan untuk mempromosikan praktik yang konsisten.
Profesional SDM juga perlu memantau faktor eksternal seperti perubahan undang-undang atau teknologi yang dapat berdampak pada perusahaan. Mengambil langkah-langkah ini dapat membantu perusahaan beradaptasi sesuai kebutuhan terhadap perubahan tersebut, memungkinkannya untuk terus berjuang menuju misi dan tujuannya dan tetap kompetitif di pasar.
2. Rekrutmen dan seleksi
Human resource department memainkan peran penting dalam menarik dan merekrut bakat ke organisasi mereka. Mereka mungkin bekerja dengan manajer untuk mengembangkan tujuan rekrutmen dan mengidentifikasi jenis pelamar yang ingin mereka jangkau atau peran yang perlu mereka isi.
Para profesional ini juga dapat membantu membuat dan memposting lowongan pekerjaan, menemukan kandidat yang memenuhi syarat, dan melakukan proses penyaringan awal. Saat mencari kandidat, mereka dapat mencari platform jaringan profesional atau menghadiri acara tatap muka, seperti bursa kerja.
Profesional SDM juga membantu proses perekrutan dan orientasi. Mereka dapat mengirim karyawan baru tawaran pekerjaan mereka, menetapkan tanggal mulai mereka, menegosiasikan gaji dan memulai proses pendaftaran tunjangan.
Pada hari pertama karyawan, para profesional ini memberikan orientasi tempat kerja untuk membiasakan mereka dengan tempat kerja dan kebijakan serta prosedur perusahaan.
3. Kompensasi dan benefit
Human resource department membantu mengelola dan mengawasi kompensasi dan tunjangan yang diberikan kepada karyawan. Mereka bekerja dengan manajer untuk menetapkan gaji dan menegosiasikannya dengan karyawan sesuai kebutuhan.
Setelah dipekerjakan, human resource department menambahkan karyawan ke dalam sistem penggajian mereka dan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa mereka dibayar segera sesuai dengan jadwal pembayaran.
Departemen ini juga memantau standar gaji dalam industri mereka untuk memastikan perusahaan tetap kompetitif. Jika perusahaan tidak dapat menawarkan upah yang kompetitif, mereka dapat memberikan kompensasi dengan manfaat tambahan.
Karyawan juga biasanya menerima paket tunjangan, yang mungkin termasuk asuransi kesehatan dan gigi, asuransi jiwa, dan BPJS Ketenagakerjaan, serta cuti berbayar. Sebagai bagian dari peran mereka, profesional SDM mengembangkan paket-paket ini dan menerapkan kebijakan dan pedoman.
Mereka dapat menegosiasikan tarif kelompok dengan penyedia asuransi dan mengoordinasikan kegiatan yang berkaitan dengan perencanaan pensiun. Departemen SDM berkomunikasi dengan karyawan tentang manfaat mereka dengan menjawab pertanyaan, mengingatkan mereka tentang tenggat waktu yang relevan dan bahkan meminta umpan balik tentang manfaat lain yang diinginkan.
4. Kesehatan dan keselamatan
Human resource department bertanggung jawab untuk mengembangkan dan menerapkan langkah-langkah kesehatan dan keselamatan di tempat kerja. Di bawah Undang-Undang Ketenagakerjaan, pengusaha harus menyediakan lingkungan kerja yang aman.
Departemen ini perlu memahami peraturan ketenagakerjaan dan mengikutinya dengan mengawasi pelatihan keselamatan, mengelola log cedera, melaporkan cedera, dan menangani kebutuhan kompensasi apa pun yang timbul sebagai akibatnya.
Langkah-langkah keselamatan yang diterapkan mungkin merupakan mandat industri atau memastikan keselamatan umum, seperti kebijakan pelecehan dan perencanaan darurat.
5. Kepatuhan hukum ketenagakerjaan
Seiring dengan peraturan kesehatan dan keselamatan, human resource department juga memastikan perusahaan mematuhi undang-undang ketenagakerjaan yang relevan.
Mempertahankan kepatuhan terhadap undang-undang tersebut dapat membantu mencegah keluhan terkait praktik ketenagakerjaan atau kondisi tempat kerja.
Profesional SDM menerima pelatihan tentang undang-undang ketenagakerjaan, seperti Undang-Undang Standar Perburuhan yang Adil, Onmibuslaw, Undang-Undang Hak Sipil, Undang-Undang Hubungan Perburuhan Nasional, dan Undang-Undang Cuti Keluarga dan Medis.
Para profesional ini mengelola dokumen, menetapkan kebijakan, dan mengoordinasikan pelatihan untuk membantu memastikan kepatuhan. Beberapa area yang dicakup oleh kebijakan ini mencakup persyaratan istirahat, jam kerja, standar pelecehan, dan kesempatan kerja yang setara.
Mereka juga memperbarui dan memelihara buku pegangan perusahaan untuk membantu karyawan memahami hak dan perlindungan mereka. Departemen SDM juga menangani setiap keluhan terkait kepatuhan dan mengambil tindakan disipliner sesuai kebutuhan.
6. Pelatihan dan pengembangan
Sebagai bagian dari proses perencanaan SDM, human resource department mengoordinasikan dan mengelola pelatihan dan pengembangan karyawan. Karyawan baru biasanya menjalani pelatihan untuk mempelajari kebijakan dan prosedur perusahaan serta keterampilan, alat, atau sumber daya khusus yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan mereka.
Human resource department juga bekerja dengan manajer untuk membuat atau mengimplementasikan program yang melatih tenaga kerja yang ada pada keterampilan atau pengetahuan tertentu.
Peluang ini biasanya bertujuan untuk meningkatkan kinerja mereka atau mencapai tujuan organisasi. Misalnya, perusahaan yang menerapkan teknologi baru mungkin memulai program untuk mengajari karyawan cara menggunakannya.
Selain pelatihan internal, departemen SDM juga dapat membantu mengoordinasikan partisipasi karyawan dalam seminar, konvensi, konferensi, atau peluang pendidikan berkelanjutan. Mempromosikan pertumbuhan profesional di tempat kerja dapat membantu karyawan merasa lebih dihargai. Budaya ini dapat membantu mengurangi pergantian dan meningkatkan produktivitas dan efisiensi.
7. Menjaga hubungan karyawan dan atasan
Human resource department sering mengawasi hubungan antara karyawan dan karyawan dan manajer mereka. Selama konflik, seorang profesional SDM dapat masuk dan bertindak sebagai mediator.
Departemen ini juga bertanggung jawab untuk menangani keluhan karyawan di sekitar tempat kerja. Dalam organisasi dengan karyawan yang berserikat, mungkin juga bertanggung jawab untuk mengelola kontak serikat pekerja.
Departemen memastikan bahwa kebijakan dan prosedur perusahaan memenuhi persyaratan serikat pekerja dan secara konsisten berkomunikasi dengan mereka untuk memelihara hubungan positif. Tetap berhubungan dengan serikat pekerja juga dapat membantu organisasi mengidentifikasi masalah potensial dan menyelesaikannya untuk mencegah eskalasi, seperti pemogokan atau protes.
8. Memastikan kesejahteraan karyawan
Profesional SDM juga memastikan kesejahteraan umum karyawan organisasi. Mereka dapat mempromosikan dan menerapkan kegiatan kesehatan dan kebugaran untuk membantu karyawan menghindari kelelahan.
Misalnya, mereka dapat mendorong karyawan untuk menggunakan hari libur mereka atau mengoordinasikan acara olahraga. Profesional SDM juga dapat memberikan bantuan individual kepada karyawan yang menghadapi masalah pribadi.
Mereka mungkin menyediakan sumber daya atau bantuan khusus untuk membantu meminimalkan masalah atau mendiskusikan pilihan yang dapat diambil karyawan, seperti waktu istirahat dan tunjangan lainnya.
9. Manajemen kinerja
Departemen sumber daya manusia juga membantu mengawasi kinerja karyawan perusahaannya. Manajemen kinerja sering kali mencakup kegiatan seperti tinjauan kinerja antara karyawan dan manajer mereka.
Kegiatan ini membantu menilai apakah tenaga kerja memenuhi tujuan dan sasaran organisasi. Human resource department dapat menggunakan wawasan yang diperoleh untuk membuat atau memberikan peluang pelatihan dan pengembangan sesuai kebutuhan.
Melakukan wawancara saat karyawan mengajukan resign juga dapat membantu fungsi manajemen kinerja, karena membantu profesional SDM memahami mengapa karyawan memilih untuk keluar. Jika departemen mengidentifikasi masalah yang sama, maka departemen tersebut dapat mulai melakukan perbaikan untuk membantu memastikan retensi karyawan.
10. Perencanaan karir
Sebagai komponen perencanaan SDM, departemen dapat melakukan kegiatan yang berkaitan dengan perencanaan karir atau suksesi. Ketika posisi tingkat tinggi diharapkan tersedia, departemen SDM dapat bekerja dengan manajer untuk mengidentifikasi karyawan berkinerja terbaik yang dapat berfungsi sebagai pengganti. Di luar kinerja pekerjaan, mereka juga dapat mengevaluasi kandidat potensial berdasarkan reputasi internal mereka dan keterampilan relevan yang dapat mereka bawa ke peran tersebut. Memiliki rencana suksesi dapat membantu menghindari gangguan pada perusahaan.
11. Membangun budaya dan keterlibatan perusahaan
Human resource department menciptakan lingkungan tempat kerja yang melibatkan karyawannya. Ini dapat mengoordinasikan kegiatan yang mendorong partisipasi dan jaringan, seperti retret, kontes, atau pesta kantor.
Para profesional ini juga dapat mengembangkan buletin reguler yang memberi tahu karyawan tentang berita atau acara perusahaan. Ketika karyawan merasa terlibat di tempat kerja, itu dapat membantu meningkatkan moral dan meningkatkan tingkat retensi.
Metode keterlibatan lainnya adalah menawarkan insentif atau penghargaan atas kinerja atau partisipasi karyawan dalam aktivitas di tempat kerja. Misalnya, perusahaan dapat membuat program rujukan untuk meningkatkan upaya perekrutannya dan memberikan hadiah uang bagi individu yang merujuk kandidat.
Saat menyelenggarakan kontes, pemenang dapat menerima kartu hadiah atau hadiah nyata lainnya. Jenis insentif ini dapat membantu membuat karyawan merasa dihargai dan bersemangat untuk datang bekerja.
12. Evaluasi pekerjaan
Human resource department mungkin bertanggung jawab untuk menganalisis peran pekerjaan dalam suatu organisasi. Para profesional ini menilai setiap pekerjaan dan mengidentifikasi judul, tugas, tanggung jawab, dan keterampilan yang sesuai untuk melakukannya.
Karena posisi dapat berubah dari waktu ke waktu, departemen juga bertanggung jawab untuk memperbarui deskripsi mereka bila diperlukan. Tanggung jawab ini dapat membantu perencanaan SDM dan proses rekrutmen.
Departemen juga mengevaluasi posisi untuk menentukan nilainya. Mereka menggunakan berbagai metode, seperti peringkat posisi atau mengklasifikasikannya ke dalam kategori tertentu. Evaluasi ini membantu organisasi menentukan bagaimana memberi penghargaan atau kompensasi kepada individu dalam peran tersebut secara adil.
13. Tugas administrasi
Human resource department juga mengelola tugas-tugas administrasi sehari-hari yang berkaitan dengan tenaga kerja. Mereka bertanggung jawab untuk memelihara catatan dan file personel dan dokumen yang terkait dengan on-boarding dan off-boarding, polis asuransi dan kontrak karyawan.
Karyawan dapat datang ke profesional ini untuk mendapatkan kejelasan atau bantuan dengan tempat kerja atau prosedur dan kebijakan administrasi yang relevan.
Misalnya, spesialis dalam departemen juga dapat menangani prosedur penggajian dan penjadwalan. Bila perlu, departemen ini juga mengelola pengaturan perjalanan dan memproses pengeluaran terkait bisnis.
Tips Membangun Human Resource Department yang Lebih Baik
Anda dapat menggunakan langkah-langkah berikut sebagai panduan untuk mengembangkan praktik sumber daya manusia yang lebih baik:
1. Melakukan pelatihan
Profesional SDM perlu berpartisipasi dalam pelatihan untuk memastikan pengetahuan mereka mutakhir mengenai undang-undang, peraturan, dan prosedur ketenagakerjaan yang relevan.
Mereka juga dapat mengambil kesempatan untuk mempelajari keterampilan yang penting bagi tanggung jawab mereka, seperti menggunakansoftware payroll dan aplikasi HRIS atau menyediakan layanan resolusi konflik. Karena para profesional ini terus belajar bagaimana melakukan pekerjaan mereka, ini dapat membantu memperkuat tim dan meningkatkan proses SDM.
2. Ikuti misi perusahaan
Sebagian besar organisasi memiliki misi yang ingin mereka junjung atau capai. Saat mengembangkan kebijakan dan prosedur, departemen SDM harus mengingat misi itu dan nilai-nilai terkait.
Mempertahankan keselarasan itu dapat membantu memastikan konsistensi di semua area bisnis dan mempertahankan fokus untuk mencapai tujuan yang ditetapkan oleh para pemimpinnya.
3. Tetapkan ekspektasi
Selama proses rekrutmen dan perekrutan, departemen SDM harus menekankan ekspektasi untuk setiap peran. Ketika karyawan baru memahami ekspektasi tersebut, ini membantu memastikan bahwa mereka merasa siap untuk mengambil tanggung jawab pekerjaan.
Itu juga dapat menetapkan pedoman bagi mereka yang dapat mereka gunakan untuk mengukur kinerja mereka dan melakukan perbaikan sesuai kebutuhan.
4. Promosikan transparansi
Human resource department harus menerapkan kebijakan komunikasi terbuka untuk memastikan bahwa karyawan merasa nyaman menyampaikan kebutuhan atau kekhawatiran mereka.
Departemen juga dapat mengirimkan dan mengelola survei anonim untuk mengumpulkan umpan balik karyawan. Ketika profesional SDM dapat melihat bagaimana perasaan karyawan tentang tempat kerja, hal itu dapat membantu mereka mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah.
5. Gunakan Aplikasi HRIS
Memanfaatkan teknologi seperti HRIS yang dapat membantu departemen menyelesaikan tugas-tugas administrasinya secara efisien dan efektif.
Software tersebut sering menawarkan alat otomatisasi untuk membantu menghemat waktu dan membuat proses lebih konsisten. Ini juga dapat membantu menyimpan data karyawan atau informasi sensitif lainnya di satu tempat, memungkinkan akses sesuai permintaan.
Jika Anda kebingungan mencari software HRIS mana yang tepat untuk bisnis Anda, Anda bisa mencoba menggunakan software HRIS GajiHub yang bisa memudahkan proses manajemen SDM Anda.