Analisis beban kerja adalah proses untuk melakukan perkiraan jumlah dan jenis orang yang dibutuhkan untuk berbagai pekerjaan. Di sisi lain, analisis tenaga kerja menyiratkan perkiraan orang-orang yang ada. Analisis beban kerja penting untuk mengurangi backlog dan stres terkait pekerjaan.
Pernahkah Anda atau anggota tim Anda mengalami kelelahan dan produktivitas rendah? Manajemen kerja yang buruk mungkin terjadi.
Melakukan analisis beban kerja penting untuk menjaga tingkat produktivitas tetap baik tanpa harus lembur. Tanpa intervensi, lembur dan beban kerja yang berlebihan dapat menyebabkan masalah seperti stres dan kelelahan.
Dampak Beban Kerja yang Berlebihan
Beban kerja yang berlebihan merupakan faktor risiko utama kelelahan; keadaan stres yang berkepanjangan berdampak pada kesehatan fisik dan mental. Survei Gallup pada awal 2020 mengungkapkan bahwa sekitar 67 persen pekerja di dunia pernah mengalami gejala burnout dengan frekuensi yang beragam.
Burnout dapat terjadi ketika pekerja dibebani dengan beban kerja yang berlebihan sehingga menuntut untuk diselesaikan dengan cepat.
Hal-hal yang membutuhkan fokus ekstra, seperti terlalu banyak aplikasi kerja dan komunikasi, juga dapat menyebabkan stres, terutama selama era kerja dari rumah.
Sistem yang tidak efisien, seperti entri data dan pemecahan masalah, juga dapat menghabiskan waktu berharga para pekerja untuk menyelesaikan tugas mereka.
Apa yang akan terjadi ketika burnout akhirnya terjadi? Pekerja mungkin mulai menunjukkan tanda-tanda kelelahan, kurang fokus, dan ekspresi atau perilaku emosional yang negatif.
Mereka akan membawa dampak negatif bagi bisnis Anda. Anda harus memastikan untuk menganalisis beban kerja dan menyeimbangkan distribusinya untuk mencegah karyawan Anda mengalami kelelahan yang berlebih.
Cara Melakukan Analisis Beban Kerja
Analisis beban kerja penting untuk menilai apakah Anda memberi karyawan jumlah pekerjaan yang memadai atau tidak.
Salah satu fungsinya adalah menciptakan delegasi kerja yang seimbang, memastikan bahwa setiap karyawan melakukan pembagian beban kerja yang adil. Berikut adalah beberapa tip teratas untuk melakukan analisis beban kerja:
1. Menilai tugas dan kemampuan setiap tim
Jika Anda menangani banyak tim untuk menyelesaikan proyek besar, ingatlah untuk menilai keterampilan, tanggung jawab, dan kemampuan mereka.
Buat beberapa daftar untuk membagi tim dan tugas ke dalam beberapa kategori, lengkap dengan daftar tugas, tenggat waktu, sumber daya tim, kekuatan, dan kelemahan.
2. Buat daftar beban kerja individu dan bagi sumber daya yang tersedia
Setelah membagi tanggung jawab antar tim, coba hubungkan dengan masing-masing anggota individu. Cari tahu tugas masing-masing anggota tim dan bandingkan satu sama lain.
Anda mungkin ingin mengalihkan beberapa tanggung jawab jika anggota tertentu mendapatkan lebih banyak beban kerja daripada yang lain atau mendapatkan tugas yang tidak sesuai dengan keterampilan khusus mereka.
3. Jadilah komunikatif dan fleksibel tentang beban kerja
Pemimpin tim yang baik harus komunikatif dan terbuka untuk berdiskusi. Sifat ini penting jika Anda ingin menciptakan suasana yang lebih santai terkait beban kerja.
Misalnya, saat check-in dengan anggota tim selama jam kerja, berikan perhatian ekstra kepada mereka yang selalu terlambat mengirimkan karya atau sulit dihubungi. Anda mungkin perlu menyesuaikan jam kerja dengan karyawan tertentu.
4. Hitung output rata-rata tim
Mengetahui hasil kerja rata-rata tim penting untuk menentukan batas beban kerja. Untuk mengetahuinya, amati jumlah rata-rata tugas yang dapat diselesaikan tim Anda dalam seminggu.
Cari tahu berapa banyak orang yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas itu setiap minggu.
5. Evaluasi struktur tim
Jika Anda bekerja dengan tim yang besar, pastikan setiap departemen memiliki jumlah orang yang memadai. Dengan cara ini, pembagian tugas akan adil, dan tidak ada yang akan merasa terlalu terbebani dengan beban kerja.
6. Gunakan alat manajemen HR
Alat manajemen HR yang baik dapat meningkatkan produktivitas dan mengurangi beban kerja yang tidak perlu. Anda dapat menggunakannya untuk mengotomatiskan proses entri data, mengelola data dengan lebih efisien, dan melacak masalah dengan lebih cepat.
Manfaat Melakukan Analisis Beban Kerja
Mengurangi stres di tempat kerja
Mengelola beban kerja tim dapat membantu mencegah stres di tempat kerja dengan memastikan tim memahami pekerjaan mereka dan memiliki alat untuk menanganinya.
Melalui pelatihan manajemen atau realokasi tanggung jawab, para pemimpin dapat mengurangi stres di tempat kerja dengan memberi setiap karyawan hanya tugas yang dapat mereka selesaikan.
Mengelola tugas di tempat kerja juga dapat mengurangi stres jika karyawan menerima lebih sedikit pekerjaan sebagai hasilnya.
Misalnya, jika Anda mengalokasikan kembali tugas milik satu karyawan ke dua karyawan, keduanya mungkin memiliki tanggung jawab yang lebih mudah dan lebih sedikit stres.
Mengatur waktu yang lebih baik
Karena realokasi beban kerja dapat membantu karyawan menyelesaikan tugas lebih cepat, ini dapat membantu Anda dan tim mengelola waktu secara lebih efektif untuk proyek dan tugas harian.
Manajer dapat mengalokasikan pekerjaan kepada mereka yang lebih cepat dan lebih efektif dalam melakukan tugas-tugas tersebut. Mengalokasikan tugas ke tim daripada individu juga dapat membantu menghemat waktu selama proyek.
Mengambil keuntungan maksimal dari sumber daya yang tersedia
Ketika manajer merealokasi pekerjaan ke karyawan atau departemen yang berbeda, mereka dapat membawa lebih banyak efisiensi ke tempat kerja.
Misalnya, jika tim menyelesaikan proyek sebelum satu karyawan dapat melakukannya, waktu yang dihemat dapat diterapkan kembali ke proyek dan karyawan yang berbeda.
Analisis beban kerja tim yang efektif berpotensi menghemat jam kerja karyawan yang dapat mereka terapkan ke proyek lain.
Cara Melakukan Manajemen Beban Kerja
1. Identifikasi setiap beban kerja
Saat mengatur penyesuaian beban kerja, langkah pertama adalah mengidentifikasi konten dan tugas apa yang memerlukan penyesuaian.
Ini bisa berupa proyek tertentu, semua tugas harian atau semua tindakan departemen secara umum. Untuk beban kerja manajemen tim penuh, mulailah dengan membuat daftar setiap langkah proses produksi di departemen Anda dan siapa atau tim mana yang menangani tugas tersebut.
Beberapa item yang mungkin ingin Anda sertakan dalam daftar Anda adalah sebagai berikut:
- Rapat harian atau berulang
- Korespondensi email rutin
- Penjadwalan ulang waktu libur
- Sesi pelatihan
- Kompensasi peningkatan proses
2. Prioritaskan proyek dan tugas
Setelah menuliskan setiap tugas dalam tim, atur daftar dalam urutan prioritas sehingga Anda dapat mengalokasikan kebutuhan sesuai dengan permintaan departemen Anda.
Anda dapat mengelompokkan tugas-tugas ini berdasarkan urgensi, seberapa penting tugas tersebut untuk tujuan saat ini atau jumlah waktu yang dibutuhkan tim untuk menyelesaikannya.
Memprioritaskan tugas dapat membantu Anda mengurangi karyawan untuk tugas apa yang mungkin perlu diperhatikan, atau mengatur sumber daya untuk memberikan tugas perlakuan yang sama.
3. Pahami kemampuan tim Anda
Langkah selanjutnya dalam proses alokasi kerja adalah memahami kapasitas tim Anda untuk bekerja. Ini berarti mengevaluasi tim Anda di tingkat individu dan berbasis tim.
Karena setiap anggota tim memiliki keterampilan dan bakat yang unik, mereka mungkin lebih cocok untuk pekerjaan yang berbeda.
Cobalah untuk menemukan mereka yang efektif dalam multitasking dan mereka yang ahli dalam suatu tugas, dan mulailah mempertimbangkan realokasi untuk anggota tersebut.
Jika tim Anda tampak terlalu banyak bekerja, pertimbangkan opsi untuk mengalokasikan tugas ke departemen lain.
4. Bagi tugas menjadi beberapa segmen
Jika Anda berencana untuk mengalokasikan tugas ke tim yang berbeda dalam sebuah grup, mulailah membagi tugas menjadi beberapa grup berdasarkan individu yang Anda inginkan untuk setiap tim.
Misalnya, jika Anda memperhatikan bahwa sekelompok kecil karyawan baru sangat pandai melakukan banyak tugas, memberi mereka semua pekerjaan yang terkait dengan persiapan kerja dapat membantu meningkatkan waktu pemrosesan.
Jika seseorang mahir dengan spreadsheet, memberi mereka tugas terkait spreadsheet yang dikelompokkan mungkin merupakan alokasi kerja yang membantu.
Membagi tugas berdasarkan subjek, perangkat lunak, kewajiban per jam, atau keterampilan dapat membantu mengalokasikan pekerjaan kepada mereka yang memiliki keterampilan dan efisiensi tertinggi.
5. Alokasikan kembali tugas
Setelah Anda mengatur kelompok tugas dan siapa yang dapat mengerjakannya dengan tepat, mulailah mengalokasikan tugas ke berbagai anggota grup Anda.
Anda dapat memilih, tergantung pada tugas yang Anda tetapkan, apakah akan mengalokasikan kembali tugas-tugas ini sekaligus atau secara sistematis dari waktu ke waktu.
Terlepas dari urutan atau seberapa banyak Anda mengalokasikan kembali tugas, cobalah untuk memberikan sebanyak mungkin konteks untuk keputusan Anda ke basis karyawan Anda.
Anda dapat melakukan ini melalui rapat, email, atau memo. Memberikan konteks dasar tempat kerja Anda untuk keputusan Anda membenarkan perubahan jadwal dan menjelaskan mengapa tanggung jawab baru dan perubahan jadwal mungkin yang terbaik untuk tim.
Tips Manajemen Beban Kerja
Jika Anda ingin mengelola beban kerja tim Anda secara efektif, pertimbangkan beberapa tips berikut:
1. Mendorong komunikasi antar tim
Saat Anda mulai merealokasi tugas, pertimbangkan untuk membangun dorongan komunikasi antar tim jika Anda memisahkan anggota Anda menjadi yang baru.
Tim baru mungkin memerlukan waktu untuk menyesuaikan diri dengan jadwal yang berbeda, tetapi Anda dapat membantu mendorong proses ini dengan menyediakan metode komunikasi yang lebih mudah.
Pertimbangkan untuk mengatur ruang obrolan untuk mereka sehingga mereka dapat berbicara sebagai kelompok mengenai detail proyek atau tugas kerja.
Selain itu, mungkin berguna untuk memulai pertemuan pertama untuk tim sebelum menugaskan tugas, sehingga anggota dapat melakukan perkenalan sebelum tanggung jawab menjadi fokus.
2. Pantau karyawan selama alokasi
Saat merealokasi tugas kerja, cobalah untuk memantau karyawan dan kelompok sedekat mungkin selama periode penyesuaian.
Memantau karyawan Anda dapat membantu mendapatkan wawasan tentang bagaimana mereka menyesuaikan diri dengan perubahan dan apakah penyesuaian lebih lanjut diperlukan atau tidak.
Karena perubahan pekerjaan memerlukan waktu untuk menyesuaikan diri, pertimbangkan untuk mengamati hanya periode jeda kemajuan yang diperpanjang daripada periode awal.
Jika karyawan tidak menyesuaikan diri dengan jadwal baru setelah jangka waktu tertentu, penyesuaian ulang mungkin diperlukan.
Selain itu, mungkin yang terbaik adalah mengadakan beberapa pertemuan untuk memeriksa dengan karyawan mengenai tugas baru mereka.
Rapat yang sering dilakukan untuk memeriksa kemajuan, mengajukan pertanyaan, dan menyelesaikan kebutuhan tim dapat membantu menjaga efisiensi tanpa memulai kembali proses.
3. Gunakan umpan balik sesegera mungkin
Setelah realokasi tugas di tempat kerja Anda, Anda mungkin menerima umpan balik segera dari karyawan dan anggota manajemen.
Umpan balik karyawan dapat sangat membantu untuk perubahan beban kerja yang berkelanjutan, terutama dari mereka yang paling mereka pengaruhi.
Pertimbangkan untuk menggunakan umpan balik karyawan segera setelah Anda menerimanya, buat penyesuaian untuk permintaan sesuai kemampuan Anda.
Mendokumentasikan umpan balik juga dapat membantu, sehingga Anda dapat meninjau serangkaian perubahan dan bagaimana perubahan tersebut dapat mengubah sistem secara keseluruhan.
Selain itu, mendokumentasikan umpan balik juga memungkinkan manajemen rekan untuk meninjau ide dan membangun umpan balik terarah tambahan.
Jika Anda memilih untuk sering mengadakan rapat mengenai penyesuaian, Anda mungkin dapat mengumpulkan banyak umpan balik yang dapat Anda gunakan untuk menilai pekerjaan alokasi Anda.
4. Batasi periode manajemen
Saat Anda mengalokasikan tugas ke karyawan lain, pertimbangkan untuk membuat periode manajemen baru sementara.
Saat Anda melacak kemajuan departemen Anda, mengizinkan karyawan untuk mengambil peran baru untuk sementara dapat membantu Anda membandingkan tingkat produksi dengan pengukuran sebelumnya.
Menggunakan proses ini berulang kali memungkinkan Anda menguji alokasi mana yang menawarkan tingkat produksi lebih tinggi, dan mana yang mungkin perlu Anda buang.