Siklus sumber daya manusia, juga disebut HR cycle atau siklus HR, adalah cara mengatur tahap-tahap utama masa kerja karyawan dengan suatu organisasi.
Dalam setiap tahap, karyawan menerima dukungan unik dari departemen sumber daya manusia. Misalnya, ketika seorang karyawan mulai bekerja di sebuah perusahaan, karyawan SDM mungkin memimpin proses orientasi, menjalankan pemeriksaan latar belakang, mendistribusikan laptop dan properti perusahaan lainnya, serta mendaftarkan karyawan untuk asuransi dan BPJS TK.
Ketika karyawan tersebut keluar, tim SDM mungkin mengumpulkan properti perusahaan, mengesahkan surat pengunduran diri karyawan dan menghentikan layanan asuransi.
Meskipun departemen SDM di sebagian besar organisasi melakukan tugas-tugas dasar yang sama selama masa kerja karyawan, namun mereka mungkin memiliki cara yang berbeda dalam memodelkan siklus SDM karyawan.
Di beberapa perusahaan, siklus SDM dimulai ketika karyawan menandatangani kontrak kerja dan memulai proses orientasi. Departemen SDM di organisasi lain mungkin menyertakan proses rekrutmen dalam siklus tersebut.
Tergantung pada ukuran perusahaan, departemen SDM mungkin membagi atau menggabungkan tahapan agar sesuai dengan masa kerja rata-rata karyawan mereka. Fleksibilitas ini berarti bahwa siklus sumber daya manusia perusahaan mungkin memiliki empat hingga delapan tahap.
Mengapa Siklus Sumber Daya Manusia itu Penting?
Siklus sumber daya manusia menstandarkan peran tim SDM dalam masa kerja karyawan di perusahaan, memastikan bahwa setiap karyawan mendapatkan jumlah dukungan yang sama dari tim SDM.
Banyak tim SDM menggunakan software manajemen sumber daya manusia (HRM) seperti Gajihub untuk membuat daftar periksa karyawan atau diagram alur dengan tugas-tugas untuk setiap tahap siklus. Anda juga bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Dengan begitu, mereka bisa mendapatkan peringatan email yang mengingatkan mereka tentang tugas-tugas utama yang harus dilakukan untuk setiap karyawan.
Misalnya, mereka mungkin mendapatkan notifikasi yang mengingatkan mereka untuk menyelesaikan dokumen peninjauan untuk karyawan yang telah meminta promosi.
Membagi tugas SDM ke dalam tahapan-tahapan yang berbeda juga memungkinkan departemen SDM untuk mengevaluasi dan meningkatkan program mereka.
Seorang direktur atau HR manajer mungkin memimpin proyek strategis untuk meningkatkan layanan tim selama tahap tertentu dari siklus karyawan. Misalnya, tim HR mungkin mengirimkan survei kepada sekelompok karyawan yang baru saja direkrut, meminta umpan balik mereka tentang aktivitas pelatihan yang dipimpin oleh tim HRuntuk mereka.
Hasil survei dapat membantu tim SDM menyempurnakan program pelatihan mereka untuk kelompok karyawan baru berikutnya.
8 Tahapan dalam Siklus Sumber Daya Manusia
Berikut ini delapan tahap yang mungkin dimasukkan oleh tim SDM dalam siklus ketenagakerjaan:
1. Attraction
Jika perusahaan menyertakan attraction sebagai bagian dari siklus sumber daya manusia, itu berarti tim SDM mungkin memiliki peran dalam mengembangkan deskripsi pekerjaan dan materi perekrutan lainnya.
Anggota tim SDM mungkin bekerja sama dengan perekrut atau manajer perekrutan untuk mendefinisikan tanggung jawab posisi baru dan memposting lowongan pekerjaan di situs web perekrutan.
Para profesional SDM dapat membantu tim perekrutan memahami peraturan negara mengenai jam kerja dan kompensasi. Mereka mungkin juga menghadiri acara perekrutan dan berbicara dengan kandidat pekerjaan potensial tentang manfaat dan budaya perusahaan.
2. Rekrutmen
Fase rekrutmen dimulai ketika kandidat pekerjaan mengajukan lamaran dan mungkin termasuk penyaringan telepon, wawancara, dan pemeriksaan pra-pekerjaan.
Sementara beberapa perusahaan memiliki tim perekrutan khusus untuk tugas-tugas ini, perusahaan yang lebih kecil mungkin menggunakan tim SDM untuk mendukung manajer perekrutan dan perekrut.
Karena para profesional SDM memiliki pengalaman dengan hukum ketenagakerjaan dan kompensasi, mereka sering kali dapat menjawab pertanyaan dari kandidat tentang posisi yang mereka harapkan.
Mereka mungkin juga melakukan tugas-tugas administratif selama tahap ini, seperti mengajukan lamaran, membuat profil kandidat dalam program perekrutan, dan mengetik catatan wawancara untuk ditinjau nanti.
3. Onboarding
Ketika seorang karyawan baru menerima tawaran pekerjaan, tim SDM biasanya menangani proses onboarding atau orientasi, meskipun mereka mungkin mendapatkan bantuan dari perekrut atau manajer perekrutan.
Selama proses onboarding, tim SDM membuat akun karyawan untuk kolega baru mereka dalam database perusahaan, menggunakan informasi dari lamaran dan wawancara.
Mereka mungkin juga mengumpulkan informasi pajak untuk tim akuntansi perusahaan dan mengirimkan detail pemeriksaan latar belakang ke perusahaan verifikasi ketenagakerjaan pihak ketiga. Beberapa tim SDM menggunakan software payroll, yang membantu mereka mengatur gaji mereka dan mengidentifikasi informasi apa pun yang masih mereka perlukan dari karyawan baru.
Selama proses onboarding, tim HR mungkin juga akan mendistribusikan properti perusahaan kepada karyawan baru. Jika karyawan bekerja di kantor, mereka mungkin akan mendapatkan meja kerja, komputer desktop dan telepon.
Tergantung pada lokasi kantor dan prosedur keamanan, tim HR mungkin juga akan memberikan tempat parkir kepada karyawan baru dan memberikan mereka kunci, fob atau kartu ID untuk memasuki gedung. U
ntuk karyawan jarak jauh, seorang profesional SDM mungkin mengirimkan komputer laptop, telepon atau peralatan lainnya ke tempat tinggal karyawan.
4. Pelatihan karyawan baru
Biasanya, para profesional HR bekerja sama dengan manajer karyawan baru atau pimpinan tim untuk merancang program pelatihan yang membantu karyawan baru memahami pedoman umum perusahaan dan prosedur spesifik untuk pekerjaan mereka.
Tim HR mungkin memimpin kelas tentang struktur organisasi perusahaan, misi, dan perilaku yang diharapkan untuk satu atau beberapa karyawan baru. Mereka mungkin juga melatih karyawan baru untuk menggunakan portal karyawan untuk klaim asuransi kesehatan, meminta cuti dan mengajukan permintaan SDM.
Sementara manajer atau pimpinan tim karyawan baru mungkin melatih mereka tentang tanggung jawab mereka, tim SDM mungkin melacak sesi pelatihan tersebut dan memasukkannya ke dalam software orientasi dan pelatihan untuk memastikan bahwa setiap karyawan baru mendapatkan jumlah pelatihan yang diperlukan.
Catatan ini dapat membantu manajer karyawan meninjau kinerja mereka dan menjadwalkan pelatihan lanjutan di area tertentu. Sebelum karyawan mengambil tanggung jawab penuh waktu mereka, manajer mereka mungkin bertemu dengan HR untuk meninjau pelatihan yang mereka terima dan menandatangani pekerjaan mereka.
5. Pengembangan profesional
Peluang pengembangan profesional dapat meningkatkan kepuasan dan produktivitas di tempat kerja sekaligus mengurangi turnover karyawan.
Sementara beberapa perusahaan memiliki tim pengembangan profesional yang berdedikasi, yang lain mengandalkan departemen SDM untuk merancang dan memimpin kegiatan yang melibatkan karyawan dan mengajarkan keterampilan baru.
Tim SDM mungkin bertemu untuk membuat kalender pengembangan profesional, memastikan bahwa mereka memberikan kesempatan reguler bagi karyawan untuk mengambil bagian dalam kursus pengembangan.
Banyak tim HR yang mengirimkan survei di seluruh perusahaan, yang dapat membantu mereka mengidentifikasi bidang-bidang yang diminati untuk program pengembangan.
Para profesional HR juga dapat meneliti perusahaan yang menyediakan kursus pelatihan dalam kepemimpinan, komunikasi, kolaborasi dan soft skill lainnya.
Mereka mungkin juga mendapatkan sertifikasi yang memungkinkan mereka untuk memimpin kursus pelatihan sendiri, sehingga mengurangi biaya pengembangan profesional bagi perusahaan.
Pimpinan tim atau manajer departemen mungkin meminta tim HR untuk membantu mereka mengembangkan program pengembangan profesional khusus bagi anggota tim mereka, dengan fokus pada persyaratan pekerjaan mereka.
6. Manajemen dan tinjauan
Tim HR memainkan peran penting dalam tahap manajemen dan tinjauan kinerja dari masa kerja karyawan. Tahap ini terjadi pada saat yang sama dengan tahap pengembangan profesional, tetapi banyak perusahaan menganggapnya sebagai tahap yang terpisah, karena tujuan dan prosedurnya berbeda.
Dalam manajemen dan peninjauan, tujuan tim HR adalah untuk memfasilitasi percakapan yang bermakna antara manajer dan anggota tim mereka dan untuk memberikan dukungan administratif.
Dalam tahap ini, tim HR mungkin mengarahkan tinjauan bulanan, triwulanan atau tahunan untuk semua departemen, di mana para manajer bertemu dengan anggota tim mereka dan mengevaluasi kinerja mereka selama periode tersebut.
Di beberapa perusahaan, seorang anggota tim HR menghadiri setiap tinjauan yang dijadwalkan untuk menjadi pendengar yang objektif dan mengklarifikasi tujuan pertemuan tinjauan.
Tim HR mungkin juga mengajukan ringkasan tinjauan, yang mungkin mencakup topik yang dibahas dan rencana tindakan untuk periode berikutnya.
Bagian penting lainnya dari tahap ini adalah pengaduan dan pertemuan SDM individual. Jika karyawan atau manajer ingin menjadwalkan rapat disipliner atau tindakan, mereka biasanya menghubungi kantor SDM.
Dalam pertemuan-pertemuan ini, para profesional SDM mungkin memediasi perselisihan antar karyawan atau antara karyawan dan manajer mereka.
7. Retensi
Tahap retensi juga terjadi pada saat yang sama dengan tahap manajemen dan pengembangan profesional. Dalam tahap ini, tim HR bekerja sama dengan para pemimpin perusahaan untuk meningkatkan tingkat retensi perusahaan atau rata-rata masa kerja karyawan.
Mempekerjakan dan melatih karyawan baru membutuhkan waktu dan uang, sehingga mengurangi perputaran karyawan dapat membuat perusahaan lebih efisien.
Tim HR mungkin memeriksa berbagai faktor yang memengaruhi kemampuan perusahaan untuk mempertahankan karyawan, seperti kompensasi, tunjangan, lingkungan kerja, dan budaya perusahaan.
Untuk karyawan perorangan, tim HR mungkin menanggapi pertanyaan tentang kompensasi, asuransi kesehatan dan BPJS TK. Para profesional SDM juga dapat mengatur dan menghadiri pertemuan antara karyawan dan manajemen untuk membahas kompensasi dan tunjangan.
Jika tim kepemimpinan perusahaan ingin meningkatkan retensi, tim HR mungkin mewawancarai karyawan secara individu untuk mengetahui apa yang memotivasi mereka untuk tetap tinggal di perusahaan.
8. Pensiun, resign dari perusahaan atau pemutusan hubungan kerja
Tanggung jawab tim HR selama karyawan keluar dari perusahaan mungkin tergantung pada alasan karyawan tersebut keluar, tetapi sering kali melibatkan pengumpulan properti perusahaan dan menutup akun mereka di database perusahaan.
Ketika seorang karyawan pensiun, tim SDM mungkin membantu mereka terhubung dengan BPJS TK, yang dapat memberi mereka akses ke dana mereka.
Mereka mungkin juga menyelenggarakan pesta pensiun atau mengatur hadiah dari staf kantor. Mereka mungkin mengadakan pesta untuk karyawan yang keluar untuk perusahaan atau industri lain, tetapi mereka juga mungkin hanya mengirim kartu.
Tim HR memiliki lebih banyak tugas ketika manajemen mengakhiri kontrak karyawan. Ketika seorang manajer memecat karyawan, tim HR mendokumentasikan peristiwa yang menyebabkan pemutusan hubungan kerja, termasuk peringatan tertulis atau lisan, rencana intervensi dan laporan insiden.
Biasanya, manajer juga menyerahkan dokumen yang merangkum keputusan pemutusan hubungan kerja. Tim SDM menyimpan semua dokumen yang terkait dengan pemutusan hubungan kerja dalam file jika terjadi gugatan hukum. Tergantung pada situasinya, tim HR mungkin juga mengatur keamanan atau mengubah kode kunci.