Minutes of meeting atau yang biasa disingkat MoM adalah catatan tertulis dari percakapan dan keputusan yang diambil selama pelaksanaan rapat. MoM berlaku untuk segala kelompok di dalam sebuah perusahaan, termasuk dewan direksi, tim kepemimpinan, dan para investor.
MoM umumnya berisi ringkasan dari poin-poin paling penting yang dibahas dalam rapat. Perlu diketahui bahwa ini bukan transkrip lengkap, jadi sebaiknya tidak menulis terlalu rinci. Sebaliknya, catatan tersebut sebaiknya mencakup poin-poin utama.
Catatan tertulis ini nantinya bisa digunakan untuk memberi informasi kepada karyawan atau anggota tim yang tidak bisa hadir, atau untuk melacak keputusan dan tindakan yang perlu dikaji ulang.
Selain itu, MoM dari pertemuan sebelumnya bisa digunakan sebagai dasar dalam membuat keputusan perusahaan di masa yang datang. Adanya MoM juga dapat meningkatkan transparansi dan meminimalisir adanya kesalah pahaman.
Pentingnya Minutes of Meeting
Menurut penelitian yang dilakukan oleh Zippia, organisasi menghabiskan sekitar 15% dari waktu mereka untuk rapat, dengan hasil survei menunjukkan bahwa 71% dari rapat tersebut dianggap tidak produktif.
Oleh karena itu, menggunakan MoM dapat membantu Anda tetap produktif dan fokus pada poin-poin agenda. Selain itu, berikut adalah beberapa alasan pentingnya membuat MoM saat pelaksanaan meeting:
1. Mengingat Informasi Penting
Melalui MoM, Anda dapat mengambil fakta, keputusan yang diambil, konflik, peserta, dan detail penting lainnya apabila diperlukan. Hal ini dibutuhkan ketika ada anggota tim yang absen dan perlu memahami apa yang terjadi dalam meeting.
2. Menawarkan Perlindungan Hukum
Auditor, pengadilan, atau lembaga hukum lainnya menganggap MoM atau catatan rapat sebagai catatan resmi dari tindakan yang dilakukan perusahaan dan karyawannya. MoM dapat menjadi bukti tentang apa yang terjadi dalam rapat.
3. Mengukur Perkembangan
MoM berfungsi sebagai catatan kronologis dari perkembangan proyek, efektivitas keputusan yang telah diambil, dan efektivitas anggota tim dalam setiap langkah-langkah yang mereka lakukan.
4. Menentukan Kepemilikan
MoM membantu untuk menentukan siapa saja yang bertanggung jawab atas hal-hal yang berbeda. Ini dapat membantu memastikan bahwa orang tersebut bertanggung jawab untuk melanjutkan langkah-langkah tindakan mereka.
5. Terlibat dalam Perencanaan
MoM dapat dijadikan rujukan untuk membantu dalam perencanaan jangka pendek atau jangka panjang. Sebab, keputusan dan informasi yang dihasilkan dalam meeting mungkin diperlukan dalam melakukan perencanaan.
6. Menciptakan Titik Awal
Jika Anda memiliki jadwal rapat yang dilakukan secara teratur, misalnya weekly meeting, MoM sebelumnya dapat mengingatkan Anda pada beberapa hal yang sebelumnya telah dibahas.
Ini dapat menjadi titik awal Anda untuk pertemuan berikutnya, sehingga Anda dan tim tidak perlu membuang-buang waktu untuk mengingat kembali sebelum membahas poin-poin baru.
Poin-Poin Penting dalam Minutes of Meeting
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, MoM sebaiknya mencakup poin-poin penting dalam pelaksanaan rapat.
Sebagai gambaran, berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda cantumkan ke dalam MoM:
1. Tanggal dan Waktu Meeting
Pada bagian atas, cantumkan informasi terkait tanggal dan waktu meeting. Anda juga bisa mencantumkan lokasinya, terutama jika ini adalah dokumen yang dapat diakses secara langsung dan Anda akan mengadakan meeting secara virtual.
2. Peserta Meeting
Selanjutnya, tambahkan daftar yang berisi semua peserta dalam meeting. Anda dapat menyajikannya dengan sebuah tabel dan menyusunnya berdasarkan tingkat kepentingan atau kapan mereka akan berbicara, misalnya dimulai dari pemimpin tim dan seterusnya.
Sebagai contoh, Anda dapat menempatkan kepada divisi di bagian atas, lalu urutkan nama berdasarkan siapa yang memiliki poin agenda paling banyak untuk dibahas hingga siapa yang memiliki poin agenda paling sedikit.
Hal tersebut dapat membantu pertemuan tetap teratur dan memberikan cukup waktu untuk membahas setiap poin-poin dalam agenda.
3. Tujuan Meeting
Penting untuk menyertakan tujuan meeting di dalam MoM, agar Anda bisa lebih mudah dalam menemukan pertemuan dengan tujuan yang sama. Hal ini juga membuat peserta mengetahui tujuan meeting dengan jelas, khususnya bagi karyawan baru yang baru mengikuti meeting.
Tujuan Anda mungkin seperti:
- Menetapkan tugas dan memulai proyek berikutnya.
- Berpikir bersama mengenai ide-ide untuk kampanye pemasaran selanjutnya.
- Meningkatkan proses di dalam tim atau departemen tertentu.
- Merencanakan acara yang akan datang atau kegiatan bonding team.
4. Agenda Meeting
Buatlah tabel atau daftar berisi semua poin-poin terkait agenda meeting. Agenda ini berfungsi untuk melihat poin-poin yang akan dibahas oleh masing-masing peserta meeting. Tulislah nama orang yang berencana untuk berbicara tentang setiap poin agenda di MoM.
5. Catatan Meeting
Catatan meeting menjadi bagian paling penting dari minutes of meeting. Jika pon-poin di dalam agenda membantu meeting dapat berjalan efektif, catatan ini berfungsi untuk menampung semua hal penting di dalam pertemuan.
Saat menyusun MoM, Anda bisa menempatkan catatan ini setelah poin-poin agenda atau mungkin membuat halaman baru.
Pada awalnya, catatan mungkin akan terlihat tidak rapi dan berisi kesalahan pengetikan, jadi pastikan untuk melihat kembali bagian ini pada akhir pertemuan untuk memperbaikinya.
Dengan cara ini, catatan tersebut dapat digunakan sebagai rujukan di masa depan oleh peserta meeting dan untuk mereka yang tidak hadir.
Tahap Membuat Minutes of Meeting dengan Tepat
Berikut adalah langkah-langkah yang perlu Anda lakukan untuk membuat MoM:
1. Lakukan Persiapan Sebelum Pertemuan
Sebelum meeting, Anda perlu melakukan beberapa persiapan untuk memudahkan Anda dalam pembuatan MoM. Buatlah template untuk meeting, kemudian masukkan poin-poin agenda ke dalam template sebelum meeting dimulai agar kerangkanya siap.
Anda juga bisa mencantumkan peserta yang diharapkan hadir, sehingga Anda bisa mengetahui apakah mereka hadir pada meeting tersebut. Kemudian, tuliskan nama-nama yang akan berbicara atau mengajukan usulan.
2. Catat Detail Penting
Jika Anda berperan sebagai pencatat, Anda harus tahu apa yang perlu dimasukkan ke dalam MoM. Berikut adalah informasi-informasi yang sebaiknya Anda catat:
- Subjek pertemuan
- Lokasi (jika relevan)
- Tanggal dan waktu
- Peserta
- Poin-poin agenda
- Ringkasan dari setiap poin agenda, termasuk siapa yang membahasnya
- Keputusan yang diambil dan hasilnya
- Status tindakan yang diambil
- Tanggal dan waktu pertemuan berikutnya
- Tindakan yang diharapkan dari rekan tim sebelum pertemuan berikutnya
- Poin-poin yang akan dibahas dalam pertemuan berikutnya
- Daftar dokumen tambahan yang Anda sertakan jika relevan
3. Buat Catatan yang Jelas dan Sederhana
Untuk membuat catatan yang mudah dipahami tetapi tetap jelas, berikut hal yang dapat Anda lakukan:
- Buat atau gunakan template.
- Segera catat peserta sesaat setelah mereka bergabung dengan panggilan atau masuk ke ruangan pertemuan,
- Sebaiknya, tulis catatan dengan cara sederhana daripada mencoba menuliskan setiap kata dengan tepat.
- Rekam diskusi dengan telepon atau software tertentu apabila dibutuhkan.
4. Mengelola MoM Setelah Meeting
Setelah meeting selesai, pastikan untuk segera mengelola catatan tersebut, agar detail-detail yang ada saat meeting masih segar di pikiran Anda. Langkah-langkah menulis dan mengatur catatan meliputi:
- Menambahkan klarifikasi jika diperlukan.
- Mencatat pembicara atau peserta.
- Mencantumkan dokumen yang dibahas sebagai lampiran.
- Menyimpan dokumen dengan nama yang konsisten.
5. Meminta Ulasan terkait Minutes of Meeting
Selanjutnya, Anda juga perlu meminta ulasan kepada orang lain di tim Anda, untuk meninjau MoM yang telah dibuat. Hal ini akan memastikan bahwa Anda telah mencatat semuanya dengan akurat dan detail.
Perlu Anda ketahui, bahwa MoM untuk pertemuan dewan mungkin memerlukan persetujuan dewan untuk diarsipkan sebagai catatan resmi. Proses persetujuan ini umumnya dilakukan di awal pertemuan berikutnya.
6. Menyebarluaskan kepada Tim Anda
Setelah MoM disetujui atau selesai, bagikan kepada peserta dan anggota tim yang tidak hadir melalui email. Apabila Anda membuatnya dalam Google Docs, Anda bisa dengan mudah mengatur dokumen supaya hanya bisa dilihat oleh anggota tim, untuk kemudian dibagikan setelah selesai.
Anad juga bisa menggunakan program lainnya untuk dikonversi menjadi PDF, kemudian mengirimkannya melalui email kepada anggota tim.
7. Menyimpan Salinan
Anda perlu menyimpan semua minutes of meeting dengan aman dalam satu tempat, sehingga buatlah folder digital untuk meeting agar mudah ditemukan. Selain itu, sebaiknya Anda juga setidaknya menyimpan dokumen cadangan.
Misalnya, dengan menyimpannya di hard drive eksternal atau layanan cloud storage service. Apabila Anda mencetak MoM dalam versi hard copy atau kertas, pastikan Anda menyimpannya dengan rapi dan mengatur catatan secara kronologis.
Tips Membuat Minutes of Meeting
Selain melakukan langkah-langkah di atas, berikut adalah beberapa tips yang bisa Anda lakukan untuk membuat MoM:
1. Dapatkan Klarifikasi
Meeting sering kali penuh dengan berbagai percakapan dan topik yang cukup banyak. Hal ini membuat keputusan dan poin-poin penting sulit untuk diikuti. Oleh karena itu, pastikan Anda memahami hasil catatan Anda dan jangan raggu untuk meminta klarifikasi apabila diperlukan.
2. Tetap Objektif
Catatan meeting harus bersifat objektif dengan pernyataan yang singkat dan jelas mengenai apa yang terjadi. Hindari menyertakan pengamatan atau pendapat pribadi Anda. Artinya, semua informasi yang dicatat harus berdasarkan fakta.
3. Pahami Siapa yang Dapat Mengakses Minutes of Meeting
Dalam banyak kasus, MoM dianggap sebagai catatan yang bisa diakses oleh publik, sehingga orang lain memiliki akses untuk melihatnya. Dengan demikian, pastikan Anda memahami siapa yang berhak melihat MoM dan pertimbangkan orang tersebut saat menulis informasi di dalam MoM.
Hindari untuk mencantumkan informasi yang dapat mengungkapkan terlalu banyak detail atau berdampak negatif pada peserta meeting.
4. Batasi Penggunaan Nama dan Kutipan
Karena orang di luar peserta meeting mungkin juga bisa mengakses MoM, maka jaga kerahasiaan sebaik mungkin. Hindari mencantumkan terlalu banyak, kecuali memang diperlukan untuk tindakan tertentu.
Selain itu, jangan pernah mengutip secara langsung apa yang dibicarakan oleh peserta pertemuan.
Contoh Minutes of Meeting
Agar lebih memahami pembuatan MoM, simak contoh-contohnya berikut ini:
Contoh Pertama
Meeting Tim Marketing terkait Campaign
Lokasi: Ruang Meeting 1
Tanggal: 14 April 2023
Waktu: 10.00 WIB
Kehadiran:
- Sarah Angela — Hadir
- Ahmad Cahyadi — Hadir
- Aditya Wijaya — Hadir
- Inggit Guritno — Tidak hadir
- Bianca Julia — Hadir
Poin-poin Agenda:
- Kemajuan campaign sampai saat ini
- Penulisan skrip untuk iklan baru dan iklan radio
- Desain grafis untuk iklan digital dan posting media sosial
- Tujuan campaign
- Meningkatkan traffic toko online sebesar 33%
- Meningkatkan engagement di media sosial sebesar 42%
- Pengeluaran kurang dari Rp1000.000 untuk setiap prospek baru
Langkah Berikutnya:
- Mengambil gambar iklan
- Memperoleh izin lokasi
- Menggaji kru kamera
- Mengembangkan strategi bersama tim penjualan
- Menghasilkan dan mengelola prospek baru daricampaign
Contoh Kedua
Meeting Tim Proyek Aplikasi Mobile
Tempat: Ruang Rapat, Kantor Pusat
Tanggal: 5 Agustus 2022
Waktu: 2:00 WIB
Kehadiran:
- Anna Rahman — hadir
- Budi Santoso — hadir
- Cindy Lim — hadir
- David Wong — hadir F
- Faisal Malik — tidak hadir
Poin-poin Agenda:
- Pembaruan perkembangan proyek
- Sprint terbaru telah selesai, dan tim pengembangan telah memulai sprint berikutnya
- Membahas perubahan desain antarmuka pengguna berdasarkan umpan balik tim uji coba
- Diskusi tentang masalah yang muncul selama pengujian fungsional
Rencana Langkah Berikutnya:
- Melanjutkan pengembangan fitur A dan B dalam sprint berikutnya
- Menyederhanakan user interface berdasarkan feedback dari tim uji coba
- Jadwalkan ulang pengujian fungsional untuk minggu depan
Contoh Ketiga
Pertemuan Eksekutif
Tujuan pertemuan: Memfasilitasi komunikasi antara para pemimpin perusahaan secara bulanan
Tempat: Zoom
Tanggal dan waktu: 25 Februari 2023 pukul 2:00 WIB
Kehadiran:
- Budi Santoso
- Rita Margaret
- Agung Muharam
Tidak Hadir:
- Bagus Purnomo
Meninjau Metrik dan KPI:
- Peningkatan ROI sebesar 5,3% sejak kuartal lalu
- Peningkatan traffic situs web sebesar 17,9% sejak meeting sebelumnya
Tindakan dari Pertemuan Sebelumnya:
- Kolaborasi dengan direktur pemasaran untuk meningkatkan engagement di semua media sosial
- Mengembangkan strategi baru
- Perekrutan sales manager dan dua software developer — satu software developer sudah dipekerjakan, sedang di tahap akhir proses aplikasi untuk peran lainnya
Poin-poin Agenda:
- Revisi proses onboarding untuk semua karyawan
- Integrasi nilai dan budaya perusahaan ke dalam kegiatan membangun tim
- Merancang dan memesan item dengan logo perusahaan, misalnya kaos atau topi
- Menentukan pasar baru yang akan ditargetkan, misalnya berdasarkan demografi: remaja, pemilik hewan peliharaan, dan sebagainya.
- Menyelesaikan anggaran untuk kuartal berikutnya. Termasuk anggaran untuk acara, pengembangan produk, dan inisiatif onboarding
Penambahan pada agenda:
- Persiapan untuk pertemuan dewan direksi
- Transfer data bisnis ke platform baru
Langkah berikutnya:
- Membuat presentasi untuk penjualan baru
- Menerapkan sistem integrasi kalender untuk berbagai departemen
Template Minutes of Meeting
[NAMA PERUSAHAAN]
Perihal : [Cantumkan tujuan diadakan rapat]
Lokasi : [Cantumkan lokasi rapat]
Tanggal : [Cantumkan tanggal rapat]
Waktu : [Cantumkan pada jam berapa rapat dimulai]
Daftar Hadir
- [Tuliskannama lengkap setiap peserta rapat]
Agenda Meeting
- [Jabarkan hal-hal yang akan dibahas pada saat rapat]
Keputusan Meeting atau Rencana Selanjutnya
- [Tuliskan seluruh keputusan yang disetujui]
Catatan Tambahan
[Cantumkan poin penting lainnya yang dibahas pada saat rapat]