Screening interview adalah wawancara kerja singkat untuk menentukan apakah kandidat termasuk pelamar yang berkualifikasi. Wawancara ini bertujuan untuk melihat apakah kandidat telah memenuhi persyaratan pekerjaan dan apakah kemampuan dan pengalaman mereka sesuai dengan posisi yang dicari perusahaan.
Umumnya, para profesional HR dan rekruitmen menggunakan wawancara skrining pada tahap pertama untuk menentukan apakah harapan seorang pelamar sesuai dengan posisi yang dia lamar, apakah dia memenuhi kualifikasi pekerjaan, dan apakah dia cocok dengan budaya perusahaan.
Berbeda dengan wawancara kerja sebenarnya, screening interview lebih singkat dan sederhana, serta lebbih berfokus pada kualifikasi, pengalaman, keterampilan, ketersediaan waktu, harapan gaji, dan minat pelamar terhadap pekerjaan
Wawancara dapat dilakukan melalui telepon, video interview, atau bertatap muka secara langsung. Hasil dari wawancara tersebut nantinya menentukan apakah calon memenuhi persyaratan minimum untuk posisi tersebut dan apakah mereka cocok dengan budaya perusahaan sebelum dilakukan wawancara dan tes yang lebih mendalam.
Sementara itu, dalam wawancara kerja yang sebenarnya, pertanyaannya mungkin lebih berfokus pada perilaku atau situasi, untuk mengevaluasi keterampilan pemecahan masalah, kemampuan berpikir kritis, dan keterampilan komunikasi calon. Pada tahap ini, Anda juga dapat mengidentifikasi kepribadian, gaya kerja, nilai-nilai, serta pertanyaan yang kandidat miliki tentang pekerjaan atau perusahaan.
Mengapa Screening Interview Penting dalam Proses Rekrutmen?
Sebuah studi yang dilakukan oleh Robert Half mengungkapkan bahwa 66% pelamar yang tidak mendapatkan feedback dalam sepuluh hari setelah melamar, akan kehilangan minat pada pekerjaan tersebut. Jika tidak ada tanggapan setelah lima belas hari, presentase ini meningkat menjadi 77%.
Selain kehilangan minat, pelamar yang merasa tidak ditanggapi perusahaan, akan mengambil tindakan seperti berikut:
- Mengundurkan diri dari proses tanpa penjelasan (49%)
- Menolak mempertimbangkan perusahaan untuk posisi di masa depan dan mencatat perusahaan tersebut (41%)
- Membagikan pengalaman negatif mereka di media sosial (27%).
Oleh karena itu, screening interview adalah cara terbaik untuk menghargai waktu setiap kandidat dan dapat mempercepat proses perekrutan, serta dapat meningkatkan jumlah kandidat yang dievaluasi untuk setiap posisi.
Jenis-Jenis Screening Interview
Wawancara skrining merupakan tahap awal dalam proses perekrutan untuk menyaring kandidat yang sesuai. Ada beberapa jenis wawancara yang paling umum digunakan, yaitu:
1. Screening Interview Melalui Telepon
Menghubungi kandidat merupakan cara praktis dan cepat untuk melakukan wawancara awal dengan mereka. Meskipun Anda tidak bisa melihat mereka secara langsung, namun wawancara telepon dapat membantu menyaring kandidat yang tidak memenuhi kriteria dengan cara yang lebih efisien.
2. Screening Interview Melalui Video
Video interview dilakukan dengan menggunakan platform video, seperti Zoom, Skype, Google Meet, dan sebagainya. Dalam wawancara ini, Anda dapat melihat kandidat secara visual dan mengamati bahasa tubuh, serta ekspresi mereka. Wawancara video ini dapat memberikan kesan yang lebik dibandingkan wawancara melalui telepon.
3. Screening Inteview dengan Kuesioner
Wawancara dengan kuesioner melibatkan beberapa pertanyaan yang diajukan kepada kandidat untuk mengevaluasi kualifikasi mereka. Kandidat diharapkan menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut secara tertulis. Metode ini cocok digunakan untuk menyaring kandidat dalam jumlah besar tanpa harus melakukan wawancara secara langsung.
4. Screening Interview Teknis
Wawancara skrining teknis dapat digunakan secara khusus untuk menilai kemampuan teknis kandidat di bidang tertentu. Biasanya, kandidat akan diberikan beberapa pertanyaan terkait keterampilan teknis dan pengalaman kerja mereka. Jenis wawancara ini penting bagi perusahaan yang sedang mencari karyawan dengan keahlian tertentu.
11 Pertanyaan dalam Screening Interview
Sebelum melakukan interview, tentunya sebagai pewawancara Anda perlu menyusun daftar pertanyaan. Pertanyaan-pertanyaan tersebut nantinya digunakan untuk mengumpulkan informasi dasar tentang keterampilan, pengalaman relevan, sifat kepribadian, dan kesusian budaya perusahaan dengan kandidat.
1. Rentang Gaji
“Berapa rentang gaji yang Anda harapkan?” Sebelum memulai detail lainnya, sebaiknya bicarakan terlebih dahulu mengenai gaji yang diharapkan kandidat. Informasi ini dapat menjadi faktor penentu apakah proses wawancara akan dilanjutkan.
Misalnya, mereka mengharapkan gaji Rp5.000.000, dan gaji yang ditawarkan hanya Rp2.500.000, maka kemungkinan besar negosiasi tidak akan berhasil dan lebih baik tidak melanjutkan kandidat tersebut ke tahap berikutnya.
2. Tentang Kandidat
Setelah memastikan bahwa persyaratan gaji calon sesuai dengan posisi yang ditawarkan, Anda dapat mengajukan pertanyaan “bisakah Anda ceritakan tentang diri Anda?” untuk mengetahui gambaran tentang latar belakang mereka.
Hal ini menjadi kesempatan bagi mereka untuk memberikan informasi umum tentang kesesuaian profesional dan budaya mereka dengan posisi yang tengah dilamar. Pertanyaan ini juga membantu mereka untuk lebih santai dalam wawancara dan dapat mengurangi kecemasan.
Perhatikan pengalaman dan kepribadian mereka. Sebab, selain menyampaikan sebagian informasi yang telah tercantum dalam resume, mereka juga mungkin akan memberikan informasi tambahan tentang pengalaman atau keterampilan yang tidak tertera pada resume.
3. Alasan Kandidat Mencari Pekerjaan Baru
“Mengapa Anda mencari pekerjaan baru?” Apakah calon tersebut sudah memiliki pekerjaan lain atau saat ini menganggur, jawaban mereka akan memberikan pemahaman lebih baik tentang motivasi mereka dalam mencari pekerjaan. Mereka juga dapat menjelaskan tentang jeda dalam pekerjaan sebelumnya atau mengklarifikasi mengapa mereka saat ini menganggur.
Calon ideal akan menjelaskan bagaimana peran ini sesuai dengan perkembangan karier mereka dan keterampilan atau pengalaman apa yang ingin mereka peroleh. Jika mereka mengungkapkan hal-hal negatif tentang perusahaan sebelumnya, itu menjadi pertanda bahwa mereka mungkin tidak cocok dengan budaya perusahaan.
4. Bagaimana Kandidat Mengetahui Informasi Lowongan
Anda dapat mengajukan pertanyaan “Bagaimana Anda mengetahui tentang posisi ini?” untuk mengetahui bagaimana kandidaat menemukan informasi tentang posisi tersebut. Apabila mereka menyebutkan pegawai internal yang merekomendasikan mereka, Anda dapat menggunakan pegawai tersebut sebagai referensi di luar referensi yang diberikan oleh pelamar.
Jawaban mereka juga memberikan feedback tentang efektivitas metode perekrutan Anda. Jika beberapa calon menemukan lowongan pekerjaan dari sumber yang sama, Anda dapat menggunakan sumber tersebut sebagai media perekrutan utama untuk posisi yang akan datang.
Hal yang perlu diperhatikan di sini adalah jawaban tulus dari kandidat. Selama mereka menunjukkan minat terhadap perusahaan dan posisi tersebut, bagaimana mereka menemukan lowongan tidak akan berdampak signifikan pada hasil rekrutmen.
5. Pengetahuan Kandidat Tentang perusahaan
Untuk mengetahui apakah kandidat telah mengetahui perusaahaan sebelum melamar, Anda dapat mengajukan pertanyaan “Apa yang Anda ketahui tentang perusahaan ini?” Sebab, seharusnya mereka memiliki pengetahuan dasar tentang perusahaan.
Tidak perlu mengetahui secara mendetail, namun mereka harus memahami perusahaan bergerak di bidang apa, produk atau layanan yang disediakan, nilai-nilai perusahaan, dan pesaing utama.
Pertanyaan ini tidak hanya memberi Anda informasi tentang pengalaman sebelumnya dengan perusahaan tersebut, tetapi juga menunjukkan tingkat kesiapan mereka dalam menghadapi wawancara. Jika mereka meluangkan waktu untuk mempelajari tentang perusahaan, kemungkinan besar mereka akan membawa sikap yang sama teliti dalam tugas sehari-hari mereka di tempat kerja.
6. Keterampilan Kandidat
“Keterampilan apa yang Anda miliki dari pengalaman kerja sebelumnya yang membuat Anda cocok untuk posisi ini?” Meskipun wawancara skrining bersifat awal, Anda juga perlu menilai keterampilan dan kemampuan calon. Pengalaman spesifik dari pekerjaan sebelumnya dapat digunakan untuk menilai kemampuan mereka dalam memenuhi tugas yang diperlukan untuk posisi yang sedang diwawancarai.
7. Motivasi Kandidat dalam Bekerja
Selain keterampilan teknis, Anda perlu menggali kesesuaian budaya dari seorang calon dengan mengajukan pertanyaan “Apa yang memotiviasi Anda dalam bekerja?”
Temukan apa yang mendorong calon untuk memberikan usaha terbaik, sebab Anda harus menemukan orang-orang yang termotivasi oleh tanggung jawab dan lingkungan yang sesuai dengan budaya perusahaan Anda.
Jawaban yang menunjukkan semangat untuk menghasilkan pekerjaan berkualitas tinggi dan berkontribusi pada kesuksesan keseluruhan perusahaan menandakan calon yang kuat.
8. Jenis Lingkungan dan Gaya Bekerja
Pertanyaan “Jenis lingkungan dan gaya bekerja apa yang Anda pilih?” dapat Anda ajukan untuk mengetahui motivasi mereka lebih dalam, dan memahami tentang keseuaian kandidat dengan lingkungan kerja dan gaya bekerja kandidat.
Melalui pertanyaan ini, Anda akan memeproleh informasi berharga tentang kepribadian dan kemampuan mereka dalam bekerja dengan berbagai tipe individu. Jika mereka lebih suka bekerja secara mandiri namun ternyata posisi yang dibuka sangat bergantung pada kerja tim, maka kandidat tersebut mungkin bukan pilihan yang cocok.
9. Budaya Perusahaan yang Dicari
Setelah menilai keterampilan teknis dan sifat kepribadian kandidat yang berhubungan dengan posisi pekerjaan, jelajahi lebih dalam tentang kesesuaian budaya perusahaan dengan mengajukan pertanyaan, “Apa yang Anda cari dalam budaya perusahaan?”
Cari kandidat yang nilai-nilainya sejalan dengan perusahaan dan yang antusias untuk berkontribusi pada budaya perusahaan.
10. Kesiapan Bekerja
“Jika Anda diterima, kapan Anda bisa memulai?” Ajukan pertanyaan tersebut pada screening interview untuk mengetahui kapan kandidat bisa mulai bekerja jika mereka terpilih.
Jika mereka saat ini masih bekerja di perusahaan lain, carilah tanggal mulai sekitar dua minggu setelah penawaran diberikan, kecuali jika terdapat ketentuan one month notice atau semacamnya. Apabila mereka menganggur, maka seharusnya lebih siap untuk mulai bekerja setelah menerima paenawaran.
11. Pertanyaan dari Kandidat
Setelah menyampaikan semua pertanyaan yang telah Anda siapkan, berikan kesempatan bagi kandidat untuk mengajukan pertanyaan. Persilakan mereka untuk menanyakan apapun yang ingin ketahui tentang posisi dan perusahaan.
Hal ini memungkinkan pelamar untuk mengklarifikasi ketidakpastian tentang posisi dan perusahaan, sembari mengukur minat mereka terhadap posisi tersebut.
Apabila mereka tidak mempersiapkan pertanyaan, itu bisa menjadi pertanda negatif yang menunjukkan bahwa kandidat mengirimkan lamaran pekerjaan secara massal hannya dengan tujuan mendapatkan pekerjaan.
Tips Melakukan Screening Interview dengan Sukses
Berikut adalah beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk mencapai wawancara yang sukses:
1. Persiapkan Diri
Sebelum wawancara, baca dengan seksama aplikasi dan resume kandidat untuk mengetahui pengalaman kerja mereka. Siapkan daftar pertanyaan dan pikirkan apakah ada hal khusus yang ingin ditanyakan berdasarkan informasi yang sudah ada.
Perlu Anda ingat bahwa ini hanyalah wawancara skrining, sehingga tujuan utamanya adalah menilai apakah kandidat sesuai dengan pekerjaan dan cocok dengan budaya perusahaan.
2. Ajukan Pertanyaan Terbuka
Jawaban “ya” atau “tidak” tidak memberikan banyak informasi tentang kepribadian, keterampilan, dan nilai-nilai kandidat. Oleh karena itu, tanyakan pertanyaan yang memungkinkan kandidat memberikan jawaban yang lebih detail. Dengarkan dengan seksama jawaban mereka dan ajukan pertanyaan lanjutan jika ada hal yang masih belum jelas.
Selama proses wawancara, pastikan Anda menggunakan teknik wawancara yang adil dan objektif untuk mengevaluasi kandidat. Jangan memihak pada kandidat favorit Anda, tetapi pilihlah mereka yang paling cocok untuk posisi tersebut.
3. Tetaplah Profesional dan Hormati Kandidat
Meskipun wawancara skrining tidak seformal wawancara lengkap, tetaplah berperilaku profesional. Beri respek, sopan, dan hindari diskriminasi dalam bertindak. Berikan informasi yang jelas tentang posisi dan perusahaan kepada kandidat. Ingatlah, meskipun kandidat tidak cocok untuk peran tersebut, mereka masih bisa menjadi aset di masa depan, jadi penting untuk meninggalkan kesan yang positif.
Jika wawancara dilakukan melalui video, pastikan Anda berada di ruangan yang tenang dan tidak ada gangguan. Gunakan latar belakang yang sesuai dan jaga tampilan tetap profesional. Kandidat harus merasakan pengalaman yang sama seperti saat mereka masuk ke ruang rapat.