Pengukuran kinerja adalah proses mengumpulkan poin data yang dapat digunakan tim untuk mengevaluasi kemajuan, dan ukuran manajemen kinerja adalah seperangkat metode dan praktik proaktif yang dapat digunakan organisasi untuk melacak produksi atau kegiatan operasional bisnis.
Dalam proses ini, manajemen, anggota staf, dan pemangku kepentingan menyepakati seperangkat ukuran atau tujuan kinerja tertentu, dan kemudian tim manajemen mengukur kemajuan menuju tujuan tersebut.
Sasaran mungkin berhubungan dengan indikator utama seperti penjualan, kuota, atau metrik aktivitas harian. Manajemen kinerja adalah proses yang mengevaluasi kelayakan dan efektivitas tujuan pengukuran tersebut.
Perbedaan Pengukuran Kinerja dan Manajemen Kinerja
Pengukuran kinerja dan manajemen kinerja saling melengkapi satu sama lain, meskipun keduanya berbeda dalam dua cara utama:
Maksud dan tujuan
Perusahaan menggunakan pengukuran kinerja untuk melacak kemajuan menuju sasaran yang sangat spesifik.
Misalnya, seorang manajer penjualan mungkin menggunakan pengukuran kinerja untuk mempelajari berapa banyak panggilan yang dilakukan perwakilan penjualan selama satu hari dan membandingkannya dengan sasaran tahunan.
Perusahaan dapat menggunakan manajemen kinerja untuk menilai, mengevaluasi, dan mengarahkan strategi untuk mencapai sasaran tersebut.
Manajer penjualan dapat menggunakan strategi manajemen kinerja untuk meningkatkan tingkat panggilan pada tim mereka.
Selain itu, organisasi dapat menggunakan manajemen kinerja untuk memprediksi bagaimana ukuran kinerja dapat memengaruhi perusahaan.
Hal ini membantu mereka membuat rencana untuk masa depan. Misalnya, jika perusahaan mencapai metrik pengukuran kinerja untuk meningkatkan penjualan sebesar 10%, bisnis dapat melakukan penyesuaian untuk menangani pertumbuhan ini. Penyesuaian ini adalah bagian dari strategi manajemen kinerja.
Seorang manajer dapat membuat rencana untuk merespons peningkatan persyaratan produksi, volume pertanyaan layanan pelanggan yang lebih tinggi, atau kebutuhan akan lebih banyak staf penjualan.
Eksekusi
Eksekusi strategi pengukuran kinerja biasanya melibatkan pelacakan aktivitas dan membaca laporan. Tujuan manajemen kinerja adalah menjalankan strategi untuk mencapai pengukuran kinerja yang ditargetkan.
Setelah menyetujui pengukuran kinerja atau tujuan, manajer dapat mengevaluasi cara yang paling efisien dan efektif untuk mencapai tujuan pengukuran tersebut sebagai bagian dari manajemen kinerja.
Untuk menciptakan strategi manajemen kinerja yang efektif, mereka dapat mengikuti panduan berikut:
- Pastikan manajemen senior dan pemangku kepentingan yang terkena dampak mendukung. Untuk melaksanakan rencana manajemen kinerja, pengambil keputusan dan pemangku kepentingan perlu menyetujui strategi yang terlibat.
- Alokasikan anggaran untuk memenuhi sasaran kinerja. Saat membuat anggaran, pertimbangkan ukuran kinerja yang merupakan bagian dari tujuan strategis organisasi Anda. Mengadvokasi waktu, uang, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan dapat membantu tim Anda memenuhi tujuan ini.
- Menetapkan pemimpin tim. Menugaskan pemimpin tim yang mengawasi dan mendorong profesional lainnya dapat membantu organisasi melaksanakan rencana manajemen proyek dengan sukses.
- Jadwalkan pertemuan rutin. Membuat pertemuan berkala untuk membahas kemajuan, tantangan, dan rencana tindakan dapat membantu membuat rencana lebih efektif.
Mengapa Pengukuran Kinerja adalah Hal Penting?
Pengukuran kinerja penting karena mereka memberi Anda wawasan yang diperlukan untuk menentukan apakah suatu proses atau orang mencapai tujuan yang dimaksudkan.
Meskipun metrik ini bervariasi tergantung pada fokus spesifik pengukuran Anda, manfaat inti dari mengetahui efektivitas sesuatu atau seseorang sangat berharga.
Ini karena wawasan yang Anda peroleh dapat membantu Anda membuat keputusan yang lebih tepat tentang cara meningkatkan efektivitas target yang tidak dapat mencapai tujuan inti yang ditetapkan.
Ada beberapa tujuan dan manfaat umum yang dapat dibantu oleh pengukuran efektivitas, seperti:
- Meningkatkan kinerja organisasi
- Mengembangkan budaya kinerja yang lebih efektif
- Menyelaraskan tujuan individu dengan tujuan organisasi
- Meningkatkan kinerja karyawan
- Memberikan dasar dan tujuan untuk pengembangan individu
- Meningkatkan efisiensi suatu proses
- Meningkatkan angka penjualan
5 Metode untuk Melakukan Pengukuran Kinerja Karyawan dalam Bisnis
Perusahaan dapat menggunakan berbagai sistem untuk mengukur efektivitas strategi manajemen kinerja. Berikut adalah lima metode yang perlu dipertimbangkan ketika mencoba mengumpulkan data atau membuat struktur untuk mengukur manajemen kinerja:
1. Skala penilaian numerik
Dalam manajemen kinerja, para profesional dapat menggunakan peringkat numerik untuk menetapkan nilai poin untuk setiap pengukuran kinerja.
Hal ini membantu mereka memprioritaskan langkah-langkah rencana manajemen kinerja. Anda dapat menggunakan nilai poin untuk menandakan bagaimana kinerja ukuran saat ini.
Misalnya, Anda dapat membuat sistem peringkat, seperti satu sampai lima, di mana lima menunjukkan tingkat kinerja yang tinggi.
2. Evaluasi diri
Evaluasi diri adalah metode penting untuk mengukur kinerja. Proses ini melibatkan pembuatan kriteria objektif, yang dapat digunakan organisasi untuk menentukan seberapa dekat organisasi tersebut mencapai pengukuran kinerjanya.
Evaluasi dapat berbentuk kuesioner, survei atau penilaian skor. Tujuan dari setiap evaluasi diri adalah untuk memiliki gambaran yang jelas tentang keadaan saat ini untuk menyusun rencana untuk mencapai tujuan, yang mengarah ke strategi manajemen kinerja yang tepat.
3. Tinjauan sejawat
Memfasilitasi tinjauan sejawat untuk menilai manajemen kinerja menyediakan forum untuk umpan balik langsung dari rekan kerja dalam desain dan implementasi langkah-langkah manajemen kinerja.
Tinjauan sejawat membantu memperjelas keadaan kinerja saat ini dari perspektif pengguna internal atau pemangku kepentingan yang terkena dampak dan dapat memberikan umpan balik yang bermanfaat dari berbagai perspektif yang berbeda.
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang mungkin Anda tanyakan selama tinjauan pengukuran manajemen kinerja:
- Apakah tujuan metrik kinerja kita realistis dan dapat dicapai?
- Apakah kita mengukur metrik kinerja yang benar?
- Apakah kita memiliki metodologi dan teknologi yang tepat untuk menetapkan, melacak dan meninjau pengukuran kinerja?
- Apakah kita memiliki proses komunikasi yang efektif untuk meninjau pengukuran kinerja dengan karyawan?
- Apakah ada langkah-langkah tata kelola untuk memastikan bahwa ukuran kinerja dan rencana peningkatan kinerja dilaksanakan dengan tepat?
4. Daftar periksa tugas dan fungsi
Menetapkan daftar tugas dan fungsi yang jelas dan otoritatif memastikan akuntabilitas dan efisiensi. Dengan merinci anggota tim mana yang bertanggung jawab atas aktivitas apa, Anda dapat menciptakan lebih banyak transparansi dalam proses manajemen.
Hal ini membantu anggota tim memahami dengan jelas ekspektasi kontribusi mereka, yang dapat meningkatkan kinerja.
5. Performance management cohorts
Cohort adalah sekelompok profesional atau organisasi yang memiliki tujuan atau sifat yang sama.
Mungkin akan sangat membantu untuk bergabung dengan cohort organisasi serupa di industri Anda saat merancang rencana manajemen proyek.
Anda dapat berkumpul bersama secara berkala untuk berbagi tantangan, praktik terbaik, dan tujuan ke depan. Memahami apa yang dilakukan organisasi lain dalam program manajemen kinerja mereka membantu menetapkan garis dasar yang realistis di mana organisasi Anda seharusnya berada.
Sesi cohort merupakan peluang penting untuk kolaborasi, inovasi dan pemecahan masalah.
Cara Menetapkan Pengukuran Kinerja
Ukuran manajemen kinerja dapat membantu Anda mengevaluasi seberapa efektif strategi dan sistem Anda. Membuat dan melaksanakan ukuran manajemen kinerja yang dapat dimengerti, efisien dan jelas adalah tujuan dari setiap program manajemen kinerja.
Berikut adalah enam langkah untuk menetapkan ukuran manajemen kinerja yang efektif:
1. Meneliti praktik terbaik
Menetapkan apa arti dan bentuk kinerja yang sangat baik dalam organisasi bisnis Anda adalah langkah penting pertama dalam menilai manajemen kinerja.
Pertimbangkan untuk meneliti tren manajemen kinerja dalam industri Anda. Hal ini dapat membantu Anda membuat garis dasar yang dapat digunakan untuk mengevaluasi diri Anda sendiri.
2. Libatkan anggota staf dalam menciptakan tujuan pribadi
Melibatkan karyawan dalam menciptakan ukuran kinerja pribadi menciptakan lingkungan kerja yang dinamis dan berorientasi pada tujuan yang memberdayakan staf untuk memiliki saham kepemilikan dalam kriteria evaluasi mereka.
Transparansi ini membantu karyawan mengetahui dengan tepat kriteria apa yang sedang dievaluasi dan sasaran apa yang harus mereka penuhi. Hal ini dapat meningkatkan produktivitas dan kinerja.
3. Tetapkan sasaran organisasi yang jelas
Setelah membuat sasaran pribadi, Anda bisa mulai menulis sasaran untuk organisasi atau tim yang lebih besar. Pertimbangkan ukuran kinerja apa yang Anda inginkan untuk dicapai oleh tim atau perusahaan Anda.
Misalnya, tim kepemimpinan perusahaan bimbingan belajar mungkin menetapkan sasaran organisasi untuk memperluas layanan mereka ke pasar baru. Anda bisa menggunakan sasaran ini untuk merencanakan langkah-langkah dalam strategi manajemen kinerja Anda.
4. Mengumpulkan data kinerja
Mengumpulkan, mengatur dan berbagi data kinerja yang terkumpul membantu menciptakan rencana manajemen kinerja yang sukses.
Data Anda akan bervariasi tergantung pada tujuan Anda, tetapi pertimbangkan untuk mengumpulkan data dari survei, ulasan pelanggan, catatan penjualan, dan lembar pendapatan.
Misalnya, jika Anda ingin meningkatkan kepuasan pelanggan sebesar 10% dalam setahun, Anda dapat mengumpulkan data dari survei dan ulasan pelanggan untuk mengukur dan melacak kinerja ini.
5. Rancang insentif
Memberi insentif kepada karyawan untuk tidak hanya memenuhi tetapi juga melampaui sasaran kinerja adalah cara yang efektif untuk mendorong organisasi Anda mencapai sasaran strategisnya.
Menguraikan dengan jelas insentif apa yang ada untuk mencapai sasaran kinerja tertentu memungkinkan karyawan mengetahui dengan tepat apa yang mereka kerjakan untuk mencapai sasaran dan apa yang bisa mereka peroleh dari pencapaian mereka.
Misalnya, banyak organisasi penjualan memiliki klausul eskalator dalam struktur komisi mereka, di mana perwakilan mendapatkan persentase komisi yang lebih tinggi ketika jumlah total penjualan mereka melebihi kuota bulanan mereka.
6. Tetap terbuka terhadap saran untuk perubahan
Memiliki rencana pengukuran manajemen kinerja yang mapan juga berarti tetap terbuka terhadap saran untuk perubahan. Orang dan organisasi bersifat dinamis, dan faktor eksternal seperti persaingan, perubahan pasar, dan faktor ekonomi dapat menyebabkan perubahan pada rencana kinerja.
Pertimbangkan untuk tetap fleksibel dan sering-seringlah meninjau rencana manajemen Anda untuk menyesuaikan diri dengan perubahan.
9 Cara untuk Mengukur Efektivitas Kinerja
Berikut ini sembilan cara untuk mengukur efektivitas kinerja:
1. Manajemen yang berfokus pada tujuan
Manajemen berdasarkan tujuan adalah metode yang populer dan umum untuk mengukur efektivitas kinerja, terutama bagi karyawan. Anda dapat melakukan ini dengan menetapkan tujuan berkala dan kemudian meninjaunya pada saat tanggal penyelesaian target.
Nilai kemajuan yang dibuat terhadap setiap sasaran individual, dan kemudian beri skor berdasarkan berapa banyak yang diselesaikan setiap karyawan. Anda juga bisa mengevaluasi kualitas pekerjaan mereka dan kemudian menetapkan sasaran baru.
2. Skala penilaian
Beberapa pengukuran efektivitas relatif subjektif, karena orang bisa mengevaluasinya secara berbeda, seperti kerja sama, penilaian kritis, komunikasi, keramahan, ketergantungan dan karakteristik serupa lainnya.
Untuk pengukuran seperti ini, Anda dapat menggunakan skala penilaian, yang biasanya dari satu hingga 10.
Untuk memaksimalkan kegunaan metode ini, lakukan pemeringkatan ini secara berkala dan ukurlah untuk menjaga konsistensi antara apa yang Anda ukur dan skala yang Anda gunakan untuk melacak perubahan dalam kinerja.
3. Evaluasi kepuasan karyawan
Ketika karyawan merasa puas dengan atasan dan kondisi kerja mereka, mereka biasanya lebih produktif dan bersedia berkontribusi pada keseluruhan tujuan perusahaan mereka.
Kepuasan kerja adalah elemen penting dari efektivitas dan dapat berfungsi sebagai motivator bagi anggota staf untuk bekerja pada potensi maksimum mereka.
Meminta karyawan menilai kepuasan kerja mereka juga dapat membantu Anda menentukan apakah mereka cenderung meninggalkan atau tetap bersama perusahaan.
4. Pelacakan jejak digital
Ada sejumlah besar aplikasi komputer dan perangkat lunak yang memungkinkan manajer memantau dan melacak pekerjaan yang dihasilkan karyawan mereka.
Beberapa alat ini mengukur detail seperti penekanan tombol, tugas yang diselesaikan, dan jumlah waktu yang digunakan karyawan pada aplikasi komputer tertentu.
Menilai metrik seperti ini sangat berguna untuk pekerjaan yang memerlukan sejumlah besar pekerjaan komputer.
5. Kinerja tim dan kelompok
Mengukur efektivitas tim atau kelompok adalah metrik yang penting untuk diperoleh. Anda juga dapat memeriksa lebih jauh dan menilai kinerja setiap individu dalam kelompok.
Mendapatkan pengetahuan ini membantu Anda menentukan seberapa baik setiap orang bekerja sama. Anda dapat menggunakan informasi yang Anda kumpulkan untuk mengatur ulang tim jika perlu untuk meningkatkan produktivitas dan kolaborasi kelompok.
6. Evaluasi dan penilaian rekan kerja
Alih-alih mengandalkan manajer atau figur pemimpin untuk mengevaluasi karyawan, terkadang akan bermanfaat jika karyawan menilai rekan-rekan mereka sendiri.
Namun, pastikan bahwa mereka membuat evaluasi berdasarkan keahlian dan pengetahuan mereka sendiri tentang cara terbaik untuk melakukan pekerjaan.
Evaluasi karyawan memberikan wawasan peer-to-peer yang kritis, yang juga membantu Anda mengidentifikasi seberapa baik setiap anggota tim bekerja sama sebagai unit yang kohesif.
7. Penilai eksternal
Jika evaluasi internal tidak memberikan pengukuran efektivitas yang akurat seperti yang Anda harapkan, maka mencari bantuan eksternal dapat menguntungkan Anda.
Ada penilai profesional yang memahami proses pemantauan karyawan saat mereka bekerja dan dapat mengamati mereka dan menggunakan temuan mereka untuk membuat evaluasi substansial tentang kinerja.
Orang-orang ini memberikan wawasan dan hasil yang sepenuhnya objektif karena mereka tidak memiliki hubungan bias dengan siapa pun yang mereka nilai.
8. Efektivitas biaya
Kadang-kadang Anda dapat mengukur efektivitas seorang karyawan berdasarkan tingkat kontrol yang mereka miliki atas proyek dan anggaran kerja mereka.
Memiliki beberapa tingkat otonomi keuangan dapat berfungsi sebagai indikator kinerja yang berguna karena memungkinkan Anda untuk menilai seberapa efektif karyawan menggunakan dana perusahaan dan ke mana mereka mengalokasikan uang tersebut.
Jika mereka membelanjakan uang dengan baik, maka itu menunjukkan bahwa mereka memenuhi kebutuhan pekerjaan mereka dengan rajin.
9. Ghost shopping
Bagi karyawan yang secara teratur berinteraksi dengan pelanggan dan publik, ghost shopping bisa menjadi cara yang efektif untuk mengukur kualitas tak berwujud tertentu.
Ini adalah pengukuran yang sulit dilacak secara sistemik, seperti profesionalisme atau sifat suka menolong. Oleh karena itu, jika seseorang berpura-pura menjadi pelanggan di lokasi layanan, orang tersebut dapat berinteraksi dengan karyawan untuk menilai seberapa baik mereka merespons pelanggan seolah-olah mereka adalah pembelanja sungguhan.