Onboarding adalah proses pengenalan karyawan baru dengan sumber daya yang dibutuhkan untuk transisis peran baru mereka di perusahaan.
Melalui proses ini, karyawan baru akan merasa lebih nyaman dengan pekerjaan baru mereka, sementara perusahaan juga berkesempatan untuk membuat kesan pertama yang baik.
Onboarding juga bertujuan agar karyawan lebih siap dengan posisi baru mereka, sehingga meningkatkan kemungkinan mereka untuk mendapatkan kepuasan kerja. Sebagai profesional HR, Anda dan timlah yang akan melakukan proses ini.
Proses onboarding yang dilakukan dengan baik, karyawan baru memiliki kemungkinan 77% lebih tinggi dalam mencapai kinerja perusahaan, serta 25% lebih tinggi untuk meningkatkan retensi karyawan.
Untuk mengukur keberhasilan proses onboarding dan memastikan karyawan dapat mencapai tingkat produktivitas tinggi sesegera mungkin, Anda dapat melacaknya melalui onboarding metrics.
Apa yang Dimaksud dengan Onboarding Metrics?
Onboarding metrics adalah alat yang dapat membantu Anda untuk menganalisis dan memantau pengaruh proses onboarding terhadap bisnis perusahaan.
Misalnya, Anda dapat mengevaluasi bagaimana proses ini mempengaruhi pengalaman karyawan, seberapa cepat mereka dapat beradaptasi, retensi, dan waktu yang dibutuhkan untuk mencapai tingkat produktivitas yang diharapkan.
Dengan menganalisis metrik-metrik yang berkaitan dengan onboarding, Anda dapat mengetahui apa saja yang berfungsi dengan baik dan area mana yang perlu ditingkatkan untuk membantu karyawan baru dalam bekerja.
Pentingnya Menggunakan Onboarding Metrics
Proses onboarding yang tidak maksimal dapat menjadi penyebab utama tingginya tingkat tunrover karyawan, sehingga penting bagi Anda untuk mengukur keberhasilannya dengan onboarding metrics.
Selain itu, berikut adalah alasan lain mengapa Anda harus menggunakan metrik tersebut:
1. Mengidentifikasi Masalah dalam Proses Onboarding
Melalui data dari hasilanalisis, Anda dapat memahami masalah apa yang terjadi dalam tahap onboarding karyawan. Dengan demikian, Anda dapat mengambil tindakan untuk memperbaikinya.
Sebuah penelitian yang dilakukan oleh Sapling HR menunjukkan bahwa proses onboarding karyawan baru rata-rata terdiri dari 54 kegiatan.
Jika Anda dapat mengidentifikasi masalah-masalah penting melalui analisis data, hal ini akan membantu meningkatkan proses onboarding perusahaan.
2. Meningkatkan Efektivitas Proses Onboarding
Melalui onboarding metrics, Anda dapat mengoptimalkan karyawan baru agar dapat melakukan pekerjaan dengan baik sejak awal. Proses onboarding yang efektif adalah proses yang berkelanjutan.
Tergantung pada seberapa sering onboarding dilakukan, Anda dapat melakukan perbaikan secara langsung berdasarkan metrik yang tersedia.
3. Mencegah Pergantian Karyawan
Program onboarding yang baik dapat mengurangi kemungkinan pergantian karyawan pada tahap awal. Sebaliknya, pengalaman onboarding yang buruk berdampak negatif bagi perusahaan Anda.
Oleh karena itu, data dan metrik onboarding penting untuk membantu melacak masalah-masalah yang perlu diperbaiki guna mengurangi tingkat pergantian karyawan baru.
9 Hal yang Perlu Diukur dalam Onboarding Metrics
Untuk mengukur kualitas dan efektivitas dalam prosees onboarding, Anda dapat melacak dengan beberapa metrik onboarding berikut ini:
1. Waktu untuk Mencapai Produktivitas
Waktu untuk mencapai produktivitas atau time to productivity membantu mengukur seberapa cepat seorang karyawan baru dapat menjadi produktif.
Semakin singkat waktu yang dibutuhkan, maka semakin baik bagi semua pihak yang terlibat, yang berujung pada pengeluaran biaya yang lebih rendah. Anda dapat menghitungnya berdasarkan key performance indicator (KPI) untuk setiap peran.
Misalnya, jika Anda ingin mengukur waktu mencapai produktivitas untuk posisi sales, Anda akan melihat kapan mereka menguasai alat dan pengetahuan yang cukup untuk melakukan penjualan.
2. Tingkat Pergantian Karyawan Baru
Metrik ini penting untuk menghitung jumlah karyawan yang meninggalkan pekerjaan mereka dalam satu tahun pertama atau periode yang ditetapkan oleh perusahaan.
Tingkat pergantian karyawan baru yang rendah sangat penting karena dapat mempengaruhi citra perusahaan dan semangat tim.
Seperti yang telah disebutkan di atas, pengalaman onboarding yang buruk menjadi salah satu alasan utama karyawan baru meninggalkan pekerjaan. Hal ini menyebabkan karyawan merasa tidak terlibat, sehingga berdampak negatif pada pekerjaan mereka.
Keudian, saat membahas perputaran karyawan baru, Anda perlu memahami peredaan antara pergantian karyawan secara sukarela dan pergantian tidak sukarela.
Hal ini penting karena masing-masing jenis dapat menunjukkan masalah yang berbeda di perusahaan Anda:
- Pergantian sukarela: mengukur jumlah karyawan yang meninggalkan perusahaan dengan sukarela. Tingkat yang tinggi menunjukkan adanya masalah dalam proses onboarding atau pengalaman karyawan secara umum.
- Pergantian tidak sukarela: mengukur jumlah karyawan yang dipecat. Tingkat yang tinggi menunjukkan adanya masalah dalam proses rekrutmen. Misalnya, Anda mungkin tidak berhasil menemukan kandidat yang tepat untuk posisi tersebut.
3. Biaya Mencapai Optimum Productivity Level (OPL)
Metrik ini dapat mengukur biaya yang dikeluarkan untuk membuat seorang karyawan baru mencapai tingkat produktivitas yang diharapkan. Hal ini mencakup biaya rekrutmen, pelatihan, gaji karyawan, dan sebagainya.
Tujuannya sendiri adalah mengurangi biaya dari waktu ke waktu, sehingga Anda dapat melacak dan membandingkannya guna melihat apakah terjadi penurunan biaya seiring berjalannya waktu.
4. Batas Retensi Karyawan Baru
Batas retensi karyawan baru adalah titik di mana mereka keluar dari perusahaan. Anda dapat melihat ambang batas tersebut guna melihat seberapa banyak karyawan baru yang meninggalkan perusahaan dalam periode waktu tertentu.
Sebagai contoh, Anda menemukan ada 20% karyawan baru yang keluar dalam waktu 90 hari, dan 35% di antaranya keluar dalam 270 hari.
Apabila terdapat kecenderungan di mana perusahaan kehilangan banyak karyawan baru, hal tersebut menjadi fokus untuk memahami penyebabnya dan melakukan perbaikan.
5. Survei Kepuasan Onboarding
Survei kepuasan onboarding atau survei kepuasan karyawan baru menjadi cara efektif untuk mendapatkan feedback dari karyawan baru. Hal ini baik untuk melacak kepuasan karyawan baru di bulan pertama, tiga bulan, enam bulan, dan setahun setelah bergabung.
Melalui survei ini, Anda dapat mengukur hasil dari pelaksanaan onboarding. Beriukt adalah beberapa pertanyaan yang bisa diajukan dalam survei:
- Bagaimana Anda menilai pengalaman onboarding Anda?
- Seberapa dihargai Anda di tempat kerja?
- Seberapa diterima Anda di perusahaan?
- Apakah Anda memiliki sumber daya yang cukup untuk menjalankan pekerjaan Anda?
- Apakah tujuan Anda telah ditetapkan dengan jelas?
Selain itu, Anda juga dapat memberikan beberapa pertanyaan tertutup seperti:
- Apakah pekerjaan yang Anda lakukan sesuai dengan harapan Anda?
- Apa tantangan terbesar yang Anda hadapi dalam beberapa minggu pertama?
- Apa yang dapat diperbaiki dalam pengalaman onboarding Anda?
- Apa alat lain yang Anda butuhkan untuk melakukan pekerjaan dengan lebih baik?
- Apakah Anda telah bertemu dengan semua pihak yang relevan untuk sukses dalam pekerjaan Anda?
Dengan mengajukan pertanyaan yang konsisten kepada semua karyawan baru, Anda dapat mengukur program onboarding secara lebih akurat.
6. Tingkat Retensi Karyawan Baru per Manajer
Tingkat retensi karyawan baru yang rendah untuk seorang manajer tertentu dapat menunjukkan adanya masalah dalam tim, atau mungkin mereka membutuhkan bantuan tambahan.
Apabila seorang manajer memiliki tingkat retensi yang rendah, maka Anda perlu menyelidiki penyebabnya. Sebaliknya, Anda juga dapat menganalisis manajer dengan tingkat retensi tinggi guna mengetahui apa yang mereka lakukan untuk diterapkan kepada tim lain.
7. Tingkat Penyelesaian Pelatihan
Metrik ini menunjukkan berapa banyak karyawan baru yang telah menyelesaikan pelatihan sesuai kebutuhan. Pelatihan karyawan baru bertujuan agar mereka dapat bekerja secara produktif sesegera mungkin.
Apabila metrik ini menunjukkan angka yang rendah, kemungkinan terdapat masalah dengan kualitas pelatihan. Namun, hal ini juga bisa menandakan adanya kendala dalam menjadwalkan pelatihan bagi karyawan baru pada beberapa minggu pertama.
Untuk menghitung tingkat penyelesaian pelatihan, bagi jumlah karyawan baru yang belum menyelesaikan pelatihan dengan jumlah total karyawan baru.
8. Feedback 360 Derajat
Feedback dari orang-orang yang berinteraksi dengan karyawan baru menjadi salah satu cara terbaik untuk mengumpulkan masukan tentang efektivitas program onboarding.
Disebut feedback 360 derajat karena feedback ini melibatkan rekan kerja, manajer, dan siapapun untuk memantau kinerja karyawan baru, sehingga mereka bisa memberikan masukan tentang hal-hal yang mungkin terlewatkan dalam proses onboarding.
Setelah tiga sampai empat bulan, umumnya Anda akan mendapat feedback dari manajer dan rekan kerja karyawan terkait hambatan yang menghalangi produktivitas atau kinerjanya.
Hal ini bisa berupa sumber daya atau pelatihan yang dapat diberikan selama proses onboarding untuk membantu karyawan baru.
9. Informal Feedback
Selain feedback 360 derajat, Anda juga dapat mengumpulkan feedback melalui diskusi kelompok kecil atau wawancara dengan karyawan baru.
Anda dapat mengajukan pertanyaan terbuka untuk mengetahui tingkat kepuasan mereka. Persilakan mereka untuk terbuka dan jujur mengenai pengalaman mereka selama proses onboarding.
Hal ini disebabkan karena sebagai yang baru bergabung, mereka mungkin memiliki ide dan pandangan baru tentang cara perusahaan dapat meningkatkan proses tersebut.
Meskipun feedback informal sulit untuk diukur dalam bentuk angka atau grafik, tetapi penting untuk mengumpulkan informasi tambahan untuk mendukung semua metrik lain yang Anda kumpulkan.
Informasi ini memberikan penjelasan tentang mengapa pengalaman onboarding dapat berjalan baik ataupun buruk. Hal ini membantu Anda meningkatkan pengalaman dan keterlibatan karyawan sejak awal.