Apa yang Dimaksud dengan Kompetensi?

Sebelum membahas lebih jauh tentang pengembangan kompetensi, penting bagi Anda untuk memahami apa yang disebut dengan kompetensi.

Kompetensi adalah karakteristik atau kualitas yang diperlukan seseorang untuk menjalankan suatu pekerjaan atau peran tertentu. Hal ini bisa berbeda-beda tergantung pada industri dan lebih dari sekadar keteramiplan teknis.

Sebagai contoh, Anda bisa melihat kompetensi dalam bidang SDM yang umumnya meliputi:

1. Pemahaman mendalam tentang organisasi, termasuk visi, misi, budaya, dan struktur perusahaan.
2. Kemampuan untuk mengidentifikasi calon kandidat potensial dan menilai kecocokan mereka dengan budaya perusahaan.
3. Kemampuan komunikasi yang baik untuk menilai kandidat dan mempresentasikan organisasi kepada mereka.
4. Pemahaman tentang kebijakan dan prosedur SDM.
5. Pengetahuan tentang produk atau layanan perusahaan.
6. Keterampilan dalam manajemen keterlibatan karyawan, pelatihan, orientasi, penggajian, dan tunjangan.
7. Kemampuan menggunakan sistem informasi SDM dan menganalisis data SDM.
8. Pengetahuan tentang produk atau layanan perusahaan.

Apa yang Dimaksud dengan Pengembangan Kompetensi?

Pengembangan kompetensi adalah proses mempelajari dan mempraktikan kompetensi tertentu.

Beberapa kompetensi mungkin sudah melekat dalam diri Anda karena sifat, nilai, serta etika, sementara kompetensi lain memerlukan pengembangan yang lebih formal, misalnya melalui pendidikan akademis atau pelatihan.

Di lingkungan kerja, pengembangan kompetensi umumnya melibatkan proses tumbuh dan berkembang melalui berbagai metode pelatihan, baik formal maupun informal, seperti pembelajaran sosial, pelatihan di tempat kerja, atau pelatihan di luar kantor.

Misalnya, sebagai profesional HR Anda dapat mengembangkan kompetensi dengan beberapa cara berikut:

1. Memperluas pengetahuan tentang topik-topik SDM melalui bergabung dengan komunitas atau media-media lainnya untuk mempelajari teknik-teknik baru.
2. Meningkatkan pola pikir melalui bimbingan dari manajer atau rekan kerja dalam menyelesaikan masalah.
3. Belajar secara terus-menerus melalui kursus atau pembelajaran singkat melalui pelatihan online. 

Apakah Pengembangan Kompetensi itu Penting?

Ya, pengembangan kompetensi sangat penting karena dapat memberikan banyak manfaat bagi perusahaan, di antaranya adalah:

1. Kepuasan dan Retensi Karyawan

Kepuasan karyawan meningkat saat mereka terus belajar dan mengembangkan kompetensi, sebab dengan pengembangan kompetensi yang baik, mereka akan merasa lebih kompeten dan percaya diri dalam pekerjaan mereka.

Selain itu, proses pengembangan ini juga membantu perusahaan untuk mempertahankan karyawan dalam jangka panjang. Biasanya, karyawan yang puas dengan pekerjaan mereka cennderung tinggal lebih lama di perusahaan.

Hal tersebut tentunya dapat mengurangi biaya terkait pergantian karyawan dan meningkatkan retensi karyawan.

Kemudian, pengembangan kompetensi  juga meningkatkan motivasi dan produktivitas karyawan.

Ketika perusahaan menghargai pertumbuhan karier karyawan dan membantu mengembangkan kompetensi sesuai dengan bakat dan minat mereka, karyawan menjadi lebih termotivasi dalam melaksanakan tugas mereka.

Hasilnya, mereka cenderung bekerja lebih baik dan produktif dalam waktu yang lebih singkat, sehingga meningkatkan efisiensi.

2. Strategi Bisnis

Melalui pengembangan kompetensi, perusahaan dapat memastikan bahwa karyawan memiliki keterampilan yang dibbutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi.

Hal ini membantu perusahaan mencegah kesenjangan keterampilan atau skill gap yang mungkin terjadi di tempat kerja.

Untuk mencapai tujuan strategis dan menghadapi perubahan dalam dunia bisnis, perusahaan juga perlu mendukung karyawan untuk mengembangkan kompetensinya.

Dengan demikian, perusahaan akan terus berkembang dan mampu beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis.

Selain itu, karyawan yang memiliki keterampilan dan kompetensi yang relevan akan membantu perusahaan bersaing dengan sukses di pasar global. Hal tersebut merupakan salah satu langkah penting untuk menjaga keberlanjutan perusahaan secara jangka panjang.

3. Peran dalam Rekrutmen

Agar dapat terus berkembang, perusahaan harus dapat menarik talenta terbaik. Tanpa bakat yang tepat, perusahaan mungkin akan tetap bertahan, namun tidak bisa mencapai potensi secara penuh.

Oleh karena itu, pengembangan kompetensi menjadi salah satu cara untuk menarik kandidat terbaik. Hal ini dapat diintegrasikan ke dalam program branding perusahaan untuk menarik minat kandidat.

Kemudian, pengembangan kompetensi juga membantu perusahaan dalam mengidentifikasi keterampilan dan kompetensi yang dibutuhkan dalam perekrutan.

Dengan demikian, perusahaan dapat memahami area mana saja yang sudah dikuasai karyawan, dan di area mana perlu dilakukan perbaikan.

Memiliki pemahaman yang jelas tentang keterampilan dan kompetensi karyawan membantu perusahaan mengidentifikasi apakah terdapat kekurangan keterampilan tertentu dan apakah mereka siap untuk menghadapi proyek-proyek yang akan datang.

4. Peningkatan Kualitas Produk

Kualitas produk yang dihasilkan oleh perusahaan ditentukan oleh kompetensi dan keterampilan karyawan. Dengan demikian, karyawan berperan penting dalam menghasilkan produk yang bisa memuaskan pelanggan.

Pengembangan kompetensi membantu memastikan bahwa karyawan memiliki keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk menghasilkan produk berkualitas tinggi.

Dengan begitu, perusahaan dapat menarik lebih banyak pelanggan, mendorong mereka untuk melakukan pembelian berulang, merekomendasikan produk kepada kerabat mereka, serta memberikan ulasan positif terhadap produk perusahaan.

5. Pengembangan Kepemimpinan dan Perencanaan Suksesi

Pengembangan kompetensi juga menjadi bagian penting dari pengembangan kepemimpinan dan perencanaan suksesi atau succession planning. 

Proses ini melibatkan mengidentifikasi karyawan yang memiliki potensi untuk menempati posisi kepemimpinan di masa depan, yang kemudian keterampilan dan kompetensi mereka akan dikembangkan dan dipersiapkan untuk posisi tersebut.

Kepemimpinan atau leadership sendiri adalah kompetensi yang membutuhkan pengembangan khusus, termasuk pengetahuan, keterampilan, dan sifat-sifat kepemimpinan.

Proses pengembangan ini membantu perusahaan dalam mengidentifikasi dan mengembangkan bakat-bakat yang berpotensi menjadi pemimpin di masa depan.

Melalui cara ini, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka memiliki rencana suksesi yang kuat dan pemimpin yang siap mengambil alih peran penting saat dibutuhkan, misalnya saat seorang eksekutif pensiun atau berhenti bekerja secara tiba-tiba.

Apa Saja yang Perlu Dipersiapkan untuk Melakukan Pengembangan Kompetensi?

Pengembangan kompetensi melibatkan proses yang cukup panjang. Oleh karena itu, sebelum memulainya, ada beberapa persiapan yang perlu Anda lakukan, yaitu:

1. Tentukan Tujuan Perusahaan

Tentukan tujuan perusahaan Anda secara strategis, misalnya degnan mempertimbangkan tujuan bisnis dan proyek-proyek yang sedang berjalan atau akan datang. Hal ini biasanya melibatkan diskusi dengan eksekutif perusahaan, manajer, hingga CEO.

2. Analisis Kebutuhan Kompetensi

Setelah menetapkan tujuan, lakukan analisis kebutuhan kompetensi, dengan mengidentifikasi kompetensi yang saat ini belum dimiliki oleh karyawan Anda atau kompetensi yang sekiranya dibutuhkan di masa depan.

Anda dapat menggunakan matriks keterampilan untuk membantu memetakan semua keterampilan ini.

3. Evaluasi Kebutuhan Tenaga Kerja

Pertimbangkan apakah Anda perlu merekrut anggota staf baru berdasarkan kebutuhan kompetensi yang sebelumnya telah diidentifikasi. Selain itu, tentukan juga kebutuhan untuk melatih anggota staf yang sudah ada dan mereka yang baru direkrut.

Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan survei penilaian keburuhan pelatihan untuk mengumpulkan feedback. 

4. Periksa Tingkat Retensi

Kemudian, cek tingkat retensi karyawan dan perkembangan karier mereka. Apakah saat ini perusahaan mengalami pergantian karyawan yang tinggi? Apakah karyawan tidak berkembang dalam pejralanan karier mereka?

Jika ditemukan masalah dalam hal ini, maka Anda perlu melakukan evaluasi ulang program pengembangan kompetensi.

Bagaimana Langkah Melakukan Pengembangan Kompetensi?

Setelah mempersiapkan berbagai hal di atas, berikut adalah langkah-langkah untuk melakukan pengembangan kompetensi:

1. Buat Deskripsi Peran Berbasis Kompetensi

Langkah pertama, deskripsikan kompetensi yang dibutuhkan untuk setiap peran dalam perusahaan Anda dengan menggunakan kartu peran (role card). Kartu peran ini akan menjelaskan pengetahuan, keterampilan, dan perilaku yang diharapkan dari setiap peran.

Setiap kartu peran harus mencakup level peran yang berbeda, serta daftar kompetensi yang relevan, dan setiap kompetensi harus diberikan deskripsi yang sesuai dengan level peran tersebut.

Sebagai tips tambahan, saat menetukan level peran, pertimbangkan berbagai tingkatan senior yang mungkin ada dalam setiap peran.

Contohnya, apabila di perusahaan Anda terdapat peran Product Manager dengan tingkat Associate, Leader, dan Manager, pastikan Anda menjelaskan kompetensi Product Manager untuk masing-masing tingkatan tersebut.

2. Tetapkan Kartu Peran

Setelah Anda memiliki deskripsi peran, tentukan kartu peran kepada karyawan yang sesuai dengan posisinya, agar karyawan dapat memahami apa yang diharapkan dari mereka, serta dapat memberikan landasan untuk penilaian kinerja pada masa mendatang.

3. Memulai Siklus Pertumbuhan

Siklus pertumbuhan dapat memiliki berbagai durasi, tergantung pada kebijakan perusahaan Anda. Semakin lama siklusnya, maka akan semakin banyak tindakan yang perlu dimasukkan dalam rencana pengembangan kompetensi karyawan.

Oleh karena itu, Anda perlu mengkomunikasikan secara jelas mengenai durasi siklus dan target-target utama yang harus dicapai selama siklus tersebut.

Anda dapat menggunakan siklus pertumbuhan untuk:

• Mempertimbangkan perkembangan karier yang diharapkan.
• Memberi kesempatan kepada karyawan untuk berpartisipasi dalam penetapan tujuan pertumbuhan karier mereka.
• Memperhatikan aspirasi dan preferensi karyawan.

4. Dorong Karyawan Menentukan Area Fokus Mereka

Untuk melibatkan karyawan dalam pengembangan kompetensi, 50% dari program tersebut harus berfokus pada kommpetensi yang ingin mereka tingkatkan selama siklus pertumbuhan. Hal ini harus disesuaikan dengan tujuan profesional mereka, serta tujuan organisasi.

Berikut beberapa tips yang bisa Anda lakukan:

1. Periksa Kartu Peran Karyawan

Anda bisa melakukan hal ini untuk mengetahui kompetensi apa yang perlu mereka pelajari dan dilatih. Setelah itu, tentukan setengah dari area yang harus menjadi fokus karyawan dan minta mereka untuk menentukan setengahnya.

2. Tetapkan Hasil yang Ingin Dicapai

Tetapkan hasil yang diinginkan untuk setiap area fokus dan buatlah rencana tindakan untuk setiap hasil tersebut, termasuk tenggat waktu dan anggaran yang spesifik.

Dengan langkah-langkah konkret ini, karyawan akan merasa terbantu dalam mengembangkan kompetensi di area fokus tertentu.

3. Berikan Beragam Metode Pelatihan

Salah satu cara terbaik untuk mengubah pengetahuan menjadi keterampilan yang sesuai dengan pekerjaan adalah dengan memberikan beragam metode pelatihan. Anda bisa menggunakan model pembelajaran 70-20-10 yang terdiri dari:

• 70% berbentuk pembelajaran yang berhubungan dengan pekerjaan, seperti melaksanakan tugas sehari-hari.
• 20% berbentuk interaksi sosial dengan rekan kerja dan supervisor.
• 10% berbentuk kursus pelatihan formal.

4. Tetapkan Tanggal Pengecekan Progres

Anda juga bisa menetapkan tanggal pengecekan progres untuk setiap item tindakan, untuk memantau kemajuan setiap karyawan dalam program ini.

Oleh karena itu, pastikan semua item tindakan dapat diukur dan dicapai secara realistis pada deadline yang telah ditetapkan.

5. Dorong Feedback antara Karyawan dan Manajer

Sebagai profesional HR, penting bagi Anda untuk mendorong feedback dari karyawan. Anda bisa menggunakan 360 degree feedback yang mencakup feedback dari atasan, rekan kerja, dan penilaian diri karyawan.

Fokus feedback sendiri harus melibatkan hal-hal seperti:

• Hasil yang diinginkan, item tindakan, dan deadline yang telah ditentukan untuk setiap area fokus yang dipilih karyawan.
• Area fokus yang relevan dengan tujuan perusahaan.

Beberapa contoh pertanyaan yang dapat Anda ajukan kepada atasan atau manajer karyawan selama feedback di antaranya adalah:

• Apakah Anda telah memberikan dukungan yang cukup kepada karyawan?
• Apakah mereka membutuhkan sesuatu?
• Seberapa efektif Anda dalam mengkomunikasikan kesesuaian antara pengembangan karyawan dengan tujuan perusahaan?

6. Sempurnakan Area Fokus

Menentukan area fokus adalah proses berulang. Oleh karena itu, setelah memberikan feedback kepada karyawan, mereka mungkin akan meninjau kembali area fokusnya masing-masing.

Dukung proses tersebut, yang kemudian sesuaikan hasil tinjauan karyawan dengan program pengembangan kompetensi perusahaan.

Apabila terjadi perubah, pastikan area fokus yang ditentukan oleh karyawan tetap bisa memberikan kontribusi untuk mencapai tujuan perusahaan.

7. Pantau Kemajuan dan Penyelesaian

Adakan rapat terkait pemantauan kemajuan pada tanggal pengecekan yang telah ditetapkan pada awal siklus pertumbuhan. Hal ini bertujuan untuk memverifikasi apakah anggota staf telah menyelesaikan rencana tindakan dan mencapai hasil yang diinginkan sesuai deadline. 

Anda bisa menawarkan bantuan dalam bentuk tips, trik, sumber daya untuk membantu karyawan dalam mencapai tujuan mereka. Selain itu, Anda juga menggunakan survei untuk mengukur kemajuan secara keseluruhan.

Mengenai kompetensi pengembangan yang berkaitan dengan soft skill, wawancara dengan karyawan dan manajer secara langsung juga dapat membantu, karena mengukur kemajuan pengembangan soft skill secara objektif merupakan hal yang rumit.

Apabila memungkinkan, bangun sistem yang bisa menginformasikan kepada karyawan terkait statistik pertumbuhan, seperti jumlah area fokus yang telah diselesaikan, status keaktifan karyawan, dan sebagainya.

8. Refleksikan dan Lakukan Pengulangan

Mengukur penyelesaian tindakan yang direncanakan tidak cukup untuk menilai kesuksesan program pengembangan. Ketika hasil yang diinginkan tidak tercapai, ini bisa menjadi tanda bahwa program tersebut perlu diperbaiki.

Oleh karena itu, Anda bisa meminta insight terkait perbaikan program dari karyawan dan manajer mereka masing-masing, untuk meningkatkan program pengembangan kompetensi.

Apa Saja Kompetensi Penting yang Dibutuhkan Saat Ini?

Untuk berhasil dalam pekerjaannya, seorang karyawan harus memiliki berbagai kompetensi yang relevan dengan kebutuhan perusahaan dan kemaujan zaman.

Berikut beberapa contoh kompetensi yang penting untuk Anda miliki:

Keterampilan Teknis

Beberapa kompetensi terkait keterampilan teknis yang perlu Anda kembangkan adalah:

• Keamanan Siber: Kompetensi ini membantu Anda melindungi data dan sistem dari ancaman siber.
• Kecerdasan Buatan atau Artifficial Intelligence (AI): Keterampilan ini semakin umum dan penting dalam memudahkan berbagai pekerjaan.
• Analisis Data: Berperan penting dalam pengambilan keputusan, terutama saat bekerja dengan data besar dari berbagai sumber.
• Pemrograman Komputer: Bermanfaat bagi berbagai profesional, seperti technical writer, web designer, UX designer, atau IT project manager.
• Sales dan Digital Marketing: Penting dalam lingkungan bisnis yang saat ini semakin digital.

Entrepreneurship (Kewirausahaan)

Beberapa kompetensi terkait entrepreneurship yang penting utuk Anda kembangkan adalah:

• Kreativitas dan Inovasi: Kreativitas mendorong inovasi, membantu menghadapi tantangan baru dalam bisnis dan lingkungan kerja.
• Fokus: Kemampuan untuk tetap kuat secara emosional, gigih, dan tangguh dalam menghadapi kegagalan dan kemunduran.
• Pemikiran Strategis: Diperlukan untuk membimbing pencapaian tujuan di tempat kerja dan mengembangkan karier.
• Negosiasi: Penting untuk menyelesaikan konflik dengan rekan kerja, atasan, mitra, dan klien secara positif.
• Kompetensi Pengambilan Keputusan: Membandingkan alternatif dengan kriteria yang kuat dan mendukung pilihan dengan data dan fakta yang akurat.

Leadership

Beberapa kompetensi terkait leadership yang perlu Anda kembangkan adalah:

• Manajemen Sumber Daya Manusia: Membangun rasa memiliki misi bersama, memotivasi anggota tim, mendelegasikan pekerjaan, mengelola kinerja, dan mendengarkan ide dengan aktif.
• Manajemen Perubahan: Memimpin organisasi melalui perubahan dan mengatasi resistensi terhadap perubahan.
• Manajemen Konflik: Menangani konflik dengan jujur, ketegasan, dan empati.
• Sikap Positif: Menjaga tingkat keterlibatan karyawan dan lingkungan kerja yang sehat.
• Kecerdasan Emosional: Mengenali, memahami, dan mengendalikan emosi sendiri dan orang lain.
• Akuntabilitas: Menerima, mengakui, dan belajar dari keberhasilan dan kegagalan tim.
• Membangun Hubungan: Membangun tim yang kuat dengan hubungan kerja yang sehat.