Demosi karyawan atau penurunan jabatan adalah pemindahan secara permanen ke posisi yang lebih rendah dibandingkan jabatan sebelumnya. Posisi tersebut umumnya memiliki tanggung jawab atau keterampilan yang sedikit, serta tingkatan gaji yang lebih rendah.
Penurunan jabatan ini bisa dilakukan secara sukarela atau karena paksaan, atau bisa terjadi akibat kinerja karyawan yang buruk, penghapusan jabatan, tindakan pendisiplinan, atau restrukturisasi organisasi.
Demosi karyawan dalam manajemen SDM memungkinkan perusahaan untuk tetap mempertahankan karyawan yang berharga, dengan mengembalikannya ke posisi sebelumnya.
Hanya saja, karyawan mungkin tidak selalu merespons dengan baik terhadap penurunan jabatan tersebut.
Dan apabila penurunan tersebut merupakan akibat dari pelanggaran karyawan, hal itu bisa memberikan kesan kepada karyawan lain bahwa perusahaan tidak serius dalam tindakan pendisiplinan.
Penyebab Demosi Karyawan
Ada beberapa alasan yang membuat perusahaan harus melakukan penurunan jabatan kepada seorang karyawan:
1. Kinerja Kerja yang Rendah
Seorang manajer mungkin melihat seorang karyawan yang performa kinerjanya berkurang dalam perannya.
Apabila seorang karyawan masih kesulitan untuk mencapai tujuan kinerja yang ditetapkan oleh perusahaan, mereka mungkin akan menerima penurunan jabatan dengan tugas yang lebih sedikit atau tanggung jawab yang tidak terlalu kompleks.
2. Tidak Mematuhi Kebijakan Perusahaan
Jika seorang karyawan terus-menerus mengalami kesulitan dalam mengikuti kebijakan perusahaan dan menerima peringatan atas pelanggaran di tempat kerja, mereka mungkin akan menerima penurunan jabatan sebagai peringatan terakhir sebelum dipecat.
3. Pemotongan Anggaran yang Tidak Terduga
Sebuah perusahaan mungkin mengalami kerugian yang tidak terduga, yang menyebabkan mereka harus menurunkan gaji dan tanggung jawab beberapa karyawan. Demosi karyawan ini mungkin dapat bersifat sementara hingga perusahaan memiliki aliran pendapatan yang muncukupi.
4. Restrukturisasi Perusahaan
Saat bisnis tengah berkembang, perusahaan mungkin melakukan restrukturisasi tujuan dan mengubah strategi. Hal ini membuat perusahaan lebih memilih untuk melakukan perekrutan profesional yang lebih berpengalaman untuk peran-peran di tingkat atas.
Dengan demikian, perusahaan pun akan menurunkan jabatan karyawan yang sudah ada dengan mendistribusikan dan mengatur ulang tugas-tugas mereka.
5. Karyawan Membutuhkan Keterampilan atau Pelatihan
Perusahaan mungkin menyadari bahwa mereka telah memberikan kenaikan jabatan kepada seorang karyawan yang sebenarnya belum siap.
Oleh karena itu, mereka kembali melakukan penurunan jabatan dengan menawarkan pelatihan terkait keterampilan tertentu hingga mereka siap untuk menjalankan peran tersebut.
6. Keinginan Karyawan untuk Tanggung Jawab yang Lebih Sedikit
Seorang karyawan mungkin meminta penurunan jabatan secara sukarela ketika mereka merasa tanggung jawab atau target yang harus dipenuhi terlalu sulit.
Perbedaan Demosi dan Terminasi Karyawan
Demosi karyawan artinya penurunan jabatan seperti perubahan peran atau tanggung jawab kerja, sementara terminasi atau pemutusan kerja diartikan sebagai berakhirnya pekerjaan.
Jika demosi bisa terjadi karyawan keingin karyawan atau karena dipaksa, terminasi selalu terjadi karena dipaksa. Kemudian, demosi juga bisa terjasi secara sementara atau tetap, tetapi terminasi artinya berakhir pekerjaan secara tetap.
Penurunan jabatan bisa diberikan karena kinerja kerja atau perubahan di perusahaan, sedangkan pemutusan kerja biasanya karena pelanggaran atau kinerja kerja yang buruk.
Kelebihan Demosi Karyawan
Beirkut adalah beberapa kelebihan melakukan demosi karyawan:
1. Menjaga Stabilitas Keuangan Tanpa Harus Melakukan PHK
Saat perusahaan mengalami kerugian keuangan yang signifikan dan tidak terduga, menurunkan jabatan karyawan dan memberikan gaji yang lebih rendah seringkali lebih bermanfaat dibandingkan memberhentikan mereka.
Terutama jika Anda telah memperkirakan bahwa perusahaan akan segera menjadi stabil secara finansial.
2. Memberikan Pelatihan kepada Karyawan
Jika seorang karyawan tidak bekerja dengan baik, penting bagi Anda untuk mempertimbangkan penurunan jabatan dibandingkan menghentikan mereka dan tidak memberikan pelatihan atau dukungan sama sekali.
3. Karyawan Lebih Fokus dengan Work Life Balance
Seorang karyawan mungkin mengajukan penurunan jabatan secara sukarela karena merasa tugas mereka terlalu banyak dan menganggu kehidupan pribadi. Dengan demosi karyawan, mereka pun akan memiliki tanggung jawab yang lebih sedikit sehingga bisa mencapai work life balance.
4. Membantu Restrukturisasi Perusahaan dan Mengevaluasi Tugas-Tugas
Perusahaan Anda mungkin akan menurunkan jabatan secara sementara kepada beberapa karyawan karena restrukturisasi perusahaan. Penurunan jabatan sementara ini membantu Anda lebih memahami karyawan mana yang memiliki tanggung jawab tertentu.
Dengan demikian, Anda dapat mendistribusikan tugas ke departemen lain dan mungkin memberikan tanggung jawab baru lkepada karyawa yang lebih sesuai dengan minat atau keterampilan khusus mereka.
Kekurangan Demosi Karyawan
Selain kelebihan, demosi karyawan ternyata juga memiliki beberapa kekurangan yang dikhawatirkan dapat merugikan perusahaan, di antaranya adalah:
1. Menurunkan Semangat dan Motivasi Karyawan
Jika seorang karyawan memiliki tugas atau tanggung jawab yang lebih sedikit untuk diselesaikan, mereka pun akan merasa kurang termotivasi untuk menyelesaikannya.
Kurangnya motivasi karyawan tersebut dapat mempengaruhi orang lain yang merasakan hal sama, sehingga menyebabkan seluruh kantor menjadi kurang semangat.
2. Membuat Karyawan Merasa Tidak Penting
Saat menerima penurunan jabatan, karyawan mungkin akan merasa bahwa pekerjaan mereka tidak cukup baik atau tidak dihargai. Hal ini dapat membuat produktivitas mereka terus menurun, dan mungkin juga dapat menyebabkan harga diri mereka turun.
3. Mengakibatkan Kemungkinan Karyawan Keluar
Penurunan jabatan di tempat kerja bisa membuat karyawan merasa kesal dan tidak puas dengan keputusan perusahaan. Hal ini seringkali membuat karyawan mencari pekerjaan di tempat lain, dengan harapan mendapatkan tanggung jawab, gaji, atau penghargaan yang lebih baik.
Bahkan, beberapa penurunan jabatan bisa mengakibatkan tingkat turnover karyawan yang tinggi di perusahaan Anda.
5. Membuat Karyawan Merasa Tidak Nyaman dengan Tugas Baru
Beberapa karyawan mungkin merasa malu atau tidak nyaman saat menyelesaikan pekerjaan yang dianggap tidak sesuai dengan tingkat keterampilan atau keahlian mereka.
Sebagai contoh, jika seorang manajer pemasaran diturunkan jabatannya menjadi koordinator pemasaran, ia mungkin akan merasa tidak nyaman dalam mengerjakan tugas-tugas yang lebih monoton dan bekerja dengan tim yang dulunya ia pimpin.
Proses dalam Demosi Karyawan
Berikut adalah langkah-langkah umum yang perlu Anda lakukan saat akan menurunkan jabatan seorang karyawan:
1. Menetapkan dan Mendokumentasikan Alasan Penurunan Jabatan
Langkah pertama, Anda perlu memiliki penjelasan yang detail mengapa Anda melakukan penurunan jabatan dan alasan di balik tindakan tersebut.
Hal ini perlu didukung dengan catatan tertulis tentang riwayat karyawan di perusahaan Anda. Catat semua itu dalam berkas personal karyawan.
Dengan demikian, Anda menjadi lebih obyektif dan adil dalam diskusi mengenai penurunan jabatan dan juga melindungi Anda dari kemungkinan tindakan hukum oleh karyawan yang merasa kecewa akibat terkena demosi.
2. Informasikan kepada Karyawan yang Terkena Demosi
Jadwalkan pertemuan tatap muka dengan karyawan di tempat yang pribadi. Kemudian, hindari memberitahu karyawan tentang penurunan jabatan melalui email atau pesan teks, karena terasa kurang sopan.
Selain itu, ada berbagai hal yang perlu Anda lakukan dalam menyampaikan informasi terkait demosi karyawan ini, yaitu:
- Mengontrol cara penyampaian pesan dan informasi secara keseluruhan.
- Menunjukkan rasa peduli dan ketenangan melalui nada bicara dan ekspresi wajah.
- Melihat reaksi karyawan secara langsung.
- Menjawab pertanyaan dan melakukan percakapan dua arah.
- Langsung mengambil langkah-langkah untuk tetap menjaga keterlibatan karyawan.
- Sebaiknya, selalu ada saksi dalam percakapan tersebut. Saksi bisa berupa spesialis sumber daya manusia (SDM) atau manajer yang setidaknya satu tingkat di atas karyawan yang akan diturunkan jabatannya.
- Hindari melibatkan rekan kerja karyawan dalam percakapan ini, karena hal itu bisa menimbulkan kesan kaku dan rasa malu yang tidak perlu.
Setelah itu, sampaikan penjelasan secara mendetail mengapa Anda harus membuat keputusan ini dan berbagai informasi terkait posisi barunya, seperti:
- Judul pekerjaan baru
- Deskripsi pekerjaan tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab baru
- Struktur pelaporan baru
- Dampaknya pada gaji mereka dan kapan perubahan tersebut akan diberlakukan
- Tekankan bahwa mereka tetap menjadi bagian berharga dari organisasi, dan jelaskan mengapa.
- Tegaskan dan beri jaminan bahwa Anda ingin mereka tetap bekerja dan berkembang dalam peran baru mereka.
- Tawarkan dukungan berkelanjutan saat mereka beralih ke peran baru. Sampaikan bahwa Anda selalu siap mendengarkan.
Terakhir, ingatkan mereka bahwa situasinya tidak bersifat permanen. Suatu saat nanti, mereka bisa pindah ke posisi yang berbeda atau dipromosikan lagi ketika kebutuhan organisasi berubah dan keterampilan mereka semakin berkembang.
3. Dokumentasikan Pertemuan
Selain perlu mencatat segala hal tentang riwayat karyawan sebelum melakukan demosi, Anda juga harus mendokumentasikan percakapan sebenarnya saat Anda meingformasikan kepada mereka terkait penurunan jabatan.
Minta karyawan untuk menandatangani formulir perubahan status dan surat yang mengakui penurunan jabatan tersebut.
Di dalam surat, jelaskan perbedaan antara keputusan perusahaan untuk memindahkan karyawan dari posisinya saat ini dengan permintaan sukarela karyawan untuk pindah posisi.
Hal ini dapat membantu melindungi perusahaan Anda dari tindakan hukum, agar tidak ada yang kemudian mengklaim bahwa mereka tidak mengerti tentang penurunan jabatan mereka dan bagaimana hal itu akan mempengaruhi status, tanggung jawab pekerjaan, dan gaji mereka.
Jangan lupa untuk menyertakan berbagai hal di atas dalam berkas personal karyawan.
4. Komunikasikan kepada Pihak yang Terpengaruh
Meskipun terasa canggung dan kurang menyenangkan, segera informasikan kepada anggota tim lain yang akan terpengaruh oleh penurunan jabatan karyawan. Misalnya, hal ini dapat mengubah alur kerja terkait kepada siapa mereka melaporkan pekerjaan mereka.
Caranya hampir serupa seperti saat Anda mengumumkan pemutusan hubungan kerja seorang karyawan:
- Jadwalkan pertemuan tim atau departemen sehingga semua orang menerima berita secara bersamaan. Ini membantu mencegah berita yang tak pasti dan versi cerita yang berbeda-beda.
- Bagikan hanya fakta dasar: “Karyawan X akan pindah ke peran ___.” Hindari memberikan detail atau menjelaskan alasannya – atau bahkan menyebutkannya sebagai penurunan jabatan.
- Jelaskan rencana transisi dan bagaimana peran orang lain akan terpengaruh.
5. Jalankan Rencana Transisi yang Telah Direncanakan
Secara ideal, Anda sudah memiliki succession planning sebelum menurunkan jabatan seorang karyawan dan telah menyiapkan pengganti untuk posisi terkait, atau setidaknya telah memilih sekelompok anggota tim untuk sementara mengambil tanggung jawab tersebut.
Selain itu, untuk menghindari hal-hal yang belum terselesaikan dan mencegah proyek, serta tugas yang terbengkalai, pertimbangkan apakah Anda akan:
- Meminta karyawan menyelesaikan tugas tertentu yang belum selesai.
- Mengalokasikan tugas-tugas terbuka kepada manajer atau anggota tim lain.
- Meminta karyawan yang diturunkan jabatannya bekerja bersama individu yang menggantikannya untuk jangka waktu tertentu guna memberi informasi tentang peran mereka.
- Mungkin Anda juga perlu merombak struktur dan hubungan pelaporan secara lebih luas di seluruh tim dan mendistribusikan beban kerja dalam jangka panjang.
Setelah melakukan pertemuan yang menginformasikan tentang penurunan jabatan, perkenalkan karyawan tersebut kepada atasan baru mereka. Mintalah mereka untuk menjalani pelatihan tambahan yang diperlukan untuk peran baru mereka.
6. Lakukan Tindak Lanjut Secara Teratur dengan Karyawan
Hubungi karyawan untuk mengetahui bagaimana perkembangan mereka, baik melalui pertemuan yang dilakukan secara rutin atau evaluasi informal. Hal ini dilakukan untuk mencapai tiga tujuan penting, yaitu:
- Memastikan karyawan masih bersemangat dan merasa pekerjaan mereka memiliki arti, yang terpenting adalah agar mereka tidak merasa diabaikan atau terlupakan.
- Lanjutkan memberikan tugas-tugas khusus agar mereka tetap berkontribusi dan membangun pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman mereka.
- Pantau tujuan karyawan dan bagaimana perkembangannya menuju tujuan tersebut.
- Perhatikan sikap mereka. Menurunkan jabatan seorang karyawan bisa melukai harga diri mereka, sehingga hal ini dapat memengaruhi perasaan mereka terhadap perusahaan secara keseluruhan.
Salah satu hal yang dapat Anda lakukan untuk mengetahui perkembangan karyawan setelah demosi, Anda dapat melihat laporan kehadiran karyawan. Apakah mereka tetap memiliki motivasi tinggi untuk bekerja atau malah sebaliknya.
Selain itu, Anda juga bisa melihat bagaimana mereka tetap disiplin dalam mematuhi aturan perusahaan yang berlaku, seperti jam masuk bekerja, dan sebagainya.
7. Siapkan Rencana Cadangan
Akan selalu ada bahwa rencana Anda tidak berjalan sesuai harapan. Bagaimana jika karyawan menolak pindah ke posisi baru dan ingin tetap berada dalam peran mereka saat ini? Bagaimana Anda akan menanganinya?
Pada saat Anda mempertimbangkan menurunkan jabatan seorang karyawan, Anda kemungkinan telah mempertimbangkan semua opsi untuk memberikan pelatihan dan rencana perbaikan kinerja kepada karyawan tersebut.
Apabila Anda belum melakukannya, pertimbangkan apa lagi yang dapat Anda lakukan untuk membantu karyawan meraih kesuksesan dalam peran mereka saat ini. Persiapkan rencana cadangan agar lebih siap dalam bertindak.
Tips untuk Melakukan Demosi Karyawan
Berikut beberapa tips yang bisa Anda lakukan agar proses demosi karyawan dapat berjalan lancar:
1. Hindari Melakukan Demosi Karyawan dengan Tiba-Tiba
Seorang karyawan yang merasa telah bekerja dengan baik akan merasa terkejut jika mendapat penurunan jabatan tiba-tiba.
Oleh karena itu, sebelum melakukan penurunan jabatan, bicarakan masalah kinerja saat muncul, dan jelaskan bahwa jika tidak ada perbaikan, penurunan jabatan bisa menjadi solusi terakhir.
Jika Anda merasa penurunan jabatan mungkin terjadi akibat perubahan struktur, beri tahu karyawan sebelumnya tentang perubahan ini dan beri tahu mereka bahwa judul pekerjaan dan tugas bisa berubah.
2. Jelaskan Secara Mendetail Arti dari Demosi Karyawan
Jelaskan bagaimana peran mereka akan berubah dan mengapa penurunan jabatan diperlukan. Cobalah untuk membuat mereka memandang demosi ini dari sisi positif, dengan menekankan bagaimana penurunan jabatan tersebut bisa memberi manfaat pada mereka.
3. Berikan Waktu untuk Memproses
Meskipun sudah diberi tahu sebelumnya, seorang karyawan mungkin merasa kaget setelah mendapat penurunan jabatan. Biarkan mereka pergi setelah pertemuan atau jadwalkan pertemuan menjelang akhir hari kerja sehingga mereka punya waktu untuk memproses berita tersebut.
Selanjutnya, jadwalkan pertemuan tindak lanjut untuk membahas situasi lebih detail setelah karyawan punya waktu untuk beradaptasi.
4. Berjanji untuk Membantu Kesuksesan Mereka
Pastikan karyawan tahu bahwa Anda berkomitmen untuk membantu mereka dalam meraih kesuksesan, dan tekankan bahwa Anda melakukan penurunan jabatan ini karena perusahaan masih menghargai mereka.
Kemudian, jelaskan dukungan yang akan diberikan ke depannya, misalnya dengan menawarkan sesi bimbingan mingguan guna meningkatkan kinerja mereka atau menemukan pelatihan tambahan.
5. Perkuat Komunikasi
Apabila Anda ingin karyawan tetap tinggal di perusahaan, komunikasi yang baik merupakan hal yang sangat penting. Informasikan kepada mereka bahwa mereka boleh meminta bimbingan atau berbicara mengenai masalah, dan tetaplah berhubungan dengan mereka secara rutin.
6. Kendalikan Emosi
Karyawan sangat mungkin untuk bereaksi secara emosional saat terjadi penurunan jabatan. Meskipun Anda tidak bisa mengendalikan perasaan emosi tersebut, Anda bisa mengontrol cara untuk meresponsnya. Usahakan untuk tetap tenang saat menghadapi situasi ini.
7. Dokumentasikan Semua Hal
Buat catatan tentang komunikasi mengenai masalah kinerja karyawan dan penurunan jabatan. Dengan melakukan hal ini, Anda dapat memastikan bahwa perusahaan memiliki bukti jika karyawan mengklaim penurunan jabatan mereka tidak adil.