Buku panduan karyawan atau disebut juga employee handbook merupakan panduan lengkap tentang visi, misi, nilai, kebijakan karyawan dan tempat kerja, prosedur terkait SDM, benefit karyawan, dan kode etik di tempat kerja, serta berbagai hal lainnya.
Singkatnya, buku ini menetapkan harapan yang jelas bagi karyawan, mendefinisikan hak-hak mereka, dan menginformasikan tentang kewajiban hukum perusahaan.
Selain itu, buku pegawai juga sangat penting untuk memperkenalkan bisnis Anda kepada karyawan baru, mempermudah proses onboarding, serta membantu karyawan baru untuk menyelaraskan diri dengan budaya dan tujuan perusahaan.
Pentingnya Buku Panduan Karyawan
Berikut ini adalah alasan mengapa organisasi Anda perlu memiliki buku panduan karyawan:
1. Memperkenalkan Budaya, Misi, dan Nilai Perusahaan
Employee handbook penting untuk memperkenakan karyawan baru pada budaya perusahaan dan bagaimana mereka dapat berkontribusi. Hal ini bisa membuat mereka merasa bangga dan memiliki, sehingga mampu meningkatkan produktivitas dalam waktu singkat.
Buku ini juga menjelaskan visi dan misi perusahaan, serta menetapkan standar hubungan kerja secara umum dan memberikan panduan terkait kebijakan lain.
2. Menginformasikan Tanggung Jawab dan Prosedur
Buku panduan ini dapat memberikan pemahaman yang jelas kepada karyawan tentang tanggung jawab mereka, serta berbagai panduan tentang kebijakan dan prosedur perusahaan.
Misalnya, bagaimana prosedur untuk mengajukan cuti atau liburan. Kemudian, siapa yang harus mereka hubungi jika tidak bisa datang bekerja.
Buku panduan karyawan juga menjelaskan tanggung jawab umum terkait keamanan, pengaturan waktu, dan pelaporan. Dengan memberikan informasi yang jelas dan mudah diakses, buku ini dapat membantu perusahaan berjalan baik.
3. Memberikan Pemahaman Tentang Harapan
Buku pegawai memberikan pemahaman kepada karyawan tentang apa yang dapat mereka harapkan dari manajemen.
Oleh karena itu, panduan ini berisi informasi mengenai tujuan, gaya kepemimpinan, dan praktik terbaik manajemen guna membangun hubungan sehat antar karyawan.
4. Memastikan Kebijakan Perusahaan dengan Jelas dan Konsisten
Melalui buku panduan, karyawan dapat mengetahui tentang kebijakan perusahaan terkait pekerjaan, perilaku, kompensasi, dan prosedur lainnya secara konsisten.
Hal tersebut membantu manajer untuk menjawab pertanyaan dan membuat keputusan yang sesuai dengan kebijakan perusahaan.
5. Menginformasikan Benefit yang Ditawarkan
Buku panduan harus menjelaskan benefit, seperti cuti, asuransi kesehatan, cuti yang dibayar, atau benefit lain yang ditawarkan kepada karyawan.
Melalui panduan yang lengkap dan mudah diakses dapat membantu Anda dalam mempertahankan karyawan terbaik perusahaan. Jadi, pastsikan mereka mengetahui seluruh penawaran dengan mengkomunikasikannya dalam buku panduan karyawan.
6. Memastikan Kepatuhan Terhadap Undang-Undang
Selain peraturan dari perusahaan, buku panduan juga perlu memuat hak dan kewajiban karyawan sesuai dengan undang-undang ketenagakerjaan terbaru.
Hal ini membantu perusahaan untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi terkait tenaga kerja, sehingga dapat terhindar dari masalah hukum.
7. Memberikan Informasi Tentang Bantuan Internal
Buku panduan juga memberikan informasi tentang tempat yang dapat dikunjungi karyawan untuk mendapatkan bantuan.
Misalnya, saat akan melaporkan pelanggaran di tempat kerja atau hal yang berkaitan dengan pekerjaan. Hal ini membantu mencegah karyawan menghubungi pihak ketiga.
Komponen dalam Buku Panduan Karyawan
Berikut adalah komponen-komponen penting yang harus ada dalam employee handbook:
1. Dasar-Dasar Ketenagakerjaan
Bagian ini menjelaskan informasi dasar tentang ketenagakerjaan yang mencakup kontrak kerja dan status karyawan, seperti karyawan penuh waktu, paruh waktu, magang, atau pekerja lainnya.
Selain itu, bagian ini juga mencakup kebijakan kesempatan kerja yang setara, yang menekankan pentingnya merawat keragaman dan menghormati semua karyawan.
Selain itu, ada penjelasan tentang proses rekrutmen dan seleksi, termasuk langkah-langkah yang biasa diikuti dan jika ada pemeriksaan pra-penempatan kerja, serta bagaimana aturannya.
Terakhir, terdapat aturan terkait kehadiran yang menjelaskan apa yang harus dilakukan jika karyawan tidak bisa datang kerja atau absen tanpa pemberitahuan.
2. Kebijakan Tempat Kerja
Kebijakan tempat kerja menjelaskan bagaimana tempat kerja seharusnya. Bagian ini mencakup kebijakan seperti kerahasiaan dan perlindungan data yang menjelaskan pentingnya melindungi informasi perusahaan dan harapan terhadap karyawan dalam hal ini.
Selanjutnya, ada kebijakan tentang pelecehan dan kekerasan, yang menegaskan komitmen perusahaan untuk menciptakan lingkungan kerja yang aman dan bebas pelecehan.
Kemudian, terdapat kebijakan tentang keselamatan dan kesehatan kerja yang mengatur pedoman karyawan dalam menjaga keselamatan di tempat kerja.
Hal tersebut meliputi tindakan pencegahan, penanganan darurat, kebijakan merokok, dan kebijakan bebas narkoba jika relevan untuk perusahaan Anda.
3. Kode Etik Perilaku
Kode etik perilaku merpakan panduan mengenai perilaku karyawan yang menjelaskan tentang segala interaksi di tempat kerja, termasuk rekan kerja, mitra, pelanggan, dan pihak eksternal lainnya. Tujuannya untuk menciptakan lingkungan yang aman dan profesional bagi semua orang.
Kode etik perilaku mencakup kebijakan berpakaian, keamanan siber dan perangkat digital, konflik, hubungan karyawan, perekrutan keluarga, pengunjung di tempat kerja, hingga permintaan dan distribusi terkait produk atau layanan perusahaan.
4. Kompensasi dan Pengembangan
Bagian ini menjelaskan tentang kompensasi dan pengembangan karyawan untuk menunjukkan penghargaan terhadap mereka, sehingga mendorong mereka untuk tetap bekerja dengan baik.
Berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda informasikan:
- Status kompensasi dan penggajian. Jelaskan status karyawan dan aturan mengenai gaji, termasuk pembayaran lembur dan jadwal pembayaran gaji.
- Manajemen kinerja. Jelaskan bagaimana kinerja karyawan akan dievaluasi dan bagaimana manajer memimpin tim mereka.
- Pelatihan dan pengembangan karyawan. Soroti pentingnya pelatihan dan pengembangan pribadi dan profesional karyawan, serta peluang yang tersedia.
5. Benefit
Bagian ini menjelaskan manfaat dan keuntungan yang ditawarkan perusahaan kepada karyawan. Tujuannya adalah agar karyawan memiliki pemahaman yang baik mengenai benefit dan hak istimewa yang akan mereka dapatkan.
Berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda perhatikan pada bagian ini:
- Kesehatan karyawan. Jelaskan manfaat kesehatan yang ditawarkan, seperti asuransi kesehatan pribadi, keanggotaan gym, atau program kesejahteraan.
- Kompensasi pekerja. Sampaikan prosedur yang harus diikuti jika karyawan mengalami kecelakaan kerja dan manfaat apa yang akan diberikan. Sesuaikan dengan hukum yang berlaku di daerah Anda.
- Work from home. Jelaskan bagaimana karyawan dapat meminta bekerja dari rumah dan aturan yang harus diikuti, termasuk keamanan siber di rumah. Jelaskan juga aturan bagi karyawan yang bekerja secara permanen dari rumah.
- Biaya karyawan. Sebutkan biaya terkait pekerjaan yang akan ditanggung perusahaan dan prosedur pengajuan penggantian biaya.
- Perangkat perusahaan. Jika perusahaan memberikan perangkat kepada karyawan, jelaskan cara menjaga perangkat tersebut. Jelaskan juga tindakan yang harus diambil jika perangkat hilang atau rusak.
6. Jam Kerja, Cuti, dan Liburan
Bagian ini penting bagi karyawan karena mereka ingin tahu bagaimana mengatur waktu kerja dan waktu luang mereka.
Berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda informasikan:
- Jam kerja dan cuti dibayar. Jelaskan jam kerja perusahaan dan jumlah cuti dibayar yang diberikan kepada karyawan, serta prosedur pengajuan cuti.
- Hari libur. Sebutkan daftar hari libur yang diakui perusahaan dan jelaskan kompensasi yang diberikan jika karyawan harus bekerja pada hari libur.
- Cuti sakit. Jelaskan kewajiban perusahaan dalam memberikan cuti sakit kepada karyawan dan tambahan manfaat cuti sakit yang ditawarkan. Jelaskan juga perbedaan cuti sakit jangka pendek dan jangka panjang.
- Cuti duka cita. Informasikan beberapa hari cuti berkabung kepada karyawan yang kehilangan orang terdekat.
7. Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
Bagian ini menjelaskan proses PHK apabila terjadi masalah atau disiplin.
Berikut adalah ringkasan isinya:
- Proses disiplin. Jelaskan langkah-langkah dalam proses disiplin dan bagaimana manajer mengelolanya.
- Pengunduran diri. Jelaskan tata cara pengunduran diri karyawan dan lamanya pemberitahuan yang harus diberikan. Jelaskan juga kebijakan penggantian biaya pendidikan atau relokasi, serta melarang pengunduran diri paksa.
- Pemutusan hubungan kerja. Jelaskan prosedur pemutusan hubungan kerja berdasarkan hukum dan peraturan internal perusahaan. Sertakan juga informasi tentang pembayaran pesangon dan kompensasi cuti dan sakit yang masih tersisa.
- Referensi. Tambahkan informasi tentang pemberian referensi kepada karyawan yang mengundurkan diri atau diberhentikan, termasuk jika seorang karyawan diberhentikan karena alasan tertentu, Anda berhak menolak memberikan referensi.
Langkah Membuat Buku Panduan Karyawan
Untuk membuat buku panduan karyawan, ikuti langkah-langkah berikut:
1. Mulailah dengan Mengenal Budaya dan Nilai Perusahaan
Sebagai profesional HR, Anda perlu memahami budaya dan nilai-nilai perusahaan agar tim Anda memiliki pemahaman yang baik dalam membuat atau memperbarui buku panduan ini.
Budaya dan nilai perusahaan dapat menjadi dasar dalam mengambil keputusan internal terkait kebijakan dan prosedur, serta membantu Anda menciptakan pesan yang konsisten dalam buku panduan tersebut.
Namun, jangan takut untuk membuatnya menyenangkan; buku panduan ini bisa menjadi cara kreatif untuk melibatkan dan memberikan informasi kepada tim Anda.
2. Tinjau Kembali Kebijakan dan Prosedur yang Sudah Ada
Kebijakan dan prosedur bukan hanya tentang persyaratan hukum dan praktik terbaik, tetapi juga harus mencerminkan nilai-nilai dan visi perusahaan.
Melakukan tinjauan terhadap kebijakan dan prosedur yang sudah ada akan membantu Anda memastikan kesesuaian dengan perkembangan kebutuhan bisnis.
Mungkin prinsip dasar kebijakan Anda tetap sama, tetapi rincian penerapannya mungkin perlu disesuaikan seiring dengan perubahan industri atau organisasi Anda.
3. Pastikan Semua Kebijakan Sesuai Regulasi
Perusahaan harus mematuhi semua hukum dan peraturan negara dan daerah. Apabila Anda mengabaikan hal tersebut, maka bisnis dapat terkena potensi tuntutan hukum.
Jika tim Anda besar, pertimbangkan untuk memiliki staf HR yang fokus untuk mengikuti kepatuhan hukum ketenagakerjaan.
4. Tetapkan Proses untuk Meninjau dan Memperbarui
Buku panduan Anda harus menjadi dokumen yang terus diperbarui sejalan dengan perkembangan perusahaan. Oleh karena itu, Anda dan tim harus memperbarui buku panduan secara teratur.
Dalam melakukannya, tetapkan proses yang terstruktur dengan memberikan waktu bagi tim Anda untuk meninjau setiap bagian.
Biasanya, di awal tahun, banyak peraturan baru diterbitkan di tingkat negara maupun daerah yang berdampak pada lingkungan kerja.
Oleh karena itu, bulan Januari menjadi waktu yang tepat bagi para profesional HR untuk memeriksa buku panduan karyawan mereka dan mempertimbangkan pembaruan yang diperlukan.
5. Pastikan Buku Panduan Disetujui oleh Pihak Hukum
Sebelum mempublikasikan buku panduan kepada seluruh perusahaan, sangat penting untuk mendapatkan persetujuan dari pihak hukum guna memastikan kepatuhan hukum dan tidak ada topik atau kebijakan yang terlewat.
6. Dorong Feedback dan Lakukan Perubahan
Mendapatkan feedback dari tim mengenai buku panduan karyawan merupakan hal yang sangat penitng. Mereka mungkin akan menemukan hal-hal yang terlewatkan atau bagian-bagian yang sebenarnya dapat dibuat dengan lebih sederhana dan mudah dipahami.
Selain itu, perusahaan mungkin melakukan perubahan di tengah tahun, sehingga pastikan untuk memperbarui buku panduan secara rutin jika diperlukan.