Apa yang Dimaksud dengan Analisis Pekerjaan?

Analisis pekerjaan adalah proses sistematis untuk mengidentifikasi dan menentukan tanggung jawab, persyaratan, dan sifat pekerjaan secara detail.

Proses ini memecah pekerjaan menjadi bagian-bagian kecil, mengumpulkan data untuk setiap bagian, dan menganalisis data tersebut guna menentukan keterampilan serta kompetensi yang diperlukan dalam peran tersebut.

Proses analisis ini juga membandingkan suatu pekerjaan dengan pekerjaan lain, menentukan pendidikan yang diperlukan, serta mengetahui lingkungan kerja dari suatu pekerjaan.

Kemudian, perlu Anda ingat bahwa menganalisis suatu pekerjaan berfokus pada posisi pekerjaan itu sendiri, bukan individu yang melakukannya. Oleh karena itu, proses ini akan lebih efektif jika menggunakan standar profesional yang sama, tanpa memandang industri atau perusahaan.

Selain itu, untuk mengungkapkan semua fakta dan detail penting suatu pekerjaan, Anda juga fokus

• Tugas dan aktivitas: Jenis, frekuensi, dan kompleksitas dalam menjalankan tugas dan aktivitas tertentu.
• Lingkungan: Lingkungan kerja, seperti suasana, aroma, dan sikap ramah orang-orang.
• Alat dan peralatan: Alat dan peralatan yang digunakan untuk menjalankan pekerjaan dengan sukses.
• Hubungan: Hubungan dengan orang-orang baik internal dan eksternal perusahaan.
• Persyaratan: Pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan dengan sukses.

Pentingnya Melakukan Analisis Pekerjaan

Melakukan analisis pada suatu pekerjaan sangat penting karena memberikan manfaat yang banyak. Berikut adalah alasan mengapa Anda harus melakukan analisis ini:

1. Perencanaan Tenaga Kerja

Analisis pekerjaan membantu Anda dalam melakukan perencanaan tenaga kerja, yaitu dengan mengidentifikasi keterampilan dan persyaratan pekerjaan secara jelas. Hal ini memudahkan pengaturan tugas dan tanggung jawab di dalam perusahaan.

2. Rekrutmen dan Seleksi

Melalui proses analisis ini, Anda dapat memahami persyaratan pekerjaan dengan lebih baik. Hal ini dapat membantu untuk mencari kandidat yang sesuai dan memiliki keterampilan yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik.

3. Pengembangan Karyawan

Analisis pekerjaan membantu dalam perencanaan program dan pengembangan yang efektif. Dengan memahami persyaratan dari suatu pekerjaan, Anda pun dapat menyusun program yang sesuai guna meningkatkan keterampilan dan kompetensi karyawan.

4. Evaluasi Kinerja

Proses ini juga berperan dalam menerapkan standar kinerja yang jelas untuk setiap pekerjaan. Dengan patokan yang jelas, manajemen dapat melakukan evaluasi kinerja karyawan secara objektif dan memberikan feedback yang membangun.

5. Keselamatan dan Kesehatan Pekerjaan

Menganalisis suatu pekerjaan dapat membantu Anda untuk mengidentifikasi risiko dan bahaya yang berkaitan dengan pekerjaan tertentu. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengambil langkah-langkah pencegahan yang diperlukan guna menciptakan lingkungan kerja yang aman dan sehat.

6. Pengembangan Karier

Melalui proses analisis ini, Anda dapat memahami tanggung jawab dan persyaratan pekerjaan yang diperlukan untuk kemajuan karier. Dengan demikian, Anda dapat merencanakan jalur karier yang jelas dan memberikan peluang pengembangan yang sesuai.

Tujuan Analisis Pekerjaan

Sebelum melakukan analisis pada suatu pekerjaan tentu, penting bagi Anda untuk menentukan penggunaan hasil analisis tersebut. Hal ini membantu Anda dalam memilih metode analisis yang paling efektif.

Berikut adalah beberapa tujuan analisis pekerjaan secara umum:

1. Deskripsi Pekerjaan

Sebagai profesional HR, Anda dapat menggunakan hasil analisis untuk membuat deskripsi pekerjaan atau job description yang merupakan rangkuman dari tanggung jawab, aktivitas, kualifikasi, dan keterampilan terkait suatu peran.

Deskripsi pekerjaan yang dibuat berdasarkan data dari analisis pekerjaan membantu Anda untuk menempatkan seseorang pada posisi yang tepat.

2. Klasifikasi Pekerjaan

Klasifikasi pekerjaan adalah proses menempatkan satu atau lebih pekerjaan ke dalam kelompok atau kategori posisi yang serupa. Di sini, data hasil analisis berfungsi untuk menentukan tugas, tanggung jawab, cakupan, dan kompleksitas pekerjaan.

Tujuan dari klasifikasi pekerjaan sendiri untuk menetapkan tingkat gaji dan menggunakan data tersebut dalam memilih karyawan.

3. Evaluasi Pekerjaan

Evaluasi pekerjaan adalah proses menentukan peringkat relatif dari pekerjaan yang berbeda di dalam suatu organisasi. Hal ini bertujuan untuk menciptakan transparansi dan keadilan dalam pembayaran gaji.

Peringkat suatu pekerjaan ditentukan berdasarkan tanggung jawab dan tugas yang diberikan. Misalnya, posisi senior memiliki persyaratan kinerja dan kemampuan yang lebih tinggi. Dalam hal ini, analisis pekerjaan membantu Anda untuk memahami karakteristik dari pekerjaan tersebut.

4. Perancangan Pekerjaan

Perancangan pekerjaan atau job design adalah proses menciptakan pekerjaan yang memberikan nilai tambah bagi perusahaan, serta dapat memotivasi karyawan.

Pekerjaan yang memotivasi karyawan biasanya berkaitan dengan variasi keterampilan, yakni sejauh mana pekerjaan tersebut membutuhkan berbagai keterampilan. Melalui data yang dihasilkan dari analisis, Anda dapat menentukan variasi dalam pekerjaan.

5. Persyaratan Tenaga Kerja

Sebagai profesional HR, Anda dapat menggunakan hasil analisis untuk menetapkan kualifikasi atau persyaratan minimum untuk peran-peran dalam organisasi. Hal ini tentunya juga akan membantu proses rekrutmen.

6. Penilaian Kinerja

Selanjutnya, hasil analisis dapat memberikan masukan untuk penilaian kinerja individu yang menjalankan posisi tersebut. Untuk mengevaluasi kinerja seorang karyawan, Anda perlu memahami persyaratan terkait suatu peran terlebih dahulu.

Dengan demikian, hasil analisis dapat membantu menentukan detail-detail yang dibutuhkan.

7. Pelatihan Karyawan

Data yang dihasilkan dari analisis dapat menjadi dasar untuk mengetahui kebutuhan pelatihan. Setelah Anda mengetahui pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan karakteristik lainnya, Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi kebutuhan pelatihan karyawan.

8. Mobilitas Karyawan

Setiap orang dan pekerjaannya harus memiliki kecocokan satu sama lain. Melalui analisis yang dilakukan, Anda dapat mengindentifikasi pengetahuan, skill, kemampuan, dan kualifikasi yang diperlukan untuk suatu peran.

Selanjutnya, data analisis tersebut bisa Anda cocokkan dengan karyawan internal maupun eksternal.

9. Efisiensi

Tujuan lain dari proses analisis ini adalah meningkatkan efisiensi kerja, dengan menganalisis aktivitas dan mengoptimalkan cara seseorang dalam melaksanakan peran pada pekerjaan tertentu.

10. Persyaratan Hukum

Dengan menganalisis suatu pekerjaan, Anda dapat memastikan bahwa semua kegiatan dalam suatu pekerjaan mematuhi aturan hukum yang berlaku.

Metode Analisis Pekerjaan

Berikut ini adalah beberapa metode yang bisa Anda gunakan utuk menganalisis pekerjaan:

1. Wawancara

Metode ini dilakukan dengan mengajukan pertanyaan kepada karyawan tentang tanggung jawab pekerjaan mereka. Anda dapat menanyakan tentang tugas-tugas spesifik yang dapat dilakukan dan memperoleh deskripsi tentang tugas yang diberikan kepada mereka.

Metode wawancara bisa dilakukan dengan pertanyaan terbuka atau melalui wawancara terstruktur dan tidak terstruktur.

2. Observasi

Pada metode observasi, Anda akan mengamati karyawan saat mereka menjalankan tugas-tugas terkait posisi pekerjaan. Selanjutnya, Anda mencatat aktivitas yang dilakukan oleh karyawan tersebut dan keterampilan apa yang digunakan untuk menyelesaikan tugas-tugasnya.

Observasi ini dinilai efektif untuk pekerjaan yang melibatkan tugas secara fisik dan menghasilkan produk.