Seorang staf administrasi atau administrator adalah seseorang yang membantu organisasi untuk mencapai tujuan mereka dengan cara yang efisien. Mereka bisa bekerja di berbagai perusahaan dan memiliki tugas yang berbeda, tergantung pada jenis bisnis atau institusi tempat mereka bekerja.
Secara umum, staf administrasi akan membuat rencana jangka pendek dan panjang untuk memastikan operasional perusahaan dapat berjalan dengan sukses, menetapkan tujuan, serta mengatur kegiatan.
Mereka juga mengawasi proses dan mempermudah fungsi bisnis agar semuanya berjalan dengan lancar dan efisien.
Administrasi memiliki kategori yang sangat luas, sehingga terdapat jenis pekerjaan adminsitratif yang berbeda, seperti admin keuangan, admin proyek, admin marketing, admin HR, admin media sosial, dan masih banyak lagi.
Job Desk Administrasi secara Umum
Secara umum, berikut adalah job desk administrasi di perusahaan:
- Mengoordinasikan kegiatan dan operasional kantor untuk memastikan efisiensi dan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
- Mengawasi staf administrasi dan membagi tugas untuk memastikan kinerja yang baik.
- Mengelola jadwal, agenda, perjalanan dan sebagainya untuk manajemen atas.
- Mengelola telepon dan korespondensi (email, surat, paket, dll.).
- Mendukung prosedur anggaran dan pencatatan keuangan.
- Membuat dan memperbarui catatan dan basis data dengan data personalia, keuangan, dan lainnya.
- Melacak stok persediaan kantor dan melakukan pemesanan saat diperlukan.
- Mengajukan laporan tepat waktu dan menyusun presentasi/proposal sesuai tugas yang diberikan.
- Membantu rekan kerja jika diperlukan.
Pentingnya Administrasi dalam Perusahaan
Pengelolaan administrasi dalam sebuah perusahaan sangat penting karena merupakan dasar untuk menjalankan tugas dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan, serta dapat berkontribusi pada kelangsungan dan pertumbuhan organisasi.
Hal ini dapat dicapai melalui langkah-langkah berikut:
- Perencanaan: Merupakan proses merumuskan tujuan organisasi dan mengusulkan metode untuk mencapainya.
- Organisasi: Proses membagi tugas dan sumber daya secara adil di antara anggota organisasi agar dapat digunakan dengan efisien sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
- Pengarahan: Praktik memantau dan mendorong karyawan untuk melaksanakan tindakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
- Kontrol: Melibatkan pengawasan dan memastikan bahwa tindakan yang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Dengan pengelolaan administrasi yang baik, organisasi dapat menggunakan sumber daya yang tepat untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Hal ini dapat dicapai dengan semua orang bekerja sama untuk mencapai kesuksesan organisasi.
Macam-Macam Job Desk Administrasi di Berbagai Bidang
Secara umum, job desk administrasi yaitu mengelola kegiatan dan operasional perusahaan untuk mencapai efisiensi. Selain itu, staf administrasi juga memiliki tugas lain tergantung bidang yang mereka geluti.
Berikut adalah beberapa jenis admin di berbagai bidang:
1. Admin HRD
Admin HRD merupakan seorang profesional yang bertugas mengelola operasional SDM untuk suatu organisasi.
Tugas mereka dapat mencakup mengelola tunjangan serta kompensasi, mendokumentasikan proses perekrutan, menetapkan dan menginformasikan kebijakan internal, dan memastikan organisasi tetap mematuhi peraturan ketenagakerjaan dan pengupahan di Indonesia.
Tanggung jawab admin HRD juga bervariasi tergantung industri perusahaan tempat mereka bekerja. Namun, para profesional ini biasanya menangani sebagian besar kebutuhan administratif departemen SDM.
Sementara anggota tim yang lebih senior, seperti direktur SDM bertanggung jawab untuk mengawasi keputusan strategis.
2. Admin Media Sosial
Admin media sosial berperan sebagai orang yang mengelola dan mengatur platform media sosial suatu organisasi. Job desk administrasi di bidang media sosial yaitu mengumpulkan konten untuk menarik followers dan mempromosikan produk atau layanan dengan cara positif.
Selain itu, admin media sosial juga bertugas untuk menciptakan dan melaksanakan kampanye media sosial untuk mempromosikan produk. Mereka biasanya akan melakukan riset untuk melihat apa yang dilakukan kompetitor dan mempelajari tren populer terkait strategi marketing.
Kemudian, admin media sosial harus merespons dengan cepat dan sesuai terhadap keluhan, pertanyaan, dan komentar yang muncul di halaman media sosial perusahaan, baik di Instagram, LinkedIn, website resmi perusahaan, dan sebagainya.
3. Admin Keuangan
Seorang admin keuangan bertanggung jawab untuk mengatur keuangan suatu organisasi. Biasanya, mereka melakukan tugas-tugas seperti memproses faktur penjualan, menyediakan informasi keuangan, mengelola anggaran serta menyusun laporan bulanan, dan sebagainya.
Di samping itu, admin keuangan juga bertanggung jawab untuk mengendalikan keuangan dan melindungi aset organisasi. Tugas-tugas ini penting dalam menjaga keuangan perusahaan agar berjalan dengan baik.
4. Admin Marketing
Admin marketing atau pemasarn umumnya bertanggung jawab untuk menciptakan dan menjaga citra publik bagi seluruh organisasi atau klien, melalui kegiatan promosi, materi pemasaran, dan tanggapan terhadap isu-isu terkait.
Tugas-tugas admin marketing meliputi menciptakan iklan, logo dan slogan, mempersiapkan materi pemasaran, mengatur liputan media, dan sebagainya. Mereka biasanya bekerja dengan berbagai orang di dalam dan luar perusahaan, termasuk eksekutif, asisten, dan mitra bisnis.
5. Admin Proyek
Admin proyek adalah seorang profesional yang bertugas mengkoordinasikan kegiatan proyek, mengatur jadwal, dan memastikan proyek selesai tepat waktu dan sesuai anggaran.
Job desk administrasi proyek meliputi jadwal pertemuan, mencatat keputusan, memecah proyek menjadi tugas-tugas yang dikelola dengan baik, serta membuat alur kerja. Mereka juga memantau kemajuan proyek hingga menangani masalah.
Admin proyek juga bertanggung jawab untuk berkomunikasi dengan berbagai pihak terkait dan memantau kinerja proyek.
8 Skill yang Wajib Dimiliki Staf Administrasi
Tenaga profesional administrasi memiliki banyak peran yang beragam. Oleh karena itu, mereka harus bisa mengerjakan beberapa tugas sekaligus.
Untuk dapat menguasai tugas-tugasnya, merangkum dari Upwork, berikut adalah beberapa keterampilan yang wajib dikuasai oleh staf administrasi:
1. Keterampilan Komunikasi
Staf administrasi akan menghabiskan banyak waktu untuk berkomunikasi dengan klien dan orang lain, mulai dari menyampaikan pesan, mengurus pesanan dari vendor, menjawab telepon, serta membantu klien dengan menjawab pertanyaan mereka.
Inilah yang membuat staf administrasi wajib memahami cara meningkatkan kemampuan komunikasi.
Selain secara lisan, mereka juga membutuhkan keterampilan komunikasi tertulis untuk membuat email marketing, mengetik catatan, atau menulis surat terkait tagihan pembayaran.
Selain menjadi komunikator yang baik, staf administrasi juga perlu menjadi pendengar yang baik. Sebab, cara terbaik untuk berkomunikasi secara efektif adalah dengan berbicara lebih sedikit dan mendengarkan secara saksama apa yang orang lain butuhkan.
2. Kecerdasan Emosional yang Kuat
Kecerdasan emosional merupakan kemampuan untuk memahami perasaan orang lain. Untuk pekerjaan administrasi, skill ini akan memudahkan mereka dalam bekerja sama dengan anggota tim.
Misalnya, sebagai staf administrasi, Anda bertugas untuk membalas email seorang klien yang mengajukan keluhan.
Dengan kecerdasan emosional yang kuat, Anda dapat menanggapi email tersebut dengan cepat dan sopan, kemudian memberi tahu anggota tim untuk memastikan situasi tidak memanas dan mencegah klien menjadi lebih marah.
3. Manajemen Waktu
Salah satu tantangan terbesar dalam menjalankan pekerjaan ini adalah mengatur jadwal secara efektif. Oleh karena itu, para profesional administrasi harus memiliki keterampilan manajemen waktu, agar dapat mengerjakan tugas secara efisien dan tepat waktu.
4. Keterampilan Problem Solving
Problem solving adalah proses untuk mengidentifikasi masalah, mencari solusi, dan menerapkan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai solusi tersebut.
Melalui keterampilan tersebut, pekerja administrasi dapat mengatasi konflik terkait jadwal, masalah yang berhubungan teknologi, atau mengatasi keluhan dari pelanggan.
5. Beriorientasi pada Detail
Saat bekerja sebagai staf administrasi, penting bagi Anda untuk memperhatikan setiap detail pekerjaan. Misalnya, saat memasukkan data, menulis email, atau mengirim surat kepada klien. Perlu Anda ingat, sebuah pekerjaan yang penuh dengan kesalahan akan terlihat tidak profesional.
6. Keterampilan Teknologi
Selanjutnya, Anda juga perlu memiliki keterampilan dalam menggunakan berbagai software. Misalnya, saat ini Anda bekerja sebagai admin HRD, maka Anda wajib menguasai human resources information software (HRIS).
HRIS adalah software yang digunakan perusahaan untuk mengelola semua sistem terkait karyawan secara elektronik. Sistem ini membantu perusahaan dalam memantau siklus rekrutmen, mendokumentasikan kinerja karyawan, serta mengelola pengganjian dan tunjangan.
Selain itu, jika Anda merupakan seorang staf administrasi yang bekerja secara jarak jauh, Anda perlu menguasai software tertentu, seperti Zoom, Slack, Google Workspace, dan lain-lain.
7. Kemampuan Menggunakan Microsoft Office
Microsoft Office terdiri dari sekelompok software yang dapat membantu staf adminstrasi dalam melakukan berbagai tugas-tugasnya, mulai dari Microsoft Word, Excel, PowerPoint, dan sebagainya.
8. Pengelolaan yang Baik
Staf administrasi harus memiliki keterampilan dalam mengatur pekerjaan dengan baik. Sebab, mereka mungkin akan mengelola kalender kerja atasan yang sibuk, menjadwalkan wawancara pekerjaan dengan manajer rekrutmen, menulis deskripsi pekerjaan, dan sebagainya.
Oleh karena itu, staf administrasi yang tidak memiliki skill pengelolaan dikhawatirkan akan merasa stres dan tertekan dalam menjalani pekerjaannya.