Struktur organisasi adalah proses yang merinci bagaimana aktivitas tertentu didelegasikan untuk mencapai tujuan organisasi. Ini menguraikan peran karyawan dan berbagai tanggung jawab dalam perusahaan.
Semakin banyak otoritas yang dimiliki karyawan, semakin tinggi posisi mereka dalam struktur organisasi. Selain itu, semakin terorganisir suatu struktur, semakin efisien perusahaan beroperasi. Ada berbagai jenis dalam struktur organisasi perusahaan yang akan kita bahas di bawah.
Apa Manfaat Struktur Organisasi Perusahaan yang Baik?
Meskipun tidak semua bisnis menggunakan struktur organisasi, mereka yang melakukannya dapat menuai beberapa manfaat. Berikut beberapa manfaat penerapan struktur organisasi di perusahaan Anda:
Pengambilan keputusan lebih cepat
Ketika berbagai tim perusahaan Anda dapat berkomunikasi dengan lebih efektif, komunikasi keseluruhan perusahaan Anda juga akan terpengaruh secara positif.
Ini kemudian akan mengarah pada pengambilan keputusan yang lebih cepat. Dengan kata lain, arus informasi dengan struktur organisasi dapat digunakan untuk mendorong pengambilan keputusan yang lebih cepat.
Mudah dalam beberapa lokasi bisnis
Jika Anda adalah pemilik bisnis, memiliki struktur organisasi membantu memastikan semua lokasi Anda beroperasi dengan cara yang sama dan mematuhi prosedur yang sama.
Karena tidak mungkin pemilik berada di setiap lokasi, struktur yang terorganisir dapat memberi Anda ketenangan pikiran. Hal ini terutama terjadi ketika perusahaan Anda mulai tumbuh dalam ukuran.
Peningkatan efisiensi operasi
Karena struktur organisasi membagi perusahaan menjadi berbagai tim atau cabang, mereka membantu memastikan bahwa semua tugas dan tanggung jawab khusus untuk divisi tersebut dipenuhi dengan lebih mudah.
Ketika seorang karyawan tahu apa yang harus mereka kerjakan, mereka dapat beroperasi dengan cepat dan lebih efisien. Intinya, struktur yang terorganisir menciptakan sistem yang efisien dan efisien yang membantu meningkatkan operasi perusahaan secara keseluruhan.
Kinerja karyawan yang lebih baik
Ketika seorang karyawan didelegasikan tugas dan tanggung jawab tertentu dengan cara yang jelas, mereka dapat melakukan pekerjaan dengan baik.
Struktur yang terorganisir memberi karyawan panduan yang mereka butuhkan untuk melakukan yang terbaik setiap hari. Peningkatan kinerja karyawan juga dapat menyebabkan semangat kerja dan kepercayaan diri karyawan yang lebih besar.
Menghilangkan duplikasi pekerjaan
Ketika karyawan dibagi menjadi beberapa tim sesuai dengan keterampilan dan keahlian mereka, risiko tugas pekerjaan yang tumpang tindih dihilangkan.
Misalnya, jika sebuah proyek ditugaskan ke satu tim, tim lain tahu bahwa itu bukan tanggung jawab mereka untuk mengambilnya karena mereka juga memiliki tugas mereka sendiri yang digariskan.
Mengurangi konflik karyawan
Menggunakan struktur organisasi berpotensi menghilangkan konflik antar karyawan. Sementara beberapa faktor dapat berperan dalam hal ini, begitu seorang karyawan mengetahui tugas mereka, mereka akan semakin fokus pada pekerjaan mereka sendiri. Untuk sebagian besar, ini adalah cara yang bagus untuk menghindari konflik yang meningkat di antara rekan kerja.
Komunikasi yang lebih baik
Meskipun hal ini akan bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain dan bergantung pada struktur organisasi tertentu yang ada, hierarki organisasi memiliki potensi untuk mendorong komunikasi yang sehat antara divisi dan tim yang berbeda.
Setelah tugas didelegasikan ke berbagai tim dan individu, orang lain di tempat kerja akan tahu siapa yang harus dihubungi untuk hal-hal tertentu.
Misalnya, jika Anda berada di tim dengan satu manajer, Anda akan tahu siapa yang harus melapor jika masalah muncul. Dengan cara yang sama, jika seseorang dari pemasaran memiliki pertanyaan tentang desain proyek, mereka tahu untuk menghubungi departemen creative.
Elemen dalam Struktur Organisasi Perusahaan yang Baik
Tim manajemen mempertimbangkan elemen unik dari desain organisasi untuk menyusun rencana terbaik bagi perusahaan mereka.
Ada enam elemen desain organisasi yang dapat mempengaruhi bagaimana karyawan dan manajer berinteraksi dan membagi tugas utama. Keenam elemen tersebut adalah:
1. Spesialisasi kerja
Spesialisasi kerja adalah proses yang menugaskan setiap profesional untuk tugas tertentu. Karena manajemen perusahaan jelas tentang apa yang mereka harapkan dari karyawan mereka, masing-masing dapat fokus pada tugas mereka, memperoleh keterampilan dan pengalaman khusus yang dapat membantu mereka meningkat.
Saat menggunakan spesialisasi kerja, profesional HR manajemen sering memberikan tugas kepada karyawan yang paling cocok untuk itu. Ini berarti riwayat kerja, keahlian, dan pendidikan profesional selaras dengan tugas.
Spesialisasi kerja memungkinkan pemberi kerja untuk kurang fokus pada pelatihan dan mengalihkan energi dan sumber dayanya ke kebutuhan perusahaan lain.
Misalnya, perusahaan pabrik dan gudang menggunakan spesialisasi kerja untuk pekerja lini perakitan. Di pabrik yang mengkhususkan diri dalam membuat keranjang hadiah, seorang profesional dapat mengatur kertas dekoratif di dalam keranjang sementara profesional lainnya menambahkan buah-buahan ke dalam keranjang.
2. Departementalisasi dan kompartemen
Departemen dan kompartemen adalah tim profesional dalam perusahaan yang lebih besar. Komponen desain organisasi ini memungkinkan setiap kompartemen atau departemen untuk fokus pada tugas khusus yang harus dicapai oleh para profesional di setiap kelompok.
Kompartemen mengacu pada tim profesional yang masing-masing berasal dari jalur karir dan spesialisasi yang berbeda. Para profesional ini masing-masing menggunakan bakat mereka sendiri untuk membantu menyelesaikan proyek.
Misalnya, ketika sebuah perusahaan film ingin memproduksi film baru, mereka menyewa sutradara, agen casting, perancang kostum, dan profesional lainnya untuk membuat film.
Departemen mengacu pada kelompok profesional dengan keahlian yang sama di dalam perusahaan. Masing-masing profesional ini biasanya memiliki tugas utama yang sama dan menggunakan praktik serupa untuk mencapai tujuan yang sama.
Misalnya, departemen akuntansi perusahaan semuanya bekerja untuk mengelola catatan keuangan dan perpajakan perusahaan menggunakan metodologi dan praktik yang sama.
3. Formalisasi
Formalisasi menentukan hubungan dan peran dalam perusahaan. Perusahaan yang lebih besar seringkali memiliki formalisasi peran utama yang lebih jelas daripada perusahaan yang lebih kecil.
Ini karena karyawan dapat mengisi banyak peran di perusahaan yang lebih kecil. Misalnya, di toko pizza lingkungan, manajer mungkin bertanggung jawab atas persiapan makanan selain tanggung jawab kepemimpinan mereka.
Formalisasi elemen juga dapat memperjelas aturan tempat kerja, seperti berapa banyak waktu istirahat yang dapat diambil karyawan selama shift mereka. Karena elemen-elemen ini dapat membentuk budaya tempat kerja, penting untuk mempertimbangkannya dengan hati-hati saat menyusun rencana desain organisasi perusahaan.
4. Sentralisasi dan desentralisasi
Sentralisasi dan desentralisasi mengacu pada tingkat senior karyawan yang dapat mempengaruhi keputusan perusahaan. Setiap perusahaan bersandar di suatu tempat pada skala sentralisasi.
Misalnya, dengan sentralisasi, beberapa perusahaan memberikan pengaruh penuh kepada profesional tingkat senior atas proses pengambilan keputusan, sementara dengan desentralisasi, perusahaan dapat mencari masukan dari karyawan tingkat bawah juga.
Membiarkan lebih banyak karyawan untuk memengaruhi praktik perusahaan dapat memberi karyawan rasa bangga dan kepuasan yang lebih kuat dalam pekerjaan mereka. Namun, hanya mengizinkan anggota staf senior untuk berbagi masukan mereka dapat lebih efektif waktu.
5. Rentang kendali
Seorang pemimpin bisa lebih sukses ketika mereka mengelola jumlah karyawan yang sesuai. Rentang kendali adalah elemen desain organisasi yang memperhitungkan jumlah orang yang diawasi oleh seorang pemimpin dan tugas-tugas yang mereka tangani.
Misalnya, departemen akuisisi sebuah perusahaan penerbitan cenderung memiliki volume besar penjualan buku yang masuk. Jika departemen mempekerjakan banyak pembaca untuk mengakomodasi permintaan ini, departemen mungkin memerlukan beberapa manajer untuk memantau dan memandu pekerjaan pembaca.
Mengklarifikasi rentang kendali tertentu dapat memastikan manajer dapat menangani semua tugas mereka sambil mengawasi operasi harian dan memantau kemajuan anggota tim yang ditunjuk. Rentang kendali yang ideal dapat bergantung pada berbagai faktor termasuk:
- Ukuran tempat kerja
- Kemampuan manajer
- Tujuan perusahaan
- Struktur perusahaan
- Gaya kepemimpinan
6. Rantai komando
Rantai komando perusahaan menggambarkan hierarki bisnis dan dapat memengaruhi budaya tempat kerja dan efisiensi produksi kerja. Bagan organisasi dapat secara visual menggambarkan tempat setiap karyawan dalam hierarki perusahaan, dan perusahaan mungkin memiliki rantai komando yang ketat atau fleksibel.
Dengan rantai komando yang ketat, setiap karyawan memiliki atasan langsung dengan pengecualian chief executive officer. Dalam rantai komando yang lebih fleksibel, pemilik mungkin menjadi titik kontak tertinggi, kemudian satu atau dua manajer di tengah dengan sisa karyawan yang berada di bawah manajer. Dalam skenario ini, karyawan tingkat terendah akan melapor ke manajer dan manajer melapor ke pemilik bisnis.
Jenis Struktur Organisasi Perusahaan
1. Struktur fungsional
Struktur organisasi fungsional dapat cukup umum di antara perusahaan dan bisnis. Pemimpin struktur adalah manajer perusahaan dan karyawan yang bekerja untuk perusahaan dikelompokkan berdasarkan spesialisasi mereka. Misalnya, manajer perusahaan dapat mengurutkan grup menjadi:
- Sumber daya manusia
- Pelayanan pelanggan
- Penelitian dan Pengembangan
- Quality assurance
- Penjualan
Kelompok-kelompok khusus yang dibentuk melalui struktur fungsional ini dapat membentuk departemen dan bagian yang berbeda dari sebuah perusahaan, memungkinkannya untuk beroperasi lebih efisien.
Setiap departemen akan menghasilkan pekerjaannya sendiri dan melapor kepada manajernya sendiri. Manajer itu kemudian akan menyerahkan tugas mereka yang telah selesai kepada manajer perusahaan.
2. Struktur garis
Perusahaan kecil yang memiliki lebih sedikit karyawan untuk mendelegasikan tugas mungkin menggunakan struktur organisasi garis. Struktur ini menyederhanakan dan dengan jelas mendefinisikan struktur hierarki perusahaan, sehingga tidak ada kebingungan siapa yang bertanggung jawab.
Ini dapat membantu karyawan dan manajer berkomunikasi lebih cepat satu sama lain dan menyelesaikan pekerjaan mereka lebih cepat dengan lebih efisien.
Misalnya, pemimpin struktur adalah manajer perusahaan yang membawahi manajer penjualan, pemasaran, dan pengembangan. Manajer penjualan dan pemasaran bekerja sendiri di departemen mereka, sedangkan manajer pengembangan mengawasi manajer riset.
Ada beberapa karyawan yang mengelola perusahaan, namun, karena perusahaan itu sangat kecil, struktur organisasi garis adalah cara sederhana untuk mendefinisikan hierarki perusahaan dan menentukan setiap peran.
3. Struktur lini dan staf
Struktur lini dan staf merupakan kombinasi dari struktur lini dan struktur fungsional. Ini adalah contoh lain dari sistem yang mungkin Anda lihat digunakan oleh banyak perusahaan dan organisasi.
Struktur tersebut memiliki hierarki manajer yang bekerja dengan beberapa kelompok khusus. Kelompok-kelompok ini melapor kepada manajer mereka masing-masing, dan para manajer tersebut kemudian melapor kepada manajer mereka sendiri.
Misalnya, manajer produksi yang mengawasi tim produksi khusus, seperti staf penelitian dan pengembangan dan ahli teknis, memiliki tugas untuk melapor kepada manajer perusahaan yang mengawasi kelompok penasihat keuangan dan teknis khusus. Setiap manajer memiliki kelompok sendiri untuk diawasi, seperti dalam struktur fungsional.
Namun, dalam struktur lini dan staf, masing-masing manajer mendapat peringkat sedikit lebih tinggi atau lebih rendah dari yang lain, sehingga tidak setara.
4. Struktur matriks
Struktur matriks menggunakan dua jenis manajer yang dapat mendelegasikan tugas kepada karyawan lintas departemen: manajer proyek dan manajer fungsional.
Manajer fungsional berfokus pada manajemen operasional dan teknis di dalam departemen mereka sendiri. Mereka bekerja keras untuk memastikan karyawan mereka bekerja seefisien mungkin sehingga manajer proyek dapat melakukan pekerjaan mereka dengan lebih efisien.
Manajer proyek memfokuskan kemampuan mereka pada perencanaan, pelaksanaan, dan penyelesaian proyek. Mereka sering bekerja dengan beberapa karyawan yang berbeda dari departemen yang berbeda.
Mungkin ada banyak manajer fungsional dan proyek di seluruh perusahaan, masing-masing dengan tugas atau departemen yang ditugaskan sendiri. Para manajer ini kemudian bekerja sama, menggabungkan dan berbagi sumber daya mereka untuk memenuhi tujuan perusahaan.
Misalnya, sebuah perusahaan mungkin memiliki departemen penelitian, penjualan, dan pemasaran, masing-masing dengan manajer fungsionalnya sendiri.
Perusahaan kemudian memulai tiga proyek berbeda, masing-masing dengan manajer proyeknya sendiri. Manajer proyek tersebut akan bekerja dengan manajer fungsional dan menggunakan sumber daya dan karyawan dari setiap departemen untuk menyelesaikan tugas masing-masing.
5. Struktur divisi
Struktur divisi menggunakan teknik dari struktur fungsional dan menerapkannya ke beberapa divisi dalam sebuah perusahaan.
Misalnya, jika sebuah perusahaan memiliki banyak lokasi di seluruh dunia, mereka mungkin menggunakan struktur divisi untuk membuat hierarki fungsional di setiap lokasi terpisah. Setiap lokasi harus menjadi divisinya sendiri dan memiliki kelompok khusus yang membantu fungsi divisi tersebut.
Misalnya, satu divisi perusahaan di Jakarta dapat memiliki departemen penelitian dan pengembangan, sumber daya manusia, dan pemasaran. Divisi lain dari perusahaan di Yogyakarta mungkin memiliki departemen yang sama, tetapi mereka dapat beroperasi secara eksklusif untuk divisi Yogyakarta dan bukan divisi Jakarta.
6. Struktur organik
Struktur organik adalah sistem organisasi yang cukup tidak terdefinisi dan terdesentralisasi. Hal ini memungkinkan karyawan untuk bekerja sama menuju tujuan bersama tanpa otoritas dari pemimpin utama.
Jika jenis sistem ini melibatkan manajer proyek, mereka umumnya bekerja untuk menyediakan beberapa bentuk struktur, tetapi mungkin tidak memiliki kekuasaan atas staf proyek.
Struktur ini bermanfaat bagi perusahaan yang bekerja di pasar yang berubah dengan cepat, memungkinkannya untuk lebih mudah beradaptasi.
7. Struktur virtual
Struktur organisasi virtual menggunakan sistem struktur yang didefinisikan dengan jelas, tetapi mengimplementasikannya dari jarak jauh. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk bekerja lebih mudah dari berbagai lokasi dan mempekerjakan karyawan dengan pengetahuan dan keahlian yang kuat dari seluruh dunia.
Perusahaan yang memberikan produk virtual sering kali paling diuntungkan dari tim virtual. Ini memungkinkan setiap karyawan mereka untuk menggunakan sumber daya apa pun yang mereka butuhkan tanpa perlu mereka pindah ke lokasi fisik baru.
Misalnya, perusahaan pemasaran media sosial mungkin menggunakan struktur virtual untuk menyelesaikan sebagian besar pekerjaan mereka karena produk perusahaan mereka tidak mengharuskan semua karyawan mereka hadir secara fisik.
8. Struktur proyek
Struktur organisasi proyek adalah struktur sementara yang digunakan ketika perusahaan perlu memulai dan menyelesaikan proyek atau tujuan tertentu.
Struktur ini sering dibentuk dengan manajer proyek sebagai pemimpin yang kemudian mengawasi kelompok dan departemen yang berbeda yang masing-masing memiliki tugas atau tugas tertentu.
Misalnya, jika perusahaan perlu menciptakan teknologi untuk melakukan pekerjaan mereka dengan lebih efisien, mereka dapat membuat proyek dengan tim peneliti, tim pengembangan perangkat keras, dan tim pengembangan perangkat lunak.
Mereka kemudian akan mempekerjakan seorang manajer proyek untuk mengawasi dan mengelola setiap tim dan menjalankan rencana untuk menyelesaikan tujuan.