Pinjaman karyawan adalah pinjaman uang yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan dalam jangka waktu singkat. Pada awalnya, memberikan pinjaman kepada karyawan mungkin terlihat berisiko.
Namun, jika dilakukan dengan benar, hal ini bisa menjadi strategi berharga untuk mengurangi biaya tenaga kerja, dengan mempertahankan bakat terbaik.
Dengan pinjaman ini, karyawan bisa memenuhi kebutuhan keuangan tanpa harus menumpuk utang pribadi. Perusahaan sendiri bisa memberikan uang pinjaman dengan berbagai alasan, termasuk biaya medis yang tak terduga, biaya pendidikan, rumah, dan sebagainya.
Kemudian, perusahaan juga bisa menetapkan aturannya sendiri untuk menentukan berapa banyak yang bisa dipinjam karyawan dan berapa lama mereka harus melunasi utang mereka.
Seperti jenis pinjaman lainnya, pinjaman untuk karyawan juga memiliki tingkat bunga dan rencana pembayaran. Biasanya, pinjaman dibayar dengan mengurangi uang dari gaji yang akan datang.
Apabila total pinjaman harus diselesaikan dalam satu tahun, maka perusahaan dapat menganggap pinjaman ini sebagai aset lancar dalam laporan keuangan.
Sementara apabila jangka waktu peminjaman melebihi satu tahun, maka pinjaman akan dianggap sebagai aset jangka panjang dalam laporan keuangan perusahaan.
Jenis Pinjaman Karyawan
Terdapat dua jenis pinjaman yang dapat diajukan karyawan, yaitu:
1. Uang Dipinjamkan dari Perusahaan Tempat Karyawan Bekerja
Pada jenis pinjaman ini, biasanya perusahaan akan menentukan syarat dan ketentuan pinjaman yang sangat bervariasi. Namun, umumnya jumlah yang ditawarkan memiliki tingkat bunga dan jangka waktu pembayaran tertentu seperti pinjaman konvensional lainnya.
2. Uang Dipinjamkan dari Pihak Ketiga
Pada jenis ini, uang yang dipinjamkan kepada karyawan adalah milik pihak ketiga. Pinjaman tersebut biasanya diberikan sebagai salah satu benefit.
Kelebihan Pinjaman Karyawan
Pinjaman karyawan memiliki beberapa kelebihan, berikut beberapa di antaranya:
1. Keuangan Lebih Aman
Pembayaran rutin pinjaman karyawan beserta bunga tambahan dapat membantu perusahaan meningkatkan aliran kas.
Pinjaman tesebut tentunya juga memberikan keamanan keuangan tambahan bagi para pekerja dengan befungsi sebagai sumber daya yang rendah risiko, namun dapat mendukung mereka dalam situasi ekonomi yang sulit.
2. Menarik Calon Karyawan
Calon karyawan mungkin melihat ketersediaan pinjaman untuk karyawan sebagai benefit yang menarik, sehingga pinjaman ini dapat menjadi alat rekrutmen yang efektif.
Dengan menawarkan pinjaman dana untuk karyawan, Anda dapat menunjukkan kepada calon karyawan bahwa perusahaan peduli terhadap masalah keuangan stafnya.
3. Meningkatkan Produktivitas
Stres keuangan dapat berdampak negatif pada produktivitas karyawan, karena mereka akan menghabiskan waktu untuk mengkhawatirkan tentang uang, yang juga membuat kesehatan mental mereka buruk.
Melalui bantuan yang diberikan perusahaan, diharapkan karyawan dapat mengurangi tekanan yang diakibatkan karena masalah keuangan.
4. Mengurangi Stres Keuangan
Seperti yang telah disebutkan, adanya masalah keuangan dapat menyebabkan produktivitas menurun.
Hal ini dibuktikan oleh sebuah studi oleh International Foundation of Employee Benefit Plans, yaitu 60% responden yang mengalami stres keuangan mengatakan bahwa kecemasan yang dirasakan menghambat mereka untuk berkonsentrasi di tempat kerja, dan 34% mengatakan hal tersebut membuat mereka lebih lalai dalam bekerja dan banyak terlambat.
5. Menumbuhkan Loyalitas Karyawan
Karyawan yang telah menerima bantuan dari perusahaan, cenderung untuk tetap bertahan di perusahaan tersebut.
Karyawan pun akan lebih loyal dalam bekerja karena perusahaan dapat membantu mereka menghadapi kesulitan dan fakta bahwa perusahaan percaya pada kemampuan mereka untuk mengembalikan pinjaman.
Dengan demikian, retensi dan kepuasan karyawan pun turut meningkat.
Kekurangan dari Pinjaman Karyawan
Selain menawarkan berbagai manfaat bagi perusahaan dan karywan, bantuan keuangan ini juga memiliki beberapa kekurangan yang perlu Anda pertimbangkan:
1. Kemungkinan Karyawan Gagal Bayar
Jika seorang karyawan meminjam uang dari perusahaan dan kehilangan pekerjaan atau mengalami kesulitan keuangan lainnya, mereka dikhawatirkan tidak bisa mengembalikan pinjaman tersebut. Oleh karena itu, sertakan ketentuan gagal bayar dalam kontrak peminjaman untuk mencegahnya.
2. Administrasi yang Memerlukan Waktu
Penting untuk mengelola dengan baik pinjaman karyawan jika perusahaan memutuskan untuk menawarkan hal tersebut. Jika tidak, perusahaan dapat menghadapi tanggung jawab pajak dan lainnya.
Perlu diingat bahwa menawarkan dana bantuan kepada karyawan melibatkan tanggung jawab administrasi tambahan karena keseluruhan berkas harus terdokumentasi dengan baik.
3. Kemungkinan Konflik antara Karyawan
Peselisihan karyawan bisa ditumbul akibat perasaan ketidakadilan antara mereka yang menerima pinjaman dan mereka yang tidak. Untuk mengatasinya, Anda perlu membuat program pinjam ini dengan teratur dan konsisten.
4. Pembayaran Bisa Menjadi Sumber Stres
Menambahkan biaya bulanan baru di atas kewajiban lainnya mungkin akan menimbulkan stres bagi karyawan. Dalam situasi ini, memberikan saran keuangan mungkin lebih baik dibandingkan memberikan pinjaman yang kemungkinan besar tidak akan dilunasi.
5. Meningkatkan Kewajiban Pajak Perusahaan
Jika pinjaman tidak ditangani dengan benar, hal ini bisa mengakibatkan kewajiban pajak yang lebih pesar bagi perusahaan. Oleh karena itu, persyaratan pinjaman harus transparan, dan tingkat bunga umumnya harus diterapkan sesuai aturan yang berlaku dan dilaporkan sebagai pendapatan.
Berbagai hal tersebut dilakukan karena ada kemungkinan Anda dikenai denda, persyaratan pajak, atau bahkan masalah hukum jika pinjaman tidak ditangani dengan benar. Jika pelaporan pinjaman tidak akurat, Anda berpotensi menghadapi tuduhan pelanggaran hukum.
Hal-Hal yang Harus Diperhatikan dalam Pinjaman Karyawan
Sebelum memutuskan untuk menawarkan bantuan data kepada karyawan, pertimbangkan beberapa hal berikut:
1. Surat Perjanjian
Pastikan karyawan Anda menandatangani surat perjanjian yang didalamnya berisi informasi mengenai jumlah total pinjaman, ketentuan pembayaran, seperti tingkat bunga, frekuensi pembayaran, dan konsekuensi jika terjadi keteralambatan pembayaran.
2. Jumlah yang Akan Dipinjam
Tentukan dengan jelas jenis masalah apa yang dianggap sebagai alasan yang sah untuk mengajukan pinjaman. Berapa besar pinjaman yang bisa diberikan perusahaan kepada karyawan, apakah jumlah pinjaman ini tergantung pendapatan karyawan, posisi mereka, atau faktor lainnya.
3. Ketentuan Pembayaran
Sebelum terjadi perubahan status pekerjaan, pertimbangkan aturan alternatif untuk pembayaran serta kemungkinan pemotongan pembayaran pinjaman dari gaji karyawan.
Tujuannya, untuk memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu dan mencegah karyawan berhenti bekerja tanpa memenuhi kewajiban pembayaran.
4. Ketentuan Gagal Bayar
Apabila seorang karyawan meninggalkan perusahaan, perlu diputuskan apakah perusahaan akan menuntut pembayaran penuh dengan segera atau bernegosiasi mengenai situasi yang ada untuk menyelesaikan pembayaran pinjaman.
5. Membuat Kebijakan Pinjaman Tertulis
Sangat mungkin bahwa karyawan lain juga akan meminta pinjaman saat melihat rekan mereka mendapatkannya. Oleh karena itu, penting untuk memiliki kebijakan tertulis untuk mengatur siapa saja yang bisa melakukan peminjaman dan tentukan siapa yang berwenang untuk menyetujuinya.
Dengan adanya kebijakan ini, karyawan akan lebih memahami batasan dan peluang finansial mereka.
6. Menyusun Catatan dengan Rinci
Buat catatan rinci terkait peminjaman agar pengembalian dana yang dilakukan oleh karyawan tidak salah dikategorikan sebagai pendapatan bisnis. Pastikan bahwa setia pinjaman yang diberikan oleh perusahaan terdokumentasi dengan baik dalam catatan perusahaan.
Tahapan Proses Pinjaman Karyawan
Berikut adalah lima langkah yang perlu Anda lakukan dalam program pinjaman karyawan:
1. Tentukan Jumlah Uang yang Ditawarkan
Tetapkan berapa dana yang ingin Anda tawarkan berdasarkan kebutuhan dan kemampuan karyawan dalam mengembalikannya. Sebagai alternatif, Anda juga bisa memberikan jumlah yang sama kepada setiap karyawan.
2. Nilai Situasi Secara Menyeluruh
Pantau dan nilai situasi secara menyeluruh, seperti jumlah maksimal yang bisa perusahaan pinjamkan dan seberapa sering karyawan diperbolehkan mengajukan pinjaman, kemudian bicarakan juga dengan akuntan dan pengacara bisnis, dan siapkan formulir perjanjian.
3. Putuskan yang Akan Bertanggung Jawab
Tentukan siapa yang akan bertanggung jawab dalam program pinjaman ini, misalnya siapa yang akan menandatangani dokumen peminjaman uang dan siapa yang mengatur pemotongan gaji karyawan untuk pembayaran utang.
4. Manfaatkan Software Payroll
Selanjutnya, Anda bisa menggunakan software payroll dan HR yang saat ini sudah banyak tersedia untuk pencatatan kasbon karyawan, pemotongan gaji otomatis, dan berbagai informasi penting lainnya.
Dalam hal ini, Anda bisa memilih Gajihub yang juga menawarkan solusi terkait kasbon yang memudahkan perusahaan dalam pemantauan, serta karyawan juga lebih mudah dalam mengajukan pinjaman.
Karyawan bisa mengajukan kasbon beserta nominalnya langsung dari aplikasi yang dapat diunduh melalui smartphone. Selain itu, Anda juga bisa mengatur proses persetujuan bertingkat, mulai dari supervisor, manager, hingga bagian keuangan.
Setelah peminjaman disetujui, Gajihub juga akan melakukan pemotongan gaji otomatis untuk karyawan yang mengajukan cicilan kasbon.
Bagaimana, apakah Anda tertarik untuk mencoba fitur-fitur menarik dari Gajihub? Klik gambar di bawah ini untuk coba gratis selama 14 hari:
Langkah-langkah di atas akan membantu memastikan program pinjaman berjalan dengan baik dan sesuai peraturan yang berlaku.
Alternatif Pinjaman untuk Karyawan
Jika saat ini Anda adalah seorang karyawan yang membutuhkan bantuan dana namun perusahaan Anda belum menyediakan pinjaman khusus untuk karyawannya, ada beberapa alternatif pinjaman yang bisa Anda ajukan, seperti:
1. Kredit Kepemilikan Rumah (KPR)
Sesuai namanya, pinjaman ini dapat Anda ajukan untuk membeli rumah. Sistemnya, bank akan membeli terlebih dahulu rumah yang Anda tunjuk kepada penjual atau developer, kemudian bank menjual lagi ke Anda dengan sistem angsuran.
Setiap bulan, Anda akan mencicil pinjaman dari bank tersebut hingga lunas selama jangka waktu tertentu, misalnya 5 atau 10 tahun.
Apabila saat ini Anda berstatus karyawan tetap, hal tersebut bisa menjadi bahan bertimbangan yang penting bagi bank. Selain itu, riwayat pembayaran yang baik juga memudahkan Anda untuk mendapat persetujuan pinjaman dari bank.
2. Kredit Tanpa Angunan (KTA)
Kredit tanpa angunan merupakan jenis pinjaman dari bank yang bisa digunakan untuk berbagai keperluan, seperti biaya hidup, modal usaha, liburan, biaya pernikahan, dana darurat, dan lain-lain. Pinjaman ini tidak memerlukan jaminan, sehingga cocok untuk karyawan muda.
Namun, tetap ada beberapa persyaratan yang harus dipenuhi sebelum mengajukan pinjaman ini, seperti usia minimal 21 tahun dan maksimal 55 tahun ketika pinjaman luas, berpenghasilan tetap, serta dokumen pendukung seperti identitas, NPWP, kartu kredit apabila punya, dan slip gaji dari kantor.
Dengan demikian, KTA memiliki banyak keuntungan seperti syarat yang mudah, proses pencairan cepat, biaya administrasi rendah, tidak perlu jaminan, serta merupakan produk dari bank sehingga legalitasnya terjamin.
Sayangnya, KTA tidak menawarkan pinjaman dengan jumlah besar, suku bunga relatif tinggi, dan pencairannya tergantung pada jumlah penghasilan dan kepemilikan kartu kredit.
3. Pinjaman Koperasi
Pinjaman koperasi karyawan adalah jenis fasilitas pinjaman yang dapat diakses oleh karyawan, baik di sektor swasta maupun sektor publik, dan sering kali ditawarkan di berbagai lembaga dan perusahaan.
Pinjaman koperasi memberikan kemudahan kepada karyawan dalam memperoleh dana pinjaman dengan syarat yang cukup mudah, yaitu dengan menjadi anggota koperasi dan membayar iuran sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Sementara untuk menjadi anggotanya, Anda hanya perlu mengumpulkan dokumen seperti fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP), fotokopi Kartu Keluarga, slip gaji, fotokopi pembayaran pajak bumi dan bangunan, serta fotokopi tagihan listrik.
4. Kredit Multiguna dengan Jaminan
Jenis pinjaman ini dapat Anda pilih jika membutuhkan pinjaman dengan jumlah besar dan dalam keadaan mendesak. Namun, sesuai namanya, ada aset yang perlu Anda jaminkan, seperti BPKB kendaraan hingga sertifikat rumah.
Nilai pinjaman dalam kredit multiguna umumnya akan disesuaikan dengan nilai aset yang dijadikan jaminan, yaitu berkisar antara 70-85% dari nilai aset tersebut. Jadi, apabila Anda membutuhkan pinjaman dengan jumlah kecil, Anda dapat menggunakan jaminan berupa BPKP kendaraan bermotor.
Sementara jika Anda membutuhkan pinjaman dengan jumlah yang lebih besar, Anda dapat menggunakan sertifikat rumah sebagai jaminan.