Perencanaan sumber daya manusia atau HR planning adalah proses di mana anggota departemen SDM mengidentifikasi kebutuhan perekrutan atau pelatihan saat ini dan di masa depan.
Tujuan dari perencanaan SDM adalah untuk memastikan bahwa bisnis memiliki jenis bakat yang tepat yang tersebar di seluruh departemennya.
Perencanaan sumber daya manusia juga bertujuan untuk membantu bisnis mengetahui area apa yang kurang dari perusahaan mereka dalam hal ketenagakerjaan dan langkah strategis apa yang perlu mereka selesaikan untuk mencapai area bakat tersebut di perusahaan mereka.
Mengapa Perencanaan SDM itu Penting bagi Bisnis?
Perencanaan sumber daya manusia penting karena memungkinkan para profesional SDM di dalam perusahaan untuk menentukan kebutuhan ketenagakerjaan saat ini dan di masa depan agar sesuai dengan ukuran dan persyaratan bakat perusahaan.
Berikut adalah beberapa contoh manfaat potensial yang dihasilkan dari perencanaan sumber daya manusia:
Meningkatkan value karyawan saat ini
Perencanaan sumber daya manusia menekankan peninjauan karyawan saat ini, jabatan mereka dan keterampilan tambahan yang membuat mereka penting bagi operasi perusahaan.
Hal ini juga memungkinkan para profesional SDM untuk menentukan karyawan mana yang memerlukan lebih banyak pelatihan untuk menyelesaikan tugas pekerjaan mereka secara efektif, atau karyawan mana yang memiliki sifat tambahan yang membuat mereka layak untuk posisi kepemimpinan atau spesialisasi lainnya.
Dengan melakukan hal ini, para profesional SDM membantu perusahaan mereka menghemat uang yang jika tidak dihabiskan untuk mempekerjakan karyawan baru dan mencapai laba atas investasi mereka dengan memajukan kemampuan profesional karyawan mereka.
Membantu perusahaan beradaptasi dengan perubahan industri
Dengan memanfaatkan perencanaan sumber daya manusia, perusahaan dapat mengantisipasi perubahan kebutuhan dalam bakat atau cara industri mereka beroperasi untuk beradaptasi dan terus maju.
Hal ini sangat penting jika perusahaan menemukan satu atau lebih area khusus untuk memasarkan diri mereka sendiri, karena para profesional SDM memiliki rencana yang ditetapkan untuk transisi peran dan anggaran untuk posisi baru.
Memungkinkan perusahaan untuk mempertahankan keunggulan kompetitif
Perencanaan sumber daya manusia membantu perusahaan membuat keputusan perekrutan dan pelatihan strategis dengan mempertimbangkan masa depan.
Karena pengetahuan mereka, para profesional SDM memahami bahwa calon karyawan menginginkan tunjangan khusus, keseimbangan kehidupan kerja, dan faktor pekerjaan menarik lainnya.
Perencanaan SDM mempersiapkan para profesional SDM untuk menyesuaikan teknik perekrutan mereka dan jenis manfaat yang mereka tawarkan kepada karyawan baru dan yang sudah ada.
Hal ini membuat mereka menjadi pilihan yang optimal untuk bekerja dibandingkan pesaing industri.
Mempromosikan pertumbuhan dan umur panjang perusahaan
Selama rentang beberapa tahun, perusahaan dapat mengalami banyak perubahan terkait jumlah dan kebutuhan karyawan mereka.
Beberapa karyawan mungkin memutuskan untuk pensiun, mengejar peluang lain atau mencapai promosi internal. Ini berarti bahwa ada pergeseran konstan dalam jenis peran yang perlu diisi oleh perusahaan.
Perencanaan sumber daya manusia menyebabkan para profesional SDM memikirkan kemungkinan perubahan ini dan mengantisipasi kebutuhan perekrutan mereka untuk tahun-tahun mendatang.
Hal ini selanjutnya memungkinkan mereka untuk merencanakan dan menganggarkan kebutuhan perekrutan tambahan, perluasan departemen dan potensi pensiun.
Tahapan dalam Proses Perencanaan SDM
Perencanaan sumber daya manusia terdiri dari empat langkah utama untuk membantu bisnis mengembangkan strategi untuk mempertahankan atau memperluas sumber daya manusia mereka.
Berikut adalah empat langkah untuk membuat rencana SDM yang efektif:
1. Analisis karyawan perusahaan saat ini dan tawaran mereka
Untuk mengevaluasi karyawan perusahaan Anda secara efisien dan relevansinya dengan perusahaan, Anda harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut:
- Jumlah total karyawan di seluruh perusahaan
- Jumlah total karyawan di setiap departemen
- Jumlah total karyawan di setiap jabatan
- Paket tunjangan yang ditawarkan pada setiap tingkat pekerjaan
- Usia setiap karyawan (Karyawan yang lebih tua mungkin mendekati masa pensiun)
- Data evaluasi kinerja untuk setiap karyawan
- Keterampilan, kualifikasi dan tingkat pendidikan untuk setiap karyawan
Selain faktor-faktor ini, Anda juga harus berkomunikasi dengan para kepala departemen untuk meninjau laporan kinerja dan mempelajari lebih lanjut tentang bidang-bidang yang mereka inginkan untuk ditingkatkan oleh karyawan mereka.
2. Membuat prediksi tentang perubahan di masa mendatang bagi karyawan saat ini
Dengan data karyawan saat ini yang sudah terkumpul, sekarang Anda bisa menggunakannya untuk mengantisipasi perubahan potensial atau yang diperlukan untuk pekerjaan perusahaan di masa mendatang. Untuk melakukannya, Anda perlu menyelesaikan dua jenis peramalan:
Supply forecasting
Supply forecasting adalah ketika para profesional SDM mengevaluasi karyawan saat ini untuk menentukan apakah mereka memenuhi tuntutan tujuan bisnis dan kebutuhan talenta atau tidak.
Supply forecasting juga membuat SDM berpikir tentang proyeksi pensiun, promosi, PHK atau karyawan yang meninggalkan perusahaan yang dapat menghasilkan lowongan.
Demand forecasting
Demand forecasting berfokus pada jenis talenta dan jumlah karyawan yang Anda perlukan untuk mencocokkan tujuan atau kebutuhan industri di masa depan.
Misalnya, sebuah perusahaan pemasaran ingin berekspansi ke videografi. Mereka akan membutuhkan videografer berpengalaman dan 10 karyawan baru yang diproyeksikan untuk mengelola sisi bisnis mereka.
Dengan menggunakan metode forecasting ini, Anda membuat prediksi untuk kebutuhan sumber daya manusia di masa depan.
3. Melakukan analisis kesenjangan untuk menentukan kebutuhan perekrutan baru dan faktor lainnya
Analisis kesenjangan adalah metode yang digunakan oleh bisnis untuk membandingkan tingkat kinerja saat ini dengan kinerja karyawan dan penawaran SDM yang diharapkan atau disukai. Hal ini termasuk:
- Mengidentifikasi situasi saat ini
- Menetapkan situasi ideal
- Menentukan kesenjangan antara tahap saat ini dan tahap ideal
- Mengembangkan metode untuk mencapai situasi saat ini ke situasi ideal
Para profesional SDM menggunakan analisis kesenjangan pada langkah ini dalam proses perencanaan SDM untuk mengisolasi perbedaan antara berbagai faktor yang berbeda, termasuk tingkat keterampilan karyawan saat ini, kuantitas karyawan, budaya perusahaan, tunjangan dan kompensasi karyawan, program pelatihan yang tersedia, strategi orientasi, atau bidang lainnya.
4. Integrasikan rencana SDM Anda ke dalam strategi organisasi Anda yang lebih besar
Dengan memahami talenta karyawan saat ini, kebutuhan perusahaan di masa depan dan kesenjangan di antara keduanya, Anda dapat mulai menerapkan perubahan dalam perusahaan Anda.
Untuk melakukannya, Anda perlu berkomunikasi dengan kepala departemen tentang program pelatihan potensial, mengadvokasi kebutuhan anggaran tambahan dari manajemen tingkat atas, dan merevisi rencana SDM Anda dari waktu ke waktu untuk mengakomodasi perubahan dalam tujuan organisasi.
Tools dan Cara Untuk Membantu Mengembangkan & Mengimplementasikan Perencanaan SDM
Ada beberapa alat teknologi yang berbeda yang digunakan oleh para profesional SDM untuk mengembangkan rencana sumber daya manusia dan melacak kemajuannya.
Berikut adalah beberapa contoh cara Anda dapat memaksimalkan keberhasilan perencanaan sumber daya manusia Anda:
Survei
Survei adalah cara yang bagus untuk mengumpulkan data tentang topik SDM tertentu dan menarik kesimpulan tentang perubahan yang diperlukan. Ada beberapa cara yang dapat Anda gunakan untuk menggunakan survei dalam perencanaan SDM Anda:
- Untuk mengukur bagaimana perasaan manajer departemen tentang keterampilan dan produktivitas karyawan mereka
- Untuk menentukan jenis program pelatihan apa yang diminati karyawan
- Untuk mengetahui apakah karyawan menyukai program tunjangan dan kompensasi yang ditawarkan kepada mereka
- Untuk mendapatkan wawasan tentang budaya tempat kerja dan apakah karyawan merasa bahagia di lingkungan kerja mereka
- Untuk menentukan berapa banyak karyawan yang merasa dihargai di tempat kerja
- Untuk mengetahui berapa banyak karyawan yang merasa ada peluang untuk promosi internal
Dengan mensurvei karyawan pada satu topik atau lebih, Anda memiliki kemampuan untuk mengidentifikasi titik lemah potensial yang dapat menyebabkan pergantian karyawan yang tinggi atau penurunan produktivitas.
HR dashboard
HR dashboard adalah perangkat lunak yang berguna yang dikembangkan atau diinvestasikan oleh perusahaan.
Alat ini sangat membantu proses perencanaan sumber daya manusia karena alat ini mengumpulkan dan menampilkan berbagai data termasuk tingkat perputaran karyawan, kepuasan karyawan, produktivitas karyawan, tingkat keterampilan karyawan, promosi internal, dan keterlibatan dari kandidat pekerjaan.
Sistem manajemen kinerja
Sistem manajemen kinerja terdiri dari program perangkat lunak yang memungkinkan manajer untuk memberikan umpan balik tentang kinerja karyawan dan memberikan peringkat kinerja selama periode waktu tertentu.
Sistem ini berguna selama fase integrasi perencanaan sumber daya manusia karena memungkinkan profesional SDM untuk menentukan keberhasilan peralihan peran karyawan atau menawarkan pelatihan tambahan.
Sistem manajemen sumber daya manusia (HRIS)
Sistem manajemen sumber daya manusia menggabungkan beberapa proses yang berbeda untuk memberikan gambaran umum untuk perencanaan SDM, manajemen penggajian, kompensasi dan tunjangan, perekrutan dan orientasi, perekrutan, tingkat perputaran karyawan, produktivitas atau kepuasan, dan faktor lainnya.
Ini juga memungkinkan Anda untuk mengotomatisasi proses tertentu seperti memilah-milah aplikasi atau mencatat jam kerja karyawan.
Perangkat lunak analisis kompensasi dan manfaat
Jenis perangkat lunak ini memungkinkan para profesional SDM untuk membandingkan skala gaji dan tunjangan karyawan saat ini dengan tren ekonomi atau opsi tunjangan populer.
Para profesional SDM dapat menggunakan perangkat lunak ini dalam proses perencanaan SDM untuk menentukan apakah karyawan menerima skala gaji dan tunjangan yang sesuai dengan harapan di industri yang lebih luas.
Oleh karena itu, software ini membantu bisnis mengurangi tingkat perputaran karyawan, kepuasan dan produktivitas.