Manajemen personalia atau personnel management adalah fungsi administratif dalam sebuah organisasi yang mengawasi perekrutan, pengorganisasian, dan dukungan posisi karyawan. Sebagai sebuah cabang sumber daya manusia, manajemen personalia berfokus pada perekrutan individu yang tepat agar sesuai dengan posisi dan mendukung mereka yang sudah bekerja untuk perusahaan.
Area ini juga berfungsi sebagai alat untuk mengevaluasi proses perekrutan dan mendapatkan wawasan tentang kepuasan karyawan. Profesional manajemen personalia bekerja untuk menyediakan sumber daya dan alat yang dibutuhkan anggota staf untuk berkembang di lingkungan kerja mereka setiap hari.
Personnel management melibatkan semua aspek administratif dalam memelihara hubungan antara karyawan dan organisasi mereka, seperti:
- Tugas transaksional
- Kebijakan perusahaan
- Kontrak karyawan
- Kesepakatan perjanjian bersama
3 Jenis Manajemen Personalia
1. Strategis
Manajemen personalia strategis berfokus pada kebutuhan staf organisasi saat ini dan masa depan. Dalam pendekatan ini, seorang manajer SDM menyelaraskan sumber daya yang tersedia dengan tujuan organisasi untuk membuat rencana perekrutan dan pelatihan staf untuk membantu karyawan dan organisasi mencapai tujuan mereka.
Mereka biasanya mendasarkan strategi mereka pada operasi bisnis yang sedang berlangsung dan kebutuhan pekerjaan yang diprediksi.
Ini juga termasuk strategi saat ini dan masa depan seperti mengelola tingkat turnover karyawan, menentukan kebijakan rekrutmen dan menjaga kepuasan karyawan.
Manajemen personalia strategis juga bertujuan untuk memberikan pelatihan berkelanjutan untuk membantu karyawan tumbuh dalam organisasi untuk mendorong umur panjang dan kepuasan di posisi tempat kerja.
2. Taktis
Manajemen personalia taktis melibatkan perencanaan administratif. Ini termasuk menentukan bagaimana menjadwalkan anggota staf saat ini. Ini juga termasuk memprediksi jumlah staf yang diperlukan untuk mengisi posisi dalam jangka pendek dan panjang.
Proses ini berfokus pada perekrutan kandidat yang paling memenuhi syarat melalui proses seleksi tertentu. Jenis manajemen ini juga menangani pelatihan dan orientasi untuk karyawan baru. Kadang-kadang diatur ke dalam tiga bagian sumber daya staf, termasuk teknis, fungsional dan organik.
Jadi, tidak seperti manajemen personalia strategis, manajemen personalia taktis berfokus terutama pada perekrutan dan pemeliharaan karyawan. Manajer SDM dapat menggunakan pendekatan ini untuk:
- Mengelola jadwal karyawan berdasarkan permintaan, ketersediaan, dan kebutuhan organisasi
- Membuat pekerjaan jangka panjang dan rencana perekrutan untuk mempertahankan tingkat kepegawaian yang ideal
- Mengtur sumber daya staf, seperti alat SDM dan penilaian pekerjaan, dan sediakan untuk karyawan dan manajer mereka
3. Operasional
Manajemen personalia operasional mengacu pada fungsi sehari-hari sumber daya manusia dalam hubungan karyawan. Personil pendukung di SDM menggunakan manajemen personalia operasional untuk menangani kebutuhan dasar karyawan baru seperti menyediakan peralatan dan kata sandi untuk platform teknologi perusahaan.
Profesional SDM menggunakan pendekatan ini untuk membantu manajer menerapkan keputusan strategis. Misalnya, setelah manajer SDM mempekerjakan karyawan baru, tim SDM dapat menyelesaikan orientasi, menangani catatan pekerjaan, dan mengeluarkan sumber daya seperti kunci kantor dan kartu parkir.
Tugas-tugas pendukung ini merupakan unsur-unsur manajemen operasional, yang juga mencakup kegiatan pengembangan profesional, seperti pendidikan berkelanjutan dan nasihat karir.
Elemen dalam Manajemen Personalia
Manajemen personalia dapat dipecah menjadi beberapa elemen seperti yang tercantum di bawah ini:
- Analisis pekerjaan: Elemen ini menentukan bagaimana suatu posisi cocok dengan kerangka kerja perusahaan secara keseluruhan. Ini adalah ukuran peran dan bukan karyawan.
- Perencanaan personel strategis: Juga disebut perencanaan tenaga kerja strategis, elemen ini melibatkan perekrutan individu yang paling memenuhi syarat agar sesuai dengan peran yang diperlukan dalam suatu organisasi. Ini memastikan bahwa proses perekrutan konsisten, adil dan efektif.
- Penilaian kinerja: Mengidentifikasi bagaimana karyawan dievaluasi adalah elemen penting dalam proses ini. Dengan menggunakan elemen ini, para profesional dalam manajemen SDM memutuskan seberapa sering karyawan dinilai dan metode yang digunakan untuk menilai kinerja karyawan.
- Koordinasi manfaat: Menentukan jenis tunjangan yang diterima karyawan dan merencanakan distribusinya merupakan bagian penting dari proses ini. Elemen ini juga melibatkan pemilihan rencana seperti tunjangan perawatan kesehatan pribadi.
- Edukasi berkelanjutan: Agar staf tetap terlibat dalam mengembangkan karir mereka dan berinvestasi di tempat kerja mereka, personnel management mengawasi pengembangan karyawan melalui pendidikan berkelanjutan. Ini mungkin termasuk menawarkan seminar, belajar makan siang atau mengatur staf untuk menghadiri konferensi profesional.
- Pembagian gaji dan tunjangan: Bagian lain dari kegiatan operasional staf manajemen personalia adalah memastikan fungsi penggajian karyawan dengan benar. Ini mungkin juga melibatkan pengaturan skala gaji atau tingkat pekerjaan.
- Absensi dan cuti: Mengelola personel juga berarti mengawasi waktu istirahat untuk sakit dan hari-hari pribadi. Fungsi ini juga melibatkan cuti atau cacat jangka pendek.
Tujuan Manajemen Personalia
Dengan tujuan keseluruhan untuk menyediakan lingkungan yang sangat baik dan merangsang produktivitas karyawan, tujuan manajemen personalia fokus pada isu-isu tertentu di tempat kerja. Berikut adalah tujuan utama dalam manajemen personalia:
Mempertahankan staf
Tingkat turnover karyawan yang tinggi merupakan masalah besar bagi banyak bisnis dan manajemen personalia bekerja untuk menjaga angka tetap rendah.
Menciptakan proses perekrutan yang strategis adalah salah satu cara untuk meminimalkan tingkat turnover yang tinggi. Dengan memberikan informasi yang transparan tentang peran pekerjaan dan harapan di tempat kerja, tim manajemen SDM bekerja untuk membuat staf tetap puas sejak awal dan sesudahnya.
Insentif seperti gaji yang kompetitif dan paket tunjangan juga merupakan cara manajer personalia berencana untuk mempertahankan karyawan.
Melengkapi staf
Memastikan anggota staf memiliki alat yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan kemampuan terbaik mereka adalah perhatian utama bagi anggota tim personnel management.
Menyediakan pendidikan berkelanjutan yang relevan dapat menjadi elemen penting untuk membekali staf dengan sumber daya dan pengetahuan untuk peran mereka.
Divisi HR Management juga harus berusaha untuk menciptakan budaya belajar di mana anggota staf merasa mereka memiliki pelatihan yang diperlukan untuk memenuhi tugas pekerjaan mereka.
Melibatkan staf
Membantu staf bekerja lebih produktif adalah tujuan utama layanan manajemen personalia. Menghilangkan operasi yang tidak perlu untuk memaksimalkan alur kerja adalah area lain yang perlu ditingkatkan oleh profesional manajemen personalia.
Melibatkan karyawan melalui peluang lain seperti kegiatan sosial juga dapat mendorong keterlibatan staf.
Meningkatkan komunikasi internal
Tujuan penting lainnya adalah meningkatkan komunikasi antar anggota organisasi. Organisasi yang mendorong komunikasi terbuka antara individu dan supervisor mereka dapat menunjukkan bahwa mereka memahami dan peduli tentang apa yang dibutuhkan staf mereka untuk berhasil dan dapat menyediakan sumber daya untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
Komunikasi internal yang terbuka dapat menguntungkan banyak organisasi, termasuk mereka yang memiliki tim jarak jauh yang dapat berkomunikasi dengan anggota tim dan supervisor secara online.
Menetapkan proses yang efisien
Prosedur manajemen personalia yang terstruktur dapat mencegah disorganisasi dan memungkinkan efisiensi yang lebih besar. Proses yang optimal dapat membantu organisasi menghemat uang untuk biaya tenaga kerja, mengelola sumber daya secara efektif, dan tetap berada dalam batas anggaran untuk perekrutan staf.
Memilih pendekatan strategis, operasional atau taktis berdasarkan kebutuhan dan tujuan organisasi Anda memungkinkan Anda untuk menyederhanakan operasi SDM Anda. Beberapa profesional HR menggunakan kombinasi metode ini untuk meningkatkan efektivitas proses mereka.
Meningkatkan kepuasan kerja
Karyawan yang merasa dihargai oleh organisasi mereka biasanya memiliki etika kerja yang kuat dan mengalami tingkat kepuasan kerja yang tinggi.
Strategi manajemen SDM yang terorganisir memungkinkan Anda memberi karyawan sumber daya yang mereka butuhkan untuk bekerja dengan baik. Hal ini dapat menyebabkan penurunan omset dan peningkatan produktivitas, yang dapat membantu mempertahankan tingkat staf yang konsisten dan meningkatkan pendapatan.
Manfaat Manajemen Personalia
Manajemen personalia dapat memberikan keuntungan bagi pengusaha dan karyawan. Berikut adalah manfaat utamanya:
- Mendahulukan karyawan: Ketika sebuah organisasi berfokus pada manajemen SDM yang baik, karyawan dianggap sebagai aspek terpenting perusahaan. Ini menjadi bagian penting dari citra merek kepada calon karyawan dan karyawan saat ini.
- Meningkatkan moral staf: Bekerja untuk organisasi yang memprioritaskan dukungan karyawan dapat menciptakan lingkungan yang positif di mana anggota staf merasa dihargai. Ini juga dapat mempengaruhi hasil kerja dan umur panjang mereka dengan perusahaan.
- Mendorong pengembangan karyawan: Menekankan pengembangan dan pelatihan profesional menciptakan tenaga kerja yang lebih kuat dengan karyawan yang mampu menghadapi tantangan dan menemukan solusi berdasarkan peningkatan pengetahuan tentang industri mereka.
- Mengurangi pergantian karyawan: Menurunkan pergantian staf menghemat uang dan membuat organisasi lebih produktif. Mempertahankan karyawan juga membangun komunitas yang lebih kuat di antara anggota staf.
- Menciptakan rencana pertumbuhan strategis: Manajemen personalia memberi organisasi dasar untuk membuat rencana ekspansi perusahaan melalui pertumbuhan karyawan. Ini juga mencakup praktik perekrutan yang berfokus pada jumlah peran yang diperlukan baik dalam operasi saat ini maupun di masa depan.
- Mengatur operasi karyawan: Menggunakan strategi manajemen personalia membantu bisnis mengatur bagaimana karyawan sehari-hari berfungsi seperti penggajian dan perekrutan kerja. Menyediakan seperangkat pedoman dan staf yang didedikasikan untuk operasi karyawan dapat menyederhanakan kebutuhan sumber daya manusia perusahaan.
- Menggunakan teknologi digital: Banyak organisasi menggunakan alat digital untuk membantu mengatur manajemen personalia untuk staf sumber daya manusia mereka. Beberapa platform menggabungkan fungsi sementara yang lain fokus pada elemen tertentu seperti koordinasi manfaat.