Interview plan atau perencanaan wawancara juga mengacu pada perencanaan dan aspek-aspek gabungan dari proses wawancara, seperti atribut yang akan difokuskan dan perangkat wawancara yang digunakan untuk mengevaluasi kandidat secara konsisten.
Menciptakan rencana wawancara yang solid memastikan semua kandidat untuk pekerjaan tertentu dievaluasi berdasarkan proses dan kriteria yang sama yang akan mengarah pada pengambilan keputusan yang lebih kuat dan perekrutan yang lebih kuat.
Mengapa Penting Memiliki Interview Plan dalam Proses Perekrutan?
Proses perekrutan yang efisien dapat mengurangi biaya perekrutan dan meningkatkan peluang untuk merekrut personel yang tepat. Manfaat terpenting dari memiliki perencanaan wawancara yang disusun dengan baik adalah:
- Membantu menciptakan proses perekrutan yang efisien dengan menguraikan secara jelas kualitas yang harus dimiliki kandidat untuk lolos wawancara kerja
- Membuat staf yang ada menyadari peran, tanggung jawab, dan tujuan mereka terkait proses perekrutan
- Membantu manajer perekrutan mempertahankan pendekatan yang konsisten untuk mewawancarai, sehingga memastikan bahwa semua kandidat memiliki kriteria perekrutan yang sama.
- Ini memudahkan untuk mengidentifikasi dan mengajukan pertanyaan yang paling relevan selama wawancara, sehingga meningkatkan peluang untuk memilih orang yang paling memenuhi syarat untuk peran tersebut
- Menciptakan pengalaman kandidat yang positif dengan menunjukkan kepada semua kandidat betapa terorganisirnya proses perekrutan dalam bisnis Anda.
Tips Membuat Interview Plan untuk Proses Perekrutan yang Efektif
Pertimbangkan tips berikut ini ini untuk membuat dan melakukan interview plan yang akan membantu proses perekrutan karyawan dalam bisnis Anda.
1. Pastikan Anda mengetahui semua tanggung jawab yang ada dalam pekerjaan tersebut
Sebelum memulai proses wawancara yang sebenarnya, sebaiknya pastikan bahwa Anda, sebagai manajer perekrutan atau tim HR, mengetahui semua detail mengenai pekerjaan yang Anda wawancarai.
Hal ini melibatkan pengenalan semua tanggung jawab pekerjaan, metrik evaluasi kinerja, jalur promosi, alasan pemutusan hubungan kerja, tugas harian, interaksi dengan departemen lain, alat dan teknologi yang diperlukan, jadwal kerja, dan detail relevan lainnya terkait posisi terbuka.
2. Tentukan apa yang Anda harapkan dari kandidat yang baik
Anda perlu mengidentifikasi dengan tepat apa karakteristik kandidat yang baik, sehingga Anda tahu persis apa yang harus dicari selama wawancara.
Anda bisa melakukannya dengan pertama-tama memeriksa persyaratan pekerjaan resmi, tetapi juga dengan berdiskusi dengan karyawan yang saat ini melakukan peran yang serupa atau identik dengan yang Anda wawancarai. Mereka kemungkinan besar tahu apa yang harus dicari dalam diri seorang kandidat yang sesuai kualifikasi.
3. Buat daftar pertanyaan standar untuk semua kandidat
Meskipun setiap wawancara kemungkinan akan sedikit berbeda, Anda perlu menyiapkan serangkaian pertanyaan penting yang bisa Anda gunakan untuk mendapatkan gambaran dasar tentang kesesuaian kandidat untuk peran tersebut.
Pertanyaan-pertanyaan tersebut umumnya harus mengacu pada keterampilan dan kemampuan kandidat yang relevan serta pencapaian profesional mereka sebelumnya.
Memiliki daftar ini sebagai dasar memastikan bahwa setiap kandidat menerima tantangan yang sama, sehingga lebih mudah untuk melihat perbedaan di antara mereka. Hal ini juga membantu Anda, sebagai pewawancara, karena Anda pasti akan mengajukan semua pertanyaan penting.
4. Tinjau resume setiap kandidat sebelum wawancara
Anda bisa mulai mengevaluasi kandidat sejak Anda menerima resume mereka, karena hal ini akan menghemat waktu dan membantu Anda mengidentifikasi masalah apa pun dengan keterampilan atau riwayat kerja mereka.
Anda bisa membuat catatan mengenai bagian dari resume mereka yang Anda ingin mereka bicarakan, serta masalah apa pun yang mungkin mendiskualifikasi mereka untuk ditawari peran tersebut.
5. Buat pertanyaan kandidat secara individual
Setelah meninjau setiap resume secara terpisah, Anda bisa mulai merumuskan pertanyaan untuk setiap pelamar, tergantung pada resume mereka.
Pertanyaan-pertanyaan ini, bersama dengan daftar pertanyaan standar, bisa membantu Anda menemukan keseimbangan antara wawancara standar dan wawancara personal.
6. Pilih format wawancara yang paling tepat
Ada lebih banyak cara untuk mewawancarai kandidat selain diskusi klasik satu lawan satu. Tentukan format yang paling sesuai dengan situasi khusus Anda. Format lainnya adalah:
- Wawancara kelompok: Mengundang beberapa kandidat pada saat yang sama dan berdiskusi secara terbuka dengan mereka. Ini bisa menjadi metode yang efektif jika waktu Anda sangat terbatas dan jika Anda ingin melihat bagaimana para kandidat tampil dalam persaingan langsung satu sama lain.
- Dengan panel seleksi: Jika Anda merasa kolega lain bisa membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik, Anda bisa memanggil panel seleksi wawancara. Mereka bisa manajer departemen, manajer umum, karyawan senior atau karyawan yang saat ini berhasil melakukan peran yang Anda isi.
- Wawancara online atau telepon: Jika Anda perlu mempersempit pilihan Anda dari sekumpulan besar kandidat, menggunakan wawancara video atau telepon adalah solusi yang efisien waktu. Kandidat yang berhasil selanjutnya melakukan wawancara tatap muka.
7. Jaga agar semua pertanyaan tetap relevan dengan pekerjaan
Meskipun mendapatkan wawasan tentang situasi pribadi kandidat bisa membantu manajer perekrutan memprediksi keberhasilan pekerjaan mereka, namun pertanyaan apa pun yang terkait dengan hal lain selain pekerjaan yang mereka lamar bisa terkesan diskriminatif.
8. Bersiaplah untuk menjawab pertanyaan pelamar
Merencanakan wawancara tidak hanya berarti mempersiapkan diri untuk mewawancarai pelamar, tetapi juga mempersiapkan diri untuk menjawab pertanyaan mereka.
Memberikan jawaban yang rinci dan terinformasi dapat membantu meningkatkan citra perusahaan dan Anda dapat menggunakan pertanyaan-pertanyaan untuk menilai pengetahuan dan minat pelamar dalam peran tersebut.
9. Ajukan pertanyaan terbuka
Baik pertanyaan standar maupun pertanyaan kandidat individu harus bersifat terbuka. Hal ini mencegah pelamar memberikan jawaban singkat dan membuat mereka menguraikan jawaban yang lebih kompleks.
Pertanyaan-pertanyaan juga harus spesifik, untuk memastikan bahwa jawaban kandidat relevan dengan situasi yang ada.
10. Rencanakan pertanyaan skenario
Anda juga bisa merencanakan pertanyaan yang melibatkan permintaan kepada kandidat untuk membayangkan diri mereka sendiri dalam skenario khusus pekerjaan dan menguraikan bagaimana mereka akan menanganinya.
Pertimbangkan spontanitas dan kreativitas mereka, tetapi ingatlah bahwa kandidat tidak mengetahui praktik organisasi Anda secara persis, jadi Anda tidak boleh mengharapkan jawaban yang spesifik.
11. Pilih lokasi yang sesuai
Ketika merencanakan wawancara, Anda juga perlu mempertimbangkan lokasi yang tepat. Lokasi tersebut haruslah ruangan di dalam kantor pusat perusahaan yang terlihat profesional, tenang dan tidak memberikan gangguan tambahan.
Anda juga perlu mengatur seseorang di dalam organisasi untuk menyapa setiap kandidat, menawarkan minuman dan menuntun mereka ke ruang wawancara. Jika wawancara dilakukan dengan seseorang yang saat ini bekerja di perusahaan, Anda bisa mempertimbangkan untuk melakukan wawancara di lokasi yang berbeda, seperti tempat umum yang tenang.