Di dalam perusahaan terdapat beberapa sumber daya yakni uang tunai, aset tetap, bahan baku, mitra bisnis, jaringan distribusi, informasi pemasaran, dan juga tenaga kerja. HRD ini akan berhubungan dengan sumber daya manusia atau sumber daya tenaga kerja yang ada di perusahaan.
HRD ini memiliki tujuan untuk membantu karyawan untuk memahami peran baru mereka di perusahaan dan juga agar karyawan tersebut bisa lebih mengenal perusahaan.
Apa Tugas HRD?
Berikut beberapa tugas HRD yang wajib untuk Anda ketahui, apa saja ya?
1. Menarik Kandidat
Saat merekrut kandidat eksternal, menarik calon karyawan sangat penting. Ini terjadi melalui employer branding, di mana perusahaan mempromosikan dirinya di pasar kerja. Hal ini dapat diukur melalui rasio seleksi, yaitu rasio kandidat yang direkrut dibagi dengan jumlah total kandidat.
Terserah HR untuk memastikan bahwa kandidat yang memenuhi syarat cukup tertarik dan akhirnya orang yang tepat dipekerjakan. Mempekerjakan orang yang tepat melibatkan pengujian pekerjaan, juga dikenal sebagai memilih, peran kunci Sumber Daya Manusia lainnya.
2. Memilih Kandidat
Memilih adalah tanggung jawab HR untuk menguji seberapa cocok kandidat untuk suatu pekerjaan. Meskipun ini adalah sesuatu yang sering dialihdayakan ke penyedia pengujian profesional, prosesnya harus dikelola oleh SDM.
Sementara vendor akan mencoba menjual semua jenis penilaian (tentu saja), literatur ilmiah menunjukkan bahwa hanya sedikit yang benar-benar efektif. Ini termasuk tes IQ, tes kerja, tes kesadaran, wawancara terstruktur, dan penilaian oleh rekan kerja.
Anda akan menemukan gambaran singkat tentang langkah-langkah ini di bawah ini. Untuk ikhtisar lengkap, periksa makalah Schmidt & Hunter tahun 1998 dengan ikhtisar lengkap tentang tindakan personel.
3. Mempekerjakan dari Dalam dan dari Luar
Mempekerjakan adalah salah satu peran kunci Sumber Daya Manusia. Perbedaan penting adalah antara mempekerjakan dari luar vs mempekerjakan dari dalam. Melalui pelatihan karyawan dan perencanaan suksesi yang cerdas, perusahaan dapat menciptakan apa yang disebut saluran bakat.
Perekrutan internal lebih disukai karena memungkinkan perusahaan untuk mengisi pekerjaan dengan bakat internal yang sudah mengenal perusahaan dan siap menghadapi tantangan. Banyak perusahaan dapat meningkatkan praktik perekrutan internal mereka. Jika talenta yang tepat tidak tersedia secara internal, HR perlu merekrut talenta eksternal.
4. Penilaian Kinerja
Karyawan diuji untuk memastikan bahwa mereka akan melakukan yang terbaik dari kemampuan mereka dalam peran baru mereka. Penilaian kinerja juga disebut tinjauan kinerja atau evaluasi adalah metode untuk mengevaluasi kinerja pekerjaan karyawan. Di sebagian besar perusahaan, ini adalah acara tahunan atau dua tahunan.
Penilaian ini memfasilitasi komunikasi antara karyawan dan manajer, meningkatkan fokus karyawan, membantu dalam menetapkan tujuan profesional dan pribadi, meningkatkan kinerja, dan membantu dalam menentukan kebutuhan pelatihan.
Meskipun siklus penilaian kinerja adalah sesuatu yang tidak disukai oleh banyak karyawan dan manajer, ini masih merupakan alat yang sangat efektif untuk meningkatkan hasil jika dilakukan dengan benar.
Meskipun tampaknya menjadi mode, menyingkirkan penilaian bukanlah solusi. Semakin banyak, perusahaan memilih untuk mendapatkan umpan balik yang lebih berkelanjutan sebagai alternatif, yang mungkin memiliki beberapa kelebihan. Namun, momen resmi untuk meninjau kinerja masih dianggap sebagai praktik terbaik dan salah satu peran utama SDM.
5. Kompensasi
Kompensasi yang adil adalah peran kunci Manajemen Sumber Daya Manusia. Pekerjaan tidak dilakukan secara gratis – pekerjaan diatur oleh kontrak hukum dan kontrak sosial antara pekerja dan karyawan. Kedua kontrak perlu dikelola.
Kompensasi yang dirasakan adil akan memotivasi karyawan untuk melakukan yang terbaik dan bertahan di perusahaan. Dalam artikel kami tentang praktik terbaik SDM, kami menjelaskan kompensasi lebih detail.
6. Manajemen Manfaat Karyawan
Karyawan bekerja untuk lebih dari sekedar membayar. Menciptakan manfaat yang tepat bagi karyawan sangat penting dalam mempertahankan bakat utama.
Kita tahu dari literatur bahwa pada titik tertentu gaji ekstra tidak membuat karyawan lebih bahagia. Namun, manfaat yang tepat mungkin. Manfaat umum adalah liburan ekstra, anggaran pembelajaran dan pengembangan, cuti ayah ekstra, anggaran penitipan anak, dan lain-lain.
Cara termudah untuk memilih tunjangan yang tepat bagi karyawan Anda adalah dengan bertanya kepada mereka. Beberapa karyawan menghargai pembelajaran dan pengembangan, yang lain mencari rencana pensiun tambahan, dan kelompok ketiga mungkin menginginkan penitipan anak yang diatur perusahaan.
Dengan mengakomodasi kebutuhan ini, SDM dapat menciptakan nilai yang luar biasa bagi karyawan individu yang mengarah pada peningkatan motivasi, kepuasan, produktivitas, dan retensi.
7. Pembelajaran & Pengembangan
Kegiatan pembelajaran dan pengembangan serta pengembangan kepemimpinan berdampak tinggi berkontribusi untuk membangun keterampilan yang relevan dalam angkatan kerja. Ini melibatkan peningkatan keterampilan tenaga kerja yang selaras dengan tujuan organisasi dan konteks perubahan pekerjaan orang.
Kegiatan pembelajaran dan pengembangan sering kali sejalan dengan rencana pengembangan pribadi karyawan serta dengan kemampuan inti yang sedang dibangun organisasi.
Kegiatan termasuk pelatihan formal, memungkinkan pembelajaran di tempat kerja, rotasi pekerjaan untuk memberikan pengalaman kerja yang lebih luas kepada orang-orang, dan memberikan tugas yang menantang (misalnya, dalam kelompok pemecahan masalah) yang membantu memecahkan masalah organisasi sambil juga berkontribusi pada pembelajaran individu.
8. Promosi
Sejalan dengan perekrutan dari dalam, penetapan aturan kenaikan pangkat juga menjadi salah satu tanggung jawab SDM. Promosi biasanya didasarkan pada prestasi dan/atau senioritas.
Mereka adalah bagian dari perencanaan suksesi yang efektif dan merupakan cara yang bagus untuk mempertahankan kinerja terbaik yang ingin belajar dan mengembangkan diri.
Terserah SDM untuk menerapkan prosedur yang memungkinkan pergerakan internal talenta melalui promosi. Promosi tidak boleh diberikan murni berdasarkan kinerja saat ini tetapi juga harus memperhitungkan kinerja masa depan yang diprediksi.
Ini diilustrasikan oleh Prinsip Peter, yang menyatakan bahwa orang cenderung naik ke “tingkat ketidakmampuan” mereka. Hal ini berkaitan dengan gagasan bahwa orang yang berkinerja baik akan selalu dipromosikan sampai mereka mencapai fungsi di mana mereka berhenti menjadi orang yang berkinerja baik.
Mereka kemudian menjadi tidak kompeten dalam fungsi baru mereka dan akan terjebak di sana selama sisa karir mereka.
9. Kelompok Pemecahan Masalah
Kelompok Pemecahan Masalah, juga dikenal sebagai lingkaran kualitas, adalah tim karyawan yang secara aktif terlibat dalam pemecahan masalah. Kelompok terdiri dari sukarelawan yang bertemu beberapa jam setiap satu atau dua minggu untuk melihat masalah produktivitas dan kualitas.
Kelompok-kelompok ini memiliki tipe pemimpin atau fasilitator khusus. SDM dapat membantu dalam pembentukan kelompok-kelompok ini, memastikan komposisi tim yang optimal, dan berperan dalam memfasilitasi tim-tim ini untuk membuat dampak.
10. Manajemen Kualitas Total
Total Quality Management (TQM) adalah pendekatan yang lebih terstruktur untuk lingkaran kualitas. TQM adalah upaya di seluruh organisasi untuk menciptakan iklim di mana karyawan terus meningkatkan kemampuan mereka untuk menyediakan produk dan layanan yang menurut pelanggan berharga.
Di sini HR adalah salah satu pemilik bersama dari proses ini, terutama dalam hal praktik orang.
11. Berbagi Informasi
SDM memiliki tempat sentral dalam berbagi informasi dengan karyawan. Ini bisa melalui buletin sederhana untuk membuat semua orang tetap up to date dengan yang terbaru.
Ini juga mencakup prosedur keselamatan kerja, pengumuman PHK, merger, atau akuisisi, atau peristiwa berdampak lainnya yang relevan bagi karyawan.
Berbagi informasi yang jelas, transparan, dan tepat waktu sangat penting dalam membangun dan mempertahankan dukungan dan perubahan organisasi yang berhasil.
Aspek kunci lain dari berbagi informasi adalah berbagi pengetahuan internal.
Hal ini sering disebut sebagai know-how (pengalaman), know-what (pengetahuan), dan know-who (menemukan orang untuk membantu memecahkan masalah). Ketiga elemen ini sangat penting untuk memecahkan masalah dengan cepat dan efektif.
SDM memiliki peran kunci dalam memfasilitasi ini juga, terutama di organisasi besar.
12. Pengembangan Organisasi
Pengembangan organisasi berkisar pada intervensi untuk membuat organisasi lebih efektif. Teknik termasuk analisis pekerjaan dan desain pekerjaan tetapi juga aktivitas tingkat makro seperti perubahan organisasi dan proses desain organisasi.
Proses OD yang paling nyata dalam SDM bisa dibilang adalah analisis pekerjaan. Setiap kali pekerjaan baru dibuat (atau ketika pekerjaan lama dibuka), langkah pertama untuk mempekerjakan orang yang tepat adalah menentukan seperti apa ‘orang yang tepat’ itu. Hal ini dilakukan dalam analisis pekerjaan.
Desain pekerjaan mirip dengan analisis pekerjaan. Pekerjaan apa pun harus memiliki berbagai keterampilan dan tugas. Selain itu, pekerjaan harus signifikan dan pemegang pekerjaan harus memiliki tingkat otonomi.
Desain pekerjaan terkait dengan rotasi pekerjaan, perluasan pekerjaan (memberikan lebih banyak tanggung jawab kepada karyawan), dan pengayaan pekerjaan (meningkatkan otonomi karyawan atas pekerjaan mereka).
Perubahan dan desain organisasi adalah intervensi tingkat makro yang akan mempengaruhi seluruh organisasi. Di sini sekali lagi, OD atau unit efektivitas organisasi akan memberikan masukan kunci dan merancang intervensi SDM yang akan membantu mencapai perubahan dan membangun organisasi yang lebih efektif. Ini adalah peran SDM kunci lainnya.
13. Manajemen Survei
Survei keterlibatan tahunan adalah salah satu upaya SDM yang paling dikenal dalam sebuah organisasi. Survei sikap karyawan membantu untuk memahami di mana organisasi berada, apa sikap karyawan, dan bagaimana produktivitas dapat ditingkatkan melalui manajemen sumber daya yang lebih baik.
Kami menjelaskan cara mengukur keterlibatan karyawan dalam artikel yang lebih khusus ini.
Kami percaya, bagaimanapun, bahwa peran HR lebih luas dari sekedar melakukan survei sikap. SDM harus memiliki manajemen survei secara umum. Semua titik data yang dikumpulkan melalui survei apa pun harus disejajarkan sebelum dikirim – dan harus dikumpulkan dalam database pusat.
Ini akan memungkinkan HR untuk lebih akurat mengelola sikap karyawan dan suara karyawan dan mengurangi kelelahan survei.
14. Manajemen Kepatuhan
Manajemen kepatuhan mencakup prosedur penanganan keluhan dan penyelesaian konflik.
Prosedur pengaduan tidak pernah lebih relevan seperti yang ditunjukkan oleh skandal Harvey Weinstein dan gerakan #metoo. SDM memiliki peran penting dalam menangani prosedur keluhan dan mengenali, membuat keputusan, dan menyelesaikan masalah sejak dini alih-alih membiarkannya berlarut-larut selama bertahun-tahun.
Dalam kasus penyalahgunaan yang dilaporkan atau dicurigai, pencurian, penyalahgunaan dana atau waktu perusahaan, dan perilaku tidak etis lainnya, HR memimpin untuk menyelesaikannya.
Resolusi konflik adalah bagian lain dari manajemen kepatuhan. Menemukan konflik sejak dini dan menyelesaikannya dengan cepat dan efektif akan memberikan hasil yang luar biasa dalam jangka panjang. Berhasil menyelesaikan konflik adalah tanggung jawab kunci terakhir dari SDM.
Praktik terbaik adalah memiliki struktur yang telah ditentukan sebelumnya, mengomunikasikan semuanya secara tertulis, dan, jika mungkin, menerapkan mediasi untuk memecahkan masalah dengan cara yang bersahabat.
15. Kemitraan Bisnis
Peran penting lainnya bagi SDM adalah kemitraan bisnis. SDM adalah mitra bisnis dan membantu dengan memberikan saran taktis dan strategis. Menurut Ulrich et al., 2017, “Profesional SDM perlu menjadi mitra yang setara dalam menetapkan arah organisasi dan membuatnya bergerak ke arah yang benar”.
Menjadi mitra bisnis yang sukses membutuhkan pola pikir strategis, memahami bisnis internal dan konteks bisnis eksternal, serta menjadi penasihat terpercaya bagi manajer lini dan manajemen senior.
16. Manajemen Data & Analisis
Manajemen analisis data adalah salah satu peran HR terbaru yang akan ditambahkan. Ini mencakup kemampuan untuk membuat keputusan berdasarkan data, yang ditandai dengan kemampuan untuk membaca, memahami, membuat, dan mengomunikasikan data dan informasi serta memengaruhi pengambilan keputusan.
Peran ini melibatkan kemampuan untuk bekerja dengan metrik dan KPI, kemampuan untuk melakukan analisis data (juga dikenal sebagai analitik orang) dan membuat dasbor, dan menerjemahkan wawasan ini ke dalam tindakan.
17. Manajemen Teknologi SDM
Manajemen teknologi juga merupakan peran yang lebih baru. Muncul di tahun 90-an, ini bertujuan untuk memungkinkan praktik SDM yang efisien dan mewujudkan strategi SDM melalui teknologi.
Juga dikenal sebagai SDM digital, ini memungkinkan perjalanan karyawan yang lebih baik dan membantu mengintegrasikan praktik SDM.
Misalnya, sistem pelacakan pelamar sekarang dapat terhubung dengan sistem manajemen pembelajaran (LMS) perusahaan. Segera setelah karyawan baru memulai LMS mereka, hal itu mendorong kursus yang harus dikerjakan orang tersebut untuk menjadi lebih baik dalam peran baru yang baru saja mereka mulai. Ini sangat membantu meningkatkan dampak SDM.
18. Manajemen Perubahan
Last but not least, ada manajemen perubahan. Dalam lingkungan global dan kompetitif saat ini, organisasi berada dalam keadaan yang terus berubah. Mengelola perubahan konstan ini adalah kunci untuk menjadi kompetitif di lanskap saat ini.
Yang menarik adalah budaya organisasi. Membentuk budaya yang diinginkan yang memungkinkan organisasi untuk mencapai tujuannya tidak pernah lebih penting.
Di sini sekali lagi, SDM memainkan peran penting dalam mendefinisikan budaya, memungkinkan kepemimpinan untuk memimpin dengan memberi contoh, memperkuat budaya melalui praktik orang seperti manajemen kinerja, dan dengan menampilkan dan menghargai perilaku teladan.
Kualifikasi HRD
Untuk menjadi seorang HRD, Anda harus memenuhi kualifikasi berikut ini:
1. Latar Pendidikan yang Sesuai
Kualifikasi pertama yang harus dipenuhi untuk menjadi seorang HRD adalah latar pendidikan yang sesuai. Biasanya perusahaan merekrut HRD yang memiliki background pendidikan psikologi, namun ada juga perusahaan yang menerima lulusan lain menjadi HRD.
Misalnya adalah lulusan hukum, dimana lulusan hukum ini dapat membantu perusahaan dalam membuat kontrak kerja. Selain psikologi dan hukum, perusahaan juga mempertimbangkan lulusan manajemen dan administrasi bisnis untuk pengelolaan database karyawan.
2. Memiliki Kemampuan Berkomunikasi yang Baik
Kualifikasi kedua yang harus dimiliki seorang HRD adalah memiliki kemampuan komunikasi yang baik. Ini sesuai dengan jobdesk HRD yakni pengelolaan karyawan, jadi diperlukan komunikasi yang baik.
Komunikais yang baik berguna ketika HRD melakukan interview dan juga mengatasi keluhan dari karyawan. Komunikasi yang dibutuhkan dalam hal ini adalah komunikasi lisan dan komunikasi tertulis.
3. Bisa Membuat Keputusan Terbaik
Seorang HRD harus bisa membuat keputusan terbaik. Ini wajib dilakukan karena akan berhubungan langsung dengan keadaan perusahaan di kemudian hari.
Misalnya adalah dalam menentukan pelamar kerja layak atau tidak untuk diterima, seorang HRD harus bisa membuat keputusan terbaik. Untuk bisa membuat keputusan terbaik ini, dibutuhkan kemampuan problem-solving yang baik, kemampuan berpikir kritis, dan juga kemampuan analisis.
4. Punya Skill Training
HRD memiliki tugas untuk memberikan training dan pengembangan karyawan, untuk itu dibutuhkan skill training agar HRD bisa melakukan tugas dengan baik.
Ada beberapa sesi pelatihan yang dilakukan HRD untuk meningkatkan kemampuan karyawan, di antaranya pelatihan leadership, manajemen waktu, hingga meditasi karyawan.
5. Bisa Mengoperasikan Komputer dan Software HR
Kualifikasi yang terakhir dan sangat pening untuk dimiliki seorang HRD adalah bisa mengoperasikan komputer dan software HR. Di tengah kemajuan teknologi seperti sekarang ini, software HR menjadi bagian penting yang akan membantu pengelolaan karyawan.