Cost-benefit analysis adalah proses memprediksi biaya dan manfaat proyek untuk menebak apakah proyek tersebut dapat menghasilkan keuntungan positif.
Para pemimpin perusahaan melakukan analisis ini untuk melihat apakah suatu proyek tertentu dapat memberi mereka laba atas investasi yang tinggi, atau ROI.
ROI yang baik berarti bahwa bisnis menerima nilai lebih dari yang dibelanjakan, menghasilkan keuntungan. Manfaat proyek juga bisa berupa non-moneter, seperti jika mereka membantu perusahaan memenuhi misinya.
Memikirkan tentang berapa banyak nilai yang dapat ditawarkan proyek kepada bisnis dapat membantu para pemimpin memutuskan apakah akan menerapkannya.
Hal ini juga dapat memungkinkan mereka untuk mengukur kemajuan proyek saat ini dan mengevaluasi kelayakan untuk melanjutkannya. Secara umum, cost-benefit analysis mendorong para pemimpin bisnis untuk berpikir kritis tentang keputusan, mempertimbangkan konsekuensi potensial mereka dan bagaimana mereka dapat menyelaraskannya dengan tujuan strategis.
Menghitung biaya dan manfaat dari suatu pilihan dan menebak-nebak hasilnya juga dapat membantu para pemimpin untuk membenarkannya kepada karyawan, investor dan pemangku kepentingan lainnya.
Kapan Harus Menggunakan Cost-Benefit Analysis?
Cost-benefit analysis dapat membantu para pemimpin dan tim membuat keputusan penting di berbagai bidang, termasuk HR, keuangan, IT, pengembangan perangkat lunak, perawatan kesehatan dan pendidikan.
Teknik ini juga dapat membantu orang dalam membuat keputusan keuangan pribadi, seperti membeli mobil atau menyewa apartemen. Berikut ini adalah beberapa situasi di mana seorang pemimpin bisnis dapat menggunakan cost-benefit analysis:
- Mengevaluasi karyawan baru
- Mengembangkan strategi bisnis
- Mengalokasikan sumber daya
- Memutuskan apakah akan membeli sesuatu
- Mengembangkan tolok ukur untuk kinerja proyek
- Mengevaluasi peluang investasi
- Mengevaluasi kebijakan
- Memutuskan apakah akan merelokasi bisnis
- Memutuskan apakah akan memperluas ruang bisnis
- Memutuskan apakah akan memperluas penjualan ke wilayah baru
- Mempertimbangkan untuk membuat program
- Memikirkan tentang mengubah sistem yang ada saat ini
Tahap Melakukan Cost-Benefit Analysis
Proses dasar cost-benefit analysis adalah mengurangi biaya keputusan dari manfaatnya, di mana hasil positif mewakili keuntungan.
Namun, ada beberapa bagian lagi dari pemeriksaan ini yang memungkinkan para pemimpin bisnis mempertimbangkan efek komprehensif dari suatu keputusan. Berikut ini sembilan komponen penting dalam melakukan cost-benefit analysis:
1. Menguraikan proyek
Untuk memulai cost-benefit analysis, seorang pemimpin dapat menetapkan parameter dasar proyek atau keputusan. Mereka dapat mendiskusikan masalah yang menurut mereka dapat dipecahkan oleh proyek tersebut dan menjelaskan bagaimana solusinya bekerja secara rinci.
Hal ini dapat membantu menempatkan proyek dalam konteks yang bermakna, menjelaskan pentingnya proyek tersebut. Pada langkah ini, seorang pemimpin juga dapat menentukan para pemangku kepentingan proyek, orang-orang yang akan menanggung biaya dan menerima manfaatnya.
Dengan cara ini, para pemimpin dapat menginformasikan kepada orang-orang tersebut tentang kemungkinan dampak proyek.
2. Membuat daftar biaya dan manfaat proyek
Untuk melakukan cost-benefit analysis, seorang pemimpin harus membuat daftar biaya dan manfaat proyek. Mereka kemudian dapat mengklasifikasikannya ke dalam kategori berikut:
- Biaya langsung: Biaya dan manfaat langsung berhubungan langsung dengan produksi, seperti produk, layanan, proyek atau aktivitas.
- Biaya tidak langsung: Biaya dan manfaat tidak langsung tidak secara langsung berhubungan dengan produksi, seperti administrasi dan keamanan.
- Berwujud: Biaya dan manfaat ini mudah diukur dan dikuantifikasi dalam hal nilai moneter. Biaya dan manfaat ini dapat diidentifikasi dan jelas, seperti penggajian, sewa dan pembelian.
- Tidak berwujud: Biaya dan manfaat ini bersifat non-moneter dan lebih subjektif, seperti perubahan dalam kepuasan pelanggan dan tingkat produktivitas.
- Nyata: Biaya dan manfaat nyata melibatkan tenaga kerja dan bahan baku yang diperlukan untuk memproduksi barang.
Biaya proyek dapat mencakup uang, sumber daya fisik, upaya, tenaga kerja dan pelatihan yang dihabiskan untuk itu. Manfaatnya bisa berupa manfaat finansial yang dapat diukur atau manfaat kualitas, seperti perlindungan lingkungan, kepuasan karyawan, kepuasan pelanggan serta kesehatan dan keselamatan.
3. Menentukan nilai biaya dan manfaat
Setelah membuat daftar dan mengkategorikan biaya dan manfaat, para pemimpin menetapkan nilai moneternya, memutuskan berapa nilainya.
Mereka juga harus mempertimbangkan kemungkinan perubahan nilai selama siklus hidup proyek. Mereka dapat mengatur nilai-nilai ini dalam sebuah tabel untuk mempermudah proses perhitungan. Mereka harus menjumlahkan berbagai biaya untuk mendapatkan total biaya proyek dan melakukan hal yang sama dengan manfaat proyek.
Untuk biaya, para pemimpin dan manajer harus memikirkan biaya dasar dan tak terduga dari suatu proyek. Untuk manfaat, mungkin ide yang baik bagi para pemimpin untuk berkonsultasi dengan tim tentang memutuskan bagaimana menilai manfaat yang tidak berwujud.
Cara bisnis menilai sesuatu dapat bergantung pada misi dan tujuannya. Mungkin juga membantu mempelajari proyek-proyek serupa untuk mencari tahu atau memutuskan nilai biaya dan manfaat tertentu.
4. Membandingkan biaya dan manfaat proyek
Bagian utama dari cost-benefit analysis adalah membandingkan biaya dan manfaat proyek. Seorang pemimpin bisnis dapat mengurangi biaya proyek dari manfaatnya untuk menentukan kelayakannya, atau apakah bisnis mampu menyelesaikan proyek. Berikut adalah rumus untuk proses ini:
Total manfaat – total biaya = nilai proyek
Jika nilai bersih atau nilai keseluruhan proyek negatif, itu berarti bisnis akan menggunakan lebih banyak sumber daya atau menghabiskan lebih banyak uang daripada yang diperolehnya. Jika nilai proyek positif, itu berarti proyek tersebut dapat menimbulkan keuntungan bagi bisnis.
5. Menghitung waktu pengembalian modal
Saat melakukan cost-benefit analysis, seorang pemimpin dapat memperkirakan waktu pengembalian proyek, atau waktu yang mungkin diperlukan agar manfaat proyek dapat membayar kembali biayanya.
Titik ini adalah ketika sebuah proyek “impas,” ketika manfaatnya sama dengan biayanya. Sementara bisnis pada awalnya menginvestasikan uang atau sumber daya ke dalam sebuah proyek, setelah proyek mencapai titik impas, bisnis dapat mulai menghasilkan ROI positif.
Untuk menghitung waktu pengembalian modal, para pemimpin harus menentukan potensi pendapatan proyek per periode waktu, seperti satu tahun, yang akan menjadi arus kas positif tahunan bersih proyek.
Berikut adalah rumus untuk menghitung waktu pengembalian modal:
Total biaya / pendapatan tahunan bersih = periode pengembalian modal
Mengetahui periode pengembalian modal, atau berapa tahun sampai sebuah proyek dapat mulai menghasilkan keuntungan, dapat membantu bisnis dan para pemangku kepentingannya memahami sebuah proyek dalam konteksnya.
Banyak orang mencari pengembalian modal dalam periode tertentu, seperti tiga tahun, untuk memastikan sebuah proyek dapat menguntungkan investornya dalam waktu yang cukup singkat.
6. Menggunakan metode “dengan atau tanpa”
Mungkin ide yang baik bagi para pemimpin untuk menggabungkan “dengan/tanpa perbandingan” untuk mempertimbangkan sebuah proyek.
Dalam metode ini, mereka menganalisis baik nilai proyek maupun biaya dan manfaat jika tidak melaksanakannya. Mereka membandingkan apa yang akan terjadi jika bisnis melakukan atau tidak menyelesaikan proyek untuk melihat dampaknya.
Menilai kondisi bisnis saat ini dan risiko yang terlibat dalam menjaga hal-hal yang sama dapat membantu bisnis memutuskan apakah akan melakukan perubahan di masa depan.
7. Mempertimbangkan tingkat diskonto
Penting bagi mereka yang menghitung biaya dan manfaat untuk mempertimbangkan tingkat diskonto, seperti nilai waktu uang. Ini adalah gagasan bahwa nilai uang berubah seiring waktu, menurun karena inflasi.
Nilai uang di masa depan akan lebih kecil dari nilai uang saat ini. Para pemimpin dan manajer dapat menghitung nilai sekarang bersih dari manfaat proyek untuk menyesuaikannya untuk masa depan. Berikut adalah rumus untuk nilai bersih sekarang:
Nilai saat ini [(1 – tingkat inflasi) jumlah periode] = nilai sekarang bersih
Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan mengharapkan sebuah proyek untuk mengeluarkan 10.000.000 dalam tiga tahun, tetapi tingkat inflasi adalah 10% setiap tahun, berikut adalah perhitungan nilai sekarang bersih dari manfaat proyek:
10.000.000 [(1 – 0,1)3] = 10.000.000 x 0,93 = 10.000.000 x 0,729 = 7.290.000
Jadi, jika sebuah bisnis memperkirakan biaya proyek sebesar 5.000.000, dan nilai bersih sekarang dari manfaatnya adalah 7.290.000, pada akhirnya investasi mungkin bernilai 2.290.000.
8. Menganalisis hasil
Setelah melakukan semua perhitungan yang diperlukan, para pemimpin bisnis dapat menganalisis hasil mereka untuk melihat apakah proyek tertentu merupakan pilihan yang baik untuk bisnis mereka.
Mereka dapat memikirkan apakah mereka menginginkan keuntungan, atau jika mereka bersedia mengeluarkan uang ekstra untuk menghasilkan manfaat lain, seperti meningkatkan pengalaman pelanggan, meningkatkan kepuasan karyawan, atau mengurangi dampak bisnis terhadap lingkungan.
9. Menghitungan ketidakpastian
Meskipun cost-benefit analysis bisa menjadi cara yang berguna untuk membuat keputusan dan mempersiapkan diri untuk situasi di masa depan, namun ini adalah perkiraan dan mungkin tidak sepenuhnya benar dalam kenyataan.
Penting bagi mereka yang menghitungnya untuk mengakui ketidakpastian masa depan, seperti fakta bahwa uang tunai dan ekonomi tidak dapat diprediksi.
Selain itu, banyak komponen dari proses cost-benefit analysis bersifat subjektif, karena bisnis memberikan nilai pada konsep kualitatif.
Keuntungan Menggunakan Cost-Benefit Analysis
Keuntungan cost-benefit analysis yang paling umum meliputi:
Berfokus pada pengambilan keputusan berbasis data
Cost-benefit analysis sering berfokus pada fakta dan data untuk membantu perusahaan dan bisnis membuat keputusan dengan lebih mudah dan membebaskan mereka dari bias atau preferensi pribadi.
Memeriksa pengeluaran yang tepat yang akan dikeluarkan bisnis dan jika pengeluaran tersebut akan menghasilkan hasil yang menguntungkan, dapat membantu bisnis mengidentifikasi dengan jelas apakah pilihan tersebut baik untuk mereka buat.
Hal ini juga dapat memberikan bukti berbasis fakta kepada manajer proyek untuk mendukung ide-ide proyek baru mereka dan secara efektif mempresentasikannya kepada eksekutif perusahaan.
Menemukan biaya tersembunyi
Menganalisis total biaya yang akan dihasilkan oleh suatu proyek dapat membantu perusahaan menemukan biaya atau pengeluaran tersembunyi yang mungkin tidak mereka ketahui sebelumnya.
Jenis-jenis biaya ini bisa mencakup biaya peluang, seperti potensi kehilangan keuntungan dari memilih satu proyek daripada proyek lainnya, dan biaya tidak berwujud, seperti hilangnya kepuasan pelanggan untuk sementara waktu karena memfokuskan sumber daya tambahan pada proyek itu sendiri.
Namun demikian, cost-benefit analysis juga bisa membantu perusahaan menemukan manfaat tersembunyi, seperti peningkatan kepuasan karyawan, yang mungkin meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja.
Membuat beberapa keputusan lebih mudah
Meskipun beberapa keputusan yang dibuat dengan cost-benefit analysis mungkin memerlukan pertimbangan yang cermat, proses ini sering kali menyederhanakan banyak keputusan bagi perusahaan dan bisnis karena mereka dapat dengan jelas melihat korelasi antara biaya dan hasil proyek.
Jika Anda tahu bahwa suatu proyek akan menghasilkan lebih banyak biaya daripada manfaatnya, Anda dapat dengan cepat menentukan bahwa proyek tersebut mungkin tidak sebanding dengan waktu dan sumber daya perusahaan Anda.
Atau, jika Anda melihat bahwa manfaatnya lebih besar daripada biayanya, Anda dapat menentukan dengan lebih efisien bagaimana manfaat tersebut akan memengaruhi perusahaan Anda dalam jangka panjang.
Memberikan keunggulan kompetitif
Cost-benefit analysis dapat membantu perusahaan mengembangkan keunggulan dibandingkan bisnis yang bersaing karena dapat membantu mereka dengan cepat menciptakan ide-ide inovatif dan menentukan bagaimana mereka dapat tetap relevan di pasar saat ini.
Terus-menerus menghasilkan ide-ide baru dan melakukan cost-benefit analysis pada mereka dapat membantu perusahaan tetap kompetitif dan menciptakan produk dan layanan yang lebih menarik bagi pelanggan potensial.
Menggunakan cost-benefit analysis juga dapat membantu mereka menghindari proyek apa pun yang mungkin memberi mereka berbagai tantangan atau masalah, yang menyebabkan hilangnya keuntungan atau daya saing.
Kerugian Menggunakan Cost-Benefit Analysis
Berikut adalah beberapa kelemahan cost-benefit analysis dan cara mengatasinya:
Variabel yang tidak dapat diprediksi
Meskipun cost-benefit analysis dapat membantu perusahaan membuat keputusan dengan informasi yang lebih baik, namun terkadang sulit bagi mereka untuk memprediksi variabel tertentu, seperti permintaan pelanggan dan harga material.
Saat melakukan cost-benefit analysis, penting untuk mempertimbangkan variabel yang tidak dapat diprediksi dan memahami bagaimana hasil proyek Anda dapat berubah tergantung pada hasil yang berbeda.
Misalnya, akan bermanfaat bagi bisnis untuk melihat apa manfaat berbeda yang mungkin mereka dapatkan untuk suatu proyek jika permintaan pelanggan tinggi, rendah atau tidak berubah.
Tidak efektif untuk proyek jangka panjang
Cost-benefit analysis adalah alat yang hebat bagi perusahaan untuk digunakan untuk proyek-proyek yang lebih pendek, tetapi dapat menjadi sedikit berisiko ketika menggunakannya untuk proyek jangka panjang karena variabel yang tidak dapat diprediksi yang memiliki probabilitas lebih tinggi untuk berubah seiring waktu.
Ketika menggunakan cost-benefit analysis untuk proyek yang lebih panjang, penting untuk memahami bahwa potensi risiko untuk proyek mungkin lebih tinggi daripada yang akan terjadi pada proyek jangka pendek.
Pertimbangkan untuk membuat daftar semua risiko atau perubahan variabel yang mungkin dihadapi proyek, dan kemudian kembangkan strategi untuk membantu mengatasi tantangan-tantangan itu jika mereka muncul.
Membutuhkan data yang luas
Ketika melakukan cost-benefit analysis, akan bermanfaat bagi perusahaan untuk memiliki data yang luas untuk memastikan mereka membuat prediksi yang paling akurat.
Jika perusahaan tidak memiliki cukup data untuk analisis, hal itu dapat menyebabkan informasi yang salah dan mungkin menyebabkan tantangan tambahan bagi bisnis di masa depan.
Saat Anda melakukan cost-benefit analysis, penting untuk berkomunikasi dengan departemen perusahaan yang berbeda dan berbicara dengan pejabat yang dapat membantu Anda menemukan semua informasi yang Anda butuhkan dan memahami apakah manfaatnya benar-benar lebih besar daripada biayanya.